Lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành các công việc, hoạt động một cách hiệu quả hơn. Không chỉ theo dõi được tiến độ thực hiện dự án, còn có thể điều chỉnh và khắc phục sự cố kịp thời. Tham khảo ngay những ứng dụng, phần mềm quản lý dự án trong bài viết dưới đây của Tanca.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là một công cụ được thiết lập các tính năng để kiểm soát và quản lý toàn bộ công việc cũng như các vấn đề phát sinh của từng bộ phận, cá nhân hoặc cả một dự án.

Từ đó, các doanh nghiệp có thể giám sát chặt chẽ toàn bộ hệ thống một cách dễ dàng. Từ công đoạn lập kế hoạch, tính toán chi phí, nguồn nhân lực cho đến tiến độ thực hiện công việc.

Xem thêm: Top 16 App sắp xếp công việc miễn phí

Lợi ích của việc sử dụng các phần mềm quản lý dự án

- Sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp người dùng quản lý tổng thể dự án từ khi đưa ra chủ trương quyết toán đến khi nghiệm thu.

- Các bước triển khai dự án nhanh chóng, đều được cập nhật đầy đủ và lưu trữ trên hệ thống. Từ đó giúp người quản lý theo dõi dự án, kịp thời đưa ra giải pháp khắc phục sự cố. Hoặc tìm kiếm thông tin về dự án dễ dàng khi cần.

- Đây là hệ thống làm việc tập trung nên tất cả các chủ doanh nghiệp và nhân viên đầu tư đều làm việc trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cập nhật tình hình làm việc của mình.

- Có thể theo dõi tiến độ của dự án, nhân viên nào quản lý đẩy hay đưa ra quyết định nhanh chóng ngay trên phần mềm.

- Phần mềm giúp quản lý tất cả các hạng mục công việc trong dự án chi tiết và chính xác. Hỗ trợ người lãnh đạo trong quá trình như giao việc, đề xuất công việc, phê duyệt hay xác nhận công việc.

- Phần mềm tích hợp các tính năng máy chấm công, tính lương… Bên cạnh đó, tính năng chấm công trực tuyến giúp người quản lý thuận tiện hơn trong khâu quản lý nhân sự.

- Phần mềm giúp doanh nghiệp cắt giảm những công việc thừa trong quá trình làm việc, thời gian và chi phí cho việc quản lý, từ đó có thể quản lý hiệu quả, tránh thất thoát và tăng năng suất công việc cho toàn doanh nghiệp.

- Hệ thống báo cáo tự động giúp quản lý tiện hơn trong việc theo dõi tiến độ cũng như các thông tin có liên quan đến dự án.

- Hệ thống xem và chỉnh sửa dữ liệu phi tập trung của phần mềm giúp lãnh đạo làm việc hài hòa với nhân viên mà vẫn đảm bảo an toàn cho các thông tin nội bộ quan trọng.

Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai hệ thống ERP

Phần mềm quản lý dự án Tanca - giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp

Tanca cung cấp hơn 60 mẫu quản lý dự án cho các phòng ban khác nhau như Marketing, Sales, Vận hành, IT, Chăm sóc khách hàng… Các doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu này để quản lý dự án, công việc của mình.

Đặc biệt, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tham gia các công việc một cách dễ dàng dựa trên các mẫu được tạo sẵn này. Từ đó giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn trong cùng một không gian. Một số tính năng nổi bật của Tanca trong quản lý dự án.

Quản lý tiến độ dự án

Mô hình quản lý Gantt chart là một cách để lập kế hoạch cho một dự án hoặc bộ phận và theo dõi tình trạng công việc của họ. Bạn có thể biết thời gian của một nhiệm vụ kéo dài từ mấy giờ đến mấy giờ, sau khi hoàn thành nhiệm vụ này, công việc tiếp theo sẽ làm gì?

Mọi người sẽ thấy tiến độ hàng ngày mà họ cần đạt được (bao nhiêu%) và người hoặc nhóm tiếp theo đang đợi họ hoàn thành. Tanca cho phép bạn nhập các kế hoạch mà bạn thực hiện trong Excel để quản lý chúng dễ dàng hơn trên Tanca.

Quản lý quy trình thực hiện dự án

Kanban thường được ứng dụng trong các Quy trình làm việc của phòng ban, dự án hay liên phòng ban. Kanban cho phép bạn di chuyển các đầu việc qua các cột dọc để nhận biết vừa thực hiện xong các bước trong một quy trình.

Ở mỗi cột bạn sẽ nhận thấy rõ được công việc nào đang lên kế hoạch, việc nào đang làm, việc nào đã hoàn thành. Ban có thể dễ dàng điều chỉnh lại các Quy trình để đảm bảo các bước tốt nhất, đội ngũ của bạn sẽ nhận thấy họ đang ở bước nào trên Quy trình làm việc để dễ hoàn thành.

Xem tất cả deadline của tháng

Bạn muốn xem thời hạn của một nhóm hoặc dự án trong một tháng bao lâu một lần? Lịch sẽ cho bạn thấy Thời hạn của các thành viên hoặc cá nhân bạn. Vì vậy bạn có thể điều chỉnh Thời hạn cho phù hợp.

Với Lịch bạn có thể xem tổng quan các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành trong một tháng để điều chỉnh đẩy công việc.

Quản lý công việc và tiến độ của các cá nhân

Một nhân viên có thể phải làm việc trên nhiều dự án, nhiều phòng ban và có các nhiệm vụ riêng lẻ. Làm thế nào họ có thể quản lý tất cả các nhiệm vụ này?

Tanca được thiết kế để một nhân viên có thể kiểm soát mọi việc cần làm hàng ngày, hàng tuần ... của mình và có thể tự mình sáng tạo công việc mà không cần sử dụng phần mềm khác.

Tạo trạng thái phê duyệt công việc

Tanca cho phép bạn tạo các trạng thái phê duyệt của một nhiệm vụ như Đã duyệt, Chỉnh sửa hoặc Bị từ chối. Các trạng thái phê duyệt này cho nhân viên biết nếu công việc hoặc biểu mẫu đã nộp đã được chấp thuận.

Hệ thống phê duyệt có thể được kết hợp với hệ thống Quy tắc tự động để tạo ra một quy trình tự động trên Tanca.

Hệ thống báo cáo tự động

Phần mềm cho phép mỗi thành viên xây dựng hệ thống báo cáo của riêng mình và chia sẻ những báo cáo này với những người khác. Điều này sẽ làm cho các báo cáo hoàn toàn linh hoạt và khoa học.

Ngoài ra, Tanca cũng cung cấp các mẫu báo cáo chuẩn để người dùng tham khảo để xây dựng hệ thống báo cáo cho riêng mình.

Quản lý files

Bạn có thể quản lý tập trung tất cả các tập tin trên hệ thống và công việc của Tanca một cách dễ dàng. Hiển thị các tệp trên một dự án để cho phép bạn tìm kiếm các tệp đính kèm một cách đơn giản.

Tự động hóa quy trình làm việc

Trong quy trình làm việc, hệ thống tự động phân công, báo cáo hoặc nhắc nhở một cá nhân sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc hàng ngày một cách tự động thay vì phải kiểm tra, đôn đốc hàng ngày.

Hệ thống sẽ tự động giao việc cho người tiếp theo khi có người hoàn thành công việc của mình. Các hệ thống tự động thường được áp dụng trong các Quy trình tổ chức như Mua hàng, Bán hàng, Thanh toán, v.v.

Top các phần mềm quản trị dự án miễn phí hiện nay

Tanca với nhiều tính năng vượt trội, giá cả phải chăng cùng gói dùng thử miễn phí lên đến 30 ngày. Đây được xem là giải pháp quản trị phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, trên thị trường hiện nay cũng có một số phần mềm quản lý dự án được nhiều người ưa chuộng sử dụng. Dưới đây là danh sách một số nền tảng cho bạn tham khảo:

Phần mềm quản lý Project Manager

Project Manager là một phần mềm quản lý dựa trên thời gian thực. No giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, đo lường và giám sát công việc. Cụ thể ngày bắt đầu và hạn deadline cho từng hạng mục công việc.

Với nhiều tính năng nổi bật, tối ưu công cụ sẽ hỗ trợ bạn trong suốt quá trình thực hiện dự án. Một công cụ giúp người quản lý dự án giám sát dự án dựa trên biểu đồ Gantt.

Quản lý bảng.
Lập kế hoạch cụ thể.
Tạo báo cáo chi tiết cho toàn bộ dự án.
Bàn giao công việc dễ dàng,...

Phần mềm quản lý dự án Jira

Jira Software được biết đến là một phần mềm quản lý công việc được sử dụng khá phổ biến. Công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và theo dõi các hoạt động theo hình thức quản lý agile. Phần mềm đặc biệt phù hợp với các công ty thuộc lĩnh vực công nghệ.

Ưu điểm vượt trội:

Phần mềm có nhiều tính năng tiện lợi, như lập lịch và theo dõi tiến độ công việc.
Phân chia công việc rõ ràng.
Tự động thông báo khi một dự án sắp hoàn thành.
Báo cáo thống kê một cách trực quan thông qua các dạng đồ thị.
Chức năng phân quyền, tích hợp với cổng API…

Phần mềm quản lý dự án Trello

Trello là phần mềm giám sát dự án được biết đến rộng rãi, được nhiều doanh nghiệp trên nhiều quốc gia tin dùng. App này có hỗ trợ phiên bản dùng thử miễn phí. Bên cạnh đó, ứng dụng Trello còn có tính năng bàn giao và nhận công việc nhanh chóng, được sắp xếp khoa học và hiệu quả.

Ưu điểm vượt trội:

Cho phép thêm bớt số lượng nhân sự tham gia dự án.
Nhận xét và đính kèm các tài liệu cần thiết.
Ứng dụng có thể sử dụng trên nhiều phiên bản khác nhau (di động, laptop, PC, tablet, ...).

Phần mềm quản lý LiquidPlanner

LiquidPlanner tiếp tục là một trong những phần mềm quản lý dự án hiệu quả, phù hợp với mọi doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Công cụ quản lý giúp giám sát chặt chẽ quá trình vận hành của dự án. Hỗ trợ xử lý khối lượng công việc “khủng” một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng tiến độ.

Ưu điểm vượt trội:

Phần mềm có nhiều tính năng hữu ích cho việc lập kế hoạch và thực hiện chiến lược dự án.
Phân tích hiệu suất chi tiết.
Tổng hợp tất cả các chi phí.
Đưa ra những đánh giá tỉ mỉ để doanh nghiệp có những phương án khắc phục tốt hơn trong dự án tiếp theo.
Hỗ trợ dùng thử có giới hạn…

Phần mềm quản lý dự án Wrike

Phần mềm quản lý hồ sơ dự án Wrike giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc đúng hạn và đúng tiến độ đề ra. Đơn vị đã được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng như Western Union, L'Oreal,… Phần mềm lập lịch thi công này rất phù hợp với các tổ chức quy mô lớn, có nguồn nhân lực lớn.

Ưu điểm vượt trội:

Tính năng tích hợp thời gian Zapier giúp quản lý công việc hiệu quả.
Có gói sử dụng miễn phí (giới hạn 5 người).
Chức năng linh hoạt, đồng bộ hóa hai chiều dựa trên Github.
Cập nhật thông tin dự án chính xác, nhanh chóng.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng miễn phí Ibom.Im

Ibom.Im hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin của dự án chặt chẽ trong từng hạng mục công trình. Ngoài ra, nó còn giúp kiểm soát hồ sơ pháp lý về dự án đúng quy trình. Từ đó giảm thiểu những sai sót và sự nhầm lẫn.

Ưu điểm nổi bật:

Cung cấp nhiều bản vẽ thiết kế thi công
Lưu trữ đầy đủ thông tin qua từng giai đoạn thực hiện dự án.
Quản lý tiến độ công việc.
Cho phép người dùng xuất báo cáo tính phí đầu tư và quản lý giá trị hợp đồng.
Thuận lợi theo dõi biến động nguyên vật liệu và cập nhật số lượng kho nhanh chóng.

Phần mềm quản lý tiến độ dự án Due

Phần mềm Due giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ thực hiện công việc, giám sát nhân viên hoàn thành đúng deadline. Due phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Ưu điểm vượt trội:

Có thể hoạt động ngoại tuyến và không cần đăng nhập tài khoản.
Bám sát lịch trình làm việc.
Tự động thông báo nhắc nhở mỗi khi gần đến hạn.
Sắp xếp khung thời gian thực hiện để đáp ứng tiến độ dự án.

Phần mềm quản lý dự án MISA AMIS

Cuối cùng trong “TOP” phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay là MISA AMIS. Đơn vị đã cho ra đời một công cụ thông minh giúp doanh nghiệp giải quyết mọi vướng mắc trong quá trình vận hành và quản lý công việc.

Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm còn giúp tăng năng suất công việc tối đa, tối ưu hóa chi phí và thu về lợi nhuận đáng kể.

Ưu điểm vượt trội:

Lập kế hoạch thực hiện cụ thể cho một hoặc nhiều dự án.
Chức năng phân quyền thực hiện công việc một cách rõ ràng.
Giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện công việc.
Cung cấp đánh giá chi tiết về năng suất hoạt động cũng như chất lượng công việc…

Phần mềm quản lý dự án faceworks

Faceworks linh hoạt, có khả năng tùy biến cao, không theo một khuôn mẫu nhất định. Được xây dựng dựa trên quy trình làm việc của khách hàng. Khi đưa vào sử dụng, Faceworks sẽ không ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh, hơn nữa có thể giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tiết kiệm thời gian. thời gian và chi phí.

XEM NGAY:

Tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án

Việc tìm hiểu các tiêu chí trước khi lựa chọn một phần mềm quản lý dự án là điều vô cùng quan trọng để doanh nghiệp. Để có thể vận hành công việc một cách tốt nhất mà không phải tốn nhiều chi phí để sửa chữa hay giải quyết các vấn đề phát sinh vô tình làm ảnh hưởng đến tiến độ của dự án.

Đánh giá tổng quan các ưu nhược điểm của ứng dụng
Xem xét các tính năng mà phần mềm cần cung cấp một cách đầy đủ và tiện lợi
Giao diện thân thiện với người dùng, linh hoạt và dễ sử dụng
Giá hợp lý
Hỗ trợ của nhà cung cấp
Tính khả thi của việc thực hiện
Độ uy tín của nhà cung cấp
Sự phổ biến và sử dụng rộng rãi của phần mềm

Như vậy, để lựa chọn được phần mềm quản lý dự án hiệu quả doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ ưu nhược điểm của nó và nhiều tiêu chí khách quan khác. Hy vọng bài viết trên đây của Tanca sẽ cung cấp cho quý bạn đọc nhiều thông tin bổ ích.