Phần mềm vẽ quy trình làm việc là công cụ cần thiết hỗ trợ đội ngũ của bạn trong việc xây dựng workflow. Không chỉ tiết kiệm thời gian, tiền bạc, mà còn khắc phục nhiều lỗi thủ công, tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Tham khảo ngay một số phần mềm vẽ workflow chart chuyên nghiệp, hiệu quả cho doanh nghiệp qua bài viết sau đây của Tanca.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm vẽ quy trình làm việc

Khách hàng ngày nay mong đợi kết quả nhanh hơn, chính xác hơn. Theo đó số hóa là cách duy nhất để làm điều này. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ thông thường, các doanh nghiệp và tổ chức có thể tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.

Dưới đây là một số lý do thuyết phục nhất trả lời cho câu hỏi tại sao phải sử dụng phần mềm khi xây dựng workflows:

Tăng năng suất làm việc

Bằng cách tự động hóa các quy trình rườm rà, nhân viên có thể tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ không quan trọng. Nhờ đó có thể tập trung giải quyết các vấn đề phức tạp, cấp thiết hơn.

Giảm thiểu sai sót

Với các phần mềm vẽ flowchart online, quy trình tự động giúp bạn có thể tránh được sai sót thủ công. Thậm chí khi có lỗi hệ thống sẽ thông báo lỗi xảy ra ở đâu để bạn nhanh chóng khắc phục.

Nâng cao tính minh bạch

Bằng cách xác định các quy trình giao tiếp nội bộ, mọi thông tin chi tiết có thể được các bên liên quan chia sẻ, theo dõi và truy cập giữa các phòng ban trong thời gian thực. Từ đó giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin và quá trình làm việc trôi chảy hơn.

Tăng trải nghiệm khách hàng

Thiết lập các quy tắc trong quy trình làm việc của bạn để tự động định tuyến các yêu cầu hỗ trợ dựa trên mức độ ưu tiên. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề kịp thời, và cung cấp trải nghiệm khách hàng có giá trị.

Xem thêm: 7+ Phần mềm quản lý đào tạo hiệu quả

Phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc miễn phí

Bằng cách thực hiện công việc chất lượng một cách chuyên nghiệp, hiệu quả nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại. Bạn có được lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh chỉ đơn thuần dựa trên các quy trình thủ công.

Tuy nhiên, để đạt được tất cả những điều này, bạn cần có phần mềm tự động hóa quy trình làm việc hiệu quả. Gợi ý cho bạn một số phần mềm vẽ quy trình chất lượng nhất hiện nay:

ThinkComposer

ThinkComposer là một công cụ giúp biến ý tưởng thành bản đồ tư duy hoặc sơ đồ tổ chức dễ dàng hơn. Phần mềm này có thể xử lý các dạng sơ đồ như sơ đồ lớp, sơ đồ dòng thời gian,…

Đây sẽ là lựa chọn phù hợp nếu bạn phải làm việc với sơ đồ hàng ngày và hàng tuần. Tính năng nổi bật của thinkComposer:

Bạn có thể biến ý tưởng thành mindmap hoặc biểu đồ tổ chức dễ dàng hơn.
Phần mềm cho phép người dùng chèn các liên kết, chú thích,… vào sơ đồ.
Các sơ đồ có thể dễ dàng chỉnh sửa.
Phần mềm hỗ trợ xuất dữ liệu sang các tập tin PDF, XPS, HTML.

RFFlow

RFFlow được đánh giá là phần mềm phù hợp với những công việc yêu cầu sơ đồ nhiều. Phần mềm này cung cấp rất nhiều mẫu lưu đồ quy trình để bạn sử dụng. Nhờ đó, có thể tạo ra nhiều sơ đồ với nhiều kiểu khác nhau mà không tốn quá nhiều thời gian.

Tính năng nổi bật

Bạn có thể tạo sơ đồ với kích thước lớn.
RFFlow có tính năng quét, kiểm tra chính tả và thay thế từ ngữ phù hợp.
Người dùng có thể lưu sơ đồ dưới dạng HTML, GIF hay JPEG đều được.

LucidChart

LucidChart là một phần mềm vẽ sơ đồ có thể được sử dụng cả ngoại tuyến và trực tuyến. Phần mềm cung cấp cho người dùng giao diện làm việc đơn giản và hoàn toàn miễn phí. LucidChart phù hợp với quy trình làm việc nhóm vì nó cho phép nhiều người làm việc trên cùng một sơ đồ.

Một số tính năng nổi bật

Phần mềm có thể nhập hoặc xuất các tệp .vdx của Microsoft Visio một cách dễ dàng.
Không cần đăng ký tài khoản, chỉ cần truy cập trang web LucidChart là có thể sử dụng.

Draw.io

Draw.io là một phần mềm vẽ quy trình làm việc với giao diện thân thiện với người dùng, tương tích về đa dạng thiết bị và hệ điều hành. Bạn không cần đăng ký tài khoản mà chỉ cần vào trang web sử dụng và lưu trên Google Drive hoặc ổ cứng máy tính.

Chỉ cần kết nối phần mềm với tài khoản Google của bạn là có thể làm việc nhóm trên cùng một sơ đồ. Draw.io cung cấp một số tính năng vượt trội như:

Hỗ trợ lưu tệp trên Google Drive và ổ cứng máy tính.
Hỗ trợ hoạt động nhóm trên cùng một sơ đồ.

Edraw Org Chart

Edraw Org Chart là một phần mềm vẽ quy trình làm việc thông minh được sử dụng trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt, phần mềm có sẵn các sơ đồ mẫu để bạn tham khảo hoặc sử dụng. Nhờ đó, bạn có thể vẽ những sơ đồ đơn giản hơn mà không tốn quá nhiều thời gian hay công sức.

Tính năng nổi bật

Phần mềm được sắp xếp tự động, giúp bạn tối ưu hóa sơ đồ của mình.
Các sơ đồ có thể chỉnh sửa, dễ định dạng.
Bạn có thể thêm hình ảnh, liên kết vào các khối.

Diagram Designer

Diagram Designer là phần mềm tạo sơ đồ làm việc được thiết kế rất đơn giản và trực quan. Người dùng có thể tạo bất kỳ loại biểu đồ hoặc sơ đồ nào chỉ với thao tác kéo và thả. Đây là một phần mềm cực kỳ phù hợp nếu bạn sử dụng cá nhân.

Tính năng nổi bật

Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
Phần mềm hỗ trợ nhập và xuất PNG, JPG…

PlantUML

PlantUML hỗ trợ chuyển đổi các dòng mã code thành dạng đồ thị. Đây là công cụ phù hợp với những người lập trình hoặc ai không thích thao tác kéo thả. Tuy nhiên, bạn phải có Java trên hệ thống máy tính của mình mới có thể sử dụng phần mềm này.

Tính năng nổi bật

Phần mềm hỗ trợ nhiều dạng sơ đồ và biểu đồ khác nhau.
Hỗ trợ bạn xuất biểu đồ sang các tệp PNG, SVG, LaTeX.

Graphviz

Graphviz vẽ quy trình công việc sử dụng ngôn ngữ Dot. Phần mềm này có giao diện khá phức tạp nên bạn sẽ cần nhiều thời gian để làm quen. Nếu bạn chỉ quan tâm đến nội dung của sơ đồ mà không yêu cầu thiết kế cầu kỳ thì phần mềm này là một lựa chọn phù hợp.

Tính năng nổi bật

Có nhiều định dạng đồ thị khác nhau có sẵn.
Đầu vào được sắp xếp và lập sơ đồ ngay lập tức.

Pencil Project

Pencil Project là một phần mềm quản lý công việc và vẽ sơ đồ quy trình với các tính năng tiện lợi. Các tính năng này được cập nhật liên tục để có trải nghiệm người dùng tốt nhất. Đây sẽ là lựa chọn phù hợp nếu bạn cần vẽ sơ đồ nhanh và không cần nghiên cứu quá kỹ.

Tính năng nổi bật

Có nhiều dạng biểu đồ cho bạn lựa chọn.
Bạn có thể tạo biểu đồ của riêng mình.
Phần mềm hỗ trợ xuất các tệp PNG, SVG, PDF và HTML.

Online Diagramming Tool

Trang web này luôn hướng tới mục tiêu trở thành một công cụ để các sơ đồ có thể sáng tạo một cách hợp lý nhất. Công cụ cũng tương đối dễ sử dụng và thao tác. Không dừng lại ở đó, thiết kế của website còn hỗ trợ người dùng in trực tiếp.

Điểm nổi bật:

Vẽ lưu đồ nhanh và logic trong bố cục
Có thể in ấn trực tiếp

Sketchboard

Sketchboard là một công cụ được sinh ra để đáp ứng nhu cầu làm việc theo nhóm. Với khả năng đồng bộ dữ liệu, phần mềm cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa từ xa các lưu đồ, chỉ cần có kết nối Internet.

Ngoài ra, Sketchboard còn cung cấp nhiều mẫu lưu đồ để bạn thoải mái lựa chọn cho công việc của mình. Các tính năng nổi bật của phần mềm:

Thích hợp làm việc nhóm.
Mẫu mã đa dạng.
Dễ dàng hoạt động.

Xem thêm:

Cách vẽ quy trình làm việc hiệu quả

Bạn có thể tạo sơ đồ quy trình làm việc cho nhiều hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp của mình. Tùy thuộc vào từng loại hình hoạt động kinh doanh, các chi tiết cụ thể sẽ khác nhau. Nhưng có một số bước cần thực hiện để xây dựng workflow hiệu quả.

Bước 1: Xác định quy trình

Điều quan trọng là phải tập trung vào một quy trình kinh doanh tại một thời điểm để bạn không kết thúc với một hình dung quá phức tạp và khó hiểu. Xác định quy trình sẽ làm việc là bước đầu tiên trong việc tạo sơ đồ quy trình làm việc.

Bước 2: Thu thập thông tin

Bước này, bạn đã biết xác định được quy trình nào bạn sẽ lập sơ đồ. Tiếp đến thu thập tất cả thông tin liên quan đến quy trình đó. Lập danh sách các thông tin cần thiết, chúng là cơ sở của quy trình làm việc và sẽ giúp bạn tạo một bản trình bày trực quan.

Tài nguyên
Phân công nhiệm vụ
Các quyết định chính

Bước 3: Soạn thảo sơ đồ

Nếu bạn không quen làm việc với các công cụ tạo sơ đồ hoặc cảm thấy thoải mái hơn khi tạo bằng bút và giấy. Bạn cũng có thể bắt đầu với sơ đồ thủ công. Bằng cách đó, việc tạo lại nó như một quy trình kỹ thuật số trở thành một vấn đề đơn giản trong việc chọn hình dạng và tạo sự kết nối.

Một số phần mềm xây dựng sơ đồ cũng có tính năng thêm liên kết và tệp đính kèm vào các bước khác nhau trong quy trình làm việc. Điều này cho phép bạn liên kết các tài liệu với các giai đoạn khác nhau của quy trình.

Bước 4: Chia sẻ bản nháp cuối cùng

Khi bạn đã hoàn thiện sơ đồ quy trình làm việc của mình, hãy chia sẻ sơ đồ đó với các thành viên trong nhóm. Để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các bước và hành động cần thiết để thực hiện quy trình thành công.

Chia sẻ sơ đồ cũng sẽ giúp mọi người hiểu được vai trò của họ trong một bức tranh lớn hơn. Điều này đặc biệt có lợi khi bạn vạch ra các quy trình bao gồm nhiều phòng ban, bộ phận cùng tham gia.

Xem lại sơ đồ của bạn cũng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các cơ hội cải tiến. Yêu cầu cả nhóm cung cấp phản hồi, nhắc nhở họ về vai trò của mình với tư cách là các bên liên quan của dự án, tăng cường kết nối giữa các cá nhân.

Bước 5: Theo dõi, phân tích, cải thiện

Khi mọi bước của quy trình kinh doanh được thể hiện qua sơ đồ, việc phát hiện các điểm tắc nghẽn và các vấn đề tiềm ẩn khác sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Bạn cũng có thể xác định những người tham gia chính trong dự án, kế hoạch này.

Phân tích sơ đồ để xác định nhiệm vụ nào thực sự cần thiết, nhiệm vụ nào có thể bị loại bỏ hoặc sắp xếp hợp lý. Hay nhiệm vụ nào có thể được tự động hóa không cần bỏ ra quá nhiều thời gian.

Xây dựng workflow chart cho các hoạt động kinh doanh có thể cung cấp cho doanh nghiệp cơ sở vững chắc để làm việc hiệu quả hơn. Khi nào cần điều chỉnh, cải thiện hoặc phát triển các quy trình mới. Bằng cách sử dụng các phần mềm vẽ quy trình làm việc mà Tanca đã giới thiệu ở trên, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều tiền bạc, thời gian và công sức.