Mẫu bảng lương là bộ công thức dùng lại cho mỗi kỳ. Dựng đúng một lần thì các tháng sau chỉ còn việc bấm tạo kỳ và đối chiếu.
Tạo mẫu mới
- Vào Tiền lương › Mẫu bảng lương, bấm + Tạo mới.
- Điền tab Thông tin bảng lương (bảng dưới).
- Sang tab Cấu hình cột để dựng các cột và công thức.
- Bấm Cập nhật, rồi bấm Xem để soát trước khi dùng.
| Ô | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên bảng lương | Tên hiển thị. Đặt kèm chi nhánh và chu kỳ, ví dụ Monthly Payroll - Orchard Central |
| Từ khóa | Mã kỹ thuật của mẫu, chữ hoa và gạch dưới |
| Chi nhánh | Bắt buộc. Mẫu chỉ áp cho các chi nhánh được chọn |
| Phòng ban | Để trống là tất cả phòng ban của chi nhánh đó |
| Chức danh | Lọc thêm theo chức danh |
| Hình thức trả lương | Chọn nhóm khoản lương gốc mẫu này dùng |
| Phân quyền | Danh sách người được xem và sửa mẫu này — xem bài B9-15 |
Ô Phân quyền là lớp bảo mật quan trọng nhất của phân hệ. Để trống nghĩa là quyền mặc định của hệ thống áp dụng. Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hãy khai rõ ai xem được bảng lương nào.
Cấu hình cột — bảng tính có tên biến
Mỗi dòng là một cột của bảng lương, gồm bốn phần:
| Phần | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chữ cái (A, B, C…) | Ký hiệu cột, giống Excel. Dùng để định vị khi rà soát |
| Tiêu đề | Tên cột hiện trên bảng lương và phiếu lương |
| Từ khóa | Tên biến để các cột khác tham chiếu tới |
| Công thức | Để trống nếu cột lấy dữ liệu trực tiếp; điền công thức nếu cột được tính ra |
Kéo biểu tượng sáu chấm bên trái để đổi thứ tự cột. Menu ba chấm bên phải mỗi dòng có các thao tác trên cột đó.
Cấu trúc cột khuyến nghị
- Nhóm định danh — STT, Tên nhân viên, Mã nhân viên.
- Nhóm dữ liệu gốc — mức lương theo tháng, ngày công thực tế. Đây là các cột hệ thống tự điền.
- Nhóm cộng — từng loại phụ cấp, rồi một cột tổng.
- Nhóm trừ — tạm ứng, khấu trừ, bảo hiểm, thuế.
- Cột kết quả — thực nhận.
Giữ thứ tự định danh → gốc → cộng → trừ → kết quả. Bảng lương nào cũng đọc theo logic này, và người kiểm tra sẽ soát nhanh hơn nhiều so với một bảng xếp lộn xộn.
Nhân bản mẫu cho chi nhánh khác
- Ở danh sách Mẫu bảng lương, bấm menu ba chấm trên dòng mẫu.
- Chọn Sao chép.
- Sửa tên, từ khóa và chi nhánh của bản sao.
- Điều chỉnh các cột khác biệt nếu có.
Sao chép rồi sửa nhanh và an toàn hơn dựng lại từ đầu — nhưng phải đổi từ khóa của bản sao, nếu không hai mẫu sẽ trùng mã.
