Cách sử dụng Lark Docs để tạo, chỉnh sửa tài liệu, sáng tạo real time như thế nào? Trong bài viết này, Tanca sẽ hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm quản lý lark cũng như hiểu rõ ứng dụng lark docs là gì? Đọc ngay nhé.
Giới thiệu chung về Lark Docs
Lark Docs tích hợp tài liệu, bảng tính trực tuyến và các công cụ soạn thảo khác để quản lý nội dung và lưu trữ đám mây an toàn và hiệu quả nhằm đảm bảo các quyền đối với tài liệu, bảng tính và tệp được bảo vệ. Chủ sở hữu Docs có thể tùy chọn định cấu hình quyền để xem, chỉnh sửa, nhận xét, chia sẻ,... để cộng tác nhóm an toàn và hiệu quả.
Cho dù bạn đang viết kế hoạch, báo cáo, biên bản cuộc họp, kế hoạch đào tạo hay tổ chức dự án, thu thập dữ liệu, quản lý mục tiêu và kết quả chính (OKR) hay thậm chí là các nhiệm vụ hàng ngày. Nhất định bạn phải hợp tác hoàn hảo với nhóm thông qua công cụ soạn thảo trên Lark.
Xem thêm: Cách sử dụng Lark Approval
Cách sử dụng Lark Docs - tăng trải nghiệm cộng tác và sáng tạo nội dung
Lark Docs là giải pháp thiết kế tài liệu giúp bạn dễ dàng trực quan hóa mọi ý tưởng nội dung, từ văn bản, video, hình ảnh, bảng, flowchart, sheets, mindmap,… bằng cách bắt đầu sử dụng bộ công cụ và công cụ mạnh mẽ do Lark Docs cung cấp , đưa cộng tác nội dung lên một tầm cao mới.
Sáng tạo hơn nhờ bộ tiện ích mạnh mẽ
Trong Lark Docs, mọi ý tưởng của bạn sẽ được trình bày một cách dễ hiểu, trực quan và sinh động nhất. Các ứng dụng trong Lark Docs mạnh mẽ cung cấp nhiều tính năng như thăm dò (poll), vẽ flowchart, vẽ mindmap, tạo to-do list, tạo bảng, sheet, hộp văn bản, quote,... tài liệu trình chiếu rất chi tiết, hữu ích và cả những trang web hấp dẫn thu hút, kết nối độc giả.
Ngoài ra, Lark Docs còn có các tính năng như chỉnh sửa thông minh giúp người dùng soạn nhanh hơn và ít mắc lỗi hơn để bạn có thể tập trung vào ý tưởng của mình. Đồng thời, tính năng tự động dịch tài liệu sang nhiều ngôn ngữ giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.
Tích hợp Lark Messenger - cộng tác trên một trang duy nhất
Tích hợp với Lark Messenger giúp Lark Docs cải thiện khả năng cộng tác thành công trong toàn doanh nghiệp. Lark Docs không chỉ đơn thuần là đồng chỉnh sửa một trang trong thời gian thực, chia sẻ tài liệu, chỉnh sửa và truy cập chúng bằng một cú nhấp chuột trong Lark Messenger.
Mọi thông báo về bình luận (comment), đề cập đến tên (@) hoặc thay đổi quyền truy cập tài liệu sẽ được gửi đến Lark Messenger bằng tin nhắn tự động đến người thích hợp bên ngoài một cách miễn phí.
Bạn sẽ luôn được cập nhật, kiểm tra những thay đổi mới nhất, phù hợp của tài liệu thông qua kênh liên lạc chính, cũng là kênh liên lạc thường xuyên nhất của công ty; và cộng tác nhóm được cải thiện khi mọi người nhận được thông báo để tập trung thảo luận về các tài liệu cụ thể trong một cửa sổ duy nhất.
Hướng dẫn sử dụng Lark để nhúng mọi loại tài liệu
Lark Docs không chỉ cung cấp các plug-in mạnh mẽ để hỗ trợ tạo nội dung, mà còn cho phép người dùng nhúng tất cả các loại tài liệu phổ biến vào trình xử lý văn bản, từ danh sách Word, Excel, PDF, Xmind,...
Từ giờ trở đi, nhờ có Lark Docs, bạn có thể thiết kế tài liệu (tài liệu bên trong tài liệu) và chỉ cần trình bày chúng trước toàn công ty mà không phải lo lắng về việc các slide chỉ toàn chữ, kiến thức thiếu tương tác; hoặc bạn không cần phải chuẩn bị hàng chục liên kết tài liệu, triển khai mở nhiều tab để trình bày và chia sẻ, vì tất cả dữ liệu đã được tích hợp trên một trang.
Ứng dụng của Lark Docs trong doanh nghiệp
Lark Docs không chỉ đơn thuần là một công cụ xử lý văn bản mà còn cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các nhu cầu tạo nội dung phức tạp, tổ chức và sắp xếp tài liệu, và đặc biệt là cộng tác nhóm một cách liền mạch trên một trang duy nhất.
Tăng hiệu quả sản xuất nội dung trong thời gian ngắn
Sáng tạo nội dung và xây dựng tài liệu không phải là công việc dễ dàng, nhất là với những người làm công việc biên tập mọi lúc, mọi nơi và có nhu cầu cộng tác trong nhóm real-time.
Nếu bạn cũng muốn có một không gian nơi thông tin được sắp xếp trực quan, nội dung dễ hiểu và đẹp mắt, thì Lark Docs - thiên đường trải nghiệm, nhiều plug-in để khám phá - sẽ là thứ bạn cần.
Bộ công cụ soạn thảo nội dung đa dạng được tích hợp trong Lark Docs giúp người dùng tổ chức và sắp xếp lượng nội dung không giới hạn, trực quan hóa ý tưởng và biến một đoạn văn đơn giản thành một bản trình bày đẹp mắt, tăng khả năng hợp tác và cảm hứng làm việc.
- Soạn thảo văn bản trên một giao diện được nâng cấp đẹp mắt hơn.
- Tạo cả poll
Đặc biệt, Lark Docs cho phép người dùng nhúng nhiều loại tệp khác nhau trong khi "vẽ" ý tưởng, tối ưu hóa công việc trên một trang duy nhất. Các tệp được Lark Docs hỗ trợ là Trang tính, Hình ảnh, Powerpoint,...
Với những tệp này, Lark hỗ trợ người dùng tải lên, tải xuống và xem trước dễ dàng ở nhiều định dạng với tốc độ cao. Ngoài việc tạo nội dung, bạn cũng có thể hưởng lợi từ việc quản lý nội dung tốt và an toàn nhờ đồng bộ hóa đa nền tảng.
Lên kế hoạch, quản lý dự án và cộng tác đội nhóm hiệu quả
Với các tính năng soạn thảo mạnh mẽ, không khó để người dùng lập kế hoạch và quản lý dự án trên trang tài liệu. Nếu bạn vẫn nghĩ giao diện hiển thị của Lark Docs nhàm chán như những ứng dụng khác.
Đặc biệt, nó còn cho phép dịch tự động và nhiều tính năng cực kỳ tinh tế khác. Nhưng trên hết, quy trình cộng tác trong Lark Docs rất hiệu quả và liền mạch, giúp các cá nhân và nhóm phối hợp và làm việc hiệu quả hơn.
Chia sẻ tài liệu với bất kỳ người hoặc nhóm nào trong danh bạ Lark và đặt các quyền thích hợp (chỉnh sửa/xem/nhận xét/chia sẻ,...) cho từng đối tượng.
Ảnh hồ sơ của những người trực tuyến được hiển thị ở góc trên bên phải của trang tài liệu. Tên của họ được hiển thị bằng các màu khác nhau trong khu vực chỉnh sửa để phân biệt và cho mọi người biết ai đang chỉnh sửa phần nào.
Tính năng này cực kỳ đặc biệt, cho phép tối đa 50 người chỉnh sửa tài liệu cùng lúc và không giới hạn số người có thể xem tài liệu.
Xem thêm: Cách sử dụng Lark Meeting
Đánh giá thực tế của khách hàng
Công ty A chia sẻ:
“Đã tăng tốc các công việc soạn thảo, lập kế hoạch lên đến 30-40% nhờ các template trong docs và wiki. Đây là tính năng rất được công ty yêu thích.
Giờ đây, chúng tôi có thể nhanh chóng ghi chú, chia sẻ Meeting Notes với các thành viên ngay sau template Meeting Notes có sẵn.
Hoặc toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân sự có thể được chứa trong tệp Bitable Docs.
Một trong những mục tiêu sắp tới của công ty chúng tôi là template tất cả các mẫu tài liệu được sử dụng nhiều nhất trong Docs, nếu việc này hoàn thành thì dự kiến sẽ tiết kiệm và tăng hiệu quả cho người quản lý dự án thêm 30% - 40%.”
Xem thêm: Bản nâng cấp của Lark Docs
Tạm kết
Đến đây chắc bạn đã biết cách sử dụng Lark Docs rồi đúng không? Tanca tin rằng công cụ này sẽ giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng như là thiết kế tài liệu và sáng tạo nội dung. Đây cũng là xu hướng làm việc trong tương lai, sử dụng một công cụ tối ưu và tích hợp.
