7 chức năng cơ bản về quản lý nhân sự mà mọi chuyên gia nhân sự cần biết

Có thể nói: Con người là yếu tố quan trọng nhất trong sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tài năng và thành tựu của nhân viên là tài sản giá trị cần được quản lý tốt. 

Là một người phụ trách việc quản lý nhân sự, bạn sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc thành công của công ty mình. 

Quản lý nhân sự tốt là điều cần thiết cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Vì vậy, trong bài viết này, Tanca sẽ phân tích các chức năng cơ bản về quản lý nhân sự. 

Chúng ta sẽ bắt đầu với mô tả ngắn gọn về HRM và HR. Sau đó, chúng ta sẽ đi sâu vào 7 chức năng cơ bản nhất mà bạn cần hiểu rõ. Cuối cùng, bài viết sẽ kết thúc với một số thông tin giới thiệu về các công cụ cần thiết để tốt ưu hóa các công tác quản lý nhân sự cho công ty. 

Nguồn nhân lực là gì?

Con người chính là nguồn lực của doanh nghiệp. Những người này làm việc hoặc đóng góp cho một tổ chức, họ tạo nên lực lượng lao động của công ty. 

Ví dụ, họ có thể là nhân viên bình thường, nhưng cũng có thể là freelancer. Đặc biệt, với sự phát triển của việc thuê ngoài, ngày càng có nhiều người làm việc cho một doanh nghiệp theo hợp đồng mà không cần hợp đồng lao động truyền thống.

Một freelancer có thể ký hợp đồng trong nhiều năm tại cùng một tổ chức, trong khi một nhân viên có thể làm việc tại 10 công ty khác nhau trong suốt một năm. Bởi vì những người này tham gia vào công ty ở một mức độ khác nhau, nên cách họ được quản lý và tổ chức cũng phải khác nhau.

Vậy nên, hoạt động quản lý nguồn nhân lực (HRM) hay quản lý nhân sự ra đời. 

Quản lý nhân sự là gì?

Nói theo cách đơn giản nhất, bạn có thể thiểu “Quản lý nhân sự là hoạt động quản lý con người để đạt được hiệu suất tốt hơn”.

Ví dụ: Nếu bạn thuê người vào một doanh nghiệp, bạn đang tìm kiếm những người phù hợp với văn hóa công ty vì họ sẽ dễ thích nghi hơn, ở lại lâu hơn và năng suất cao hơn những người không phù hợp với văn hóa công ty.

Một ví dụ khác là sự tương tác: Những nhân viên gắn bó sẽ làm việc năng suất hơn, chất lượng công việc cao hơn và khiến khách hàng hạnh phúc hơn. Điều này có nghĩa là nếu người quản lý nhân sự có thể tìm cách để làm cho nhân viên gắn bó với công ty thì sẽ giúp ích cho công ty.

Do vậy, bộ phận nhân sự cần cung cấp kiến thức, công cụ, đào tạo, tư vấn pháp lý, quản trị và quản lý nhân tài,... để duy trì và phát triển công ty.

Để kể riêng lẻ các công việc trong quản lý nhân sự thì nhiều vô số, nhưng có 7 chức năng được coi là nền tảng cho các chính sách HRM hiệu quả. 7 chức năng này là:

7 chức năng cơ bản trong quản lý nhân sự

1. Tuyển dụng ứng viên phù hợp

Tuyển dụng là chức năng dễ thấy nhất trong quản lý nhân sự. Tất cả chúng ta đều nhớ cuộc phỏng vấn đầu tiên của mình, phải không?

Tuyển dụng ứng viên và lựa chọn những người tốt nhất đến và làm việc cho công ty là trách nhiệm vô cùng quan trọng của bộ phận nhân sự. 

Việc tuyển dụng thường được tiến hành khi có một vị trí công việc mới hoặc một chỗ trống bị bỏ lại. Thông thường, người quản lý trực tiếp vị trí đó sẽ gửi bản mô tả công việc cho bộ phận nhân sự và bộ phận nhân sự bắt đầu tuyển dụng ứng viên. Trong quá trình này, bộ phận nhân sự có thể sử dụng các hình thức lựa chọn khác nhau để tìm ra người tốt nhất để thực hiện công việc. Chúng bao gồm các cuộc phỏng vấn, kiểm tra năng lực, kiểm tra tài liệu tham khảo và các phương pháp tuyển dụng khác.

Xem thêm: Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn mà nhà tuyển dụng cần nắm

2. Quản lý hiệu suất công việc

Một khi ứng viên chính thức trở thành nhân viên của công ty, quản lý hiệu suất trở nên quan trọng. Quản lý hiệu suất là điều cơ bản thứ hai trong quản lý nhân sự. Nó liên quan đến việc giúp nhân viên hoàn thành công việc tốt nhất, thúc đẩy lợi nhuận của công ty.

Thông thường, nhân viên sẽ được giao cho các nhiệm vụ hoặc KPI hàng tuần, tháng, quý hoặc năm. Thông qua việc giám sát và quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, người quản lý nhân sự có thể nắm bắt được quy trình làm việc, từ đó giúp nhân viên hoàn thành công việc của mình tốt hơn. 

Quản lý hiệu suất thành công là một trách nhiệm được chia sẻ rất nhiều giữa các bộ phận từ bộ phận nhân sự đến ban giám đốc. Quản lý hiệu suất tốt là rất quan trọng. Nhân viên được phát huy hết khả năng của mình, nâng cao hiệu quả, tính bền vững và tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp. Những nhân viên thường xuyên làm việc kém hiệu quả có thể không phù hợp với vai trò của họ hoặc văn hóa công ty. Những nhân viên này có thể cần phải được lựa chọn cho việc ra đi. 

3. Đào tạo và phát triển

Con người sẽ ngày càng hoàn thiện thông qua kinh nghiệm sống, luyện tập các kỹ năng, và một loạt các ảnh hưởng văn hóa. Nên việc học hỏi và phát triển sẽ đảm bảo cho nhân viên có thể thích ứng với những thay đổi trong quy trình, công nghệ và các thức thực hiện công việc.

Đào tạo và phát triển giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và nâng cao trình độ. Công việc này được dẫn dắt bởi bộ phận Nhân sự, nên các chính sách đào tạo tốt sẽ rất hữu ích trong việc thúc đẩy tổ chức hướng tới các mục tiêu dài hạn.

Nhiều doanh nghiệp có dành ra ngân sách cho việc đào tạo và phát triển. Ngân sách này được phân bổ cho các nhân viên, các thực tập sinh, các nhà lãnh đạo tương lai. Các cá nhân có thể đến công ty với nhiều kiến thức và kinh nghiệm khác nhau. Việc tham gia các khóa đào tạo giúp nhân viên thu hẹp khoảng cách về kỹ năng với đồng nghiệp. 

4. Lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực

Lập kế hoạch dự phòng là quá trình lập kế hoạch trong trường hợp nhân viên chủ chốt rời công ty. 

Ví dụ, nếu một nhà quản lý cấp cao quan trọng nghỉ việc, việc chuẩn bị sẵn người thay thế sẽ đảm bảo tính liên tục của công việc và tiết kiệm chi phí đáng kể cho công ty.

Lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực sẽ dựa trên xếp hạng hiệu suất (phần 2) và nỗ lực đào tạo - phát triển (phần 3). Điều này dẫn đến việc tạo ra một nguồn nhân lực dự phòng. Họ là một nhóm các ứng viên có đủ năng lực và sẵn sàng để lấp đầy các vị trí (cấp cao) trong trường hợp có người rời đi. 

Xây dựng và nuôi dưỡng kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực là chìa khóa để quản lý nhân sự tốt.

5. Lương thưởng và phúc lợi

Một trong những điều cơ bản khác của việc quản lý nhân sự là là quản lý lương thưởng và phúc lợi. Chế độ đãi ngộ công bằng là chìa khóa quan trọng trong việc tạo động lực và giữ chân nhân viên. Một trong những nguyên tắc cơ bản mà các nhà quản lý cần nắm là đảm bảo công bằng và minh bạch.

Đầu tiên, bộ phận nhân sự cần đưa ra đề nghị trả lương phù hợp để thu hút nhân tài tốt nhất (Mức lương đưa ra phải được cân bằng với ngân sách và tỷ suất lợi nhuận của công ty). Bộ phận nhân sự cũng nên giám sát việc tăng lương và đặt ra các tiêu chuẩn khen thưởng. Và đôi khi, bạn cũng cần thực hiện kiểm toán lương cho nhân viên.

Ngoài ra, bạn cũng nên quan tâm đến các lợi ích phụ. Đây là tất cả các phần thưởng phi tiền tệ bao gồm thêm ngày nghỉ, thời gian làm việc linh hoạt, giữ trẻ ban ngày, lương hưu, ô tô và máy tính xách tay của công ty,...

Xem thêm: 10 phần mềm tính lương tốt nhất 2021 mà bạn không thể bỏ qua

6. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (hay HRIS) hỗ trợ tất cả các nền tảng mà chúng ta đã thảo luận ở trên. 

Ví dụ, đối với việc tuyển dụng và lựa chọn, các chuyên gia nhân sự thường sử dụng Hệ thống Theo dõi Ứng viên, hoặc ATS để theo dõi các ứng viên và người được tuyển dụng.

Để quản lý hiệu suất, một hệ thống quản lý hiệu suất được sử dụng để theo dõi các mục tiêu riêng lẻ và đưa ra xếp hạng hiệu suất.

Trong đào tạo và phát triển, Hệ thống quản lý học tập (LMS) thường được sử dụng để phân phối nội dung trong nội bộ và các hệ thống nhân sự khác được sử dụng để theo dõi ngân sách và phê duyệt đào tạo. 

Còn bộ phận Hành chính nhân sự lại thường sử dụng hệ thống trả lương và cũng có các công cụ kỹ thuật số cho phép lập kế hoạch kế nhiệm hiệu quả.

Tất cả các chức năng trên thường có thể được thực hiện trong một hệ thống duy nhất - Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS). Tuy nhiên, đôi khi, việc quản lý các chức năng này vẫn được chia thành các hệ thống nhân sự khác nhau.

Xem thêm: 6 bài học về chuyển đổi số thành công trong quản lý nhân sự

7. Phân tích và đánh giá dữ liệu

Chức năng cơ bản cuối cùng về quản lý nhân sự sẽ xoay quanh dữ liệu và phân tích. Trong nửa thập kỷ qua, nhân sự đã có một bước tiến lớn theo hướng sử dụng dữ liệu để phân tích.

Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) mà chúng ta vừa thảo luận bên trên về cơ bản là một hệ thống nhập dữ liệu. Dữ liệu trong các hệ thống này có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định tốt hơn và sáng suốt hơn.

Một cách dễ dàng để theo dõi các dữ liệu quan trọng là thông qua các chỉ số nhân sự hoặc KPI nhân sự. Các dữ liệu này được tập hợp lại một thứ được gọi là báo cáo nhân sự. Báo cáo này tập trung vào trạng thái hiện tại và quá khứ của tổ chức. Dựa vào báo cáo có thể đưa ra các dự đoán. 

Ví dụ: Nhu cầu về lực lượng lao động, ý định thay đổi nhân viên, tác động của trải nghiệm ứng viên (tuyển dụng) đối với sự hài lòng của khách hàng và nhiều yếu tố khác,...

Bằng cách chủ động đo lường và xem xét dữ liệu, bộ phận nhân sự có thể đưa ra nhiều quyết định dựa trên dữ liệu hơn. Những quyết định này thường khách quan hơn, do đó dễ dàng tìm được sự hỗ trợ của ban lãnh đạo hơn.

Tanca - Phần mềm quản lý nhân sự đơn giản và hiệu quả

Khi bạn đã biết đến 7 chức năng cơ bản trong quản lý nhân sự bạn có thể thấy rằng không có chức năng về nhân sự nào được tách biệt. Tất cả đều tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau.

Hãy coi 7 chức năng cơ bản này như các khối - quản lý chặt chẽ từng chức năng cơ bản sẽ góp phần tạo nên sức mạnh của những chức năng tiếp theo. 

Để quản lý nhân sự đơn giản và hiệu quả hơn bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Tanca. Tanca là một trong những phần mềm quản lý nhân sự được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng hiện nay. Tanca được xây dựng dựa trên nền tảng tự động hóa 4.0 hiện đại, giúp nhà lãnh đạo quản lý và điều hành công việc từ xa dễ dàng hơn.

Với tính năng quản lý nhân sự của phần mềm Tanca, nhà lãnh đạo có thể:

- Quản lý thông tin nhân viên và quyền truy cập một cách chuyên nghiệp

Tanca cho phép bạn số hóa lưu trữ các thông tin của nhân viên một cách đầy đủ nhất. Đặc biệt, với phần mềm này bạn còn có thể chuyển dữ liệu nhân viên từ File Excel vào Tanca bằng các thao tác vô cùng đơn giản.

- Quản lý chấm công linh động cho từng nhân viên

Tanca quản lý toàn bộ thông tin chấm công, các thiết bị đăng nhập vào tài khoản của mỗi nhân viên cũng như thiết lập mã máy chấm công của nhân viên trên hệ thống.

- Sơ đồ phòng ban công ty và danh bạ trên điện thoại

Không chỉ tự động xây dựng hệ thống danh bạ, Tanca còn cho phép tạo ra sơ đồ phòng ban nhằm giúp nhân viên dễ dàng nắm được cơ cấu tổ chức, các trường bộ phận và nhân viên trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhân sự Tanca còn tích hợp nhiều tính năng thông minh khác như:

- Chấm công trực tuyến qua điện thông qua wifi và GPS, camera AI, tích hợp máy chấm vân tay và đồng bộ với điện thoại,…

- Tính lương tự động.

- Số hóa giấy giờ, giảm thiểu 90% các thủ tục hành chính, giấy tờ phức tạp.

- Tạo ra các ca làm và phân ca làm cho nhân viên, đăng ký ca làm việc.

- Hệ thống KPI bằng cách thiết lập các tiêu chí đánh giá cụ thể cho nhân viên, phòng ban.

- Định vị vị trí nhân viên.

- Báo cáo thông minh.

- Quản lý truyền thông (thông báo nội bộ).

- Quản lý tài sản doanh nghiệp.

- Hệ thống tuyển dụng xây dựng theo tiêu chuẩn ATS chuyên nghiệp, thu hút ứng viên.

Ứng dụng phần mềm Tanca vào tổ chức giúp nhà lãnh đạo có cách quản lý nhân sự hiệu quả hơn, đảm bảo sự chính xác, minh bạch cũng như giúp tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự. Từ đó, nhà lãnh đạo có thể tập trung vào xây dựng các chiến lược phát triển để đạt các mục tiêu doanh nghiệp đề ra.