Đối chiếu là bước không được bỏ. Bảng lương chỉ đáng tin khi từng con số truy được về nguồn: ngày công về bảng công, ngày nghỉ về đơn từ, giờ tăng ca về đơn tăng ca đã duyệt.
Bốn tab của một kỳ lương
| Tab | Dùng để |
|---|---|
| Bảng lương | Lưới chính, mỗi dòng một nhân viên |
| Chi tiết | Chi tiết cấu thành của từng người |
| Báo cáo chênh lệch | So sánh với kỳ trước, chỉ ra dòng biến động bất thường |
| Nhật ký kiểm toán | Ai sửa gì, lúc nào — bằng chứng khi có tranh chấp |
Tab Báo cáo chênh lệch là công cụ đối chiếu mạnh nhất. Thay vì soát 300 dòng, nó chỉ ra những người có thay đổi lớn so với kỳ trước — và đó chính là chỗ lỗi hay nằm.
Quy trình đối chiếu bốn lớp
- Lớp tổng — so tổng chi phí kỳ này với kỳ trước. Chênh lệch lớn phải giải thích được bằng sự kiện thật: tuyển thêm người, tăng lương, thưởng.
- Lớp nhóm — lọc theo phòng ban, so từng nhóm.
- Lớp bất thường — mở tab Báo cáo chênh lệch, soát từng dòng được đánh dấu.
- Lớp mẫu — chọn ngẫu nhiên năm nhân viên, tính tay toàn bộ, so với hệ thống.
Danh sách kiểm bắt buộc
| Kiểm gì | So với |
|---|---|
| Số nhân viên trong kỳ | Danh sách nhân sự đang làm việc |
| Ngày công của từng người | Bảng công đã chốt (bài B6-12) |
| Ngày nghỉ có lương | Đơn nghỉ phép đã duyệt (bài B8-14) |
| Giờ tăng ca | Đơn tăng ca đã duyệt |
| Tạm ứng | Đơn tạm ứng đã duyệt |
| Người mới, người nghỉ việc | Ngày vào làm và ngày kết thúc trong hồ sơ |
| Ô lỗi công thức | Không còn ô nào hiện `#NAME?` hay trống bất thường |
Dòng cuối cùng quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Ô lỗi công thức hiện thẳng trên phiếu lương nhân viên nếu không được xử lý trước khi phát hành.
Công cụ hỗ trợ soát
- Bộ lọc ở đầu bảng: theo tên, khu vực, chi nhánh, phòng ban, chức danh.
- Nút Cột: bật tắt cột để tập trung vào phần đang soát, ghim cột tên nhân viên để không bị trôi khi cuộn ngang, kéo đổi thứ tự.
- Chữ cái cột (A, B, C…): dùng để trao đổi với đồng nghiệp — "cột H dòng 12 sai" rõ hơn "cột phụ cấp ca đêm".
Khi phát hiện lệch
- Xác định lệch ở một người hay ở cả nhóm. Một người thường là dữ liệu; cả nhóm thường là công thức.
- Mở tab Chi tiết của người đó để xem cấu thành.
- Lần ngược về nguồn theo bài B9-18.
- Sửa ở nguồn, không sửa đè trên bảng lương.
- Bấm Tải lại bảng lương rồi kiểm lại.
Sửa đè trực tiếp lên bảng lương chỉ nên dùng cho các trường hợp thật sự đặc biệt và phải ghi lý do. Sửa đè để bù cho một lỗi công thức sẽ khiến lỗi đó lặp lại ở mọi kỳ sau.
