Dù ở bất kỳ doanh nghiệp nào, quản lý tiền lương cũng vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, công việc này lại mất khá nhiều thời gian và công sức. Vậy làm thế nào để quản lý tiền lương một cách hiệu quả?
Thu thập thông tin và theo dõi quá trình làm việc của nhân viên
Tiền lương được định nghĩa là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động để thực hiện các công việc dựa trên những điều khoản hợp đồng và không được thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước.
Xem thêm: Tìm hiểu công thức, cách tính tiền lương trong doanh nghiệp
Quản lý tiền lương đóng vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp.
Đầu tiên, người quản lý cần thu thập các thông tin liên quan đến mức lương của nhân viên như chức danh, phòng ban, hiệu suất công việc…
Về hình thức trả lương, doanh nghiệp có thể lựa chọn trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng. Lúc này, để có được cách tính tiền lương chính xác nhất, người sử dụng lao động cần theo dõi quá trình làm việc của nhân viên với các tiêu chí:
- Thời gian làm việc và thời gian nghỉ phép của nhân viên.
- Xác định được hiệu suất công việc của nhân viên (số lượng sản phẩm hoặc số lượng công việc hoàn thành trong thời gian quy định).
Xem thêm: 4 cách tính lương phổ biến
Xây dựng và chạy hệ thống bảng lương
Sau khi đã thu thập những thông tin về chức danh, hiệu suất cũng như thời gian làm việc của nhân viên, bạn có thể xây dựng và chạy hệ thống bảng lương bằng một trong những cách sau đây:
1. Biên chế bằng tay
Đối với quan điểm của nhiều doanh nghiệp, tiến hành chạy hệ thống bảng lương bằng tay là cách tốt nhất để quản lý tiền lương. Tuy nhiên, việc phải tính ra số tiền thuế phải khấu trừ và gửi thuế cho các cơ quan nhà nước đúng hạn rất phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức. Đồng thời, phương pháp này cũng thường khiến hồ sơ tài chính của doanh nghiệp dễ bị mắc lỗi.
2. Thuê ngoài
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc thuê ngoài khi tính tiền lương là tiết kiệm thời gian. Mặc dù vậy, phương pháp này tốn rất nhiều chi phí cũng như khiến doanh nghiệp khó kiểm soát.
3. Phần mềm tính lương
Ngày nay, phần mềm tính lương được rất nhiều doanh nghiệp ưu chuộng bởi hàng loạt các ưu điểm như:
- Chi phí thấp hơn so với thuê ngoài.
- Hạn chế tối đa những sai sót.
- Tiết kiệm thời gian, công sức cho các doanh nghiệp.
- Chuyên nghiệp hóa quy trình tính lương.
- Giúp doanh nghiệp quản lý tiền lương hiệu quả.
- Thông tin rõ ràng, tạo sự minh bạch giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Có rất nhiều giải pháp khác nhau để quản lý tiền lương.
Với sự đa dạng, phong phú, không quá khó khăn để doanh nghiệp chọn được phần mềm tính lương. Tuy nhiên, mỗi phần mềm sẽ có giao diện cũng như đặc điểm nổi bật riêng. Do đó, bạn hãy sử dụng thử phiên bản miễn phí của các phần mềm trước khi đưa ra lựa chọn.
Xem thêm: Review 10 phần mềm tính lương tốt nhất
Những chi phí rủi ro khi quản lý tiền lương
- Doanh nghiệp có thể bị phạt do nhân viên/ công ty thuê ngoài để tính lương không nắm rõ về luật thuế thu nhập cá nhân, luật Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế… hoặc không cập nhật kịp thời các quy định mới nhất dẫn đến việc tính toán và kê khai không đúng.
- Nhân viên tính tiền lương nghỉ việc, nghỉ ốm đột xuất hoặc doanh nghiệp gặp vấn đề với công ty thuê ngoài trong thời gian trả lương và không có giải pháp phù hợp khiến cho uy tín công ty bị ảnh hưởng.
- Dữ liệu, thông tin về tiền lương không đủ do hệ thống lưu trữ ít hoặc nhân viên quản lý tiền lương cũ không bàn giao hết cho cho nhân viên mới.
- Nguy cơ lộ dữ liệu do hệ thống lưu trữ có độ bảo mật kém, công ty thuê ngoài không uy tín hoặc từ nhân viên đã nghỉ việc.
- Dữ liệu có thể bị mất hoàn toàn nếu hệ thống lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp không được trang bị hệ thống sao lưu dữ liệu (back up system).
Bạn cần hiểu rõ các rủi ro trước khi lựa chọn bất kỳ giải pháp tiền lương nào.
Quản lý tiền lương hiệu quả, tiết kiệm với phần mềm Tanca
Tanca là một trong những phần mềm quản lý tiền lương được đánh giá ca nhất hiện nay.
Bên cạnh các tính năng như hệ thống KPI, định vị vị trí nhân viên, số hóa giấy tờ… Tanca còn cung cấp tính năng tính lương tự động với các ưu điểm:
- Quản lý tiền lương chuyên nghiệp: Với tính năng tính lương của Tanca, bạn có thể xây dựng hệ thống lương với các cấp bậc lương khác nhau thuộc các bộ phận khác nhau. Đồng thời, bạn còn thể quản lý mức độ tăng lương của nhân viên cũng như việc thăng tiến các cấp bậc của nhân viên hoặc xem xét các chính sách thu nhập phù hợp để điều chỉnh linh hoạt.
- Tính lương dễ dàng: Tính năng này cho phép người dùng chỉ cần tạo các công thức tương tự như trên Excel bạn có thể tạo ra các Bảng lương mẫu và mỗi tháng hệ thống sẽ tính toán lương tự động cập nhật. Điểm đặc biệt là tính năng này có thể tính lương cho nhiều mô hình, nhiều phòng ban, đồng bộ các bảng lương khác nhau. Ngoài ra, nhân viên còn có thể cập nhật Phiếu lương của họ hàng ngày ngay trên điện thoại, nhờ đó tạo ra sự minh bạch giữa doanh nghiệp và nhân viên.
- Phân tích hệ thống lương trong doanh nghiệp: Có rất nhiều vấn đề phát sinh khi quản lý tiền lương doanh nghiệp như “Quỹ lương chi hàng tháng cho các bộ phận thế nào?”, “Thu nhập của Nhân viên có tương xứng với đóng góp của họ hay không?”, “Việc chi lương có hợp lý so với tình hình của doanh nghiệp?”… Tanca sẽ giúp bạn phân tích các dữ liệu này một cách tối ưu, dễ hiểu nhất.
Tạm kết
Quản lý tiền lương là một công việc vô cùng phức tạp nhưng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Vì thế, tùy theo tình hình hiện tại, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp.
Ngay hôm nay, hãy đăng ký và dùng thử phần mềm Tanca để trải nghiệm những ưu điểm tuyệt vời trong việc quản lý nhân sự và tiền lương.
Xem thêm: Hệ thống lương 3p - Khái niệm, tầm quan trọng và cách tính
