Tìm hiểu công thức, cách tính tiền lương trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và quy mô doanh nghiệp, người quản lý nên chọn cách tính tiền lương phù hợp. Sau đây là tổng hợp tất cả kiến thức về tiền lương mà một người làm nhân sự cần nắm. 

Tiền lương có ý nghĩa gì?

Tiền lương là số tiền người sử dụng lao động trả cho người lao động, tuân theo quy định của pháp luật và theo sự thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng lao động. Nếu hiểu theo nghĩa rộng hơn, tiền lương còn là thu nhập của người lao động, bao gồm: tiền lương cơ bản và các khoản tiền phụ cấp, nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định.

Ý nghĩa của tiền lương đối với người lao động:

- Người lao động được trả lương và dùng phần lớn tiền lương vào việc tiêu dùng, sinh hoạt. Tiền lương là khoản thu nhập giúp ổn định cuộc sống.

- Tiền lương là yếu tố kích thích người lao động tích cực làm việc, có trách nhiệm về công việc của họ.

- Tiền lương cao hay thấp còn là thước đo giá trị sức lao động, phản ánh năng lực thực sự của mỗi cá nhân.

Tiền lương đóng vai trò quan trọng tạo không khí vui vẻ và động lực làm việc

Ý nghĩa của tiền lương đối với doanh nghiệp:

- Tiền lương là một bộ phận của chi phí sản xuất, do đó cần được tính toán thật kỹ càng, chính xác.

- Tổ chức tiền lương là công cụ hữu hiệu để xây dựng nguồn lực nhân sự, quản lý nguồn lao động trong doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp trả lương càng cao, nhân viên càng có động cơ không bỏ việc. Nhờ vậy, doanh nghiệp tránh được chi phí tuyển dụng và đào tạo lao động mới.

Một số lưu ý trong việc tính tiền lương

1. Những căn cứ để tính lương

- Hợp đồng lao động.

- Bảng chấm công.

- Phiếu xác nhận sản phẩm, phiếu xác nhận công việc hoàn thành. (Trong trường hợp nếu doanh nghiệp bạn sử dụng cách tính lương theo sản phẩm, lương khoán).

- Quy chế lương thưởng của DN.

- Mức lương tối thiểu vùng: Là mức tối thiểu mà người sử dụng lao động phải trả cho Người lao động.

- Tỷ lệ trích các khoản theo lương: để xác định số tiền đóng các khoản bảo hiểm.

- Mức lương đóng các khoản bảo hiểm.

2. Tiền lương trong hợp đồng lao động cần có: 

- Mức lương: Đây là mức lương trong tháng lương.

Lưu ý: Theo quy định, mức lương khi làm bảng lương không được phép thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định.

- Phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác.

3. Sử dụng những hình thức trả lương theo quy định 

- Tiền lương theo thời gian.

- Tiền lương theo sản phẩm.

- Tiền lương khoán.

Các hình thức tính lương phổ biến

Hiện các doanh nghiệp áp dụng rất nhiều cách tính tiền lương (dựa theo thời gian, sản phẩm, doanh số/doanh thu hoặc tiền lương khoán).

1. Cách tính tiền lương theo thời gian

Lương theo thời gian dựa theo thời gian làm việc của người lao động (theo tháng, theo tuần, theo ngày hoặc theo giờ). Đây là cách tính tiền lương phổ biến được nhiều doanh nghiệp và công ty lớn, nhỏ áp dụng.

Công thức tính lương theo thời gian:

Tiền lương giờ = Tiền lương ngày/ Số giờ làm việc bình thường.

Tiền lương ngày = Tiền lương tháng/ Số ngày làm việc bình thường trong tháng.

Tiền lương tuần = (Tiền lương tháng x 12 tháng)/52 tuần

Ở cách tính lương theo tháng, thực tế ở doanh nghiệp áp dụng 01 trong 02 công thức sau:

Công thức 1:

Tiền lương tháng = Lương + ((Phụ cấp nếu có)/ngày công chuẩn của tháng)* số ngày làm việc thực tế

- Ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ.

- Tiền lương tháng tính theo công thức này thường là con số cố định (chỉ thay đổi khi người lao động nghỉ không hưởng lương).

Công thức 2:

Tiền lương tháng = ((Lương + Phụ cấp nếu có)/26) * ngày công thực tế làm việc

- Tiền lương tháng không là con số cố định, biến động theo từng tháng.

- Nếu muốn nghỉ không hưởng lương, người lao động cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào để ít ảnh hưởng đến thu nhập nhất.

2. Cách tính tiền lương theo sản phẩm

Tiền lương theo sản phẩm là tiền lương phụ thuộc vào mức độ hoàn thành số lượng, chất lượng sản phẩm do người lao động làm ra và đơn giá trả cho một đơn vị sản phẩm.

Công thức tính lương theo sản phẩm:

Tiền lương theo sản phẩm = Sản lượng sản phẩm * Đơn giá sản phẩm

3. Cách trả lương khoán

Lương khoán là tiền lương người lao động được hưởng dựa trên khối lượng, số lượng và chất lượng công việc hoàn thành.

Công thức tính lương khoán:

Tiền lương = Mức lương khoán * Tỷ lệ % hoàn thành công việc

- Mức lương khoán được thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhân viên.

- Hình thức trả lương này được duy trì trong một thời gian nhất định

Xem thêm: 4 cách tính lương phổ biến

Một số công thức tính lương khác

1. Cách tính lương làm thêm giờ

- Đối với người lao động hưởng lương theo thời gian

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường  X Mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300% X Số giờ làm thêm.

Mức 150% hoặc 200% hoặc 300% theo quy định như sau:

Mức ít nhất 150%: So với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường.

Mức ít nhất 200%: So với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần.

Mức ít nhất 300%: So với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định của bộ luật lao động, đối với người lao động hưởng lương theo ngày.

– Đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm

Tiền lương làm thêm giờ = Đơn giá tiền lương sản phẩm của ngày làm việc bình thường  X Mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300% X Số sản phẩm làm thêm.

Mức 150% hoặc 200% hoặc 300% theo quy định như sau:

Mức ít nhất 150%: So với đơn giá tiền lương sản phẩm của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với sản phẩm làm thêm vào ngày thường.

Mức ít nhất 200%: So với đơn giá tiền lương sản phẩm của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với sản phẩm làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần.

Mức ít nhất 300%: So với đơn giá tiền lương sản phẩm của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với sản phẩm làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương.

2. Cách tính lương ngày lễ

Những ngày người lao động được nghỉ lễ tết hưởng nguyên lương đang được quy định tại điều 112 của Bộ luật Lao động. Gồm có 11 ngày:

- Tết Dương lịch: 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch)

- Tết Âm lịch: 05 ngày

- Ngày Chiến thắng: 01 ngày (ngày 30 tháng 4 dương lịch)

- Ngày Quốc tế lao động: 01 ngày (ngày 01 tháng 5 dương lịch)

- Ngày Quốc khánh: 02 ngày (ngày 02 tháng 9 dương lịch và 01 ngày liền kề trước hoặc sau)

- Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương: 01 ngày (ngày 10 tháng 3 âm lịch)

- Từ năm 2021, Ngày Quốc Khánh 02/09 sẽ được nghỉ 2 ngày.

Như vậy, Tiền lương theo hợp đồng lao động để tính lương ngày nghỉ lễ tết bao gồm có Mức Lương, Phụ cấp lương và Các khoản bổ sung khác.

Tiền lương trả cho người lao động những ngày nghỉ lễ, tết không bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác như thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động như: tiền thưởng sáng kiến, tiền ăn giữa ca, các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại,...

3. Cách tính lương tháng 13

Cách tính lương tháng 13 năm 2019 được tính trong trường hợp lao động đáp ứng đủ các điều kiện để hưởng lương thứ 13 và tính dựa vào số tháng làm việc trong năm. 

Đối với trường hợp người lao động chưa làm đủ 12 tháng sẽ được hưởng lương này theo mức độ làm việc: Thưởng tháng thứ 13 = M/12 nhân TLTB. 

(Trong đó: M là thời gian lao động, TLTB là tiền lương trung bình trong thời gian lao động).

Xem thêm: Hệ thống lương 3p - Khái niệm, tầm quan trọng và cách tính

Hướng dẫn cách làm bảng lương mới nhất

Cột 1 “STT” 

Cột 2 “Họ và tên”: Các bạn điền số thứ tự và tên nhân viên. (theo danh sách bảng chấm công).

Cột 3 “Chức vụ”: Các bạn điền chức vụ của từng nhân viên. (Có thể lấy thông tin trên hợp đồng hay bảng theo dõi nhân sự nếu các bạn có).

Cột 4 “Lương cơ bản”: Là mức thấp nhất làm cơ sở để DN và người lao động thỏa thuận và trả lương.

Điều kiện áp dụng mức lương tối thiểu vùng:

- Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm công việc giản đơn nhất.

- Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm công việc đòi hỏi người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề.

- Đối với lao động đang trong thời gian thử việc thì mức lương thử việc không được thấp hơn 85% mức lương chính thức. (Điều 28 Bộ Luật lao động)

Cột 5, 6, 7  “Các khoản phụ cấp không đóng BH”: Tăng ca, điện thoại, xăng xe,...

Cột 8 “Phụ cấp trách nhiệm”: Đây là khoản phụ cấp tính đóng bảo hiểm.

Lưu ý: Tuỳ vào từng công ty mà có những khoản phụ cấp đóng BH khác nữa như là phụ cấp chức danh, phụ cấp thâm niên… để các bạn tạo thêm cột trong bảng tính lương.

(Các khoản phụ cấp thường được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động nên các bạn lấy số liệu trong hợp đồng, trường hợp hợp đồng không ghi rõ mức hưởng cụ thể thì các bạn căn cứ vào quy chế lương thưởng, quy chế tài chính của công ty để lấy số liệu)

Cột 9 “Tổng thu nhập” = Cột 4 “Lương cơ bản” + Cột 5,6,7 “Các khoản phụ cấp không đóng BHXH”.

Cột 10 “Ngày công”: Căn cứ vào bảng chấm công để đưa số liệu lên đây.

Trường hợp trong tháng có các ngày nghỉ lễ tết thì thực hiện theo quy định  tại Điều 115 của Bộ Luật lao động 2012.

Cột 11 “Tổng lương thực tế” = (Cột 9 “Tổng thu nhập”/số ngày công đi làm theo quy định)* Cột 10 “ngày công”.

Cột 12 “Lương đóng BHXH” = Cột 4 “Lương cơ bản” + Cột 8 “Phụ cấp trách nhiệm” 

Cột 13, 14, 15, 16 “Khoản trích trừ lương NLĐ” = Cột 12 “Lương đóng BHXH” x Tỷ lệ trích theo lương.

Cột 17, 18, 19, 20 “Giảm trừ gia cảnh”, “Giảm trừ khác”.

Cột 21 “Thu nhập chịu thuế TNCN” = Cột 11 “Tổng lương thực tế” – Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN.

Cột 22 “Thu nhập tính thuế TNCN” = Cột 21 “Thu nhập chịu thuế TNCN” –  Các khoản giảm trừ (Cột 16 + Cột 17 + Cột 18 + Cột 19 + Cột 20).

Cột 23 “Thuế TNCN”.

Cột 24 “Tạm ứng”: Là số tiền lương người lao động đã ứng trước trong tháng.

Cột 25 “Thực lĩnh” = Cột 11 “Tổng lương thực tế” -  Cột 16 “Các khoản trích trừ vào lương ” - Cột 23 “Thuế TNCN” - Cột 24 “Tạm ứng”.

Xem thêm: Hướng dẫn làm Bảng tính lương excel và cách sử dụng các hàm thông dụng

Những vấn đề phát sinh khi tính lương - trả lương trong doanh nghiệp

Trong quá trình quản lý nhân sự, có không ít doanh nghiệp gặp vấn đề khiếu nại hoặc phàn nàn của nhân viên về chính sách lương, thưởng. Điển hình là các trường hợp phổ biến sau:

Tính lương sai sót: Phiếu tính lương của mỗi người bao gồm nhiều yếu tố như ngày đi làm, giờ công, năng suất, các khoản khấu trừ, tạm ứng, thực lãnh… Tuy nhiên trong cách tính tiền lương của nhân viên kế toán có thể xảy ra sai sót, thiếu sự chính xác, dẫn đến sự phàn nàn, khiếu nại từ người lao động.

Mức lương bị tiết lộ: Tại một số công ty, lương là điều bí mật, các nhân viên không được phép biết mức lương của nhau. Cách tính tiền lương của mỗi nhân viên là khác nhau. Đến thời điểm tính lương, mỗi người nhận được một phiếu tính lương của riêng họ. Tuy nhiên vì một vài lý do như lộ giấy tờ hoặc email, nên bộ phận nhân sự có thể vô tình làm tiết lộ của một nhân viên nào đó, dẫn đến sự so sánh giữa các nhân viên trong nội bộ.

Trả lương chậm trễ: Tình trạng trả lương chậm trễ không phải hiếm ở các doanh nghiệp. Nguyên nhân có thể xuất phát do khó khăn tài chính, quy trình tính lương phức tạp (đối với doanh nghiệp có đông nhân viên), nguồn giải chi chưa được ký duyệt, nghẽn mạng, ngân hàng chưa kịp chuyển…

Trong thời đại chuyển đổi số, sự ra đời của những ứng dụng công nghệ thông minh giúp doanh nghiệp khắc phục hiệu quả những vấn đề trên. Nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm nhân sự tiền lương Tanca.io như công cụ đắc lực trợ giúp theo dõi và tính chi tiết các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập của nhân viên.

Quản lý hệ thống lương chuyên nghiệp cùng Tanca.io

Việc tính lương sẽ trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng hệ thống Tanca, bạn chỉ cần tạo công thức tính lương tương tự như trên Excel, mỗi tháng hệ thống sẽ tự động tính lương với kết quả chính xác.

Xem thêm: Review 10 phần mềm tính lương tốt nhất