Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đánh giá nhân viên là việc làm vô cùng cần thiết. Việc làm này thường được thực hiện định kỳ vào cuối năm, 2 lần/ năm, cuối mỗi quý… Vậy để có những kết quả phản ánh chính xác nhất, nhà quản lý nên sử dụng các tiêu chí đánh giá nhân viên như thế nào và vì sao những phần mềm đánh giá nhân viên ngày càng được các công ty ưa chuộng?

Các tiêu chí đánh giá nhân viên gồm những gì?

Theo các chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự, để đánh giá nhân viên một cách chính xác nhất, người quản lý nên chia các tiêu chí đánh giá nhân viên thành 2 phần, bao gồm thái độ và năng lực làm việc. Cụ thể:

Các tiêu chí đánh giá nhân viên cụ thể có thể khác nhau ở từng doanh nghiệp và bộ phận.

🔺Thái độ làm việc

- Tính trung thực: Ở bất kỳ lĩnh vực hay vị trí nào, tính trung thực cũng luôn rất quan trọng. Với một nhân viên trung thực, họ sẽ làm đúng những kế hoạch đã đề ra và báo cáo chính xác kết quả. Nhờ đó, tùy theo tình hình thực tế, nhà quản lý sẽ có các điều chỉnh phù hợp. Tiêu chí này ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của một dự án hoặc thậm chí là cả công ty nên thường được các nhà quản lý đưa lên đầu tiên so với các tiêu chí đánh giá nhân viên còn lại.

- Nhiệt tình trong công việc: Tiêu chí này thể hiện qua sự tận tụy, hăng say, hết lòng với công việc. Nhân viên đạt được tiêu chí này thường không ngại gian khổ, khó khăn để hoàn thành tốt công việc được giao cũng như hỗ trợ đồng nghiệp khi họ cần.

- Tôn trọng đồng nghiệp và khách hàng: Khả năng duy trì mối quan hệ tốt với những người xung quanh vô cùng quan trọng, đặc biệt là với đồng nghiệp và khách hàng. Hãy xem xét nhân viên của bạn có tôn trọng đồng nghiệp và khách hàng của họ không thông qua các biểu hiện như:

Thái độ khi tiếp xúc với đồng nghiệp/ khách hàng có lịch sự, chân thành, cởi mở không?
Có tạo điều kiện để đồng nghiệp/ khách hàng bày tỏ quan điểm của mìn không?
Có lắng nghe, tiếp thu sáng kiến của đồng nghiệp/ khách hàng không?
Khách hàng hoặc đồng nghiệp của họ có bao giờ phàn nàn về việc bị cắt lời hoặc xúc phạm không?

- Chuyên cần: Nhân viên có sự chuyên cần cao được thể hiện qua chăm chỉ, đúng giờ, đúng cam kết và không lười biếng trong công việc. Những nhân viên có tiêu chí này thường có tinh thần trách nhiệm cao và đảm bảo tiến độ công việc rất lớn.

- Cẩn trọng: Bên cạnh cho ra kết quả tốt, sự cần trọng còn góp phần tăng sự chỉnh chu trong công việc. Vì thế, những nhân viên có tính cẩn trọng thường được quản lý đánh giá cao và giao cho những việc quan trọng.

>> Xem thêm: 7 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất 2021

🔺Năng lực làm việc

- Chất lượng công việc: Theo Workforce, một trong những tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên là chất lượng công việc nói chung. Khi đánh giá chất lượng công việc, hãy nghĩ đến cả bức tranh lớn và các chi tiết nhỏ. Đưa ra các ví dụ trong đánh giá của bạn, chẳng hạn như nhân viên đã đạt được bao nhiêu phần trăm mục tiêu của công ty. Ngoài ra, hãy xem xét luôn các chi tiết cụ thể liên quan đến một dự án mà nhân viên đã làm tốt hoặc chưa tốt.

- Mức độ hoàn thành mục tiêu: Trong khi phần lớn các tiêu chí đánh giá là định tính và chủ quan, thì các mục và mức độ hoàn thành các mục tiêu là khách quan và có thể đo lường bằng những con số rõ ràng. Ví dụ: Nếu nhân viên bán hàng của bạn có mục tiêu đem về thêm 25 khách hàng mỗi quý mà thực tế chỉ có được 7. Bạn có thể dễ dàng thấy rằng có một vấn đề trong việc đạt được mục tiêu.

- Năng suất: Để công việc kinh doanh thành công, bạn cần một nhóm làm việc hiệu quả, năng suất và nhanh nhẹn. Nếu một số thành viên trong nhóm của bạn mất gấp đôi thời gian so với những người khác để hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản, bạn có thể sẽ bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh quan trọng.

Vậy, hãy xem xét mức năng suất trung bình trong ngành hoặc nhiệm vụ cụ thể để đánh giá cho nhân viên của bạn. Bên cạnh đó, hãy nhớ xem xét chất lượng công việc khi đánh giá năng suất, bởi vì ai đó làm việc nhanh đến mức nào không quan trọng nếu chất lượng sản phẩm/ dịch vụ đó quá kém.

- Chuyên môn: Khả năng chuyên môn rất quan trọng trong các tiêu chí đánh giá nhân viên và được liệt kê trong bản mô tả công việc của nhân viên đó. Thông thường, nhân viên luôn hoàn thành nhiệm vụ trong chuyên môn dễ dàng và tốt hơn các lĩnh vực đánh giá khác. Trong trường hợp, nếu việc đánh giá cho thấy rằng nhân viên không đáp ứng được căn bản các công việc thuộc về chuyên môn, người quản lý phải cho nhân viên cơ hội giải thích để có sự điều chỉnh phù hợp.

- Sáng kiến và Động lực: Các chuyên gia kinh doanh tại Optimus Performance xác định sáng kiến là một trong năm tiêu chí đánh giá nhân viên hàng đầu. Nhân viên có sáng kiến có thể thấy những gì cần phải làm và hoàn thành nhiệm vụ mà không cần đợi người quản lý thúc giục.

- Khả năng giải quyết vấn đề: Bất kể nhân viên của bạn làm công việc gì, có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả là điều cần thiết. Nhân viên cần biết phải làm gì trong một tình huống khó khăn mà không cần hỏi người quản lý hoặc nhân viên cấp cao.

Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và các nguồn lực cần thiết để giải quyết các vấn đề trong vai trò của họ. Trong phần đánh giá nhân viên của bạn, hãy thảo luận xem họ phản ứng tốt như thế nào với các tình huống căng thẳng. Ví dụ: Nhân viên có biết phải làm gì nếu có một sản phẩm bị lỗi không? Họ có biết cách giải quyết tranh chấp của khách hàng không?

- Khả năng tự đánh giá: Một số doanh nghiệp nên cung cấp cho nhân viên một bảng đánh giá để họ có thể tự điền vào. Nhân viên có thể cung cấp một cái nhìn sâu sắc về chất lượng công việc và khả năng đạt được mục tiêu của họ. Đây cũng là một cách tốt để hiểu những gì nhân viên coi là điểm yếu và điểm mạnh của chính bản thân.

- Phát triển trong công việc: Dựa vào kết quả KPI qua mỗi kỳ đánh giá, nhà quản lý có thể xác định được khả năng phát triển của nhân viên trong tương lai. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng nên đưa ra những lời khuyên dưới góc nhìn quản trị để định hướng nhân viên phát triển tốt hơn.

>> Xem thêm: Bài toán khó về cách quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

7 bước để đánh giá và cải thiện hiệu suất của nhân viên

1. Lên lịch đánh giá nhân viên thường xuyên

Nhân viên muốn biết họ đang thể hiện như thế nào nào một cách thường xuyên, không chỉ bất cứ khi nào bạn nhớ đến việc đó. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải lên lịch đánh giá hiệu suất liên tục, đều đặn.

Bạn có thể thực hiện các đánh giá này hàng tháng, hàng quý, 6 tháng hoặc hàng năm. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng: Phản hồi nhất quán sẽ giúp việc cải thiện diễn ra nhanh chóng hơn nhiều.

2. Tạo Đánh giá Tiêu chuẩn

Bạn sẽ muốn mỗi nhân viên nhận được đánh giá tiêu chuẩn như nhau để có một nhìn nhận bình đẳng cho tất cả. Để làm được điều này, hãy xem lại các tiêu chí đánh giá nhân viên đã đề cập ở phần 1.

3. Lưu lại các thành tích của nhân viên

Để thực hiện đánh giá hiệu quả, bạn cần có các ghi chú và bằng chứng đáng tin cậy để đưa ra. Điều đó có nghĩa là phải lưu giữ hồ sơ về từng nhân viên với các mốc đạt được và thất bại xảy ra trong năm.

Hãy dành thời gian để ghi lại những thành tích chính của nhân viên, các mục tiêu đã đạt được, quá trình đào tạo đã hoàn thành, nhận xét tích cực của khách hàng, tác phong và thời gian đi làm, cũng như bất kỳ biện pháp kỷ luật đã được thực hiện là điều cần thiết.

Với mọi thứ bạn phải nhớ hàng ngày, thật khó để theo dõi nhân viên bằng giấy tờ hay excel, nên việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là điều cần thiết.

4. Tiến hành Đánh giá trực tiếp

Để đánh giá nhân viên đạt hiệu quả cao, bạn nên gặp mặt trực tiếp với nhân viên ít nhất 15 phút. Điều này giúp đảm bảo có đủ thời gian để hoàn thành tất cả các mục trong biểu mẫu đánh giá và dành thời gian cho cuộc trò chuyện khi kết thúc.

5. Đưa ra phản hồi

Có khả năng là sau khi kết thúc đánh giá, bạn cần chia sẻ cả phản hồi tích cực và tiêu cực cho các thành viên trong nhóm, đây là thông tin họ cần để thực sự cải thiện và phát triển trong công việc.

Để làm cho bước này hiệu quả nhất, hãy nhớ nói rõ ràng, tập trung vào các vấn đề cụ thể, chia sẻ những quan sát cụ thể và luôn cung cấp những phương pháp hữu ích cho nhân viên cải thiện.

Kết thúc buổi đánh giá bằng cách khen ngợi nhân viên về những điều họ đã làm tốt. Tập trung vào những thành tựu cụ thể hơn là những nhận xét chung chung như “hãy tiếp tục công việc tốt”. (69% nhân viên nói rằng họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn nếu họ cảm thấy nỗ lực của họ được công nhận)

6. Lên lịch đào tạo liên tục

Khi bạn đã xác định được những điều mà mỗi nhân viên cần cải thiện, thì phải lên lịch đào tạo. Việc đào tạo không chỉ giúp phát triển nhân viên mà còn giúp nhân viên tự tin hơn về kỹ năng và khả năng của mình.

7. Khen thưởng

Nếu nhóm của bạn đã đạt được một cột mốc quan trọng hoặc hoạt động đặc biệt tốt trong khoảng thời gian này, hãy nghĩ đến việc đưa ra một số phần thưởng kỷ niệm không quá tốn kém.

Vì sao nên sử dụng phần mềm đánh giá nhân viên?

🔺Những nhược điểm khi đánh giá nhân viên theo kiểu truyền thống

Mặc dù là việc làm quan trọng và cần thực hiện định kỳ, thế nhưng đánh giá nhân viên theo kiểu truyền thống, tức là chỉ đánh giá một chiều từ nhà quản lý xuống nhân viên, xuất hiện rất nhiều vấn đề.

Một trong những vấn đề phổ biến đối với kiểu đánh giá này là mang tính chủ quan của nhà quản lý. Ngoài ra, nhiều nhà quản lý do tính chất công việc nên không sâu sát nhân viên, từ đó dẫn đến việc không nhắc nhở thường xuyên nhưng đột ngột đánh giá kém vào cuối kỳ. Trong trường hợp nhà quản lý hoặc nhân viên đi công tác, việc đánh giá có thể bị trì hoãn.

Đánh giá nhân viên theo kiểu truyền thống có thể gây ra tình trạng chủ quan, thiếu minh bạch.

🔺Các ưu điểm tuyệt vời của các phần mềm đánh giá nhân viên

Ngày nay có rất nhiều phần mềm đánh giá nhân viên với các ưu điểm riêng. Tuy nhiên dưới đây là các điểm tuyệt vời khi bạn chọn được phần mềm đánh giá nhân viên chất lượng:

Giúp làm cho các nhà quản lý hoàn thành và đưa ra các đánh giá định kỳ dễ dàng và nhanh hơn.
Cung cấp cho các nhà quản lý một bức tranh đầy đủ hơn về các điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên.
Giúp người quản lý và nhà tuyển dụng dễ dàng gửi phản hồi cho nhân viên từ bất kỳ địa điểm nào.
Hiểu rõ hơn về nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên thông qua đánh giá từ chính người quản lý, đồng nghiệp và khách hàng.

Hệ thống KPI Tanca - Tiện lợi, linh hoạt, chính xác

Tanca là một trong những phần mềm quản lý nhân sự được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất hiện nay. Trong đó, hệ thống KPI là tính năng rất được yêu thích và đánh giá cao từ phía những khách hàng đang sử dụng.

Bạn có thể làm gì với hệ thống KPI Tanca?

Thiết lập hệ thống các tiêu chí đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp.
Định lượng, đo lường được chính xác bằng con số hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công việc.
Theo dõi KPI cá nhân đơn giản và dễ dàng bằng tài khoản riêng.
Quản trị KPI và báo cáo trực tuyến.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống KPI Tanca?

Không chỉ tạo ra tính minh bạch giữa nhân viên tham gia đánh giá và người đánh giá, quản lý còn có thể sâu sát tình hình của nhân viên ở bất kỳ đâu. Từ đó, cập nhật nhanh chóng các ưu, khuyết điểm hoặc các vấn đề mà nhân viên đang gặp hiện tại để đưa ra hướng xử lý nhanh chóng, tránh được việc kết quả công việc bị ảnh hưởng.

>> Xem thêm: Tính năng KPIs đo lường hiệu suất công việc

Quản lý và nhân viên có thể xem kết quả đánh giá ở bất kỳ đâu.

Việc xây dựng và quản lý các tiêu chí đánh giá nhân viên không hề dễ dàng gì dù là với doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Vì thế, các phần mềm đánh giá nhân viên đóng vai trò rất lớn trong việc giúp người quản lý có những kết quả chính xác, minh bạch và hiệu quả hơn.