Đổi ca là chuyện xảy ra hằng tuần ở cửa hàng. Nếu để nhân viên tự nhắn tin thoả thuận rồi báo miệng, bảng công cuối tháng sẽ không khớp với người thực tế đi làm. Tanca xử lý việc này bằng đơn từ.
Đổi ca đi qua phân hệ Yêu cầu
Yêu cầu đổi ca không nằm trong phân hệ Chấm công mà nằm ở phân hệ Yêu cầu, nhóm đơn Ca làm. Lý do: đổi ca cần người duyệt và cần lưu vết ai đồng ý, đúng như mọi loại đơn khác.
Chuẩn bị trước khi mở chức năng
- Vào Yêu cầu › Cài đặt, bật các loại đơn thuộc nhóm Ca làm.
- Khai luồng phê duyệt: ai duyệt đơn đổi ca — quản lý trực tiếp, quản lý chi nhánh, hay cả hai cấp (bài B8-04).
- Quy định rõ hạn nộp đơn, ví dụ chậm nhất 24 giờ trước giờ vào ca.
- Thông báo quy định cho nhân viên.
Luồng xử lý
- Nhân viên A mở app, gửi đơn xin đổi ca, chọn ca cần đổi và người nhận thay.
- Nhân viên B nhận thông báo và xác nhận đồng ý nhận ca.
- Người duyệt nhận đơn, xem lại lịch của cả hai người rồi duyệt hoặc từ chối.
- Khi đơn được duyệt, lịch tự cập nhật — ca chuyển từ A sang B trên màn Xếp lịch.
Luôn kiểm tra lịch của người nhận thay trước khi duyệt: người đó có thể đã có ca khác cùng ngày. Lọc Theo trùng ca ở màn Xếp lịch cho thấy ngay các trường hợp chồng lịch.
Ba việc cần kiểm trước khi duyệt
- Trùng ca — người nhận thay đã có ca nào cùng khung giờ chưa.
- Số ca tối đa mỗi tuần — nhận thêm ca có vượt ngưỡng đã đặt ở Cài đặt › Xếp lịch › Chung không.
- Chi phí — nếu ca đổi là ca đêm hoặc ngày lễ có hệ số tăng ca cao hơn, chi phí nhân công thay đổi.
Sau khi duyệt
| Nơi cần đối chiếu | Kiểm gì |
|---|---|
| Xếp lịch | Ca đã chuyển đúng người |
| Chốt ca tuần | Danh sách trực in ra đã cập nhật tên mới |
| Bảng công | Cuối kỳ, giờ công tính về đúng người thực tế đi làm |
Nếu nhân viên đã đổi ca bằng miệng và đơn nộp sau khi ca đã diễn ra, đơn vẫn nên được nộp và duyệt để lưu vết. Trường hợp bảng công đã sai, sửa công thủ công theo bài B6-14 và ghi rõ lý do.
