Các câu hỏi hay gặp nhất về đơn từ và phê duyệt, gom theo nhóm người đọc.
Dành cho quản trị viên
- Nhân viên gửi đơn mà không ai nhận được — vì sao? Loại đơn đó chưa có quy trình duyệt, hoặc khối Khởi tạo của luồng không bao gồm chi nhánh/phòng ban của người gửi. Xem bài B8-04.
- Loại nghỉ phép khai ở đâu? Ở Yêu cầu › Cài đặt › Nghỉ phép › bánh răng › + Thêm, không phải ở Chấm công › Cài đặt › Nghỉ phép. Xem bài B8-08.
- Nên bật bao nhiêu loại đơn khi mới triển khai? Bốn loại: Nghỉ phép, Làm thêm giờ, Công tác, Tạm ứng lương. Thêm dần sau.
- Có đặt điều kiện "nếu số tiền lớn hơn X" trong luồng được không? Không trực tiếp. Cách làm là tách thành nhiều biểu mẫu con theo ngưỡng, mỗi cái một luồng. Xem bài B8-05.
- Người duyệt nghỉ việc thì sao? Sửa luồng, thay bằng Quản lý trực tiếp hoặc Chức danh để lần sau không phải sửa nữa. Xem bài B8-06.
- Có nên bật Tự động duyệt? Chỉ với đơn mang tính ghi nhận như đăng ký suất ăn hay báo làm việc từ xa. Không bao giờ với đơn liên quan tới tiền hoặc công.
Dành cho quản lý
- Duyệt hàng loạt có an toàn không? Chỉ với đơn cùng loại và đã xem qua. Đừng duyệt hàng loạt đơn nghỉ phép — bạn sẽ bỏ sót trường hợp cả phòng nghỉ cùng ngày.
- Từ chối rồi có duyệt lại được không? Không. Nhân viên phải gửi đơn mới. Vì vậy hãy ghi lý do từ chối thật rõ.
- Tôi đi công tác một tuần thì đơn của đội xử lý thế nào? Báo quản trị viên bổ sung người duyệt thứ hai vào bước của bạn, đặt phương thức chỉ cần 1 người đồng ý. Xem bài B8-06.
- Duyệt đơn trên điện thoại có đủ không? Đủ với đơn đơn giản. Đơn cần đối chiếu lịch cả đội hoặc số liệu tài chính thì nên xem trên máy tính.
Dành cho nhân viên
- Tôi còn bao nhiêu ngày phép? Bảng quỹ phép hiện ngay trong biểu mẫu xin nghỉ sau khi chọn tên bạn, ở cột Còn lại.
- Vì sao số phép còn lại không giảm sau khi tôi gửi đơn? Cột Đã dùng chỉ tính đơn đã được duyệt. Đơn đang chờ chưa được trừ.
- Tôi gửi nhầm đơn, sửa được không? Đơn đang chờ duyệt thường sửa hoặc huỷ được. Đơn đã duyệt thì tuỳ cấu hình. Xem bài B8-13.
- Đơn của tôi chờ mấy ngày rồi? Mở đơn xem đang kẹt ở bước nào, nhắn trực tiếp cho người duyệt kèm mã đơn.
- Đổi ca bằng miệng có được không? Không. Hệ thống vẫn ghi bạn là người trực ca và sẽ tính vắng nếu bạn không chấm công. Phải nộp đơn.
- Làm thêm giờ rồi mới xin duyệt có được không? Hầu hết công ty yêu cầu xin trước. Xin sau thì người duyệt không có cách kiểm chứng và thường bị từ chối.
Liên quan tới bảng công và lương
- Đơn nghỉ được duyệt có tự vào bảng công không? Có. Ngày nghỉ tự xuất hiện, không cần thao tác thêm.
- Đơn làm thêm giờ được duyệt có tự tính lương không? Giờ tăng ca vào bảng công theo hệ số của loại tăng ca đã chọn. Chọn sai loại thì hệ số sai.
- Nghỉ không lương ảnh hưởng gì? Ngày đó không tính lương. Ảnh hưởng tới bảo hiểm và thâm niên tuỳ quy định — hỏi bộ phận nhân sự của công ty bạn.
- Bảng công đã khoá mà đơn mới được duyệt thì sao? Phải mở khoá bảng công rồi tính lại. Vì vậy hãy xử lý hết đơn tồn trước khi chốt kỳ (bài B6-15).
Không tìm thấy câu trả lời? Gửi yêu cầu hỗ trợ kèm mã đơn, loại đơn và ảnh chụp màn hình — ba thông tin này rút ngắn thời gian xử lý rất nhiều.
