Không phải doanh nghiệp nào cũng xếp cứng mỗi người một ca. Tanca có hai cơ chế cho lịch linh hoạt: gợi ý ca làm (hệ thống đề xuất ca trống để nhân viên nhận) và ca kíp (các nhóm luân phiên nhau theo chu kỳ).
Ca mở là gì
Ca mở là ca đã được tạo nhưng chưa gán cho ai, hiện ở dòng đầu tiên trên lưới Xếp lịch. Bạn tạo ca mở khi biết cần thêm người nhưng chưa quyết ai — nhân viên tự đăng ký nhận, quản lý duyệt sau.
Gợi ý ca làm
Vào Cài đặt › Xếp lịch › Phân ca thông minh, tab Gợi ý ca làm, bấm + Tạo mới.
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Tên | Tên cấu hình, ví dụ Gợi ý ca cuối tuần Orchard |
| Số ca tạo tối đa | Số ca hệ thống được phép sinh cho mỗi lần chạy |
| Thứ tự hiển thị | Thứ tự ưu tiên khi có nhiều cấu hình |
| Chi nhánh | Bắt buộc. Cấu hình chỉ chạy cho chi nhánh này |
| Phòng ban & nhân viên | Giới hạn ai được nhận gợi ý. Để trống là tất cả |
| Chức danh | Lọc thêm theo chức danh |
Bên dưới là các dòng ca: mỗi dòng chọn một ca làm, một khung giờ (từ — đến), một số Ưu tiên, và tích các thứ trong tuần ca đó áp dụng. Bấm + Thêm ca để thêm dòng.
Số Ưu tiên quyết định ca nào được gợi ý trước khi nhiều ca cùng trống. Số nhỏ hơn được ưu tiên cao hơn.
Ca kíp luân phiên
Tab Ca kíp dành cho mô hình nhà máy và bệnh viện: chia nhân sự thành các kíp, các kíp luân phiên nhau qua ca sáng, ca chiều, ca đêm theo chu kỳ cố định.
- Đặt Tên cho lịch luân phiên.
- Khai từng kíp: tên kíp, chi nhánh (bắt buộc), phòng ban và nhân viên, chức danh. Bấm + Thêm kíp để thêm kíp tiếp theo.
- Đặt Khoảng hiệu lực — ngày bắt đầu và ngày kết thúc của lịch luân phiên.
- Ở bảng Kế hoạch phân ca, mỗi dòng là một ca làm; các cột Ngày 1, Ngày 2… là chu kỳ luân phiên. Bấm + Thêm dòng ca làm để thêm ca.
- Bấm Tạo mới.
Nếu biểu mẫu báo "Chọn ca làm không có khung thời gian hoạt động và có đối tượng áp dụng khớp với các kíp", nghĩa là mẫu ca bạn chọn có phạm vi áp dụng không bao gồm nhân sự của kíp. Quay lại mẫu ca (bài B7-02), mở rộng phạm vi chi nhánh hoặc phòng ban rồi thử lại.
Chọn cơ chế nào
| Tình huống | Nên dùng |
|---|---|
| Lịch cố định, hiếm khi đổi | Quy tắc phân ca (B7-03) |
| Cửa hàng cần lấp ca trống theo tuần, nhân viên bán thời gian | Ca mở + Gợi ý ca làm + Đăng ký ca |
| Nhà máy ba ca, các tổ đổi ca theo chu kỳ | Ca kíp |
| Muốn tối ưu chi phí nhân công theo doanh thu | Xếp lịch tự động bằng AI (B7-09) |
