Bài này là quy trình lần ngược khi một con số trên bảng lương không khớp với bảng công. Đi theo thứ tự, đừng nhảy cóc — nguyên nhân thường nằm ở lớp sớm hơn bạn nghĩ.
Bước 0 — phân loại
Trước khi tìm, xác định phạm vi. Cách sửa hoàn toàn khác nhau:
| Phạm vi | Nguyên nhân thường gặp |
|---|---|
| Một người lệch | Dữ liệu của riêng người đó: hồ sơ, bảng công, đơn từ |
| Cả một nhóm lệch | Công thức, cấu hình mẫu bảng lương, hoặc phạm vi kỳ |
| Cả bảng lệch cùng một tỉ lệ | Một hằng số hoặc hệ số trong công thức sai |
Sáu lớp kiểm, theo thứ tự
- Lớp 1 — Hồ sơ nhân viên. Mức lương, ngày vào làm, ngày kết thúc, chi nhánh, phòng ban đã đúng chưa. Đây là lớp hay sai nhất với nhân viên mới.
- Lớp 2 — Bảng công. Mở bảng công tháng đó (bài B6-12). Số ngày công trên bảng lương phải bằng số trên bảng công. Lệch ở đây thì vấn đề nằm ở chấm công, không phải ở lương.
- Lớp 3 — Đơn từ. Đơn nghỉ, tăng ca, công tác, tạm ứng của kỳ đã được duyệt hết chưa (bài B8-14). Đơn chưa duyệt thì không vào bảng lương.
- Lớp 4 — Cấu hình lương của người đó. Dòng có nhãn Xem lại nghĩa là cấu hình lương chưa đầy đủ.
- Lớp 5 — Công thức. Mở mẫu bảng lương, kiểm công thức của cột đang lệch (bài B9-05). Lỗi ở đây làm lệch cả nhóm.
- Lớp 6 — Phạm vi kỳ. Kỳ lương có bao gồm đúng chi nhánh, phòng ban, chức danh không.
Đi tuần tự từ lớp 1. Phần lớn trường hợp dừng ở lớp 2 hoặc lớp 3 — nghĩa là bảng lương tính đúng theo dữ liệu nó có, và dữ liệu mới là thứ sai.
Công cụ hỗ trợ
| Công cụ | Dùng để |
|---|---|
| Tab Chi tiết | Xem cấu thành từng con số của một nhân viên |
| Tab Báo cáo chênh lệch | Tìm nhanh những người biến động bất thường so với kỳ trước |
| Tab Nhật ký kiểm toán | Xem có ai đã sửa tay dòng đó không |
| Chữ cái cột (A, B, C…) | Định vị chính xác khi trao đổi với đồng nghiệp |
Bảng tra nhanh
| Hiện tượng | Kiểm ở đâu trước |
|---|---|
| Lương bằng 0 cho một người | Lớp 1 — hồ sơ chưa khai mức lương |
| Ngày công ít hơn thực tế | Lớp 2 — bảng công; kiểm ngày quên chấm công |
| Nghỉ phép bị trừ lương | Lớp 3 — đơn nghỉ chưa duyệt, hoặc chọn nhầm loại phép không lương |
| Không có giờ tăng ca | Lớp 3 — đơn tăng ca chưa duyệt |
| Phụ cấp bằng 0 cho cả phòng | Lớp 5 — công thức hoặc phạm vi phụ cấp |
| Ô hiện `#NAME?` | Lớp 5 — công thức tham chiếu từ khóa không tồn tại |
| Thiếu hẳn một số người trong kỳ | Lớp 6 — phạm vi kỳ lương |
| Người mới nhận đủ lương tháng | Lớp 1 — ngày vào làm chưa đúng nên không tính theo tỉ lệ |
Sau khi tìm ra
- Sửa ở nguồn, không sửa đè trên bảng lương.
- Bấm Tải lại bảng lương để nạp lại dữ liệu.
- Kiểm lại cả những người khác cùng nhóm — lỗi hiếm khi chỉ ảnh hưởng một người.
- Ghi lại nguyên nhân để kỳ sau không lặp lại.
Bước 4 là bước tạo ra khác biệt giữa một quy trình lương ổn định và một quy trình chữa cháy hằng tháng. Cùng một loại lỗi lặp lại ba kỳ nghĩa là có một khâu trong quy trình cần sửa, không phải một con số cần sửa.
