I. Giới thiệu:
Ở mục này bạn tạo ra các quy trình duyệt đơn yêu cầu. Nhân viên là người gửi và người nhận đơn để duyệt yêu cầu, người xem đơn yêu cầu.
II. Các bước thực hiện:
Bước 1:
Đăng nhập vào Web → Avatar → Cài đặt
Bước 2:
Vào Yêu cầu → loại yêu cầu muốn tạo quy trình → Quy trình →Tạo mới
Bước 3:
Cài đặt Khởi tạo và Người duyệt → Tạo mới
Mục khởi tạo: Đặt tên gợi nhớ, chi nhánh và phòng ban/nhân viên được áp dụng vào quy trình
Ghi chú:
Nếu không chọn phòng ban/nhân viên thì hệ thống sẽ mặc định áp dụng cho tất cả phòng ban/nhân viên thuộc chi nhánh đã chọn, ngược lại nếu chỉ chọn cụ thể phòng ban/nhân viên nào thì chỉ áp dụng cho mục đã chọn.
Mục người duyệt:
Chọn tên người duyệt đơn yêu cầu, hoặc có thể chọn theo người có chức danh trong phòng ban nào đó, hoặc có thể chọn theo người quản lý trực tiếp. Nếu chọn cả 3 cách người duyệt hệ thống sẽ gửi về bao gồm cả 3 hình thức
Phương thức duyệt:
Chọn 1 trong 3 hình thức
Người được xem:
Khi bạn chọn người được xem thì người đó chỉ được xem đơn yêu cầu (không được duyệt yêu cầu)
Cập nhật để hoàn tất tạo mới quy trình
Ghi chú:
Nếu muốn tạo nhiều cấp duyệt chọn dấu cộng và tạo thêm cấp duyệt tiếp theo tương tự cấp duyệt thứ nhất
Trường hợp nếu các loại yêu cầu khác có cùng với quy trình duyệt đã tạo chỉ cần sao chép quy trình duyệt đã tạo
Trường hợp đã sao chép muốn điều chỉnh lại quy trình chỉ cần vào quy trình gốc cập nhật, và nhấn có khi hệ thống thông báo “ Bạn có muốn cập nhật những cấu hình liên quan không?”
Cách nhận biết quy trình gốc: kéo chuột vào dấu “?” ở cuối tên quy trình
III. Hỏi đáp:
Câu hỏi 1: Quy trình duyệt gồm nhiều cấp duyệt, vậy khi nhân viên gửi đơn thì hệ thống sẽ gửi lần lượt cho từng cấp hay gửi cho tất cả các cấp của đơn yêu cầu đó?
Trả lời: Hệ thống sẽ lần lượt gửi đến cho từng cấp, cấp 1 duyệt xong sẽ gửi đến quản lý cấp 2, cấp 2 duyệt xong gửi đến quản lý cấp 3,...
Câu hỏi 2: Trường hợp cấp 1 đã duyệt nhưng người quản lý cấp 2 đã nghỉ việc nên không thể duyệt đơn được nữa thì xử lý thế nào?
Trả lời: Quản trị cấp cao (admin root) được duyệt tất cả những đơn yêu cầu trên hệ thống bao gồm cả trường hợp trên.
Câu hỏi 3: Vì sao nhân viên mới gửi đơn yêu cầu thì lại gửi đến cho nhiều người quản lý dù không phải quản lý của bạn?
Trả lời: Nếu nhân viên chưa được set quy trình duyệt thì khi gửi đơn hệ thống mặc định sẽ gửi đến tất cả các nhóm quản lý trên hệ thống.
Câu hỏi 4: Nếu nhân viên ở trong 2 quy trình duyệt thì hệ thống xét như thế nào?
Trả lời: Nhân viên thuộc cùng lúc 2 quy trình thì hệ thống sẽ ưu tiên gửi về quy trình nào nằm thứ tự đầu tiên.