SAP là gì mà lại được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến đến vậy? Sử dụng ứng dụng SAP sẽ mang lại lợi ích gì cho việc quản lý của doanh nghiệp? Mời bạn theo dõi bài viết sau đây của Tanca để tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên và biết được cách sử dụng phần mềm SAP erp system để quản lý nghiệp vụ doanh nghiệp.
SAP là gì? SAP là viết tắt của từ gì?
SAP là viết tắt của cụm từ System Application Programing và nó là phần mềm của Đức được nhiều công ty trên thế giới sử dụng.
Công ty SAP có trụ sở tại Waldorf, Cộng hòa Liên bang Đức. Công ty này còn có hai trụ sở chính tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh - hai thành phố “đầu não” của Việt Nam.. Trụ sở của SAP Châu Á đặt tại Singapore.
Tính nên năm 2018, SAP đã phục vụ hơn 400.000 khách hàng trên 180 quốc gia trên thế giới. Phần mềm SAP Erp rất được các doanh nghiệp vừa và nhỏ yêu thích, chiếm 80% tổng số khách hàng của SAP. Nhờ sản phẩm này mà doanh thu của SAP đã thu về khoản lợi nhuận rất lớn.
Kim ngạch thương mại trong năm 2017 là khoảng 27,4 tỷ đô. Vinh dự được tạp chí Forbes bình chọn, đứng thứ 12 trong danh sách các doanh nghiệp lớn nhất thế giới.
Xem thêm: Phần mềm Asana là gì?
SAP là phần mềm gì?
Phần mềm SAP còn có tên đầy đủ là SAP ERP (Enterprise Resource Planning). Nó là một phần mềm giúp hoạch định kế hoạch kinh doanh được phát triển bởi công ty SAP của Đức. Nó được tung ra thị trường lần đầu tiên vào năm 2006.
Phần mềm SAP liên tục được nâng cấp và phát triển các phiên bản chất lượng mới. Ngoài ra, SAP còn cung cấp cho người tiêu dùng nhiều phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống vận hành doanh nghiệp. Ngày nay, phần mềm lập kế hoạch kinh doanh SAP ERP được rất nhiều doanh nghiệp trên khắp các quốc gia tin tưởng và sử dụng.
Xem thêm: Phần mềm ERP là gì?
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm SAP
1. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Các doanh nghiệp phải trả một khoản phí khi bắt đầu triển khai phần mềm SAP. Tuy nhiên, SAP giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và quản lý bằng cách thu thập dữ liệu theo thời gian thực, giảm lãng phí và hợp lý hóa thông tin tài chính.
Thông tin này có thể giúp các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhanh hơn. Ví dụ, nắm được số lượng hàng tồn kho để đưa ra phương pháp xử lý tối ưu nhất.
2. Đảm bảo tính minh bạch và tránh SAP chép
Khi tất cả thông tin doanh nghiệp của bạn được chia sẻ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, các bản ghi và nhập dữ liệu trùng lặp không còn là vấn đề nữa. Vì chương trình sẽ tự động báo bằng hệ thống nhật ký hiện tại.
Điều này cải thiện chất lượng của dữ liệu và cho phép bạn dễ dàng truy xuất dữ liệu trong các tình huống khác nhau. Đồng thời, tính minh bạch cũng tăng lên.
Cho dù đó là danh sách sản phẩm, đơn đặt hàng hay thanh toán và lô hàng, thì ứng dụng SAP đều phản ánh và giám sát tất cả hoạt động. Cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về việc thực hiện nhiệm vụ.
3. Cải tiến hiệu suất quản lý
SAP loại bỏ sự trùng lặp và giảm việc nhập dữ liệu thủ công. Điều này không chỉ làm tăng năng suất mà còn giảm lỗi dữ liệu.
SAP giúp tối ưu các quy trình kinh doanh và giúp công ty thu thập thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả. Nhờ tính năng này, nó sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
4. Phân tích và đưa ra dự báo chính xác
SAP loại bỏ nguy cơ dữ liệu kép và cung cấp báo cáo thời gian thực. Nó giúp các doanh nghiệp đánh giá các tình huống tiềm ẩn và báo cáo về hiệu quả hoạt động của họ. Ngoài ra, SAP cung cấp cho người quản lý các báo cáo tổng hợp và dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác.
5. Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
SAP tăng cường tính bảo mật của hệ thống CNTT của công ty. Bảo vệ dữ liệu của công ty khỏi bị đánh cắp do truy cập trái phép vào hệ thống. Tất cả những điều được kết hợp các cấp độ tiếp cận và truy cập ủy quyền khác nhau.
6. Dễ dàng tùy chỉnh
Vì mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu khác nhau nên phần mềm phải đáp ứng được những yêu cầu đó. Điều này cũng là ưu điểm rất lớn của SAP vì nó giúp doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh và thích ứng với nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
7. Cải thiện chất lượng của sản phẩm
SAP là 1 lựa chọn hoàn hảo cho việc kiểm tra, giám sát các hoạt động và hợp lý hóa chất lượng sản phẩm. Phần mềm tự động ghi lại các báo cáo của khách hàng, tính toán hàng tồn kho và cung cấp các báo cáo phân tích giúp doanh nghiệp nắm được chất lượng sản phẩm và các vấn đề cần khắc phục.
Xem thêm: Phần mềm Hanguots là gì?
Cách sử dụng phần mềm SAP cho người mới bắt đầu
Hướng dẫn cách sử dụng danh mục dữ liệu
Danh mục hàng hóa - Item Master Data
Danh mục hàng hóa chịu trách nhiệm lưu trữ những thông tin chính và những thông tin về nghiệp vụ mua, bán cùng với thông tin thẻ kho hàng hóa. Nhờ đó, người dùng sẽ dễ dàng truy xuất được nguồn gốc của mặt hàng, đơn hàng, tình trạng hàng hóa,...
Danh mục bán hàng / Nhà cung cấp - Business Partner Master Data
Tính năng này cho phép người dùng quản lý dữ liệu của nhà cung ứng hoặc khách hàng như số điện thoại, họ tên, mã khách hàng,...Kế toán viên hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ nhờ đó mà thực hiện các công việc chuyên môn dễ dàng hơn.
Hướng dẫn phân hệ mua hàng SAP
Phiếu báo giá - Purchase Quotation
Báo giá theo kiểu truyền thống thường được lập trên Word hoặc Excel, nếu bạn sử dụng SAP thì không cần phải như thế nữa. Bộ phận mua hàng có thể dễ dàng lập báo cáo trên phần mềm SAP một cách dễ dàng, chỉ cần bạn nhập đầy đủ thông tin và ngày báo giá cụ thể là được.
Phiếu yêu cầu mua hàng - Purchase Request
Bộ phận thu mua sẽ dễ dàng tạo phiếu mới hoặc điền vào các dữ liệu cần thiết trên mẫu có sẵn nhờ vào tính năng này. Mọi dữ liệu bạn đều có thể truy xuất, từ đó giúp giảm thiểu thời gian phê duyệt của các bộ phận liên quan.
Ứng dụng phần mềm SAP erp trong các lĩnh vực
SAP giúp doanh nghiệp quản lý rất nhiều nghiệp vụ khác nhau, một cách chính xác và chi tiết. Với các ứng dụng cụ thể như sau:
Quản lý bán hàng
Hoạt động bán hàng được giám sát chặt chẽ, cho phép công ty xem xét doanh thu, ước tính lợi nhuận, xác định cơ hội thông qua bảng chỉ số dịch vụ của hệ thống quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, hợp đồng dịch vụ, quản lý liên hệ và tất cả các tương tác của khách hàng.
Chức năng quản lý mua hàng
Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách quản lý đơn đặt hàng, mức doanh thu, quy mô nhà cung cấp, số dư chưa thanh toán, hệ thống thanh toán và khả năng tính toán giá trị hàng tồn kho.
Quản lý kho
Hệ thống cho phép kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập kho, chính sách giá cả, bạn có thể sử dụng các chỉ số dự báo có sẵn để dự báo nhu cầu ... và kết hợp chặt chẽ với đặt hàng và bán hàng.
Quản lý tài chính
SAP cung cấp khả năng kiểm soát các hoạt động kế toán và tài chính như kế toán, ghi sổ nhật ký và lập ngân sách bằng các công cụ nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, các báo cáo về các hoạt động quản lý tài chính cũng được cung cấp cực kỳ chuẩn xác.
Ai nên sử dụng phần mềm SAP?
Hiện tại, yếu tố quan trọng nhất góp phần vào việc lựa chọn phần mềm trên phạm vi toàn cầu là mức độ phổ biến của thông tin từ cộng đồng người dùng.
Họ là một nhóm người dùng độc lập và không thu lợi nhuận để cung cấp hỗ trợ kiến thức cho các thành viên. Nó cũng thúc đẩy sự tương tác của khách hàng nhiều hơn, mang lại cho tất cả người dùng tiếng nói trong việc ảnh hưởng đến chiến lược SAP và cung cấp cơ hội kết nối hiệu quả.
Đây là một môi trường, nơi nhân viên và người dùng SAP gặp gỡ và chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức và trải nghiệm thực tế.
Hy vọng qua những chia sẻ cũng như lời giải đáp SAP là gì sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm hữu ích này. Để biết thêm nhiều kiến thức về quản lý doanh nghiệp, quản trị nhân lực hiệu quả, hãy thường xuyên theo dõi bài viết của Tanca nhé.
