Dữ liệu đơn từ cho biết quy trình của công ty đang tắc ở đâu. Bài này chỉ cách lấy số liệu và ba chỉ số đáng theo dõi hằng tháng.
Lấy dữ liệu ra
- Mở phân hệ Yêu cầu.
- Chọn tab và bộ lọc cần thiết: phòng ban, khoảng thời gian, hoặc lọc theo nhóm loại đơn ở cột trái.
- Bấm Xuất file ở góc phải trên.
Cột trái cho phép lọc theo từng nhóm — Chấm công, Ca làm, Tài chính, Nhân sự, Quản lý, Tùy chỉnh — và mở rộng từng nhóm để chọn một loại đơn cụ thể.
Ba chỉ số đáng theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Cảnh báo khi |
|---|---|---|
| Thời gian xử lý trung bình | Từ ngày gửi tới ngày có kết quả cuối | Vượt hai ngày làm việc với đơn thường ngày |
| Tỉ lệ từ chối theo loại đơn | Số đơn bị từ chối chia tổng số đơn | Trên 20% — thường là biểu mẫu khó hiểu hoặc quy định chưa được truyền đạt |
| Số đơn tồn quá 3 ngày | Đếm đơn ở trạng thái chờ quá 3 ngày | Lớn hơn 0 — có người duyệt đang là nút cổ chai |
Chỉ số quan trọng nhất là số đơn tồn. Một đơn tồn năm ngày không chỉ làm phiền một người — nó dạy cả công ty rằng gửi đơn trên hệ thống là vô ích, và mọi người quay lại nhắn tin riêng.
Bốn câu hỏi báo cáo trả lời được
- Loại đơn nào nhiều nhất? Nếu một loại chiếm phần lớn, cân nhắc bật Tự động duyệt hoặc giảm bớt cấp duyệt cho loại đó.
- Người duyệt nào chậm nhất? Có thể do quá tải, hoặc do luồng khai họ vào quá nhiều bước.
- Phòng ban nào gửi đơn nhiều bất thường? Đáng tìm hiểu nguyên nhân gốc.
- Đơn nghỉ phép tập trung vào thời điểm nào? Dữ liệu này giúp xếp ca và lập kế hoạch nhân sự cho các mùa cao điểm.
Nhịp rà soát khuyến nghị
| Tần suất | Việc |
|---|---|
| Hằng tuần | Rà số đơn tồn, thúc người duyệt đang kẹt |
| Hằng tháng | Xuất dữ liệu, tính ba chỉ số ở trên, xem xu hướng |
| Hằng quý | Rà lại luồng phê duyệt của các loại đơn nhiều nhất; cắt bớt cấp duyệt không cần thiết |
| Hằng năm | Rà toàn bộ loại đơn đang bật, tắt những loại không còn dùng |
Mục AI Intelligence trong cột trái của phân hệ Yêu cầu hiện chưa mở được trên bản QA — bấm vào không điều hướng. Chúng tôi đã báo cho đội kỹ thuật và sẽ bổ sung hướng dẫn khi màn hình này hoạt động.
