Hầu hết doanh nghiệp bước vào Tanca với một tập biểu mẫu giấy đã dùng nhiều năm. Chuyển thẳng từng ô trên giấy sang màn hình là cách làm sai. Bài này chỉ cách chuyển sao cho biểu mẫu điện tử tốt hơn bản giấy, không chỉ giống nó.
Bốn bước chuyển đổi
- Gom hết biểu mẫu giấy đang dùng. Kể cả những tờ mà chỉ một phòng ban dùng.
- Loại bỏ những gì hệ thống đã biết. Họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức danh, ngày vào làm — Tanca tự điền. Xoá khỏi biểu mẫu.
- Đối chiếu với loại đơn có sẵn. Hơn 50 loại có sẵn phủ phần lớn nhu cầu. Chỉ dựng biểu mẫu tùy chỉnh khi thật sự không có gì khớp.
- Dựng biểu mẫu cho phần còn lại theo bài B8-03.
Bước 2 thường cắt được một phần ba tới một nửa số ô trên tờ giấy. Biểu mẫu điện tử ngắn hơn là lý do chính khiến nhân viên chịu dùng.
Chuyển từng thành phần trên giấy
| Trên giấy | Trên Tanca |
|---|---|
| Ô họ tên, mã NV, phòng ban | Bỏ — hệ thống tự điền từ hồ sơ |
| Ô ngày tháng | Trường kiểu Ngày |
| Ô tích chọn nhiều phương án | Trường kiểu Menu thả xuống |
| Ô ghi lý do | Trường kiểu Một đoạn |
| Ô số tiền, số lượng | Trường kiểu Số |
| Ô tổng cộng tự tính | Trường kiểu Công thức |
| Chỗ ghim hoá đơn, giấy khám | Trường kiểu Tệp đính kèm |
| Ô ghi tên người bàn giao | Trường kiểu Nhân viên |
| Các dòng chữ ký ở cuối tờ | Không phải trường — đây là quy trình duyệt, khai ở bài B8-04 |
Nhầm lẫn hay gặp nhất: dựng một trường tên "Chữ ký trưởng phòng" để người duyệt gõ tên vào. Không cần — hệ thống đã ghi ai duyệt, lúc nào, kèm dấu thời gian, và bản ghi đó khó chối hơn chữ ký tay nhiều.
Hai thứ nên bỏ hẳn
- Số hiệu biểu mẫu do phòng hành chính đánh — Tanca tự sinh mã đơn, khai tiền tố ở phần cấu hình là đủ.
- Ô "Ý kiến của…" cho từng cấp — mỗi bước duyệt đã có chỗ ghi lý do riêng.
Chạy song song trong một tháng
- Công bố biểu mẫu điện tử nhưng vẫn nhận bản giấy trong tháng đầu.
- Đếm tỉ lệ đơn điện tử mỗi tuần.
- Hỏi những người vẫn nộp giấy vì sao — thường là biểu mẫu thiếu một ô, hoặc luồng duyệt sai người.
- Sửa xong thì đặt ngày dừng nhận giấy và thông báo trước hai tuần.
Không đặt ngày dừng nhận giấy thì sẽ không bao giờ chuyển đổi xong. Luôn có người tiếp tục dùng giấy chừng nào còn được chấp nhận.
Hồ sơ pháp lý
Với các loại đơn cần lưu hồ sơ theo quy định — quyết định kỷ luật, đơn nghỉ việc, chứng từ tài chính — hãy trao đổi với bộ phận pháp chế của doanh nghiệp về yêu cầu lưu trữ và chữ ký điện tử trước khi bỏ hẳn bản giấy. Tanca lưu đầy đủ nhật ký phê duyệt, nhưng yêu cầu hồ sơ khác nhau theo ngành và theo quốc gia.
