Những khó khăn khi quản lý công việc của đội nhóm
Cách quản lý công việc của một đội nhóm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc và kết quả chung của toàn tổ chức. Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng, đến những nhà quản lý dày dặn kinh nghiệm cũng gặp “khó” khi tổ chức quản lý công việc cho nhóm của mình.
Các vấn đề thực sự xảy ra khi:
1. Giao việc không đúng năng lực
Không phải lúc nào nhà quản lý cũng có thể theo dõi sát sao các hoạt động của nhân viên để nắm bắt hết được các điểm mạnh và điểm yếu của họ. Từ đó gây khó khăn trong quá trình giao việc cho nhân viên.
Điều này ảnh hưỡng rất nghiêm trọng vì khi giao sai người, sai việc, không phù hợp với năng lực của nhân viên, sẽ làm ảnh hưởng tới chất lượng của công việc, thậm chí có thể gây thiệt hại cho tổ chức.
2. Không kiểm soát được hết số lượng công việc
Bạn không nắm được hết công việc trong nhóm sẽ dẫn đến trường hợp phân bố số lượng công việc sai.
Người thì phải làm rất nhiều mới xong, người chỉ cần bỏ ra một thời gian ngắn thì đã có thể hoàn thành công việc được giao.
Chính vì sự phân công công việc không đồng đều, có thể làm chậm tiến độ công việc của toàn team và gây ra thái độ bất mãn ở nhân viên.
3. Không nhắc nhở nhân viên đúng lúc
Nhà quản lý cần quan sát và nắm được những nhân viên nào đang có thái độ làm việc không nghiêm túc để kịp thời nhắc nhở, tránh để tình trạng lâu dài, làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của doanh nghiệp.
4. Không khen thưởng kịp thời
Lời khen thưởng có giá trị rất lớn đối với thành viên trong nhóm, tạo động lực to lớn giúp cho các nhân viên có được tinh thần làm việc tốt và cho họ có cảm giác bản thân mình được tôn trọng.
Nếu nhà quản lý không khen thưởng kịp thời cho những nhân viên có thành tích tốt thì họ sẽ không còn cố gắng và thậm chí rời bỏ nhóm để tìm môi trường tốt hơn.
Xem thêm: Giao việc là gì? Cách để ủy quyền và giao việc hiệu quả
Những khó khăn khi quản lý công việc cá nhân
Chúng ta không chỉ gặp khó khăn khi quản lý công việc cho nhóm, mà còn gặp khó khi quản lý công việc của cá nhân mình. Thật tai hại! Vì nếu mỗi cá nhân không thể hoàn thành công việc của mình thì sẽ càng ảnh hưỡng xấu đến nhóm.
Bạn nhìn thấy người khác có thể dễ dàng hoàn thành công việc đúng hạn và còn có thời gian để làm việc khác. Trong khi bạn làm việc không ngơi tay mà lúc nào cũng có công việc chất đống. Vậy đâu là nguyên nhân?
Hãy suy nghĩ lại, bạn có thấy bản thân mình trong những sự việc sau:
- Quá tải công việc vì không biết cách sắp xếp hợp lý.
- Dễ bị mất tập trung khi làm một công việc liên tục. Càng có thời gian làm việc lâu thì sự tập trung càng giảm.
- Có trí nhớ kém nhưng không ghi chép dẫn đến để sót việc cần làm.
- Không ưu tiên làm các công việc quan trọng trước, dẫn đến làm nhiều nhưng không đạt được hiệu quả mong muốn.
Nếu câu trả lời là có, thì đã đến lúc bạn tìm cho riêng mình một công cụ quản lý công việc cá nhân thích hợp để nâng cao hiệu suất và thoát khỏi tình trạng làm việc không hiệu quả.
Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ
Tính năng mà phần mềm quản lý công việc cho nhóm và cá nhân cần có
🔺Không cần phải có nhân viên IT, không cần thuê máy chủ
Điều này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và tạo được lợi thế cạnh tranh cho mình.
🔺 Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng
Một phần mềm hiệu quả là phần mềm thân thiện với người dùng, phù hợp với trình độ của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Thêm vào đó, phần mềm cần phải linh hoạt, có thể điều chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của nhân viên, doanh nghiệp.
🔺Thích ứng với nhiều thiết bị khác nhau
Phần mềm quản lý hiện nay đều tương thích với nhiều thiết bị khác nhau từ điện thoại di động, PC (máy tính)/ desktop đến laptop và sử dụng được trên những hệ điều hành thông dụng như: window (web), Android, iOS (app).
🔺Lưu trữ thông tin tích hợp với phân quyền
Thông tin việc được giao sẽ đầy đủ và chi tiết qua phần mềm quản lý. Cũng nhờ phần mềm mà nhân viên được phân quyền và thực hiện nhiệm vụ theo cấp bậc khác nhau, mỗi cấp tự quản lý và được quản lý bởi cấp bậc trên.
🔺Lập kế hoạch
Phần mềm cần có tính năng phân chia công việc phù hợp với mức độ. Những công việc được ưu tiên sẽ sắp lên thực hiện trước, được thông báo nhắc nhở khi chưa hoàn thành. Giúp nhân viên và nhà quản trị theo dõi các công việc một cách sát sao, công việc được điều chỉnh ngay lập tức nếu có vấn đề phát sinh.
🔺Chức năng báo cáo
Phần mềm nhân sự cần thống kê được các công việc đã hoàn thành, hoàn thành bởi ai, những việc chưa xong,... một cách rõ ràng.
🔺Tính năng cộng tác
Giao tiếp là yếu tố quan trọng trong làm việc t, theo nhóm, nhà quản lý và nhân viên cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có thêm tính năng theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc,...
🔺Hỗ trợ đánh giá đúng về chất lượng nguồn nhân lực
Nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp chính là các nhân viên hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Những quyết định về nhân sự được nhà quản lý quy xét kỹ lưỡng. Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cần cập nhật và thống kê đầy đủ khả năng của nhân viên, ngoài ra có thể hỗ trợ bổ sung nguồn nhân lực kế thừa.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc cho nhóm và cá nhân
🔺Bao quát toàn bộ công việc
Mọi thông tin về công việc như nội dung công việc, mục tiêu công việc cần đạt được, địa điểm thực hiện, người trực tiếp xử lý công việc, người kiểm tra công việc, thời gian thực hiện công việc, các file tài liệu và hình ảnh liên quan,… đều được lưu trữ trên cùng một hệ thống.
Từ đó người dùng có thể bao quát công việc đang diễn ra trong nhóm cũng như thông tin về công việc đó. Thêm vào đó, nhà quản lý cũng có thể tham gia đốc thúc việc thực hiện công việc, nắm bắt các thông tin cần thiết mà không cần phải xuất hiện ở văn phòng.
🔺Tăng hiệu suất công việc
Thông thường, các phần mềm công việc sẽ có quy trình công việc được quy định sẵn giúp nhân việc thực hiện đúng công việc theo quy trình. Nhờ đó, các quy trình được vận hành mượt mà hơn, tiến hành nhanh hơn, nâng cao hiệu suất làm việc.
🔺Đánh giá sát năng lực, hiệu quả làm việc của nhân viên
Phần mềm quản lý công việc hỗ trợ giám sát quá trình thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm.
Chức năng này của phần mềm bao gồm các đặc tính như: khai thác dữ liệu, quản lý kết quả hoàn thành công việc và báo cáo. Các con số, thông tin, dữ liệu được cung cấp một cách chính xác và khoa học.
Dựa vào đó, người quản lý có thể đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên sát với thực tế, giúp tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp và công bằng đối với nhân viên của mình.
🔺 Nhắc lịch làm việc, tránh sai sót
Tình trạng có quá nhiều công việc phải xử lý sẽ dẫn đến tình trạng quên các thời gian phải hoàn thành cho từng đầu mục công việc. Vấn đề này xảy ra cho cả người quản lý và bản thân từng nhân viên.
Phần mềm quản lý công việc cho nhóm và cá nhân hiện nay sẽ có tính năng nhắc lịch và nhắc nhở các công việc đến deadline để hỗ trợ người dùng.
🔺 Quản lý, lưu trữ thông tin hiệu quả
Thay vì sử dụng các phương pháp lưu trữ truyền thống như giấy tờ, excel,... rất dễ gây ra lẫn lộn, không theo hệ thống và dễ thất lạc. Thì phần mềm quản lý công việc như là một giải pháp tối ưu hơn để lưu trữ các thông tin. Để từ đó trợ giúp công tác kế toán được thực thi chính xác và đơn giản hơn.
5 phần mềm quản lý công việc dành cho đội nhóm
1. Phần mềm quản lý công việc nhóm Trello
Trello là phần mềm quản lý dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done).
Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.
2. Phần mềm quản lý công việc nhóm Asana
Asana là phần mềm quản lý dự án tốt nhất thế giới, giúp theo dõi tiến độ công việc cũng như phân chia nhóm làm việc thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list…
Đây là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của cả công ty.
Với Asana, bạn cũng có thể quản lý toàn bộ tiến độ công việc từ lúc nhận dự án cho đến khi hoàn thành dự án, cộng thêm các bước kiểm tra.
3. Phần mềm quản lý công việc nhóm Wrike
Bên cạnh Asana, Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ. Nếu như Asana giúp bạn làm việc không cần email, thì Wrike thay thế không chỉ email mà còn hầu hết công cụ làm việc khác.
Theo đánh giá của Business News Daily, Wrike được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án miễn phí. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những team nhỏ hoặc các startup không có nhiều kinh phí.
4. Phần mềm quản lý công việc nhóm Evernote
Evernote là một trong những phần mềm ghi chú, nhắc nhở công việc tốt nhất hiện nay. Điểm đặc biệt của Evernote so với các phần mềm khác nằm ở chỗ ứng dụng Evernote chạy đa nền tảng (Điện thoại, máy PC, Web) giúp bạn ghi chú công việc bất kể nơi đâu.
Ngoài ra, Evernote cho phép chú thích công việc bằng hình ảnh, video giúp cho việc quản lý công việc luôn trực quan, sinh động.
5. Phần mềm quản lý công việc nhóm Jira
Jira là phần mềm công việc của Atlassian một công ty công nghệ nổi tiếng nhất của Úc. Jira lúc trước vốn nổi tiếng quản lý công việc cho các đội ngũ làm lập trình nhưng sau này trở nên phổ biến hơn cho việc quản lý ở các tập đoàn hay các công ty lớn.
Jira tập trung vào tăng tính hiệu quả của công việc. Công cụ làm việc này cho phép lên kế hoạch, theo dõi, báo cáo… Rất phù hợp cho các công ty thực hiện dự án hay phát triển sản phẩm.
ĐẶC BIỆT
Xem thêm: Tính năng Quản lý công việc của Tanca
5 phần mềm quản lý công việc dành cho cá nhân
1. Phần mềm quản lý công việc cá nhân Microsoft Planner
Microsoft Planner khá giống với Trello, cũng sử dụng board để quản lý công việc. Mỗi board được xem như một dự án công việc, trong mỗi dự án sẽ có các card tương ứng với từng cá nhân.
Ưu điểm của Microsoft Planner là cho phép tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft như Office 365 Groups, Outlook 2016, ứng dụng ghi chú OneNote,... Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các tệp tin Word, Excel hoặc PowerPoint. Phần mềm hoạt động trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet.
2. Phần mềm quản lý công việc cá nhân Google Calendar
Google Calendar là phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí giúp bạn sắp xếp công việc, lập thời gian biểu và nhắc nhở công việc hàng ngày. Điều khiến Google Calendar đặc biệt là khả năng kết nối với Gmail và quản lý công việc từ các công việc cá nhân nhỏ lẻ hàng ngày cho đến quản lý công việc cho doanh nghiệp.
3. Phần mềm quản lý công việc cá nhân Todoist
Todoist là phần mềm có tool quản lý, lên checklist mọi công việc cá nhân hàng ngày vô cùng mạnh mẽ. Giúp đánh giá và lên kế hoạch với từng công việc đã lên kế hoạch từ trước trong ngày. Todoist cung cấp các tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ lên danh sách, xem các task công việc ngay cả khi offline
- Chia sẻ công việc với nhiều người cùng lúc
- Tích hợp với nhiều ứng dụng hữu ích khác như Google Drive, Cloud Magic, Sunrise Calendar, Toggl, IFTTT, và Zapier…
4. Phần mềm quản lý công việc cá nhân Due
Đây là giải pháp tối ưu dành cho người hay quên và bận rộn, không thể nắm hết các đầu công việc các nhân cần giải quyết. Người dùng không cần tạo tài khoản, thậm chí ứng dụng có thể hoạt động trơn tru kể cả khi không có kết nối mạng.
Bạn chỉ cần thêm công việc cần làm, không cần sắp xếp chế độ ưu tiên, phần mềm Due sẽ liên tục nhắc nhở công việc được thêm trước đó với mật độ dày đặc nhất. Đến khi người dùng nhấn "đã thực hiện" vào công việc thì chế độ thông báo tự động mới ngưng.
5. Phần mềm quản lý công việc cá nhân Pomodoro
Pomodoro là lý thuyết về duy trì sự tập trung do Francesco Cirillo đề ra. Lý thuyết của phương pháp này chỉ ra việc con người không thể tập trung vào một công việc liên tục quá lâu - càng về sau, mức độ tập trung trong công việc sẽ ngày càng bị giảm. Pomodoro là phương pháp nghỉ ngắt quãng ngắn giữa các khoảng thời gian làm việc là 25 phút.
Ứng dụng Pomodoro cho phép người dùng sử dụng các ứng dụng giải trí, khi hết thời gian nghỉ, Pomodoro lập tức chặn các ứng dụng, trang web gây xao nhãng, để tập trung trở lại việc.
Xem thêm:
