Phần mềm KPI đóng vai trò quan trọng ở bất kì một doanh nghiệp nào. Đây là một công cụ giúp doanh nghiệp có thể kiểm tra hiệu suất hoạt động trong thời gian thực và đưa ra quyết định sáng suốt để đạt được các mục tiêu dài hạn.

Bên cạnh đó, trên thị trường hiện nay có xuất hiện nhiều giải pháp phần mềm KPI từ rất đơn giản đến tiên tiến. Việc tìm kiếm phần mềm KPI phù hợp với doanh nghiệp của mình luôn là một trong những vấn đề khó khăn cho các nhà quản lý. Vậy hãy đọc bài viết sau của Tanca để có thể đưa ra quyết định tốt nhất nhé:

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất hoạt động nhằm đo lường, phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân. Chỉ số KPI được thiết lập dựa trên mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Hiện, KPI đã được áp dụng rộng rãi trong quản trị doanh nghiệp.

1. Mục đích áp dụng KPI

- Giúp doanh nghiệp hiểu rõ đơn vị hoặc cá nhân đang thực hiện công việc đến đâu so với mục tiêu đã đề ra, từ đó xây dựng chế độ lương, thưởng hợp lý.

- Giúp đội ngũ nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc và lên kế hoạch phù hợp để hoàn thành mục tiêu.

- Đánh giá chính xác, minh bạch và khách quan.

- Giảm sự chồng chéo giữa các bộ phận.

- Nâng cao năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp.

- Nâng cao lợi thế cạnh tranh.

2. Dựa vào chỉ số KPI, người quản lý có thể

- Đánh giá/Khen thưởng/Trả lương cho các cá nhân

- Điều phối nhân sự phù hợp

- Đưa ra quyết định kịp thời.

3. Những lưu ý khi thiết lập KPI

- Liên kết hệ thống KPI cá nhân với hệ thống mục tiêu chiến lược và hiệu suất của doanh nghiệp.

- Mạnh dạn đổi mới, thay đổi cách giao việc song song với triển khai KPI.

- Doanh nghiệp nên giới hạn phạm vi chỉ triển khai một vài KPI quan trọng để dễ dàng theo dõi và thực hiện.

- Không nên áp dụng KPI để đo lường kết quả các hoạt động thuộc lĩnh vực sáng tạo.

- Trong thời đại công nghệ 4.0, nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm KPI thông minh để hỗ trợ theo dõi và đánh giá hiệu quả.

Xem thêm: Tổng hợp các tiêu chí đánh giá nhân viên hiệu quả tốt nhất

Tìm hiểu về các phần mềm KPI

Một trong những vấn đề khó khăn phổ biến của các doanh nghiệp Việt Nam trong quản lý KPI là chưa có quy trình cụ thể và theo dõi không thường xuyên, dẫn đến sự đánh giá không chính xác, còn tồn tại nhiều ý kiến chủ quan. Để khắc phục những bất cập trên, phần mềm KPI ra đời và được nhiều doanh nghiệp triển khai.

Phần mềm quản lý KPI là ứng dụng công nghệ tích hợp nhiều tính năng thông minh, giúp doanh nghiệp xây dựng và theo dõi hệ thống chỉ tiêu đánh giá/đo lường hiệu quả thực hiện công việc.

1. Vai trò của phần mềm KPI

- Tạo thước đo chính xác, đánh giá minh bạch, công tâm.

- Tạo động lực làm việc cho nhân viên.

- Xây dựng tác phong làm việc chủ động và chuyên nghiệp cho nhân viên.

- Nâng cao năng suất lao động, thúc đẩy tổ chức phát triển.

2. Các chức năng cơ bản của phần mềm KPI

- Quản lý đo lường KPI (đơn vị, thời gian, tần suất...)

- Xây dựng chỉ tiêu KPI (các chỉ tiêu, mức quan trọng của chỉ tiêu…)

- Tính toán KPI (nguồn dữ liệu, công thức tính, quy định xếp loại, hình thức đánh giá, hệ số điều chỉnh…)

- Thực thi và theo dõi thực hiện KPI (thời gian, nhân viên thực hiện, chỉ tiêu được giao…)

- Hệ thống báo cáo KPI (người báo cáo, người thẩm định, ghi nhận kết quả…)

3. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm KPI tối ưu

- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, thao tác đơn giản. Phần mềm nên có Dashboard đẹp, logic, linh hoạt và cung cấp thông tin hữu ích, gọn gàng trong 1 – 2 trang màn hình.

- Thiết kế phù hợp với nhiều mô hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Bên cạnh đó là khả năng tùy biến để phục vụ cho các mô hình muốn thiết kế cho riêng mình.

- Cho phép nhập liệu dưới nhiều hình thức khác nhau (nhập tay, import dữ liệu từ file excel, tích hợp với các phần mềm khác), có phân quyền cho người nhập liệu.

- Đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu, kiểm soát chặt chẽ.

- Không mất nhiều thời gian triển khai.

Xem thêm: Chọn KPI hay ORK?

Những phần mềm KPI tốt nhất hiện nay

1. Tanca - Phần mềm KPI cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tanca.io là mô hình phần mềm cho thuê (SAAS – Software as a service) thuộc Công ty Cổ phần Ứng Dụng Di Động Xanh. Tanca cung cấp giải pháp hữu hiệu trong quản lý nhân sự, quản lý KPI nhằm giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và cắt giảm 60% chi phí trong doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, hơn 300 doanh nghiệp vừa và nhỏ đã triển khai Tanca và hài lòng về tính năng quản lý KPI chính xác, tạo sự minh bạch giữa cấp quản lý và nhân viên.

Đặc tính nổi bật của phần mềm Tanca gồm:

Định lượng, đo lường được chính xác bằng con số hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
Triển khai dễ dàng (không cần máy chủ hay nhân viên IT), nhanh chóng (khoảng 15 ngày).
Sử dụng phần mềm dễ dàng thông qua ứng dụng di động và web, truy cập bất cứ đâu và bất cứ khi nào.
Phần mềm được lập trình trên nền tảng đám mây (cloud) nên hỗ trợ cập nhật, nâng cấp rất nhanh chóng, mang đến cho khách hàng trải nghiệm tối ưu.
Liên kết điểm số KPI với hệ thống tính lương, thưởng và các chế độ chính sách khác.
Được hỗ trợ thường xuyên bởi đội ngũ kỹ thuật, tư vấn giàu kinh nghiệm.
Sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau (Windows, Android hoặc IOS).

Xem thêm: Tính năng đo lường KPI của Tanca

2. Phần mềm KPI digiiKPI

Phần mềm digiiKPI giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện công việc KPI theo Phương pháp bảng điểm cân bằng BSC. Tùy từng phòng ban, hay loại công việc mà một công ty có thể linh động áp dụng OKR, KPI, Task hay quản lý dự án (Manage Project). Phần mềm có thiết kế đẹp, thân thiện, tính năng phong phú, khả năng tùy biến cao.

Đặc tính nổi bật của phần mềm digiiKPI gồm:

Hỗ trợ theo dõi đa dạng các chỉ số, chỉ tiêu dựa trên hình thức quản lý của doanh nghiệp.
Hệ thống báo cáo, thanh trạng thái trực quan, cập nhật realtime về kết quả và tiến độ hoàn thành mục tiêu.
Có tính hợp tác cao.

3. Phần mềm KPI Scoro

Phần mềm KPI Scoro là một giải pháp duy nhất đã tích hợp nhiều tính năng, trong đó cho phép cho phép nhà quản lý giám sát và theo dõi KPI dự án, công việc và tài chính trong thời gian thực.

Đặc tính nổi bật của phần mềm Scoro gồm:

Bạn có thể tích hợp Scoro với phần mềm hiện đang sử dụng của doanh nghiệp để theo dõi và giám sát tất cả dữ liệu trong một hệ thống.
Phần mềm giúp giám sát mọi khía cạnh của hiệu suất: dự án, ngân sách, bán hàng, dự báo,..
Khả năng tùy chỉnh bảng điều khiển cao để theo dõi mọi KPI.
Giới hạn quyền truy cập vào thông tin cụ thể.

4. Phần mềm KPI Domo

KPI Domo là phần mềm quản lý KPIs rất nổi tiếng của nước ngoài. Phần mềm có giao diện trực quan với dữ liệu được thể hiện qua nhiều dạng biểu đồ. Domo có khả năng cung cấp và phân tích dữ liệu KPI thành dạng biểu đồ, hình ảnh (theo hệ thống BI) trong một thời gian siêu ngắn trong vài giây.

Đặc tính nổi bật của phần mềm KPI Domo gồm:

Giao diện trực quan, dễ dàng lọc và tìm kiếm các dữ liệu về KPI.
Tổng hợp, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn.
Có cung cấp thêm ứng dụng di động.
Có khả năng kết nối với Google Sheet.

5. Phần mềm KPI ClicData

KPI ClicData là phần mềm KPI của Mỹ, có mặt trên thị trường từ năm 2008. KPI ClicData phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt, phần mềm không hạn chế chuyên môn về một phương pháp KPI. Nó là phần mềm tổng hợp quản lý theo nhiều hình thức khác như: OKR, Task, quản lý Dự án.

Đặc tính nổi bật của phần mềm KPI ClicData gồm:

Giao diện thân thiện với người dùng.
Tổng hợp, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn: excel, hubspot, google sheets,…
Quản lý và xuất dữ liệu dưới dạng biểu đồ, hình ảnh, danh sách với hơn 50 tiện ích hình ảnh.
Báo cáo kết quả với dữ liệu tự động.

XEM NGAY:

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm KPI

Nên ưu tiên phần mềm KPI dạng SaaS: Doanh nghiệp bạn có định hướng sẽ mở rộng quy mô sử dụng phần mềm khi tăng trưởng trong tương lai hay không? Chắc hẳn là có. Vì thế, hãy ưu tiên những phần mềm dạng SaaS (Thuê bao dịch vụ) vì nó có khả năng tùy biến, mở rộng và cho phép doanh nghiệp của bạn xây dựng cách thức quản lý nhân sự đặc thù của riêng.

Chọn các phần mềm KPI có khả năng bảo mật tốt: Rất nhiều dữ liệu nội bộ của công ty đều ở trên đó. Bởi vậy, hãy chắc chắn rằng phần mềm KPI đảm bảo tiêu chí bảo mật. Bạn có thể đánh giá sơ bộ tính năng bảo mật qua việc đăng ký và dùng thử.

Chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình: Không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn một đội ngũ IT để xử lý những vấn đề phát sinh của phần mềm. Vì thế, hãy lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng. Đại đa số các phần mềm SaaS hiện nay đều có tính năng hỗ trợ khách hàng tùy mức độ.

Đừng chỉ coi phần mềm KPI như một phần mềm quản lý chức năng: Phần mềm KPI không phải là phần mềm quản lý các mảng công việc theo chức năng như marketing, sales hay sản xuất. Đây là một công cụ thu thập thông tin từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý các chức năng vận hành của doanh nghiệp, từ đó tính toán và thể hiện kết quả của các chỉ tiêu KPI dưới một định dạng đã quy định, hoặc báo cáo tổng hợp (dashboard).