Định biên nhân sự là gì? Đây là quá trình xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết cho từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững. Vậy có những nguyên tắc nào phải đảm bảo và tính sao cho đúng? Cùng Tanca xem ngay bài viết dưới đây để có thêm thông tin giải đáp các vấn đề xoay quanh định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình phân tích và thiết kế các vị trí công việc cần thiết trong tổ chức, xác định số lượng và chất lượng nhân viên phù hợp cho từng vị trí. Nó bao gồm việc:

Phân tích nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức dựa trên chiến lược, kế hoạch hoạt động và các yếu tố khác như quy mô, ngành nghề, công nghệ,...
Thiết kế và mô tả các vị trí việc làm, bao gồm trách nhiệm, yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm.
Xác định số lượng nhân viên cần tuyển dụng cho từng vị trí, đảm bảo đáp ứng được khối lượng việc phải làm.
Lên kế hoạch phát triển nguồn nhân lực để chuẩn bị cho nhu cầu tương lai của tổ chức.

Như vậy, định biên nhân sự giúp tổ chức quản lý và sử dụng nhân lực một cách hiệu quả, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự, từ đó giảm chi phí và nâng cao năng suất lao động.

Xem thêm:

Điều kiện để định biên nhân sự

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cần thiết để đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức. Để thực hiện định biên hiệu quả, các cơ quan, tổ chức cần đảm bảo một số điều kiện sau:

Cấp công ty

Có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng, biết được nhu cầu nhân sự tương lai.
Có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách và các kịch bản ứng phó rủi ro.

Cấp bộ phận

Xác định chi tiết hệ thống vị trí công việc, nhiệm vụ và quyền hạn.
Xác định tương đối tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc.
Đặt ra kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng kết quả đầu ra của từng vị trí.
Nắm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.

Đáp ứng được các điều kiện này sẽ giúp tổ chức xây dựng được định biên nhân sự chính xác, đảm bảo nguồn nhân lực phù hợp để thực hiện chiến lược và kế hoạch kinh doanh.

Tầm quan trọng của việc định biên nhân sự

Hiểu và đáp ứng đúng nhu cầu nhân lực

Định biên nhân sự là quá trình xác định và dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết cho tổ chức, đảm bảo cung cấp đủ số lượng và chất lượng nhân viên để thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả. Nếu định biên không phù hợp, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc, ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh.

Tối ưu hóa công việc và năng lực nhân viên

Định biên nhân sự giúp tổ chức phân công công việc hợp lý, phù hợp với năng lực, kỹ năng của từng nhân viên. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, mà còn tạo động lực cho nhân viên, giúp họ tìm thấy niềm vui và tự hào trong công việc, cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

Quản lý và phát triển nguồn nhân lực

Định biên nhân sự cung cấp cơ hội để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên, giúp tổ chức nâng cao năng lực hiện tại và chuẩn bị cho sự thăng tiến trong tương lai.

Kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả

Quá trình định biên nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát chi phí nhân sự của tổ chức. Định biên hợp lý sẽ giúp tránh tình trạng quá tải hoặc thừa nhân viên, đảm bảo sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.

Cách tính định biên nhân sự

Định biên nhân sự = Khối lượng công việcHiệu suất làm việc của một nhân viên

Trong đó:

Khối lượng công việc: Tổng số giờ làm việc cần thiết để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một năm hoặc một tháng).
Hiệu suất làm việc của một nhân viên: Số giờ làm việc thực tế mà một nhân viên có thể hoàn thành trong cùng khoảng thời gian đó.

Ví dụ cụ thể:

Giả sử một doanh nghiệp cần tính định biên nhân sự cho bộ phận sản xuất.

Khối lượng công việc:

Doanh nghiệp cần sản xuất 100,000 sản phẩm trong một năm.
Mỗi sản phẩm cần 0.5 giờ để hoàn thành.
Vậy tổng khối lượng công việc = 100,000 sản phẩm x 0.5 giờ/sản phẩm = 50,000 giờ.

Hiệu suất làm việc của một nhân viên:

Giả sử một nhân viên làm việc 8 giờ mỗi ngày và làm việc 250 ngày trong năm.
Hiệu suất làm việc của một nhân viên = 8 giờ/ngày x 250 ngày = 2,000 giờ/năm.

Tính định biên nhân sự:

Định biên nhân sự = 50.000 giờ2.000 giờ/nhân viên= 25 nhân viên

Vậy, doanh nghiệp cần 25 nhân viên để hoàn thành khối lượng công việc trong một năm.

Lưu ý

Công thức trên là một cách tiếp cận đơn giản. Trong thực tế, có thể cần điều chỉnh thêm các yếu tố như thời gian nghỉ phép, ốm đau, đào tạo, hay các yếu tố khác ảnh hưởng đến năng suất lao động.
Để có kết quả chính xác hơn, doanh nghiệp nên thu thập dữ liệu thực tế và xem xét các yếu tố cụ thể của từng bộ phận.

Nguyên tắc để định biên nhân sự

Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan giữa các bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp đóng vai trò quyết định số lượng nhân sự cần thiết cho từng bộ phận và phòng ban. Các tỷ lệ này cần được xác định cụ thể theo các nguyên tắc như sau:

Tỷ lệ tăng/giảm so với năm trước: Nhân sự cần điều chỉnh theo mức tăng/giảm của doanh thu. Ví dụ, nếu doanh thu tăng 20%, thì nhân sự có thể tăng 10%.
Tỷ lệ giữa các nhóm vị trí trực tiếp và gián tiếp: Phân bổ nhân sự dựa trên yêu cầu công việc. Ví dụ, 65% nhân sự là trực tiếp sản xuất, trong khi 35% là gián tiếp hỗ trợ.
Tỷ lệ giữa quản lý và nhân viên: Cần duy trì cân bằng, ví dụ, 15% là quản lý và 85% là nhân viên.
Tương quan ngân sách: Phân bổ ngân sách giữa các nhóm quản lý và nhân viên, và giữa các nhóm trực tiếp và gián tiếp, đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả.

Định mức lao động

Định mức theo khối lượng công việc: Áp dụng cho các bộ phận sản xuất và kinh doanh, đảm bảo số lượng nhân sự phù hợp với khối lượng việc cần làm.
Hệ chỉ tiêu hệ suất: Áp dụng đối với bộ phận kinh doanh để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
Đối tượng phục vụ: Áp dụng cho các bộ phận gián tiếp, đảm bảo số lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu phục vụ của các phòng ban khác.
Tần suất công việc: Xác định dựa trên tần suất và thời lượng, đảm bảo sự phân bổ hợp lý và hiệu quả.

Tần suất và thời lượng công việc

Nguyên tắc này chủ yếu áp dụng cho các bộ phận gián tiếp và cần tham khảo từ thông lệ của các doanh nghiệp khác. Cần xác định:

Số lượng công việc: Tổng số việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
Chức vụ: Phân bổ công việc dựa trên chức vụ, đảm bảo đúng người đúng việc.
Thời gian thực hiện: Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, từ đó định biên nhân sự một cách hiệu quả.

Chiến lược định biên nhân sự hiệu quả

Phân tích nhu cầu nhân lực

Định rõ các vị trí cần tuyển dụng, số lượng cụ thể cho từng vị trí dựa trên kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.

Đánh giá yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết cho từng vị trí.

Dự báo thời điểm cần bổ sung nhân sự cụ thể, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa nhân sự.

Phân tích và đánh giá nguồn nhân lực hiện tại

Rà soát và phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp, bao gồm số lượng, cơ cấu, năng lực, hiệu quả làm việc,…

Xác định những vị trí thiếu nhân sự, những vị trí có nhân sự dư thừa hoặc không phù hợp.

Đánh giá năng lực, kỹ năng, thái độ làm việc của nhân viên hiện tại, xác định những nhân viên có tiềm năng phát triển.

Lập kế hoạch định biên nhân sự

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, bao gồm phương thức, nguồn tuyển dụng, lịch trình, v.v.

Lập kế hoạch đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hiện có để nâng cao năng lực đáp ứng yêu cầu công việc.

Xây dựng kế hoạch bố trí, sử dụng nhân sự một cách hiệu quả, hợp lý, tránh thừa thiếu.

Lập kế hoạch cắt giảm nhân sự, di chuyển nhân sự, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Triển khai và giám sát thực hiện kế hoạch

Triển khai các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân sự theo kế hoạch.

Giám sát, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra.

Đánh giá, rút kinh nghiệm

Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch định biên nhân sự, so sánh với mục tiêu đề ra.

Xác định những điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân của những sai lệch (nếu có).

Rút ra bài học kinh nghiệm để cải thiện quy trình định biên nhân sự trong các lần tiếp theo.

Thế định biên nhân sự là gì? Qua đây, bạn có thể thấy rằng định biên nhân sự là một quá trình bao gồm nhiều bước quan trọng, từ phân tích nhu cầu đến triển khai và đánh giá kết quả. Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong việc quản lý tổ chức là sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Mỗi bước đều cần được thực hiện một cách chi tiết, cẩn thận để đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng những thông tin trên của Tanca sẽ hữu ích và giúp bạn tìm ra giải pháp cho việc quản trị nhân lực. Nếu có thắc mắc gì khác, hãy cứ để lại bình luận để được giải đáp!