Cách sử dụng Lark Approval để tạo ra các mẫu phê duyệt và tạo luồng phê duyệt no-code như thế nào? Sử dụng Handler trong Lark Approval nhằm mục đích gì? Mời bạn đọc bài viết dưới đây của Tanca để hiểu rõ hơn nhé.
Giới thiệu về Lark Approval
Trung tâm xử lý phê duyệt doanh nghiệp
Lark Approval là một giải pháp quản lý phê duyệt mạnh mẽ dành cho doanh nghiệp, dành cho tất cả người dùng Lark và cho phép người dùng tạo các quy trình phê duyệt đơn giản nhưng hiệu quả cho bất kỳ sự kiện hoặc doanh nghiệp nào.
Lark Approval giúp các tổ chức loại bỏ các quy trình phê duyệt rườm rà và phức tạp trực tiếp bằng cách quản lý tất cả các yêu cầu phê duyệt trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó tăng tốc độ xử lý và ra quyết định, đồng thời đảm bảo tính chính xác cho công việc của công ty.
Đặc biệt, hệ thống Lark Approval được thiết kế hoàn toàn theo mô-đun, vì vậy bạn có thể điều chỉnh quy trình phê duyệt cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
Với Lark Approval, doanh nghiệp có thể giảm thời gian cũng như công sức quản lý yêu cầu phê duyệt, nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính chuyên nghiệp của công ty.
Ngoài ra, Lark Approval cũng được tích hợp với các ứng dụng và nền tảng khác trong hệ sinh thái Lark, nổi bật nhất là Lark Messenger. Điều này giúp nhân viên dễ dàng kết nối và cộng tác liền mạch trong toàn công ty cũng như xử lý phê duyệt liền mạch trên các thiết bị di động, PC và những thiết bị khác.
Tầm quan trọng của quản lý phê duyệt trong doanh nghiệp
Quản lý phê duyệt là yếu tố then chốt trong sự phát triển và thành công của doanh nghiệp bạn, cho dù bạn sở hữu một công ty quốc tế hay hoạt động như một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhìn bề ngoài, việc quản lý phê duyệt có vẻ như là một quy trình đơn giản.
Tuy nhiên, khi nhìn sâu vào bên trong, bạn sẽ thấy rằng đó là một quá trình phức tạp với số lượng phê duyệt khổng lồ mà các nhà quản lý phải thực hiện trong các tổ chức lớn nhỏ khác nhau.
Mọi công ty có hệ thống phân cấp đều cần có cơ sở hạ tầng để xử lý các phê duyệt, cho dù đó là những phê duyệt đơn giản như nghỉ phép của nhân viên, thanh toán cho nhà cung cấp hay những phê duyệt phức tạp hơn như ký hợp đồng,...
Việc quản lý phê duyệt phù hợp sẽ giúp đảm bảo rằng thời gian của tổ chức bạn được sử dụng hiệu quả, tăng hiệu quả tổng thể, cải thiện tính minh bạch và đảm bảo trách nhiệm giải trình phù hợp ở mọi giai đoạn trong công ty và các bên liên quan khác nhau.
Thực trạng quản lý phê duyệt tại các công ty
Có một quy trình gọi là phê duyệt chiếm rất nhiều thời gian của công ty bạn!
Trên thực tế, hầu hết các công ty hoạt động theo cách phân quyền giữa các phòng ban đều mất nhiều thời gian để xử lý quy trình phê duyệt.
Các quy trình này không chỉ ban hành và phê duyệt mà còn yêu cầu hệ thống theo dõi hoạt động và lưu trữ hồ sơ an toàn để có thể phân tích theo yêu cầu khi cần.
Trước đây, các quy trình này được thực hiện thủ công. Tất cả các bộ phận và nhân viên có trách nhiệm cần tập trung vào các nhiệm vụ hành chính để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru. Chưa kể hàng đống giấy tờ và cấu trúc hồ sơ kinh doanh phức tạp luôn “sẵn sàng” khiến nhân viên của bạn phải choáng váng.
Khi các công ty phát triển, việc quản lý quá trình này trở nên kém hiệu quả và tốn thời gian hơn, làm tổn hại đến khả năng sinh lời và cản trở sự đổi mới.
Ngày nay, với sự thay đổi của công nghệ, các quy trình thủ công đã được giới hạn ở một số, nhưng không phải tất cả. Quy trình phê duyệt có thể không còn yêu cầu nguồn nhân lực chuyên biệt nữa mà thay vào đó yêu cầu công ty xây dựng một hệ thống phê duyệt chuyên biệt độc lập với phần mềm cộng tác và giao tiếp khác của công ty, dẫn đến quy trình làm việc bị phân mảnh và kém hiệu quả.
Điều mà hầu hết các doanh nghiệp cần đó là hệ thống phê duyệt được tối ưu hóa cho thiết bị di động, tích hợp với trò chuyện trực tiếp của công ty, hướng dẫn phê duyệt của nhân viên và cho người đó chọn có hoặc không chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hệ thống này cũng phải hoàn toàn minh bạch, cho phép Quản trị viên tìm kiếm nhanh chóng tất cả các phê duyệt để nắm được tình hình chung của công ty.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tối đa hóa nguồn nhân lực và giảm thiểu lãng phí tài nguyên, đồng thời có thể giám sát toàn bộ quy trình để đưa ra quyết định nhanh chóng, thì một hệ thống như Lark Approval đã trở nên vô cùng cần thiết.
Xem thêm: Cách sử dụng Lark Meeting
Vai trò ứng dụng Lark Approval
Tiết kiệm thời gian phê duyệt
Lark Approval cung cấp các biểu mẫu phê duyệt được thiết kế sẵn phù hợp với các nghiệp vụ thông thường như Hành chính, Văn phòng, Nhân sự và Kế toán,...
Ngoài ra, tùy thuộc vào mục đích phê duyệt, người dùng có thể tùy chọn tạo biểu mẫu phê duyệt bằng công cụ kéo và thả (no-code) do Lark Approval cung cấp. Chỉ cần kéo thả các trường thông tin bên trái màn hình sang giao diện hiển thị trên di động (bên phải) là người dùng có thể tạo một biểu mẫu phê duyệt cơ bản.
Thêm vào đó, Lark Approval còn có sẵn 4 hình thức chấp nhận để người dùng lựa chọn bao gồm: Nghỉ phép, Làm thêm giờ, đi công tác và phê duyệt từ xa.
Tối ưu quy trình phê duyệt bằng no-code
Lark Approval Trình tạo phê duyệt no-code mang đến những lợi ích tuyệt vời như:
Hỗ trợ tạo điều kiện phân nhánh dựa trên giá trị dữ liệu trong form
- Một quy trình phê duyệt doanh nghiệp điển hình bao gồm nhiều cấp độ phê duyệt khác nhau, tương ứng với các nhánh phê duyệt.
- Ở mỗi nhánh phê duyệt, người dùng có thể tạo các biểu mẫu phê duyệt khác nhau. Dựa trên giá trị dữ liệu của từng biểu mẫu này, Lark Approval giúp người dùng đặt các điều khoản cụ thể để tạo ra một quy trình liền mạch và dễ hiểu hơn.
Nó hỗ trợ một quy trình tuyến tính với 2 loại hoạt động review (handler) và phê duyệt
- Handler trong Lark Approval sử dụng với mục đích gì? Handler (review) đóng vai trò như một trợ lý, chuyên xử lý và xem xét phê duyệt cho lãnh đạo của họ. Tính năng này cũng cần thiết như vai trò của một trợ lý trong kinh doanh.
- Khi bước xử lý này được thêm vào quy trình phê duyệt, trình xử lý sẽ được thông báo và thực hiện hành động thích hợp khi quy trình đạt đến bước này.
Tích hợp với Lark Messenger tạo phê duyệt tự động
Một lợi ích khác không thể không nhắc đến khi sử dụng Lark Approval là khả năng tích hợp với các ứng dụng và nền tảng khác trong hệ sinh thái Lark Suite.
Bạn có thể tạo một nhóm phê duyệt để đẩy nhanh quá trình phê duyệt. Kéo mọi người trong chuỗi phê duyệt vào cuộc trò chuyện nhóm bằng một cú nhấp chuột để thảo luận trước khi xây dựng quy trình phê duyệt hiệu quả.
Ngoài ra, tất cả các thông báo cho những người tham gia vào quá trình phê duyệt cũng sẽ được gửi qua tin nhắn tự động ở Lark Messenger. Việc tích hợp mọi ứng dụng Lark Suite trên 1 nền tảng làm tăng tính linh hoạt và tiện lợi, đồng thời tạo ra một quy trình làm việc thống nhất và liền mạch trong hệ sinh thái Lark.
Xem thêm: Cách sử dụng Lark Docs
Cách sử dụng Lark Approvals chi tiết
Lark Approval cung cấp cho người dùng nhiều tính năng hữu ích, bao gồm: tạo và quản lý biểu mẫu phê duyệt, xây dựng quy trình phê duyệt dựa trên sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hoặc biểu mẫu quản lý cho từng bộ phận, sử dụng công cụ phê duyệt liên kết hoặc các biểu mẫu, biểu mẫu có sẵn để xây dựng quy trình phê duyệt ở nhiều ngành nghề như hành chính, văn phòng, nhân sự và kế toán,...
Tạo một quy trình phê duyệt
Đăng nhập vào Quản trị viên Lark
Bước 1: Nhấn Workplace trên màn hình Lark rồi chọn Phê duyệt.
Bước 2: Click vào Quản trị phê duyệt ở góc trên bên phải.
Nhóm và sắp xếp
Bạn có thể nhóm và sắp xếp các loại phê duyệt trong Quản trị phê duyệt. Những thay đổi này sẽ được đồng bộ chính xác trên giao diện và yêu cầu nhân viên phù hợp phê duyệt.
Nhấp vào Tạo nhóm và đặt loại phê duyệt của nhóm, chẳng hạn như Hành chính, Nhân sự hoặc Tài chính. Nhấp vào Sắp xếp để sắp xếp lại các hàng thông tin.
Tạo phê duyệt
Trên trang Quản trị phê duyệt, nhấp Tạo ở góc trên bên phải.
Cách 1: Sử dụng mẫu phê duyệt có sẵn
Lark Suite hiện cung cấp hơn 100 mẫu phê duyệt khác nhau cho các nhiệm vụ và tình huống phê duyệt phổ biến như quản lý chấm công, quản lý tài chính và nhân sự. Bạn có thể tìm kiếm các mẫu bằng cách chọn một danh mục hoặc nhập từ khóa vào hộp tìm kiếm.
Cách 2: Tạo phê duyệt tùy chỉnh
Nhấp vào Tạo phê duyệt tùy chỉnh nếu muốn tạo phê duyệt tùy chỉnh mới hay định cấu hình cài đặt phê duyệt.
Cách 3: Tích hợp phê duyệt của bên thứ ba
Các tổ chức lớn hơn có nhiều hệ thống phê duyệt, vì vậy bạn có thể sử dụng tích hợp phê duyệt của bên thứ ba để nhập và tóm tắt dữ liệu phê duyệt từ hệ thống bên ngoài. Điều này giúp xử lý thông tin cam kết mà không cần thao tác trên nhiều nền tảng hoặc di chuyển nhiều dữ liệu.
Để tạo phê duyệt, bạn nhập thông tin cơ bản, thiết kế các biểu mẫu cần thiết và thiết kế quy trình.
Bước 1: Thông tin cơ bản
Nhập tên nhiệm vụ cần phê duyệt, mô tả, nhóm phê duyệt, cách thức hiển thị phê duyệt trên giao diện chung. Bạn cũng có thể thêm các phê duyệt thường dùng vào Workplace tại đây.
Bước 2: Thiết kế biểu mẫu
Tùy theo loại phê duyệt mà biểu mẫu phê duyệt sẽ chứa các trường thông tin, điều kiện và widget khác nhau như Văn bản, Số, Lựa chọn, Bảng, Liên kết,... Bạn có thể kéo thả các trường điều kiện của sự kiện này vào bố cục hiển thị trên màn hình bên phải của điện thoại di động của bạn, sau đó chỉnh sửa nó nếu cần.
Ngoài ra, đối với từng trường điều kiện, Lark Approval còn cung cấp các thiết lập ở 2 cấp độ cơ bản và nâng cao.
Cài đặt cơ bản
Tùy thuộc vào trường điều kiện bạn chọn, thông tin trong cài đặt cơ bản sẽ khác nhau. Nhưng nói chung, nó sẽ chứa thông tin: tên của điều kiện, mô tả của điều kiện, liệu những người phê duyệt có bắt buộc phải đáp ứng điều kiện này,...
Cài đặt nâng cao
Tương tự như Basic Settings nhưng Advanced Settings sẽ giúp bạn cấu hình thông tin chi tiết hơn cho trường điều kiện. Ví dụ: như được hiển thị bên dưới, bạn có thể đặt trường Điều kiện đoạn văn chỉ hiển thị cho nhóm đối tượng nào khi...
Ngoài việc người dùng tự thiết kế biểu mẫu, Lark Approval còn cung cấp 4 loại biểu mẫu làm việc mặc định bao gồm: nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác và phê duyệt từ xa. Tất cả các biểu mẫu này đều được liên kết với ứng dụng Điểm danh trong Lark Suite. Khi nhân viên sử dụng 4 loại biểu mẫu này, thông tin sẽ tự động được ghi vào danh sách chấm công của nhân viên.
Bước 3: Thiết kế quy trình
Trong trình thiết kế quy trình, bạn có thể đặt nội dung cho từng nút cam kết, bao gồm:
- Người phê duyệt
- Phương thức phê duyệt làm việc
- Các trường rõ ràng và có thể chỉnh sửa
- Cấp quyền cho phép bạn chuyển quyền phê duyệt hoặc thêm người phê duyệt bổ sung.
- Bạn có thể thiết kế quy trình phê duyệt phức tạp hơn bằng cách thêm người phê duyệt bổ sung để tạo nhiều nút và thêm nhánh để thiết lập các quy trình phê duyệt khác nhau cho các tình huống khác nhau.
Bước 4: Cài đặt khác
Sau khi hoàn thành 3 bước trên, tiếp tục đến cuối để hoàn thành các bước cài đặt còn lại.
- Cài đặt chuyển tiếp: Hạn chế chuyển tiếp phê duyệt cho những người có liên quan đến phê duyệt hay không.
- Cài đặt thu hồi: Cho phép nhân viên hủy yêu cầu phê duyệt trong một khoảng thời gian xác định.
Sau khi hoàn thành 4 bước trên, bấm Xem trước ở góc trên bên phải để xem toàn bộ quá trình. Cuối cùng nhấn Xuất bản ở góc trên bên phải để hoàn tất quá trình tạo.
Tìm kiếm và xuất dữ liệu
Trên trang Tìm kiếm và Xuất, bạn có thể duyệt và xuất các bản ghi phê duyệt một cách thuận tiện, đồng thời lọc các bản ghi theo tiêu đề, trạng thái, thời gian và từ khóa.
Cách gửi một phê duyệt
Truy cập ark Approval của Lark trên nền tảng Lark Suite, trên trang Submit Request, chọn biểu mẫu phê duyệt hiện có hoặc tạo biểu mẫu phê duyệt của riêng bạn, điền thông tin bắt buộc và gửi cho người dùng của bạn.
Những người phê duyệt phù hợp sẽ nhận được thông báo phê duyệt.
Ngoài ra, trên Lark Approval, bạn có thể dễ dàng xem các yêu cầu phê duyệt đã gửi, theo dõi tiến độ phê duyệt.
Quản lý nghỉ phép, chấm công & làm thêm giờ
Tất cả nội dung về quản lý nghỉ phép và quản lý làm thêm giờ đã được chuyển sang attendance admin.
Xem thêm: Quản lý và thiết kế quy trình phê duyệt tại Lark
Tạm kết
Lark Approval chỉ là một trong hàng nghìn ứng dụng mạnh mẽ, miễn phí có sẵn ở Lark Workplace. Hy vọng với những chia sẻ phía trên sẽ giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng Lark Approval và những vấn đề liên quan, từ đó ứng dụng tốt tạo ra một trải nghiệm tuyệt vời cho doanh nghiệp. Liên hệ Tanca nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến ứng dụng này cần giải đáp nhé.
