Nhân sự là gì? Tất tần tật về các vị trí công việc trong phòng nhân sự

Nhân sự (HR) là gì?

Trong một tổ chức, Nhân sự là bộ phận phụ trách toàn bộ nhân viên và các hoạt động liên quan đến nhân viên. Bên cạnh đó, Nhân sự cũng được coi như một thuật ngữ để mô tả toàn bộ lực lượng lao động của tổ chức. Nên để chúng ta không bị lẫn lộn, Tanca sẽ tập trung sử dụng từ này như là một chức năng trong bài viết.

Vậy, nói một cách đơn giản, bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm chăm sóc tài sản quý giá nhất của công ty - Các nhân viên. Bộ phận nhân sự sẽ đảm bảo rằng nhân viên có đủ công cụ để thực hiện các công việc hàng ngày và bạn cũng cần tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh để thu hút và giữ chân những người có năng lực.

Bộ phận nhân sự cần thực hiện rất nhiều nhiệm vụ, bao gồm tuyển dụng, quản lý quan hệ nhân viên và tạo ra các chính sách của công ty. Trong các công ty nhỏ thì chỉ có một vài nhân sự thực hiện tất cả các nhiệm vụ trên, trong khi ở các công ty lớn hơn, các chuyên gia nhân sự có thể chuyên về một số lĩnh vực nhất định, ví dụ: tìm nguồn cung ứng và tuyển dụng, lương thưởng và phúc lợi, hoạt động nhân sự,...

Xem thêm: Top 12+ phần mềm quản lý nhân sự nên dùng

Các chức năng của phòng nhân sự 

Trong phòng nhân sự sẻ chia ra thành nhiều nhóm. Các nhóm khác nhau sẽ đảm nhận những trách nhiệm khác nhau. Thông thường, chúng ta có thể gom các công việc vào 7 chức năng chính:

• Tuyển dụng ứng viên phù hợp
• Quản lý hiệu suất công việc
• Đào tạo và phát triển
• Lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực
• Lương thưởng và phúc lợi
• Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
• Phân tích và đánh giá dữ liệu

Để hiểu một cách chi tiết các chức năng trên, bạn có thể tham khảo qua bài viết 7 chức năng cơ bản về quản lý nhân sự mà mọi chuyên gia nhân sự cần biết của Tanca

Phòng nhân sự bao gồm những vị trí nào và công việc cụ thể của từng vị trí

Trong hầu hết các trường hợp, đặc biệt là ở các công ty lớn, các chức năng khác nhau được quản lý bởi các vị trí khác nhau trong phòng nhân sự. Dưới đây là danh sách các vị trí nhân sự phổ biến nhất tại các công ty Việt Nam:

1. HR Manager

Trách nhiệm của HR Manager (Giám đốc nhân sự) bao gồm giám sát quá trình tuyển dụng, thiết kế các chính sách nhân sự của công ty và thiết lập các mục tiêu cho phòng nhân sự. Vị trí này cũng sẽ giúp định hình chiến lược thương hiệu nhà tuyển dụng của tổ chức. 

Để thành công trong vai trò này, bạn cần phải biết đến các công việc hành chính nhân sự, bao gồm hệ thống tính lương và hệ thống theo dõi ứng viên; Đảm bảo công ty thu hút, thuê, phát triển và giữ chân những nhân viên có năng lực.

Các công việc mà HR Manager cần thực hiện là:

- Đặt mục tiêu cho nhóm nhân sự và theo dõi tiến độ.

- Thiết kế và thực hiện các chính sách của công ty nhằm thúc đẩy một môi trường làm việc lành mạnh.

- Xây dựng kế hoạch lương thưởng và phúc lợi.

- Hỗ trợ và đề xuất các cải tiến cho toàn bộ quy trình tuyển dụng.

- Tổ chức các sự kiện tuyển dụng nội bộ.

- Thảo luận về con đường phát triển sự nghiệp của nhân viên với người quản lý của nhân viên đó.

- Theo dõi các chỉ số nhân sự (ví dụ: tỷ lệ doanh thu và chi phí mỗi lần thuê). 

- Tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển.

- Đảm bảo bộ phận nhân sự giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của nhân viên một cách kịp thời. 

2. HR Executive

Các trách nhiệm của HR Executive (Chuyên viên Nhân sự) bao gồm việc tạo các chương trình giới thiệu, cập nhật các chính sách Nhân sự và giám sát các quy trình tuyển dụng trong tổ chức. 

Để thành công trong vai trò này, bạn cần có kiến thức chuyên sâu về các bộ phận Nhân sự và kiến thức sâu rộng về luật lao động.

Các công việc mà HR Executive cần thực hiện là:

- Thiết kế các chính sách lương thưởng và phúc lợi.

- Thực hiện các thủ tục đánh giá hiệu suất (ví dụ: đánh giá KPI nhân viên hàng quý / hàng năm).

- Xây dựng các chính sách nhân sự công bằng và đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ.

- Thực hiện tìm nguồn ứng viên, sàng lọc và phỏng vấn hiệu quả.

- Đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển cho tất cả nhân viên.

- Theo dõi ngân sách của bộ phận nhân sự.

- Đóng vai trò là đầu mối liên hệ về các vấn đề pháp luật lao động.

- Quản lý khiếu nại của nhân viên.

- Xem xét công nghệ nhân sự hiện tại và đề xuất phần mềm hiệu quả hơn (bao gồm HRIS và ATS).

- Đo lường tỷ lệ giữ chân nhân viên và tỷ lệ thay thế.

3. Payroll Manager

Payroll Manager sẽ làm việc để đảm bảo chi phí trả lương và thuế của công ty được thanh toán chính xác và đúng hạn. Một phần lớn công việc của vị trí này sẽ là giám sát bộ phận hành chính nhân sự trả lương và phối hợp với các vị trí cấp cao khác của phòng nhân sự. 

Để thành công trong vai trò này, bạn cần là người có khả năng phân tích và có phương pháp, có kinh nghiệm quản lý biên chế và kiến thức sâu sắc về các quy định trả lương. Bên cạnh đó, bạn cần có sự chính trực, tinh thần đồng đội và kỹ năng tổ chức tốt.

Các công việc mà Payroll Manager cần thực hiện là:

- Phát triển hệ thống để xử lý các giao dịch tài khoản trả lương (ví dụ: tiền lương, phúc lợi, khoản khấu trừ, thuế và các khoản thanh toán của bên thứ ba).

- Phối hợp hệ thống chấm công và tính lương.

- Giám sát quá trình xử lý các thay đổi trong bảng lương (ví dụ: thuê mới, chấm dứt, tăng lương) và nâng cấp hệ thống.

- Đảm bảo tuân thủ các luật liên quan và chính sách nội bộ.

- Cộng tác với bộ phận Nhân sự (HR) và kế toán.

- Duy trì hồ sơ chính xác và chuẩn bị báo cáo.

- Giải quyết các vấn đề và trả lời các câu hỏi liên quan đến bảng lương.

4. HR Assistant

Nhiệm vụ của HR Assistant (Trợ lý Nhân sự) liên quan đến một loạt các hoạt động hỗ trợ bên trong bộ phận Nhân sự của công ty, từ điều phối các cuộc họp đến bảo quản dữ liệu nhân viên và đăng các bài tuyển dụng. Một phần quan trọng của vị trí này sẽ là người liên lạc giữa bộ phận nhân sự và nhân viên, đảm bảo giao tiếp thông suốt và giải quyết nhanh chóng các yêu cầu và câu hỏi. 

Các kỹ năng cần có của một HR Assistant là khả năng tổ chức, thông thạo các phần mềm quản lý nhân sự và kỹ năng giao tiếp tốt. 

Các công việc mà HR Assistant cần thực hiện là:

- Cung cấp hỗ trợ văn thư và hành chính cho các giám đốc nhân sự.

- Lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhân viên (bản cứng và bản mềm).

- Lập hồ sơ và chuẩn bị các báo cáo liên quan đến các hoạt động nhân sự (Tuyển dụng, đào tạo, khiếu nại, đánh giá hiệu suất,...)

- Điều phối các hoạt động nhân sự (Họp, đào tạo, khảo sát, v.v.) và lập biên bản.

- Giải quyết các yêu cầu của nhân viên về các vấn đề nhân sự.

- Hỗ trợ chuẩn bị bảng lương bằng cách cung cấp dữ liệu liên quan (Chấm công, vắng mặt, nghỉ việc,...).

- Xử lý đúng các thủ tục khiếu nại.

- Tiến hành định hướng ban đầu cho nhân viên mới được thuê.

5. Recruitment Manager

Các Recruitment Manager (Giám đốc Tuyển dụng) sẽ làm việc chặt chẽ với các nhân viên tuyển dụng để quản lý các quy trình tìm nguồn cung ứng, phỏng vấn và tuyển dụng. Để thành công trong vai trò này, các Giám đốc Tuyển dụng cần có nền tảng kiến thức chuyên môn về nhân sự, chuyên môn về tuyển dụng và kinh nghiệm sàng lọc, đánh giá ứng viên, hiểu biết về luật lao động.

Các công việc mà Recruitment Manager cần thực hiện là:

- Cập nhật quy trình hiện tại và thiết kế các quy trình tuyển dụng mới (ví dụ: quy trình xin việc và giới thiệu).

- Giám sát nhóm nhân viên tuyển dụng và báo cáo về hiệu suất của nhóm.

- Theo dõi các chỉ số tuyển dụng (ví dụ: thời gian thuê và chi phí mỗi lần thuê).

- Triển khai các phương pháp tìm nguồn cung ứng mới (ví dụ: tuyển dụng trên mạng xã hội).

- Đánh giá phần mềm tuyển dụng và đề xuất phương án tốt nhất cho nhu cầu của công ty.

- Tư vấn cho nhân viên về các kỹ thuật tuyển dụng.

- Đề xuất các cách để cải thiện thương hiệu nhà tuyển dụng của công ty.

- Phối hợp với quản lý bộ phận để dự báo nhu cầu tuyển dụng trong tương lai.

- Luôn cập nhật luật lao động và thông báo cho nhân viên tuyển dụng và người quản lý về những thay đổi trong quy định. 

- Tham gia các hội chợ việc làm và các sự kiện nghề nghiệp.

- Xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp của công ty thông qua các mối quan hệ với các chuyên gia nhân sự, trường cao đẳng/ đại học và các đối tác khác.

6. Talent Acquisition Manager

Một Talent Acquisition Manager (Giám đốc thu hút nhân tài) sẽ giúp công ty tìm kiếm và giữ chân những nhân viên xuất sắc. Vị trí này sẽ được giao phó một nhiệm vụ là khám phá tài năng, xây dựng một thương hiệu tuyển dụng mạnh và đảm bảo mối quan hệ tuyệt vời với cả ứng viên và nhân viên.

Các công việc mà Talent Acquisition Manager cần thực hiện là:

- Xác định nhu cầu nhân sự hiện tại và đưa ra dự báo. 

- Phát triển các chiến lược thu nhận nhân tài và kế hoạch tuyển dụng.

- Nghĩ ra các sáng kiến xây dựng thương hiệu tuyển dụng nổi bật. 

- Thực hiện tìm nguồn cung ứng để lấp đầy các vị trí mở và dự đoán nhu cầu trong tương lai.

- Lập kế hoạch và tiến hành các quy trình tuyển dụng (phỏng vấn, cuộc gọi sàng lọc,...).

- Thực hiện các bước để đảm bảo ứng viên có trải nghiệm tích cực.

- Hỗ trợ duy trì và phát triển nhân viên.

- Giám sát các nhân viên tuyển dụng.

- Tổ chức và tham dự hội chợ nghề nghiệp, trung tâm đánh giá hoặc các sự kiện khác.

- Sử dụng các chỉ số để tạo báo cáo và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

7. HR Recruiter

HR Recruiter (Nhân viên tuyển dụng) để quản lý việc tuyển dụng theo quy trình đầy đủ của công ty, từ việc xác định các ứng viên tiềm năng đến phỏng vấn và đánh giá ứng viên.

Trách nhiệm của HR Recruiter sẽ là tìm nguồn ứng viên trực tuyến, cập nhật các bài đăng tìm việc làm và tiến hành kiểm tra lý lịch. Vị trí này cần có có kinh nghiệm với các hình thức phỏng vấn việc làm khác nhau, bao gồm sàng lọc qua điện thoại và phỏng vấn nhóm để có thể giúp công ty tuyển dụng nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Các công việc mà HR Recruiter cần thực hiện là:

- Thiết kế và cập nhật bảng mô tả công việc của các vị trí trong công ty.

- Tìm nguồn ứng viên tiềm năng từ các kênh trực tuyến khác nhau (ví dụ: phương tiện truyền thông xã hội và các nền tảng chuyên nghiệp như StackOverflow, Behance).

- Tạo email tuyển dụng để thu hút các ứng viên thụ động.

- Sàng lọc CV của ứng viên. 

- Cung cấp danh sách các ứng viên đủ tiêu chuẩn cho người quản lý tuyển dụng.

- Phỏng vấn ứng viên (qua điện thoại, video và gặp trực tiếp).

- Đăng tải các cơ hội việc làm trên trang nghề nghiệp của công ty, phương tiện truyền thông xã hội, các nền tảng tuyển dụng khác. 

- Gửi email mời làm việc và trả lời các câu hỏi về lương thưởng và phúc lợi.

- Tham gia các hội chợ việc làm và tổ chức các sự kiện tuyển dụng nội bộ.

- Cộng tác với người quản lý để xác định nhu cầu tuyển dụng trong tương lai.

- Đóng vai trò là nhà tư vấn cho những nhân viên mới và giúp họ hòa nhập với công ty.

8. HR Generalist

Các HR Generalist có kiến ​​thức sâu rộng về các chức năng của nguồn nhân lực, từ tuyển dụng đến giới thiệu và từ đãi ngộ đến đánh giá nhân viên. Nếu bạn có niềm đam mê với lĩnh vực nhân sự, am hiểu luật lao động và muốn bắt đầu sự nghiệp của mình trong lĩnh vực này thì đây chính là vị trí dành cho bạn.

Vai trò của bạn với tư cách là HR Generalist sẽ không chỉ là một chiều. Bạn sẽ đảm nhận một loạt các nhiệm vụ nhân sự, như tổ chức đào tạo, quản lý quyền lợi của nhân viên cũng như soạn thảo các chính sách nhân sự. Bạn sẽ sử dụng Hệ thống Thông tin Nhân sự để đảm bảo tất cả hồ sơ của nhân viên được cập nhật và bảo mật. Và bạn cũng sẽ đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính cho các thắc mắc của nhân viên về các chủ đề liên quan đến nhân sự.

Các công việc mà HR Generalist cần thực hiện là:

- Quản lý lương thưởng và phúc lợi.

- Hỗ trợ quá trình thu hút và tuyển dụng nhân tài.

- Hỗ trợ cho nhân viên để giải quyết vấn đề nghỉ việc, bồi thường và giải quyết mọi vấn đề khác có thể phát sinh.

- Thực hiện các nhiệm vụ xung quanh quản lý hiệu suất. Tổ chức đánh giá hiệu suất nhân viên hàng quý và hàng năm. 

- Thu thập và phân tích dữ liệu với các chỉ số nhân sự hữu ích, như thời gian thuê và tỷ lệ thay thế nhân viên.

- Nâng cao sự hài lòng trong công việc bằng cách giải quyết các vấn đề kịp thời.

- Đảm bảo tuân thủ quy định của luật lao động.

9. HR Specialist

Trách nhiệm của Chuyên gia Nhân sự bao gồm chuẩn bị các gói bồi thường và phúc lợi, thiết lập các chính sách của công ty và bảo quản hồ sơ nhân viên được cập nhật. Để thành công ở vị trí này, bạn nên hiểu rõ về việc tuyển dụng theo quy trình đầy đủ và kiến ​​thức vững chắc về luật lao động.

Các công việc mà HR Specialist cần thực hiện là:

- Chuẩn bị và xem xét các gói bồi thường và phúc lợi.

- Quản lý các chương trình bảo hiểm sức khỏe và nhân thọ.

- Thực hiện các kế hoạch đào tạo và phát triển.

- Lập kế hoạch cho các buổi đánh giá hiệu suất hàng quý và hàng năm.

- Thông báo cho nhân viên về các lợi ích bổ sung mà họ đủ điều kiện nhận được (ví dụ: thêm ngày nghỉ phép).

- Cập nhật hồ sơ nhân viên với thông tin tuyển dụng mới và những thay đổi về tình trạng việc làm.

- Dự báo nhu cầu tuyển dụng và đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ.

- Xây dựng và thực hiện các chính sách nhân sự trong toàn tổ chức.

- Theo dõi ngân sách theo bộ phận.

- Luôn cập nhật và tuân thủ những thay đổi trong luật lao động.

10. Headhunter

Headhunter thường không phải là một vị trí cố định trong một công ty, các Headhunter có thể làm việc tại nhiều công ty khác nhau cùng một lúc. 

Ngoài tên gọi là Headhunter thì họ còn được được biết đến là “Săn đầu người”. Khác với vị trí HR Recruitment và Talent Acquisition, các Headhunter sẽ được các công ty thuê để tìm những ứng viên phù hợp cho những vị trí yêu cầu những kỹ năng đặc biệt và có trình độ cao, thông thường những vị trí này thường là những vị trí đầu, cấp quản lý, CEO, giám đốc,…

Headhunter thường sẽ là những chuyên gia tuyển dụng nhân sự trong một lĩnh vực nhất định, chẳng hạn như IT, tài chính – ngân hàng, kỹ thuật, … Nếu một  người “lọt vào mắt xanh” của Headhunter, người đó hẳn là nhân vật rất “hot” trong lĩnh vực đó.

Các công việc mà Headhunter cần thực hiện là:

- Nhận mô tả cho vị trí mà công ty khách hàng đang có nhu cầu tuyển dụng.

- Chắt lọc CV của ứng viên thích hợp hội tụ những yếu tố khách hàng cần.

- Sắp xếp lịch phỏng vấn ứng viên.

- Tư vấn, thuyết phục ứng viên đồng ý nhận vị trí công ty khách hàng yêu cầu.

- Tư vấn chiến lược nhân sự dài hạn cho doanh nghiệp, đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình hợp tác giữa doanh nghiệp và headhunter.