Ngày cập nhật 01/05/2022

Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Để duy trì cạnh tranh trong môi trường kinh doanh, mọi doanh nghiệp cần một phương pháp độc lập và hiệu quả để lưu trữ và truy cập thông tin. ERP giúp bạn tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban.

Thông thường các doanh nghiệp thường nói là họ đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ đang triển khai một hai module nào đó. Sự kết hợp này lại khá lỏng lẻo và chắp vá.

Vậy, thực sự hệ thống ERP được hiểu đúng như thế nào? Và làm thế nào để ứng dụng hệ thống đó vào doanh nghiệp?,... Hãy cùng đọc bài viết sau của Tanca nhé!

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp

ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Do đó, Phần mềm ERP là một mô hình công nghệ tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module trong một gói phần mềm duy nhất. Nó sẽ liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị toàn diện đầu vào, đầu ra, tới lập kế hoạch, thống kê, kiểm soát các nghiệp vụ về sản xuất, tài chính, nhân sự…

Bạn có thể hiểu đơn giản như thế này: Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính, phần mềm để xử lý công việc riêng của mình. Phần mềm ERP sẽ kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ đó vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. 

Với phần mềm ERP tốt có sẵn, nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng quản lý điều hành, tự động hóa và đơn giản hóa các công việc tẻ nhạt, giúp người lao động trở nên hiệu suất hơn và thành công trong vai trò của họ.

Xem thêm: Data Driven là gì? Cách ứng dụng vào trong doanh nghiệp

Hệ thống ERP là gì?

Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi. Hệ thống ERP phù hợp có thể giúp bạn thu thập và lưu trữ dữ liệu vào một nơi từ các lĩnh vực, cụ thể như:

- Tài chính và Kế toán

- Nhân sự

- Quản lý quan hệ khách hàng

- Quản lý sản xuất

- Kinh doanh thông minh

- Quản lý kho hàng

- Quản lý hàng tồn kho

- Quản lý chuỗi cung ứng

- Điểm bán hàng (POS)

- Thương mại điện tử

Hiện nay, có 2 loại triển khai chính cho hệ thống ERP là: Trên đám mây và Tại chỗ.

- Hệ thống ERP tại chỗ được triển khai cục bộ trên phần cứng và máy chủ, đồng thời được quản lý bởi nhân viên công nghệ của bạn. Các doanh nghiệp chọn cách triển khai này muốn tự quản lý hơn và đã sở hữu hệ thống và nhân sự công nghệ mạnh.

- Hệ thống ERP đám mây có giao diện và hoạt động giống với ERP truyền thống. Khác biệt duy nhất là cách triển khai, thay vì lưu trữ máy chủ và phần cứng lưu trữ tại chỗ, nhà cung cấp hệ thống ERP cho bạn sẽ lưu trữ giúp bạn. Để truy cập vào hệ thống ERP, bạn chỉ cần đăng nhập vào trang web được lưu trữ trực tuyến (trong đám mây). Sử dụng giải pháp này thường giúp cho doanh nghiệp giảm chi phí sở hữu, dễ sử dụng và  linh hoạt trong cấu hình.

Xem thêm: Workflow là gì? 7 bước để xây dựng workflow hiệu quả

Ưu điểm khi áp dụng hệ thống ERP

1. Giúp kiểm soát đầy đủ thông tin

Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thông tin được tổng hợp lại ở một nơi - một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp.

Ví dụ: Nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, nhân viên đó sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng, lượng hàng tồn kho và lịch trình giao hàng,...). Nếu bạn muốn kiểm tra xem quy trình thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Khách hàng thì sẽ được nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia.

2. Nâng cao hiệu quả công việc

Giải pháp ERP tích hợp các quy trình quản lý khép kín, đồng thời cho phép cài đặt tự động hóa tối đa tác nghiệp nâng cao từ đó giảm thiểu thời gian nhập liệu, rút ngắn quy trình tác nghiệp giữa các phòng ban từ đó giảm sức lao động và nâng cao hiệu suất.

Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm.

3. Hạn chế sai sót

Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy.

4. Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

Một chuyên gia về quản lý doanh nghiệp của tập đoàn PwC cho rằng nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP.

5. Giảm chi phí quản lý và điều hành

Chi phí hoạt động là một trong những vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bằng cách thống nhất các luồng dữ liệu, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, hạn chế tối đa các đầu việc thủ công, nhờ đó có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai.

Xem thêm: Kanban là gì? Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

Các bước để chọn đúng giải pháp ERP

Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp ERP, sau đây là 8 bước đơn giản để chọn hệ thống ERP thành công:

Bước 1: Đánh giá. Các thành viên ban lãnh đạo cần họp và trao đổi sơ bộ về ERP. Đảm bảo mọi người hiểu rõ cách bạn đánh giá nhà cung cấp.

Bước 2: Tạo bản đánh giá. Xem xét lại doanh nghiệp và hoạt động của bạn để xác định lĩnh vực nào hoạt động tốt, thách thức bạn đang gặp phải và những gì bạn cho rằng cần có để thay đổi hoặc cải tiến.

Bước 3: Thiết lập tiêu chuẩn. Phát triển một tiêu chuẩn để sử dụng khi đánh giá nhà cung cấp. Tiêu chuẩn có thể bao gồm các tính năng, giá, nền tảng và mọi thứ mà nhóm của bạn cho rằng quan trọng khi đánh giá.

Bước 4: Lên lịch tư vấn. Lên lịch cuộc gọi điện thoại, cuộc họp trực tiếp hoặc bản giới thiệu trực tuyến với đại diện bán hàng và chuyên gia sản phẩm tại nhà cung cấp mà bạn đang xem xét. Tìm hiểu ấn tượng đầu tiên về từng công ty và thử ghi lại những khác biệt giữa nhà cung cấp mà bạn trao đổi.

Bước 5: Tạo danh sách rút gọn. Thu hẹp danh sách xuống còn 2-3 ứng viên mà bạn muốn tiếp tục.

Bước 6: Liên hệ. Liên hệ với nhà cung cấp trên danh sách rút gọn và lên lịch cuộc gọi tiếp theo để tìm hiểu thêm về cách sản phẩm của họ có thể giúp doanh nghiệp của bạn.

Bước 7: Chuẩn bị các câu hỏi để xác định quan ngại của bạn. Chuẩn bị các câu hỏi cụ thể mà bạn muốn mỗi nhà cung cấp giải quyết trong cuộc gọi tiếp theo.

Bước 8: Kiểm tra tham chiếu nhà cung cấp. Trao đổi với các công ty khác đã triển khai hệ thống ERP từ nhà cung cấp mà bạn đang xem xét. Tìm hiểu những gì họ thích, những gì họ không thích, những gì họ không mong muốn, nếu họ thực sự đề xuất nhà cung cấp mà bạn đang đặt câu hỏi,... Thu thập nhiều thông tin nhất có thể từ họ để bạn có thể đưa ra quyết định cuối cùng. Sau khi bạn chọn nhà cung cấp ERP cho doanh nghiệp và nhu cầu của mình, hãy dành thời gian tìm hiểu toàn bộ dự án, từ khi bắt đầu đến kết thúc. 

Cách triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp 

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp hệ thống ERP phù hợp, đây là lúc để bạn triển khai cho doanh nghiệp. Triển khai ERP thất bại sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp về nhiều mặt khác nhau. Vì thế, để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau để có thể thực hiện triển khai đạt hiệu quả nhất:

- Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp: Đầu tiên là đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ những khó khăn có thể xảy ra trong quá trình triển khai hệ thống ERP để triển khai bị lệch hướng. 

- Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp. Đây là điều quan trọng mà doanh nghiệp phải lưu ý. Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

- Di chuyển dữ liệu cẩn thận. Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất của ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không cần thiết.

- Vận hành thử hệ thống. Điều quan trọng là hệ thống ERP phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

- Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên. 56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp. Do đó, quá trình này vô cùng quan trọng. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online.

>>> Xem thêm:

7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất

Top 7 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và nổi tiếng

7 phần mềm chấm công miễn phí hàng đầu

Thảo luận & hỏi đáp

Có thể bạn quan tâm