Bảy ngày là đủ để một doanh nghiệp dưới 200 nhân sự chạy được kỳ lương đầu tiên trên Tanca. Điều kiện là làm đúng thứ tự. Bài này là bản đồ tổng thể; mỗi ngày có một bài hướng dẫn chi tiết riêng.
Nguyên tắc trước khi bắt đầu
- Đi theo thứ tự. Mỗi bước là đầu vào của bước sau. Nhảy cóc sang tính lương khi chưa xong cơ cấu tổ chức sẽ phải làm lại từ đầu.
- Chỉ bật những gì cần cho kỳ lương đầu tiên. Nhân tài, Đào tạo, Tuyển dụng để sang tháng sau. Bật hết cùng lúc là cách nhanh nhất khiến cả công ty bối rối.
- Một người chịu trách nhiệm chính. Chỉ định một quản trị viên duy nhất trong giai đoạn thiết lập, người thứ hai chỉ để dự phòng.
- Chạy song song một kỳ. Kỳ lương đầu tiên nên đối chiếu với cách tính cũ trước khi bỏ hẳn file Excel.
Bảy ngày
| Ngày | Việc cần làm | Ai làm | Xong khi nào | Bài chi tiết |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Tạo tài khoản, khai báo thông tin công ty, định dạng ngày giờ | Quản trị viên | Tên doanh nghiệp, mã số thuế, định dạng ngày giờ đã lưu | A2-02 |
| 2 | Dựng cơ cấu tổ chức: Vùng, Chi nhánh, Phòng ban | Quản trị viên + HR | Mọi chi nhánh có địa chỉ, mọi phòng ban gắn đúng chi nhánh | A2-03 |
| 3 | Khai báo chức danh | HR | Danh sách chức danh khớp với thực tế đang trả lương | A2-04 |
| 4 | Nhập danh sách nhân viên bằng file Excel | HR | Số nhân viên trên hệ thống khớp bảng lương tháng trước | A2-05 |
| 5 | Cấu hình ca làm và quy tắc chấm công | HR + quản lý bộ phận | Chấm công thử một ngày, bảng công lên đúng số | A2-06 |
| 6 | Cấu hình đơn từ, quỹ phép và luồng phê duyệt | HR | Gửi thử một đơn nghỉ phép và duyệt trọn luồng | A2-07 |
| 7 | Chạy thử bảng lương kỳ đầu tiên | HR + kế toán lương | Bảng lương thử lệch dưới 1% so với cách tính cũ | A2-08 |
Ngày 4 là ngày nặng nhất và cũng là ngày hay sai nhất. Nếu quỹ thời gian eo hẹp, hãy dồn người cho ngày 4 và giãn ngày 5–6 ra thành hai ngày mỗi bước.
Chuẩn bị sẵn trước ngày 1
| Cần có | Dùng cho bước nào | Lấy ở đâu |
|---|---|---|
| Tên doanh nghiệp đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ | Ngày 1 | Giấy đăng ký kinh doanh |
| Danh sách chi nhánh kèm địa chỉ và số điện thoại | Ngày 2 | Hành chính |
| Sơ đồ phòng ban hiện tại | Ngày 2 | HR |
| Danh sách nhân viên: họ tên, email, số điện thoại, chức danh, phòng ban, ngày vào làm | Ngày 4 | Bảng lương tháng gần nhất |
| Quy định giờ làm, ca làm, quy tắc tăng ca | Ngày 5 | Nội quy lao động |
| Quy định phép năm và luồng duyệt đơn | Ngày 6 | Nội quy lao động |
| Cấu trúc lương: các khoản phụ cấp, khấu trừ, công thức đang dùng | Ngày 7 | Bảng lương tháng gần nhất |
Sau ngày 7
- Chạy A2-09 Checklist nghiệm thu trước khi thông báo cho toàn công ty.
- Đọc A2-10 Mười lỗi thường gặp khi thiết lập lần đầu để rà lại những chỗ dễ sai.
- Gửi cho nhân viên nhóm bài A3 Dành cho nhân viên mới và cho quản lý nhóm A4 Dành cho quản lý trực tiếp.
- Sang tháng thứ hai mới bắt đầu bật Công việc, Nhân tài, Đào tạo, Tuyển dụng — xem thứ tự trong A1-02.
