HRM là quản trị nguồn nhân lực. Và trong thời đại chuyển đổi số ngày ngay, mọi doanh nghiệp đều có xu hướng tìm đến những phần mềm HRM để hỗ trợ và tối ưu hóa trong công việc quản lý nhân sự. Hãy cùng Tanca tìm hiểu kỹ hơn về HRM là gì, cũng như vai trò và tính năng của một phần mềm HRM là gì nhé.
1. Khái niệm về HRM
HRM là viết tắt của cụm từ “Human Resource Management” nghĩa là Quản trị nguồn nhân lực. Từ góc độ các nhiệm vụ cụ thể, quản trị nguồn nhân lực là tất cả các hoạt động của tổ chức nhằm thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về số lượng và chất lượng.
HRM được là một trong những khâu quan trọng, có vị trí trung tâm trong việc thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp, gián tiếp tìm ra và ứng dụng các phương pháp tốt nhất để đóng góp vào mục tiêu của tổ chức thông qua việc phát huy tài năng của con người.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm để hỗ trợ giảm tải các công việc quản lý nhân sự. Vậy, phần mềm HRM về căn bản bao gồm những tính năng gì, tại sao việc sử dụng phần mềm lại quan trọng và làm thế nào để doanh nghiệp có thể chọn được phần mềm HRM chất lượng? Hãy cùng Tanca tìm hiểu qua bài viết này nhé.
2. Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM (Human Resource Management software) là phần mềm nhân sự được thiết kế để quản lý, tối ưu hóa cũng như hỗ trợ các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Phần mềm này giúp người nhân viên và quản lý phát huy hết khả năng trong công việc của họ. Đồng thời, dựa trên kết quả của phần mềm HRM, doanh nghiệp cũng sẽ biết được nên tiếp tục hay thay đổi định hướng mới.
Xem thêm: 7 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và tốt nhất
Ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm HRM trong quản lý.
Đôi khi, phần mềm HRM còn được nhắc đến bằng nhiều tên gọi khác nhau như: hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS), quản lý nguồn nhân lực (HCM) và hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS). Mặc dù vậy, tất cả đều đề cập đến phần mềm mà doanh nghiệp sử dụng để quản lý nhân viên hiệu quả.
Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp
3. Có bao nhiêu loại phần mềm HRM?
Theo FinancesOnline (nền tảng phổ biến cho các đánh giá sản phẩm tài chính và phần mềm SaaS / B2B), dựa vào tính năng phần mềm quản lý nhân sự được phân thành 3 loại chính, bao gồm:
3.1. Phần mềm quản lý nhân sự căn bản
Phần mềm quản lý nhân sự căn bản cung cấp cho doanh nghiệp 3 tính năng chính: Định vị vị trí nhân viên, đánh giá KPI và tính lương. Đây là các tính năng mà doanh nghiệp nào cũng cần và yêu cầu phải có ở mỗi phần mềm tính công lương.
3.2. Hệ thống nhân sự chiến lược
So với phần mềm quản lý nhân sự căn bản, hệ thống quản lý nhân sự chiến lược chú ý nhiều hơn đến việc tuyển dụng. Các hệ thống này thường đi kèm với bộ dụng cụ quản lý đào tạo của doanh nghiệp. Đối tượng sử dụng hệ thống này thường là những doanh nghiệp hoặc các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp.
3.3. Quản lý nhân sự trọn vẹn
Những phần mềm HRM này hỗ trợ lên lịch và giám sát lực lượng lao động của bạn một khi các dữ liệu của nhân viên mới/ thực tập sinh được thêm vào hệ thống. Hệ thống này đánh giá hiệu suất của nhân viên, theo dõi thời gian, chi phí… để có được kết quả tổng quan và chân thực nhất.
Xem thêm: KPI là gì? Phần mềm quản lý KPI tốt nhất hiện nay
Tùy theo nhu cầu mà doanh nghiệp có thể chọn phần mềm HRM phù hợp.
4. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm HRM?
Trong thời đại 4.0, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự ngày càng phổ biến bởi những phần mềm này mang đến rất nhiều lợi ích như:
4.1. Quản lý hồ sơ nhân viên một cách khoa học
Phần mềm HRM có khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân, hợp đồng làm việc cũng như những cam kết giữa người lao động và doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng bức tranh nhân sự tổng thể của doanh nghiệp, dễ dàng tìm kiếm khi cần, quản lý quá trình làm việc của nhân viên một cách khoa học.
4.2. Đơn giản hóa việc chấm công, tính lương
Việc sử dụng phần mềm HRM sẽ giúp bạn quản lý chi tiết từng ca làm việc, làm thêm, nghỉ, nghỉ bù hay việc nghỉ chế độ thai sản của từng nhân viên ở từng phòng ban. Từ đó mà bạn sẽ tránh được tình trạng chấm công thiếu, tính toán sai và bị nhân viên khiếu nại vào mỗi cuối tháng.
Hệ thống tính toán lương tự động, nhanh chóng, chính xác. Kết hợp với việc đánh giá, bảo hiểm đảm bảo đồng bộ, chế độ thưởng, phạt cho nhân viên đảm bảo minh bạch. Vừa tiết kiệm thời gian cho phòng nhân sự vừa đem lại hiệu quả công việc cao hơn trước cho doanh nghiệp.
4.3. Hỗ trợ tuyển dụng online
Việc quản lý tuyển dụng thực sự vô cùng phức tạp với rất nhiều đầu việc liên quan, tiêu tốn phần lớn thời gian của đội ngũ Nhân sự. Phần mềm HRM sẽ giúp việc cho quy trình này chặt chẽ và dễ thực hiện hơn rất nhiều. Thông thường, các phần mềm có thể kết nối với các sàn giao dịch việc làm, website tuyển dụng. Ứng viên chỉ cần đăng ký thông tin, nhấn nút nộp hồ sơ thì các thông tin sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống. Ứng viên cũng có thể truy nhập hệ thống để theo biết được vị trí mình ứng tuyển cần các điều kiện chi tiết như thế nào và theo dõi thông tin.
4.4. Giúp đưa ra các quyết định đúng đắn về nhân sự
Phần mềm sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan, thực tế vào hoạt động của doanh nghiệp, tình trạng nguồn nhân lực nhanh chóng thông qua hệ thống báo cáo quản trị và phân tích có chiều sâu, trực quan sinh động thay vì báo cáo thống kê dạng dữ liệu để kịp thời đưa ra các quyết định điều hành.
4.5. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Việc số hóa toàn bộ dữ liệu nhân sự trên phần mềm HRM cho phép nhân viên chủ động theo dõi tất tần tật những dữ liệu cá nhân thông qua một tài khoản của riêng họ. Cho nên họ không cần cảm thấy thắc mắc xem công ty có thực sự đóng bảo hiểm cho họ không, các điều khoản hợp đồng ra sao, tiền lương, chế độ như thế nào nữa.
Bạn sẽ không phải đau đầu khi suốt ngày giải quyết những câu hỏi, khiếu nại cho hàng trăm nhân viên. Bên cạnh đó, các thành viên của phỏng nhân sự sẽ được giảm tải rất nhiều công việc hành chính để có thời gian tập trung vào phát triển những chiến lược mới cho công ty.
Phần mềm nhân sự mang đến rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp.
5. Làm thế nào để chọn được phần mềm HRM chất lượng?
Đầu tiên, để chọn được phần mềm quản lý nhân sự chất lượng, bạn cần xác định những tính năng mà bạn mong muốn ở phần mềm. Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm khác nhau, ví dụ một số phần mềm cung cấp tính năng phân tích - báo cáo, một số khác lại cung cấp thêm tính năng lập kế hoạch nhân viên. Vì thế, tùy theo thực trạng hiện tại của doanh nghiệp, bạn nên chọn loại phần mềm phù hợp.
Ngoài ra, khi lựa chọn phần mềm HRM, bạn nên ưu tiên những sản phẩm có các điểm sau:
- Có khả năng tùy biến và mở rộng, có thể vận hành mượt mà kể cả khi số lượng lao động của doanh nghiệp ngày càng tăng.
- Dễ sử dụng. Thay vì quản lý qua các sheet Excel, nhà quản lý sử dụng phần mềm lưu trữ, tra cứu, kiểm tra và chỉnh sửa thông tin của toàn bộ nhân sự ngay trên phần mềm một cách dễ dàng.
- Chi phí phù hợp với thực trạng và nhu cầu của doanh nghiệp.
- Được hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành nếu xảy ra vấn đề.
- Có thể tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau.
- Độ bảo mật cao.
Mỗi phần mềm HRM đều có các ưu điểm riêng biệt.
Những lợi ích tuyệt vời của phần mềm Tanca
Tanca là một trong những phần mềm HRM được ưa chuộng nhất hiện nay. Bên cạnh xây dựng theo mô hình Cloud (trực tuyến), sử dụng công nghệ IOT (kết nối vạn vật), Tanca còn là phần mềm nhân sự đầu tiên ứng dụng chấm công bằng điện thoại tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) trong nhận diện khuôn mặt. Đây là công nghệ này giúp phần mềm nhận diện ra nhân viên khi chấm công thông qua điện thoại và cả camera quan sát tại doanh nghiệp.
Tanca cung cấp đa dạng các tính năng cho doanh nghiệp như:
- Chấm công trực tuyến.
- Tính lương tự động.
- Báo cáo thông minh.
- Số hóa giấy tờ.
- Quản lý Nhân sự.
- Ca làm - Lịch công.
- Hệ thống KPI.
- Định vị vị trí nhân viên.
- Quản lý Tài sản.
- Quản lý Truyền thông.
- Hệ thống Tuyển dụng ATS.
Với những tính năng này, việc quản lý nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ hiểu hơn về cách thức quản lý nhân sự trong doanh nghiệp mình và tối ưu để nâng cao năng suất làm việc của nhân viên tốt hơn.
Phần mềm HRM là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại. Thông qua các phần mềm này, các công việc nhân sự sẽ được giảm thiểu đáng kể và tối ưu một cách tối đa. Ngay hôm nay, hãy dùng thử phiên bản quản lý nhân sự Tanca miễn phí để trải nghiệm những lợi ích tuyệt vời của sản phẩm.
>>> Xem thêm:
Review 10 phần mềm tính lương tốt nhất mà bạn không thể bỏ qua
Chấm công bằng Camera AI là gì? Hướng dẫn ứng dụng chi tiết từ A đến Z
Review 4 phần mềm chấm công nhận diện gương mặt tốt nhất hiện nay
