Nơi lưu bản scan giấy tờ của từng nhân viên: CCCD, bằng cấp, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khoẻ. Thay cho tủ hồ sơ giấy.
Ba nút
| Nút | Dùng để |
|---|---|
| Tạo thư mục | Tạo thư mục để sắp xếp tài liệu theo nhóm |
| Tạo mới | Tạo tài liệu mới |
| Tải lên | Tải file từ máy lên. Nút này chỉ bật khi đã ở trong một thư mục. |
Ở trạng thái trống, nút Tải lên bị mờ. Phải Tạo thư mục trước rồi mới tải file lên được. Đây là chỗ người dùng lần đầu hay tưởng hệ thống lỗi.
Cấu trúc thư mục đề xuất
- Giấy tờ tuỳ thân — CCCD, hộ chiếu, sổ hộ khẩu
- Bằng cấp & chứng chỉ — bằng tốt nghiệp, chứng chỉ nghề
- Hồ sơ tuyển dụng — CV, đơn ứng tuyển, kết quả phỏng vấn
- Hợp đồng & phụ lục — nếu không dùng hợp đồng điện tử
- Y tế — giấy khám sức khoẻ đầu vào, khám định kỳ
Lưu ý về dữ liệu cá nhân
- Đây là nơi chứa giấy tờ tuỳ thân — dữ liệu cá nhân nhạy cảm nhất trong hồ sơ. Kiểm tra kỹ ai được quyền xem tab này ở phần Phân quyền (bài B2-17).
- Chỉ lưu những giấy tờ doanh nghiệp thực sự cần cho nghĩa vụ pháp lý. Thu thập thừa là rủi ro chứ không phải lợi thế.
- Ảnh chụp phải rõ, đủ bốn góc, không loá. Bản mờ khi cần dùng cho thủ tục pháp lý sẽ phải xin lại.
- Khi nhân viên nghỉ việc, xử lý tài liệu theo chính sách lưu trữ của công ty thay vì để tồn vô thời hạn.
