Sử dụng các phần mềm ERP vào quy trình hoạt động hiện đang là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp. ERP system đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Ứng dụng ERP giúp củng cố nguồn lực và nâng cao hiệu suất kinh doanh và sản xuất.

Trong bài viết dưới đây, Tanca sẽ chia sẻ đến quý bạn đọc những kiến thức cần biết khái niệm ERP là gì? Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm ERP?...Cùng theo dõi ngay nhé!

Phần mềm ERP là gì?

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning. Ý nghĩa cụ thể như sau:

Enterprise: Doanh nghiệp sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo các thông lệ tốt nhất.
Resource: Một nguồn lực trong doanh nghiệp. Các tài sản tồn tại hoặc liên quan đến công ty có sẵn hoặc các giá trị được tạo ra hàng ngày. Theo đó nhân sự cũng được coi là một nguồn lực quan trọng của công ty.
Planning: Là việc lập kế hoạch, toán thuế, nhân viên các phòng ban tương tác để giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này gây tác động đến toàn bộ nguồn lực của công ty.

Như vậy, ERP là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập, lưu trữ, phân tích diễn giải dữ liệu.

Một bộ phận tổng hợp bao gồm nhiều công cụ: lập kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, quản lý hàng tồn kho, kế toán phù hợp với các công ty lớn.

Tóm lại phần mềm ERP là gì? Đó là một hệ thống tập hợp các ứng dụng khác nhau giúp nhân viên và người vận hành xây dựng một quy trình tiêu chuẩn tương tác trên cơ sở các nguồn lực của doanh nghiệp. Nhờ đó, nguồn lực của doanh nghiệp được quản lý toàn diện từ A đến Z. Khi hệ thống nguồn lực phát triển, sức mạnh doanh nghiệp sẽ tăng lên.

Xem thêm: Văn phòng điện tử là gì?

Chức năng của phần mềm ERP

Một số chức năng vượt trội không thể bỏ qua của các phần mềm ERP bao gồm:

Phần mềm ERP hợp nhất tất cả các quy trình sản xuất, kinh doanh và quản trị trong doanh nghiệp thành một hệ thống rõ ràng, có trật tự.
Các bộ phận trong doanh nghiệp đã triển khai ERP đều liên kết với nhau nên mọi vấn đề trao đổi thông tin, hợp tác rất dễ dàng.
Nhờ có các ứng dụng ERP, mọi kế hoạch đều được thể hiện chi tiết. Vì vậy, người lao động cần xác định đúng đắn nhiệm vụ của mình để áp dụng vào kế hoạch đã đặt ra một cách hiệu quả.
Là giải pháp quản trị giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn chứ không phải thay thế hoàn toàn nhân viên. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định quan điểm rõ ràng trước khi quyết định đầu tư.

Xem thêm: Top 16 App sắp xếp công việc miễn phí

Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP

Quản lý thông tin tài chính và kế toán

Trong doanh nghiệp, bộ phận tài chính - kế toán sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp và nhập số liệu từ các bộ phận điều hành. Do thao tác còn thủ công nên không tránh khỏi sai sót. Nếu doanh nghiệp sở hữu phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, mọi công việc này sẽ được đơn giản hóa một cách đáng kể.

Cụ thể, các con số chỉ cần nhập một lần, ngay khi có sự thay đổi dữ liệu ở bộ phận nào, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh cho bạn sao cho chính xác và thống nhất.

Nhờ hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể tổng hợp dữ liệu liên tục hàng ngày mà không cần đợi đến cuối kỳ. Công cụ hỗ trợ quá trình tính toán một cách nhanh chóng và triệt để. Bên cạnh đó, bạn sẽ được cung cấp báo cáo tài chính đầy đủ bất cứ khi nào lãnh đạo cần gấp.

Tăng tốc độ làm việc và năng suất

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì càng có nhiều bước công việc, đồng thời hệ thống truyền tải thông tin cũng phức tạp và phức tạp hơn. Vì vậy, trong mọi hoạt động xử lý dữ liệu hàng ngày, cần đảm bảo hai yếu tố: Xác định dữ liệu đang đi đến đâu và có chướng ngại vật cản đường nào không.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ giúp bạn chuyển toàn bộ hồ sơ dưới dạng văn bản và gửi đi với tốc độ nhanh nhất. Tất cả thông tin và dữ liệu đều được đồng bộ trên hệ thống. Doanh nghiệp nhờ đó tăng năng suất tối đa và thể hiện tính chuyên nghiệp.

Hỗ trợ quản lý và giám sát nhân viên dễ dàng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ dễ dàng thông qua chức năng theo dõi (Audit track). Nguồn gốc của các mục đã nhập cũng như người thực hiện quy trình sẽ nhanh chóng được tìm thấy thông qua tính năng này.

Quá trình giám sát từng công đoạn làm việc cũng được thực hiện đơn giản nhờ cài đặt phần mềm ERP. Nhà quản trị có thể quản lý công việc từ xa, cụ thể: Theo dõi năng suất làm việc của từng nhân viên, số lượng hàng hóa bán ra, doanh thu hàng ngày…

Bên cạnh đó, tính năng phân tích dữ liệu tự động sẽ giúp cấp trên nắm bắt tình hình nhanh chóng để đưa ra giải pháp cải tiến kịp thời.

Xây dựng mạng lưới nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP hỗ trợ giao tiếp giữa các bộ phận, nhân viên trong cùng một hệ thống. Các tính năng như chat, gọi điện, cập nhật trạng thái hàng ngày… tương tự như sử dụng mạng xã hội nội bộ.

Hạn chế sai dữ liệu khi nhiều người nhập cùng lúc

Trong quá trình nhiều người cùng lúc nhập nhiều dữ liệu sẽ không tránh khỏi trường hợp nhầm lẫn thông tin. Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc tính toán và tổng hợp số liệu, ảnh hưởng đến tiến độ công việc, giảm tính minh bạch trên sổ sách.

Tuy nhiên, ERP sẽ giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề trên thông qua việc sao lưu bản gốc một cách triệt để và chính xác.

Quản lý hàng tồn kho tối ưu

Việc kiểm kê hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào nếu làm thủ công sẽ rất mất thời gian và công sức. Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách tự động và đơn giản hóa các quy trình.

Bạn sẽ dễ dàng nắm bắt thông tin sản phẩm như: địa điểm, mã hàng, thời gian nhập, số lượng, hạn sử dụng… từ đó có chính sách điều chỉnh hàng hóa hợp lý, hạn chế lãng phí, thất thoát.

Quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm ERP có linh hoạt không? Như bạn cũng biết lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được là từ khách hàng. Vì vậy, các hoạt động hỗ trợ, chăm sóc khách hàng 24/24 một cách linh hoạt cần được đặc biệt chú trọng.

Điều này nhằm “giữ chân” họ tiếp tục sử dụng dịch vụ cũng như mua sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp. Đồng thời, thương hiệu của bạn sẽ được biết đến rộng rãi hơn.

Phần mềm ERP giúp quản lý tốt thông tin khách hàng bằng cách lưu trữ đầy đủ: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, tuổi, sản phẩm đã mua.... Từ đó, công ty dễ dàng đưa ra các phương án chăm sóc và dịch vụ hiệu quả nhất, chiếm được sự tin tưởng và yêu mến của khách hàng.

Xem thêm: Lợi ích và cách sử dụng phần mềm SAP

Một số hạn chế của phần mềm ERP

Cùng với những lợi ích mang lại, ERP vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế mà các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định đưa vào vận hành. Như sau:

Các khoản chi không cần thiết

Phần mềm ERP không thể tách rời từng quy trình làm việc mà luôn vận hành cả hệ thống một cách cố định. Điều này rất bất tiện cho các doanh nghiệp chỉ muốn sử dụng một số phân hệ trong đó.

Thông thường, khi mua cả gói sẽ tốn rất nhiều (ít nhất 30.000 USD) chưa kể cấu trúc phần mềm rất nặng và cồng kềnh, xóa mãi không được mà vẫn tồn tại trong máy gây ra nhiều sự cố. vấn đề bất cập.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp đã có phần mềm đặc thù và muốn sở hữu thêm ERP thì sẽ khó kết nối dữ liệu và quy trình làm việc với hệ thống mới. Tất cả phụ thuộc vào lập trình ERP sẽ gây ra nhiều khó khăn và phiền phức.

Tốc độ xử lý chậm, sử dụng nhiều lao động

Điều quan trọng nhất để quyết định chất lượng công việc của một ngày phụ thuộc vào tốc độ xử lý của phần mềm. Tuy nhiên, ERP không thể đáp ứng được hai tiêu chí này và khiến quá trình vận hành hàng ngày trở nên chậm chạp, mất nhiều thời gian và công sức.

Khi đã tích hợp đầy đủ các tính năng rườm rà của hệ thống ERP, bạn cần trang bị một máy chủ có cấu hình hiệu suất cao và hệ thống mạng mạnh mẽ. Để đáp ứng điều này, tất cả dữ liệu kinh doanh mới đều được bảo mật và sao lưu cẩn thận.

Bên cạnh đó, nhân viên cũng rất lo ngại về sự thay đổi đột ngột trong cách làm việc khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng ERP.

Gia tăng rủi ro trong sản xuất kinh doanh

Nhược điểm dễ thấy nhất của phần mềm ERP là hệ thống sẽ ngay lập tức bị nghẽn và dừng mọi công đoạn làm việc nếu phát sinh các vấn đề như: kết nối mạng kém, dung lượng dữ liệu quá lớn, bị virus xâm nhập.

Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của cả doanh nghiệp cũng như hiệu quả làm việc. Nếu tiếp tục sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ rơi vào trạng thái “bế tắc” trong một thời gian dài.

Không áp dụng cho các doanh nghiệp triển khai công việc từ xa

Với tình hình dịch Covid-19 như hiện nay, việc kiểm soát mọi hoạt động từ xa là hoàn toàn cần thiết. Tuy nhiên, ERP không thể làm được điều này, doanh nghiệp gần như phụ thuộc vào hệ thống khi nó được đặt thường trực tại văn phòng của công ty.

Nhân viên sẽ không chủ động trong công việc, quá trình xử lý dữ liệu bị gián đoạn và không thể sửa chữa. Tất cả những bất cập này sẽ khiến công việc kinh doanh xuống dốc trầm trọng.

Khó nâng cấp và cải tiến khi doanh nghiệp thay đổi

Thực tế đánh giá phần mềm ERP chỉ mạnh ở lĩnh vực kế toán - tài chính, còn lại các phân hệ khác hoạt động không hiệu quả. Một vấn đề lớn nữa là hệ thống không theo kịp xu hướng công nghệ 4.0 hiện đại ngày nay.

Nếu có giải pháp cho doanh nghiệp lúc này là tạm nghỉ để cài đặt và lập trình lại toàn bộ. Nhược điểm lớn tiếp theo khi sử dụng ERP là đơn vị sản xuất không thể đáp ứng hỗ trợ cập nhật và nâng cấp ngay khi doanh nghiệp cần.

Bạn phải tự tìm cách quản lý sẽ rất mất thời gian và công sức. Thay vào đó, các nhà cung cấp phần mềm chuyên dụng có thể làm điều này.

Xem thêm: Trello là gì?

Phân loại các phần mềm ERP hiện nay

Phần mềm ERP có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Tùy theo nhà cung cấp mà có thể chia phần mềm ERP thành phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài.

Phần mềm nước ngoài

Được cung cấp bởi các nhà phát triển nước ngoài, chẳng hạn như SAP, Oracle…

Ưu điểm

Chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm.
Ứng dụng công nghệ tiên tiến.
Quy trình được tiêu chuẩn hóa cao.

Hạn chế

Chi phí rất cao.
Tùy biến không linh hoạt.
Khả năng tương thích kém với các chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Phần mềm trong nước

Đây là sản phẩm của các công ty công nghệ trong nước.

Ưu điểm

Tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam, cập nhật nhanh chóng các quy định của Nhà nước.
Chi phí rẻ hơn.
Khả năng tùy biến cao phù hợp với nhu cầu kinh doanh cá nhân.

Hạn chế

Tiêu chuẩn hóa thấp hơn so với phần mềm nước ngoài.
Khó đáp ứng các hệ thống có độ phức tạp cao, hệ điều hành quá lớn.

Giải pháp thay thế ERP - phần mềm quản trị Tanca

Nhân sự cũng là một nguồn lực được định nghĩa trong khái niệm ERP, đây là yếu tố cốt lõi quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tích hợp công nghệ vào quy trình quản trị nhân sự cũng là một điều nên làm.

Hiện nay có rất nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ tìm đến các phần mềm chuyên biệt nhằm làm giải pháp thay thế cho phần mềm ERP. Với nhiều ưu điểm về chi phí, giao diện và thời gian setup, hệ thống linh hoạt và ứng dụng công nghệ tiên tiến.

Phần mềm Tanca với các tính năng chính bao gồm chấm công, tính lượng và quản lý nhân sự sẽ giúp tối ưu các hoạt động quản trị nhân sự. Đây sẽ là một giải pháp tuyệt vời, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự. Cụ thể, các tính năng của Tanca bao gồm:

Quản lý chấm công

Thông qua các công cụ tiên tiến như GPS, wifi và hình ảnh thực tế, bạn có thể biết được chi tiết việc ra / vào của nhân viên. Ứng dụng này giúp bạn thay thế sổ chấm công truyền thống giúp việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Quản lý vị trí của nhân viên trên bản đồ

Với hệ thống định vị nhân viên, bạn sẽ không cần lo lắng về việc nhân viên “chui” khi làm việc bên ngoài công ty. Chức năng quản lý vị trí sẽ dựa vào vị trí GPS của nhân viên để hiển thị vị trí của họ trên bản đồ. Dựa vào bản đồ này, bạn có thể biết nhân viên của mình đang ở đâu và họ đang làm gì.

Quản lý yêu cầu của nhân viên

Chức năng này sẽ hiển thị các yêu cầu của nhân viên như nghỉ phép, đi làm, chuyển ca,… Các yêu cầu này được tập hợp thành một tập tin giúp bạn dễ dàng điều chỉnh, phê duyệt hoặc thay đổi.

Sắp xếp lịch làm việc

Nhân viên của bạn có thể đặt ca trực tuyến bằng ứng dụng. Dựa trên những đăng ký này, bạn có thể sắp xếp lịch làm việc của nhân viên một cách hợp lý nhất.

Phiếu lương chuyên nghiệp

Nếu bạn bận làm việc bên ngoài và không có laptop, đừng lo ứng dụng còn có chức năng tạo phiếu lương chuyên nghiệp hiển thị rõ ràng như sử dụng Excel.

XEM NGAY:

Trên đây là tất cả những thông tin cần biết về các phần mềm ERP cũng như vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên của Tanca sẽ cung cấp cho bạn nhiều kiến thức bổ ích.