Ủy quyền và giao việc là hoạt động thường xuyên trong doanh nghiệp.
Người quản lý không thể một mình thực hiện tất cả khối công việc khổng lồ của cả team và công ty. Không ủy quyền và giao việc sẽ khiến bạn bị quá tải, căng thẳng và không còn thời gian cho những vấn đề quan trọng khác của doanh nghiệp nữa.
Tuy nhiên, nếu ủy quyền và giao việc không hiệu quả thì lại khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, chi phí trong khi kết quả mong muốn không đạt được.
Để có thể bàn giao công việc hiệu quả, hãy tham khảo bài viết dưới đây của Tanca Blog nhé.
Giao việc là gì?
Giao việc là một kỹ năng của một người, nhằm chia bớt công việc của mình cho người khác. Mục đích là giảm bớt phần việc của người quản lý. Bên cạnh đó là tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực và phát triển các kỹ năng có ích cho công việc.
Giao việc không đồng nghĩa với “đùn đẩy” trách nhiệm. Người quản lý cần có những tính toán hay nghiên cứu hợp lý trước khi giao việc. Bởi nếu làm không đúng cách thì điều này sẽ gây ra nhiều hậu quả như:
- Tốn nhiều thời gian nhưng lại không thể giải quyết công việc: Giao việc cho nhân viên không đủ năng lực sẽ khiến công việc bị đình trệ. Từ đó làm giảm hiệu quả chung của đội nhóm và ảnh hưởng đến kết quả công việc.
- Chậm trễ tiến độ: Tiến độ công việc là yếu tố quan trọng, ảnh hướng đến cả hệ thống. Nếu chỉ vì giao việc không hiệu quả mà làm chậm tiến độ của cả công ty thì nhà quản lý sẽ gánh hậu quả không đáng có.
Lợi ích của giao việc và ủy quyền
Thứ nhất, giao việc và ủy quyền giúp làm tăng năng suất chung do một người không thể đảm nhận quá nhiều công việc cùng lúc. Đặc biệt, với các dự án lớn thì sự tham gia của số lượng nhân sự đủ lớn mới có thể hoàn thành trong đúng tiến độ.
Thứ hai, giao việc và ủy quyền giúp người quản lý giảm căng thẳng trong công việc. Từ đó, người quản lý có nhiều thời gian để tập trung làm những việc quan trọng và nâng cao chất lượng công việc.
Thứ ba, tận dụng được nguồn nhân lực trong tổ chức. Thay vì tình trạng người đứng đầu có quá nhiều việc cần làm trong khi nhân viên có năng lực cần có công việc để giải quyết. Được thực hiện công việc chính là cơ hội để nhân viên tự rèn luyện bản thân mình và học hỏi.
Thứ tư, khi giao việc thì nhà quản lý đặt niềm tin vào nhân viên của mình. Khi được giao quyền và trọng trách, nhân sự sẽ cảm thấy có ý nghĩa và quan trọng với tổ chức hơn, gia tăng cam kết và động lực làm việc của họ. Đây là điều quan trọng để phát triển một tổ chức bền vững.
Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
Những sai lầm trong ủy quyền và giao việc
1. Không tin tưởng khi giao việc cho nhân viên
Nhiều nhà quản lý cho rằng, giao việc đó cho nhân viên sẽ mất thời gian hơn là tự làm. Nên họ có tâm lý muốn tự làm, không tin tưởng, không cho nhân viên đủ quyền hạn để thực hiện công việc. Hoặc chỉ giao cho nhân viên những việc lặt vặt vô nghĩa.
Rất nhiều quản lý ở trong tình trạng quá tải công việc, nhưng lại không sẵn sàng giao việc cho cấp dưới vì thiếu tin tưởng vào năng lực của nhân viên. Điều này khiến cho quá trình giao việc ủy quyền vừa không hiệu quả, vừa tốn nhiều thời gian và công sức.
2. Nhà quản lý chỉ giao việc cho một số nhân viên nhất định
Trường hợp này, người quản lý chỉ tập trung giao việc cho những nhân viên có nhiều kinh nghiệm. Thực tế, đây là một nước đi thông minh để đảm bảo rằng chất lượng công việc vẫn được duy trì tốt.
Tuy nhiên, việc này sẽ làm những nhân viên chủ chốt áp lực vì việc ngày càng nhiều. Trong khi những nhân viên mới có năng lực lại không được trọng dụng đúng chỗ. Khiến họ cảm thấy không muốn gắn bó với công ty lâu dài.
3. Không định rõ mục tiêu
Nhân viên không thể làm việc hiệu quả nếu không rõ mình đang làm gì hay không biết ý nghĩa và mục đích của công việc.
Họ cũng không thể ưu tiên mức độ quan trọng công việc một cách có hiệu quả, và điều này có nghĩa là những dự án và nhiệm vụ sẽ hoàn thành theo những thứ tự sai.
4. Không đưa ra ý kiến phản hồi
Theo cuộc khảo sát 1.400 các cán bộ cấp cao được thực hiện bởi Ken Blanchard, thiếu phản hồi là sai lầm mà các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý hay gặp phải nhất. Khi không đưa ra những phản hồi cho nhân viên của mình, bạn đang lấy đi cơ hội cải thiện hiệu quả của người nhân viên.
Để tránh mắc sai lầm này, hãy học cách đưa ra ý kiến phản hồi thường xuyên hơn với nhân viên khi giao việc cho họ.
5. Quá gấp gáp trong việc tuyển nhân viên mới
Khi khối lượng công việc quá lớn, sẽ cần phải có đủ người để xử lý chúng. Điều này dẫn đến việc công ty quyết định tuyển dụng vị trí trống quá vội vàng hoặc không có quy trình bàn giao công việc cho nhân viên mới một cách rõ ràng.
Điều này có thể sẽ đem lại nhiều kết quả rất tai hại. Tuyển dụng gấp gáp có thể dẫn đến tình trạng tuyển sai người: ví dụ những người không sẵn sàng hợp tác, làm việc không hiệu quả hay năng suất kém. Không có quy trình bàn giao công việc cho nhân viên mới sẽ dễ khiến họ bỏ việc sớm.
Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ
7 bước giao việc và ủy quyền hiệu quả
Bước 1: Xác định người thực hiện công việc
Lựa chọn người để giao trách nhiệm phù hợp là điều kiện tiên quyết cho hiệu quả và chất lượng công việc. Các công việc càng quan trọng thì tỷ lệ ủy quyền càng thấp, đi kèm với việc nhân sự cấp cao sẽ thực hiện nhiều công việc quan trọng hơn cấp thấp.
Bước 2: Giao việc
Quá trình giao việc là quá trình truyền tải các nội dung công việc, mục tiêu để đảm bảo người thực hiện hiểu rõ ý đồ của người quản lý.
Ở đây có 2 nguyên tắc bạn cần nắm:
- Đưa thông tin thật rõ ràng: Bạn yêu cầu người ta làm gì thì bạn phải biết rõ bạn muốn làm gì, thiết kế như thế nào, mẫu mã kích thước ra sao,... Việc đưa ra thông tin dạng “chung chung” vừa khó xử cho người thực hiện và vừa mất thời gian cho cả hai. Dẫn tới tốn thời gian, tốn chi phí cho toàn bộ cả hệ thống. Vì thế nên khi yêu cầu gì, tốt nhất sau khi nói, bạn hãy ghi lại thông tin thật rõ ràng qua email hoặc bất cứ phần mềm giao việc nào.
- Trao quyền hiệu quả: Khi đã giao việc hãy giao luôn quyền xử lý công việc đó cho nhân viên. Ví dụ: Nếu có những vấn đề cần giải quyết với đơn hàng ít hơn 1 triệu đồng, hãy để nhân viên tự đưa ra quyết định, không cần phải hỏi ý kiến của người giao việc. Điều này sẽ làm cho nhân viên cảm thấy được coi trọng hơn và sẽ có trách nhiệm với công việc hơn.
Bước 3: Xác định thời gian thực hiện công việc
Mỗi công việc cần có thời gian thực hiện, deadline cụ thể để đảm bảo tiến độ cho tổ chức.
Hãy trả lời những câu hỏi sau để thiết lập được hạn thời gian thực hiện công việc hợp lý:
- Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc này?
- Có thời gian để làm lại nếu như sự cố xảy ra?
- Hậu quả của việc không hoàn thành đúng thời hạn là gì?
Bước 4: Kiểm tra
Mục đích của việc kiểm tra nhằm đảm bảo chất lượng công việc, phát hiện các sai sót cũng như hỗ trợ khó khăn cho người thực hiện.
Bước 5: Báo cáo
Người được ủy quyền có trách nhiệm giải thích các kết quả, nội dung trong công việc, thể hiện trách nhiệm và gắn kết của mình với công việc được giao.
Bước 6: Đánh giá
Sự tuyên dương, công nhận và khích lệ từ cấp trên khi nhân viên thực hiện được một công việc xuất sắc là điều rất quan trọng. Nó giúp nhân sự tăng cảm hứng làm việc, gắn bó và sẵn sàng đảm nhận những trọng trách lớn hơn.
Bước đánh giá sau khi hoàn thành công việc nhằm mục đích cải thiện chất lượng, hiệu quả cho các công việc tiếp theo.
Những nguyên tắc bàn giao công việc cho nhân sự mới
Trước khi bổ nhiệm hoặc tuyển dụng nhân viên mới vào bất kỳ 1 vị trí nào, doanh nghiệp cần thiết phải yêu cầu nhân viên cũ bàn giao lại toàn bộ công việc người đó đang đảm nhiệm. Có như vậy khi nhận việc nhân viên mới mới làm việc hiệu quả.
Hãy cùng tìm hiểu những quy tắc bàn giao công việc cho nhân sự mới dưới đây nhé:
1. Cập nhật mô tả công việc
Trước tiên, hãy đảm bảo đã cập nhật một bản mô tả công việc chính xác. Hãy kiểm tra với những người giữ việc trước đó hoặc với những người khác làm cùng một công việc để đảm bảo rằng điều này mô tả rõ vai trò. Bản mô tả công việc nên bao gồm các nhiệm vụ chính, các KPI chính và mục đích của công việc.
Đảm bảo nhân sự mới có thông tin chi tiết về vai trò của họ. Sau đây là bản thông tin chi tiết mà bạn có thể tham khảo:
- Một danh sách các deadline cần thiết mà người mới cần phải đáp ứng.
- Chi tiết các công việc hàng ngày.
- Thông tin về mọi dự án hiện tại mà nhân sự mới sẽ chịu trách nhiệm. Thông tin này nên bao gồm các mục tiêu của dự án và kết quả mong đợi, các bên liên quan, tiến độ hiện tại và ngày hoàn thành dự kiến. Ngoài ra, hãy cung cấp các thông tin sâu hơn về dự án, như tại sao nó được đưa vào hoạt động, và những lợi ích mong đợi là gì.
- Danh sách các khách hàng chính và địa chỉ liên hệ, cùng với các yêu cầu chi tiết của họ và những lý do quan trọng nhất của họ khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Thông tin liên lạc của các đồng nghiệp quan trọng và ghi chú về trách nhiệm của họ.
Lưu ý về bất kỳ vấn đề nào có khả năng xảy ra và cách người nắm giữ công việc trước đây đã giải quyết.
- Chi tiết về giao dịch, giảm giá hoặc hợp đồng với nhà cung cấp, cùng với bất kỳ điều khoản hoặc hiểu biết đặc biệt nào trong doanh nghiệp của bạn.
- Thông tin bổ sung về những người mà người mới sẽ quản lý, ví dụ như kế hoạch phát triển cá nhân, điểm mạnh và điểm yếu.
- Lưu ý về các quy trình, file, và thông tin đăng nhập cụ thể mà nhân viên mới sẽ cần.
2. Lên kế hoạch cho tuần đầu tiên của nhân sự mới
Hãy chắc chắn rằng nhân sự mới của bạn có một sự khởi đầu thích hợp. Điều này sẽ giúp cho họ thoải mái và được đáp ứng kỳ vọng tốt hơn.
Thông báo trước cho các thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan về nhân sự mới. Và khi thích hợp, hãy thiết lập các cơ hội để họ gặp nhau.
3. Bố trí người để hướng dẫn trực tiếp
Nếu có thể, hãy bố trí cho người phù hợp để hướng dẫn nhân sự mới làm việc vào những ngày đầu. Khuyến khích nhân sự mới thực hiện các công việc thay vì chỉ quan sát điều này sẽ giúp họ áp dụng các kỹ năng vào công việc cụ thể.
Nếu công ty bạn không thể bố trí một người hướng dẫn trực tiếp phù hợp, bạn cần phải có một quy trình bàn giao công việc rõ ràng và quan sát nhân sự mới để đảm bảo rằng họ có thể xoay sở được trong vai trò của mình.
Về lâu dài, nhân sự được “đào tạo chéo” sẽ cực kỳ lợi ích để nhận thêm vai trò và trách nhiệm nếu có bất cứ sự vắng mặt đột ngột nào của nhân sự trong tổ chức. Đào tạo chéo tạo ra lực lượng lao động linh hoạt hơn và giúp mọi người xây dựng các kỹ năng mới và tự tin hơn.
Tạm kết
Ban đầu, hoạt động giao việc và ủy quyền sẽ tốn nhiều sức lực, và bạn có thể cảm thấy khó tin tưởng đội ngũ của mình.
Nhưng nếu không giao việc cho người khác, bạn sẽ không bao giờ có thời gian để tập trung vào công việc quản lý hay lãnh đạo: nhìn bao quát vấn đề. Thêm nữa, bạn sẽ không thể phát triển nhân viên để những người này có thể giúp bạn giải tỏa áp lực công việc.
Mong rằng những thông tin của Tanca mang lại sẽ hữu ích cho bạn.
