Xây dựng bảng lương và tính lương là một trong những nghiệp vụ nhân sự quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến từng nhân viên. Nếu trải nghiệm đó không đáng tin cậy, thường xuyên sai sót hoặc mất quá nhiều thời gian thì chắc chắn sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề rắc rối. Sau đây là top phần mềm tính lương tốt nhất mà bạn không thể bỏ qua mà Tanca gợi ý!

Phần mềm tính lương là gì?

Phần mềm tính lương là công cụ hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự xử lý các tác nghiệp liên quan đến trả lương cho nhân viên. Từ việc ghi nhận kết quả chấm công, tạo file tính lương, in phiếu lương cho nhân viên, thông báo thông tin cho nhân viên, đến tự động hóa nhiều hoạt động khác.

Nhờ có phần mềm tính lương mà quá trình trả lương được đơn giản hóa, giảm thiểu phần lớn gánh nặng cho bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự có thể chuyển sự chú ý của họ sang các hoạt động chiến lược và có ý nghĩa hơn chẳng hạn như quản lý nhân sự, xây dựng tuyển dụng và giữ chân nhân tài,…

Phần mềm tính lương mang lại lợi ích gì?

1. Giảm thiểu sai sót trong tính toán

Xử lý bảng lương theo cách thủ công có nghĩa là bạn đang để ngỏ cánh cửa cho những sai lầm không đáng có. Phần mềm tính lương có thể tự động hóa các nhiệm vụ tính toán từ cơ bản đến phức tạp, cho phép bạn giải quyết công việc tính lương tốt hơn.

Phần mềm sẽ giúp bạn tự động xử lý dữ liệu từ máy chấm công, xử lý file excel tính lương, chuẩn bị bảng lương,... Một phần mềm tính lương tốt sẽ giữ cho quá trình này được tổ chức tự động, dễ dàng và hiệu quả.

2. Tiết kiệm thời gian tính lương cho bộ phận C&B

Phần mềm tính lương sẽ cho phép bạn đăng ký nhân viên vào bảng lương một cách nhanh chóng với thông tin hồ sơ đầy đủ của nhân viên (bao gồm thông tin cơ bản, chi tiết tiền lương, thuế và thông tin thanh toán).

Thời gian làm bảng lương hoàn toàn có thể rút xuống trong còn 1 ngày thậm chí là trong một buổi, tính toán tự động bằng máy nên ít sai sót. Nhờ vậy mà bộ phận C&B trong công ty sẽ đỡ mệt và tiết kiệm thời gian hơn.

3. Theo dõi chi phí trả lương

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, tiền lương luôn là một khoản chi thường xuyên. Doanh nghiệp của bạn càng lớn, chi phí trả lương cho nhân viên càng nhiều và bạn cần có thông tin báo cáo chi tiết về lương hàng tháng.

Phần mềm tính lương có tất cả các báo cáo về quỹ lương chi hàng tháng cho các bộ phận, tính lương theo giờ, tính lương theo KPI, so sánh việc chi lương có phù hợp với tình hình của doanh nghiệp hay không,...

4. Bảo mật thông tin bảng lương theo chức vụ

Nếu để thông tin về quy trình chấm công tính lương trên excel thì nhiều nhân sự có thể truy cập vào và nắm được toàn bộ thông tin. Điều này là cực kỳ nguy hiểm vì đây là nơi chứa thông tin nhạy cảm của nhân viên như tiền lương, thuế, tài khoản ngân hàng và hơn thế nữa.

Sử dụng phần mềm tính lương có thể nâng cao tính bảo mật của thông tin bảng lương với các kiểm soát truy cập chi tiết. Trên phần mềm, bạn có thể phân ra nhiều vai trò của từng bộ phận và loại bỏ truy cập trái phép.

Phần mềm cùng một giao diện nhưng chỉ cho phép nhân viên trả lương xem những gì họ cần dựa trên vai trò của họ, chỉ có người quản lý ở cấp cao mới có thể xem toàn bộ thông tin.

Xem thêm: Mẹo quản lý tiền lương đạt hiệu quả cao cho doanh nghiệp

Những tiêu chí khi lựa chọn phần mềm tính lương

1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Phần mềm tốt sẽ được thiết kế sao cho thời gian làm quen với phần mềm sẽ tối thiểu nhất vì nhân sự luôn thiếu thời gian. Giao diện người dùng thân thiện, gợi ý tính năng theo ngữ cảnh và trải nghiệm trực quan để đảm bảo rằng bạn sẽ biết cách sử dụng phần mềm siêu nhanh.

2. Linh hoạt với quy tắc tính lương của doanh nghiệp

Hệ thống phân cấp trong công ty của bạn có thể bao gồm từ giám đốc điều hành hành đến thực tập sinh. Phần mềm tính lương tốt sẽ cho phép bạn tùy chỉnh công thức về các khoản thu nhập, phụ cấp, khấu trừ, hoàn trả và phúc lợi linh hoạt theo chính sách của công ty.

3. Truy cập mọi lúc mọi nơi

Hãy chọn phần mềm tính lương online, dựa trên cloud để bạn có thể truy cập thông tin khi ở nhà, đi công tác hoặc khi đang đi du lịch.

Bạn chỉ cần kết nối internet và sử dụng các thiết bị thông minh như điện thoại di động, máy tính bảng, laptop là có thể xem được thông tin. Bên cạnh đó, phần mềm cũng cho phép nhân viên dõi thông báo và xem phiếu tính lương của họ mọi lúc, mọi nơi.

4. Mức độ bảo mật cao

Nhắc đến tiền lương là nhắc đến các thông tin nhạy cảm nhất của nhân viên từ thông tin cá nhân, thông tin ngân hàng, mức lương,... Một phần mềm đạt chuẩn cần đưa vấn đề bảo mật lên hàng đầu để bạn có thể bảo vệ dữ liệu của nhân viên.

5. Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình

Trước khi quyết định sử dụng phần mềm, bạn cần tìm hiểu về nhà cung cấp xem họ có sẵn một hệ thống hỗ trợ tuyệt vời hay không. Mức độ dễ dàng liên hệ được thể hiện thông qua tốc độ trả lời email, trò chuyện trên các nền tảng hoặc cuộc gọi điện thoại,...

Xem thêm: 5 bước để chọn phần mềm tính lương phù hợp

Review 10 phần mềm tính lương nổi bật nhất

Để giúp bạn chọn phần mềm tính lương phù hợp cho doanh nghiệp của mình, Tanca đã xem xét 10 phần mềm tính lương khác nhau cả trong và ngoài nước. Các lựa chọn được cân nhắc dựa trên chi phí, tính dễ sử dụng, sự tiện lợi, các tính năng báo cáo và hỗ trợ. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Phần mềm tính lương chấm công Tanca

Tanca tập trung tự động hóa các hệ thống lương trong doanh nghiệp, quản lý quá trình tăng lương cho nhân viên, xây dựng chính sách lương tốt hơn, tự động hóa cách hệ thống lương trong doanh nghiệp, quản lý quá trình tăng lương của Nhân viên.

Phần mềm này có thể chạy online và offline. Dung lượng cài đặt offline trên máy tính chỉ 10Mb, đối với Online bạn dùng phiên bản Web và App.

Các tính năng nổi bật:

Quản lý hệ thống lương chuyên nghiệp: Bạn có thể xây dựng hệ thống lương trên Tanca với các cấp bậc lương khác nhau của các bộ phận khác nhau. Cho phép doanh nghiệp áp dụng phương pháp trả lương 3P, trả lương theo giờ, trả lương theo KPI,... Bên cạnh đó, bạn cũng có thể quản lý mức độ tăng lương, việc thăng tiến cấp bậc của nhân viên dễ dàng.

Theo dõi nhân viên đi làm, theo ca, làm full, chế độ nghỉ phép.

Tự động hóa tính lương: Không còn file excel tính lương rườm rà. Chỉ cần tạo các công thức tương tự như trên Excel, bạn có thể tạo ra các Bảng lương mẫu và mỗi tháng phần mềm sẽ tính lương tự động.

Tanca có thể tính lương hằng ngày, nhân viên có thể cập nhật phiếu lương hằng ngày ngay trên app.

Phân tích hệ thống lương trong doanh nghiệp: Sử dụng phần mềm giúp bạn trả lời cho câu hỏi: Thu nhập của nhân viên có tương xứng với đóng góp của họ hay không? hay Việc chi lương có phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp không?

Ngoài ra, phần mềm còn có các tính năng hỗ trợ chấm công, tuyển dụng, quản lý tài sản và công việc của doanh nghiêp.

Xem thêm: Tanca – Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương 4.0 hiệu quả, tiết kiệm

2. Phần mềm tính lương FastWork Payroll

FastWork Payroll là phần mềm tính lương nằm trong bộ phần mềm quản trị nội bộ FastWork Office+. Phần mềm được thiết kế trên nền tảng giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP nên vừa hỗ trợ tính lương, vừa hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

Các tính năng nổi bật:

Tự động hóa tính lương.
Phiếu lương được cấu hình chính xác theo bộ phận/ nhân sự và thời gian áp dụng.
Quản lý tập trung bảng lương, bạn có thể theo dõi được lương của từng nhân viên, phòng ban nhanh chóng trên 1 màn hình.
Hiển thị danh sách bảng lương chi tiết rõ ràng của từng tháng.
Tính các khoản phạt đi muộn, về sớm,... theo quy định của công ty. Tính thuế của nhân viên theo cách tính thuế của nhà nước.
Đồng bộ dữ liệu bảng công, dữ liệu KPI và thông tin nhân sự với bảng lương.

3. Phần mềm tính lương Base Payroll

Base Payroll là sản phẩm của Base.vn. Phần mềm có khả năng đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp và tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù riêng. Base Payroll thuận tiện cho việc chấm công báo lương cho nhân viên, xuất bảng lương ra file Excel, hỗ trợ tính lương chính xác.

Các tính năng nổi bật:

Xây dựng công thức và tự động tính toán bảng lương.
Tạo thông tin chu kỳ tính lương và chu kỳ thanh toán nhanh chóng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Được tích hợp trực quan với ứng dụng Base HRM giúp kết hợp liền mạch bảng lương với hệ thống thông tin nguồn nhân lực.
Thông tin bảng lương sau khi được đề xuất và phê duyệt sẽ được hiển thị và gửi về mail cho từng nhân viên.
Hỗ trợ điều chỉnh bảng lương thủ công: Nếu có vấn đề cần điều chỉnh thủ công, mọi lịch sử chỉnh sửa đều được lưu lại.
Tự động tạo các báo cáo chuyên sâu từ dữ liệu hệ thống: Các dữ liệu này có thể là tổng số tiền lương doanh nghiệp đã trả cho nhân viên trong tháng, tổng số thuế và bảo hiểm đã nộp, tương quan con số giữa các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp,..

4. Phần mềm tính lương Amis

Phần mềm tính lương MISA AMIS giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý tiền lương, giảm thiểu được thời gian tính thuế, bảo hiểm cho cán bộ nhân sự hàng tháng.

Các tính năng nổi bật:

Cấu hình công thức tính lương theo các khoản phụ cấp, khấu trừ,…
Tự động hóa bảng lương, lập phiếu lương
Cho phép tạo nhiều kỳ lương trong một tháng
Lập các báo cáo liên quan như báo cáo tiền lương, tổng hợp công nợ,…
Nhân viên tự tra cứu phiếu lương, xác nhận lương, phản hổi cho nhân sự giải đáp ngay trên phần mềm giúp tiết kiệm chi phí in ấn, bảo mật thông tin lương.
Nhân viên tự động cập nhật hồ sơ khi có thông tin thay đổi, không mất thời gian chuyển cho nhân sự.

5. Phần mềm tính lương CorePayroll

Phần mềm tính lương CorePayroll quản lý tài chính, nhằm tối ưu chi phí và sử dụng nhân sự hiệu quả hơn. Bạn có thể dễ dàng nhập liệu trực tiếp trên hệ thống phần mềm, nhập dữ liệu từ file Excel để tính lương cho nhân viên.

Các tính năng nổi bật:

Lập bảng lương, phiếu lương linh hoạt theo nhân sự và phòng ban, theo các khoản trợ cấp,… Tùy chỉnh thêm bớt các cột dữ liệu, cột thành phần trong phiếu lương.
Cung cấp bảng lương tổng hợp
Import dữ liệu từ excel
Lấy dữ liệu từ máy chấm công
Xuất phiếu lương cho nhân viên dễ dàng chỉ bằng thao tác đơn giản trên máy tính

6. Phần mềm tính lương Paychex Flex

Paychex Flex cung cấp hơn 160 báo cáo để bạn có cái nhìn rõ ràng về tiền lương, thuế, doanh thu và hơn thế nữa. Phần mềm tự động nộp thuế tiền lương của bạn, cung cấp cho bạn số lần chạy bảng lương không giới hạn.

Các tính năng nổi bật:

Có thể dễ dàng thiết lập phần mềm và chạy bảng lương.
Tự động hóa việc nộp thuế bảng lương, đồng thời cung cấp nhiều tùy chọn nâng cấp mà bạn có thể cần khi doanh nghiệp của mình phát triển.
Báo cáo hàng tháng.
Cho phép người dùng tùy chỉnh: Bạn sẽ có thể thêm bất kỳ trường dữ liệu nào khác mà bạn muốn vì phần mềm có các trường tùy chỉnh.

7. Phần mềm tính lương Paycor

Paycor là một bộ giải pháp quản trị nguồn nhân lực dựa trên đám mây, phần mềm cung cấp chức năng từ tuyển dụng, quản lý thời gian, chấm công, và tất nhiên trong đó có cả nghiệp vụ tính lương. Kể từ năm 2005, Paycor đã là đối tác chính của hơn 30.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Các tính năng nổi bật:

Quản trị viên có thể chạy một báo cáo về chi phí trả lương nhanh trước mỗi lần làm bảng lương để biết được số tiền được khấu trừ cho bảng lương. Họ cũng có thể nhận được cảnh báo về điểm nào không chính xác hoặc các vấn đề khác về lương trước khi bảng lương được xử lý.
Bạn có thể lập bảng lương từ bất kỳ thiết bị nào (kể cả điện thoại thông minh) bất kỳ lúc nào, ngay cả khi bạn không ở văn phòng.
Nhân viên có thể xem cả lịch sử lương hiện tại và quá khứ có từ ba năm trước Paycor Employee Mobile.

8. Phần mềm tính lương TRAXpayroll

TRAXPayroll trước đây là một ứng dụng tính lương dễ sử dụng được thiết kế đơn giản và hiện đã được mua lại bởi BambooHR.

Các tính năng nổi bật:

Tự động nhập dữ liệu từ các mục trong bảng chấm công vào ứng dụng.
Phần mềm giúp người dùng có khả năng thêm nhóm thanh toán - điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp cần chạy nhiều bảng lương cho các nhóm khác nhau.
Cung cấp khả năng gửi tiền trực tiếp, theo dõi PTO và trả lương.
Hơn 100 báo cáo lương tiêu chuẩn. Ngoài ra phần mềm còn cho phép báo cáo tích hợp để tạo báo cáo tùy chỉnh dễ dàng.
Tích hợp TRAXPayroll với BambooHR là một trong những tính năng đáng giá nhất, với một số công cụ và tài nguyên như: Quản lý phúc lợi, Kho chứa tài liệu, Quản lý thời gian nghỉ, Thư mục nhân viên và sơ đồ tổ chức, Chữ ký điện tử, Theo dõi đào tạo,..
Phần mềm còn hỗ trợ tính toán báo cáo và thanh toán thuế hoàn chỉnh cho công ty của bạn.

9. Phần mềm tính lương Xero

Xero là một giải pháp hiệu quả để bạn quản lý tiền lương, xử lý dữ liệu từ máy chấm công và lương hưu của nhân viên.

Với phần mềm, thông tin bảng lương của bạn được cập nhật liền mạch, dữ liệu được tự động nhập vào và bạn sẽ có cái nhìn trực tiếp về dòng tiền. Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ về cả nghiệp vụ tính lương và kế toán.

Các tính năng nổi bật:

Quản lý bảng lương công nhân viên
Theo dõi, lọc công việc, tạo báo cáo và tạo hóa đơn
Các chương trình có thể được nâng cấp lên những chương trình có nhiều tính năng hơn, hoặc giảm cấp xuống những chương trình ít tính năng hơn, tại bất kỳ thời điểm nào nếu bạn muốn

10. Phần mềm tính lương Paycom

Paycom giúp các công ty tự động hóa và sắp xếp hợp lý các quy trình trả lương và nhân sự mà vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu khắt khe.

Các tính năng nổi bật:

Sau khi dữ liệu liên quan đến bảng lương được nhập, nó sẽ được đồng bộ hóa trên toàn hệ thống, loại bỏ việc nhập lại.
Xử lý bảng lương liền mạch với quyền truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Tùy chỉnh cách xử lý bảng lương để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Các câu hỏi thường gặp

1. Có nên xài phần mềm tính lương miễn phí không?

Khi bạn sử dụng phần mềm tính lương miễn phí, mức độ bảo mật thông tin trong công ty sẽ không được đảm bảo. Bạn không thể chắc chắn về các dữ liệu lương thưởng mà bạn đã đưa vào phần mềm sẽ đi đâu.

Do đó, bạn nên sử dụng phần mềm miễn phí cho việc trải nghiệm thử, còn về lâu về dài hãy đầu tư vào phần mềm trả phí để được sử dụng những tính năng nâng cao cùng mức độ bảo mật tốt hơn.

2. Sử dụng phần mềm dễ bị lộ thông tin?

Tính bảo mật của các phần mềm tính lương hiện nay thường được xử lý theo hai cách: xác thực xem người dùng có phải là người dùng hệ thống hợp lệ hay không hoặc ủy quyền xác định những gì người dùng được phép làm. Một số cá nhân được ủy quyền có thể xem và/hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương trong hệ thống.

Trường hợp bị bảng lương của một doanh nghiệp bị lộ sẽ dẫn đến hậu quả vô cùng lớn, kể cả trong phạm vi hay ngoài phạm vi của doanh nghiệp. Vì thế, các nhà quản lý cần cân nhắc lựa chọn các đơn vị cung cấp phần mềm có sự uy tín cao.

3. Số lượng nhân viên bao nhiêu thì nên sử dụng phần mềm?

Khi bạn làm ở một doanh nghiệp lớn, có nhiều nhân viên, công nhân, nhà máy, phân xưởng thì chắc chắn bạn cần đầu tư cho một phần mềm tính lương đạt chuẩn.

Doanh nghiệp càng lớn, càng có nhiều dữ liệu cần xử lý thì khối lượng công việc tính lương vào cuối tháng của bộ phận C&B càng khủng, file excel tính lương không thể làm tốt việc này.

Vì vậy, nên ưu tiên sử dụng phần mềm tính lương để giảm thiểu khối lượng công việc và tránh sai sót.

4. Các phần mềm tính lương có dễ sử dụng không?

Đa số các phần mềm tính lương thế hệ mới sẽ được thiết kế sao cho tối ưu các thao tác của người dùng, nên việc triển khai sử dụng là khá dễ dàng. Các dữ liệu sẽ thường được tải về máy tính, xuất nhập dữ liệu ra file Excel và tự động tính toán, hỗ trợ người sử dụng làm báo cáo khi cần thiết.

Nhà cung cấp phần mềm chỉ cần dành một đến hai buổi cho việc thiết lập và training là người dùng có thể sử dụng được. Bạn không cần cài đặt, không cần nhân viên IT, không cần máy chủ và đặc biệt là không cần dùng đến hàng chục file excel như trước đây để tính lương.

5. Phần mềm tính lương có linh hoạt không?

Các phần mềm tính lương thường có cơ chế cụ thể hóa chính sách lương thành các công thức tính toán, có đối tượng và thời hạn áp dụng. Các công thức này sẽ được thiết lập dựa trên phần nhiều phương thức trả lương mà doanh nghiệp khách hàng đang áp dụng.

Nên bạn không cần phải lo đến việc phải thay đổi cách thức tính lương của doanh nghiệp để phù hợp với phần mềm mà phần mềm sẽ điều chỉnh theo các quy tắc tính toán cho doanh nghiệp.

6. Nên kết hợp sử dụng phần mềm công - lương không?

Thông thường, nhân viên phải chấm công hai lần mỗi ngày. Các dữ liệu chấm công là những dữ liệu quan trọng nhất cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên. Hai công tác chấm công, tính lương là không thể tách rời.

Hiện nay, đa phần mọi doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm chấm công. Sẽ rất thuận lợi nhất khi kết hợp phần mềm lương và phần mềm chấm công vào một nền tảng, dữ liệu sẽ tự động cập nhật, kết nối, trả ra kết quả cuối cùng vào cuối tháng.

Do đó, hãy ưu tiên sử dụng những phần mềm có kết hợp cả chấm công và tính lương để tối ưu hóa hiệu quả quản lý nhân sự.

7. Chi phí phần mềm chấm công tính lương có đắt không?

Hầu hết các phần mềm tính lương đã chuyển sang các giải pháp dựa trên đám mây, chúng được cung cấp bởi các công ty SaaS. Bạn thường sẽ phải trả một khoản phí cơ bản hàng tháng hoặc theo quý, giống như một khoản đăng ký. Nhưng nói chung lại, có thể khẳng định rằng: Chi phí sẽ rẻ!

Tại sao có thể khẳng định như vậy?

Thứ nhất, chi phí đầu tư cho phần mềm tính lương trong doanh nghiệp chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí đầu tư kinh doanh. Thứ hai, chi phí cho phần mềm sẽ rẻ hơn chi phí thuê nhân sự để đảm nhiệm phần việc đó. Do vậy, bạn không nên vì tiết kiệm tiền mà sử dụng các phần mềm kém chất lượng.

Xem thêm: