Duyệt và khoá là ranh giới giữa bản nháp và con số chính thức. Sau bước này, bảng lương trở thành căn cứ để chuyển tiền và để giải trình.
Điều kiện để nút Duyệt & khoá hoạt động
Nút Duyệt & khóa bị vô hiệu hoá chừng nào dải cảnh báo "N nhân viên cần được xử lý" còn hiện. Phải xử lý hết các dòng có nhãn Xem lại trước.
Đây là thiết kế đúng và đừng tìm cách vòng qua nó. Một bảng lương duyệt khi còn nhân viên thiếu cấu hình nghĩa là có người nhận lương bằng 0.
Danh sách kiểm trước khi duyệt
- Đã hoàn thành đối chiếu bốn lớp theo bài B9-10.
- Không còn ô nào hiện lỗi công thức.
- Tab Báo cáo chênh lệch không còn dòng bất thường chưa giải thích được.
- Tổng chi phí kỳ đã được người có thẩm quyền xem và đồng ý.
- Đã lưu một bản xuất của bảng lương trước khi khoá, để đối chiếu về sau.
Sau khi khoá
| Điều gì xảy ra | Hệ quả |
|---|---|
| Trạng thái kỳ đổi khỏi Đang xử lý | Bảng lương thành số liệu chính thức |
| Dữ liệu không sửa trực tiếp được nữa | Mọi thay đổi phải mở khoá và ghi vết |
| Phiếu lương sẵn sàng phát hành | Tắt Ẩn phiếu lương để nhân viên xem được (bài B9-12) |
| File chuyển khoản xuất được | Xem bài B9-13 |
Nhật ký kiểm toán
Tab Nhật ký kiểm toán của kỳ lương ghi lại ai đã sửa gì và lúc nào. Đây là hồ sơ cần có khi nhân viên khiếu nại, khi kiểm toán nội bộ, hoặc khi cơ quan chức năng yêu cầu giải trình.
Nhật ký chỉ có giá trị nếu mỗi người dùng một tài khoản riêng. Dùng chung một tài khoản quản trị cho cả phòng nhân sự làm mất hoàn toàn khả năng truy vết. Xem bài B9-15.
Mở lại bảng lương đã khoá
Việc mở lại phải là ngoại lệ, không phải thói quen. Khi buộc phải mở:
- Ghi lại lý do bằng văn bản trước khi mở — ai yêu cầu, vì sao, ảnh hưởng tới ai.
- Kiểm xem tiền đã chuyển chưa. Đã chuyển thì việc sửa bảng lương phải đi kèm phương án xử lý phần chênh.
- Mở khoá, sửa ở nguồn, bấm Tải lại bảng lương.
- Đối chiếu lại toàn bộ, không chỉ dòng vừa sửa.
- Duyệt và khoá lại.
- Thông báo cho nhân viên bị ảnh hưởng kèm giải thích, trước khi họ tự phát hiện.
Bước cuối quan trọng nhất về mặt niềm tin. Nhân viên phát hiện phiếu lương của mình đổi số mà không ai báo sẽ mất lòng tin vào toàn bộ hệ thống, kể cả những kỳ tính đúng.
Ba tình huống thường gặp
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Phát hiện sai sau khi khoá, chưa chuyển tiền | Mở khoá, sửa nguồn, tính lại, khoá lại |
| Phát hiện sai sau khi đã chuyển tiền | Không sửa kỳ cũ. Xử lý phần chênh ở kỳ kế tiếp bằng một khoản điều chỉnh có ghi chú rõ |
| Đơn từ về muộn sau khi đã khoá | Đưa vào kỳ sau. Nếu buộc phải xử lý ngay, làm như trường hợp thứ nhất |
Cách xử lý ở tình huống thứ hai — điều chỉnh ở kỳ sau thay vì sửa kỳ cũ — giữ được tính toàn vẹn của hồ sơ lương. Sửa một kỳ đã chuyển tiền làm số liệu kế toán và số liệu bảng lương lệch nhau.
