Quên chấm công là chuyện bình thường. Cách xử lý đúng là gửi đơn giải trình — nhanh, để lại dấu vết, và không làm phiền ai.
Các bước
- Mở app Tanca, vào mục Yêu cầu.
- Tạo yêu cầu mới, chọn loại đơn liên quan tới chấm công.
- Chọn ngày và ca cần giải trình.
- Điền giờ vào và giờ ra thực tế của bạn.
- Ghi lý do ngắn gọn và trung thực.
- Gửi đơn. Quản lý trực tiếp nhận thông báo ngay.
CẦN BỔ SUNG ẢNH — biểu mẫu đơn giải trình công đã điền và trạng thái đơn chờ duyệt
Bốn loại đơn liên quan tới chấm công
| Loại đơn | Dùng khi |
|---|---|
| Đi muộn về sớm | Bạn có xin phép trước hoặc có lý do chính đáng |
| Công tác/Ra ngoài | Bạn ra ngoài gặp khách hoặc đi công tác trong giờ làm |
| Làm thêm giờ | Bạn làm ngoài giờ ca và muốn được tính tăng ca |
| Nghỉ phép | Bạn nghỉ có phép cả ngày hoặc nửa ngày |
Gửi trong ngày hoặc chậm nhất ngày hôm sau. Đơn gửi cuối tháng khi HR đang chốt công sẽ khó xác minh và dễ bị từ chối. Càng gần thời điểm xảy ra, càng dễ được duyệt.
Viết lý do thế nào
| Nên | Không nên |
|---|---|
| "Điện thoại hết pin lúc tan ca, đã báo anh Nam quản lý ca" | "Quên" |
| "Đi gặp khách ở quận 7 từ 14h, có lịch hẹn trong CRM" | "Đi ra ngoài" |
| "Máy chấm công không nhận vân tay sáng 05/9, đã báo bảo vệ" | "Máy hỏng" |
Sau khi gửi
- Theo dõi trạng thái trong danh sách yêu cầu của bạn.
- Còn ở trạng thái chờ duyệt thì bạn vẫn sửa hoặc thu hồi được.
- Đơn được duyệt sẽ tự cập nhật vào bảng công — bạn không cần báo lại cho HR.
- Đơn treo lâu thì nhắc quản lý trực tiếp; quản lý đi vắng thì báo nhân sự chỉ định người duyệt thay.
Điều không nên làm
- Nhờ đồng nghiệp chấm công hộ. Vi phạm nội quy và hệ thống phát hiện được.
- Nhờ HR sửa tay. HR chỉ nhập tay khi hệ thống lỗi, không nhập cho lỗi cá nhân — xem B6-14.
- Để dồn tới cuối tháng. Bảng công sai kéo theo bảng lương sai.
