Chấm công là gì? Các hình thức chấm công thay đổi theo sự phát triển của công nghệ
Chấm công là một việc làm quen thuộc và quan trọng trong các doanh nghiệp, công ty và những nơi sử dụng lao động khác.
Chấm công là việc ghi nhận vào làm và giờ tan làm của nhân viên, cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn không,…
Việc này sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp hay các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó có thể quản lý nhân viên tốt hơn và hỗ trợ tính lương chính xác cho người lao động.
Mặc khác, nếu đứng trên góc độ của người lao động thì chấm công giúp người lao động bảo vệ được quyền lợi của mình. Điều này hạn chế khả năng doanh nghiệp bắt nhân viên làm việc quá thời gian cho phép. Thêm vào đó, căn cứ vào số công đã chấm giúp nhân viên xác định được tiền lương có được tính công bằng hay không.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ qua từng thời kỳ, các doanh nghiệp cũng thay đổi hình thức chấm công khác nhau. Các hình thức chấm công hiện đại được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất là:
- Chấm công bằng thẻ từ
- Chấm công bằng vân tay
- Chấm công bằng khuôn mặt
- Chấm công bằng mống mắt
- Chấm công online
Nếu so với việc chấm công một cách truyền thống (như cắt cử người quản lý giám sát nhân viên và ghi chép dữ liệu bằng tay) thì các phương pháp trên đã thay đổi thói quen của nhiều doanh nghiệp, đó là:
- Rút ngắn thời gian chấm công
- Tránh được các sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo sự khách quan.
- Dễ dàng giải quyết các khiếu nại liên quan đến chấm công của nhân viên vì các dữ liệu được máy ghi nhận chứ không phải do con người.
- Các phương pháp ngày nay thường tích hợp nhiều tính năng, tiện ích khác như tính lương, giao việc, quản lý yêu cầu,...
Các hình thức chấm công hiện đại nhất hiện nay
1. Hình thức chấm công bằng thẻ từ
Phương pháp chấm công bằng thẻ từ này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Mã số và các thông tin cần thiết của nhân viên sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào của nhân viên sẽ được lưu lại trong máy.
Ưu điểm:
- Thời gian chấm công khá nhanh chỉ mất khoảng 2 giây/ người. Phương pháp chấm công này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Phù hợp với nhiều hình thức doanh nghiệp, hạn chế những ảnh hưởng của môi trường bên ngoài đến khả năng chấm công của máy.
- Tích hợp cùng phần mềm chấm công, dễ dàng kết nối với máy tính cho việc xử lý thông tin dễ dàng và hiệu quả.
- Tránh tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức cho các bộ phận quản lý, hành chính nhân sự, kế toán...
- Có hỗ trợ lưu trữ đề phòng mất dữ liệu khi mất điện.
Nhược điểm:
- Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên.
- Yêu cầu người lao động phải nhớ mang theo thẻ mới có thể chấm công, nhân viên đi làm nhưng quên mang theo thẻ cũng có thể không được ghi nhận công.
- Có thể chấm công hộ cho người khác một cách dễ dàng nếu không có người giám sát.
2. Hình thức chấm công bằng vân tay
Hình thức chấm công vân tay sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng các công nghệ xử lý hình ảnh máy có thể xác định danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.
Ưu điểm:
- Là hình thức chấm công có độ chính xác cao và phòng tránh nhân viên gian lận chấm công hộ nhau.
- Việc chấm công được thực hiện nhanh chóng, thường rơi vào 1-2s/ người.
- Chỉ phát sinh chi phí ban đầu là máy chấm công, không phát sinh thêm chi phí khác như giấy hay thẻ từ.
- Thường có khả năng đồng bộ với phần mềm chấm công, cho phép trích xuất dữ liệu giờ ra vào, ngày nghỉ,... của nhân viên.
Nhược điểm:
- Vào những ngày mưa, thời tiết lạnh sẽ khiến nhân viên khó khăn hơn trong việc chấm công. Ảnh hưởng của môi trường xung quanh khiến máy chấm công không thể xác minh được vân tay.
- Với những công việc mang tính đặc thù thường tiếp xúc với hóa chất hoặc dễ gây trầy xước tay sẽ rất khó khăn trong việc áp dụng hình thức này để chấm công cho nhân viên.
- Chỉ có thể chấm công mỗi lần cho một nhân viên và không phù hợp với những công việc có tính chất di chuyển liên tục.
3. Hình thức chấm công bằng khuôn mặt
Hình thức chấm công bằng khuôn mặt đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị máy chấm công khuôn mặt.
Ứng dụng dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh 1 đối tượng một cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước.
Đây không phải là công nghệ mới, trên thực tế thì từ khi công nghệ sinh trắc học phát triển và bùng nổ thì công nghệ nhận diện khuôn mặt cũng được phát triển theo.
Ưu điểm:
- Cho độ chính xác cao, không thể nào xảy ra tình trạng chấm công hộ giữa các nhân viên.
- Chỉ cần đầu tư chi phí ban đầu là máy chấm công khuôn mặt.
- Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức chấm công bằng thẻ từ và chấm công bằng vân tay như: Quên thẻ, nước mưa, trầy xước vân tay,...
- Máy chấm công có thể đồng bộ với phần mềm chấm công để xử lý các dữ liệu.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư cho máy chấm công bằng khuôn mặt khá đắt.
- Tốc độ xử lý chậm hơn so với dòng máy chấm công bằng thẻ hay bằng vân tay.
4. Hình thức chấm công bằng bằng mống mắt
Hình thức chấm công này cũng sử dụng máy chấm công dựa vào mống mắt để chấm công cho nhân viên.
Chiếc máy chấm công sẽ không quét võng mạc của nhân viên mà chỉ đơn giản xác nhận hình ảnh về mống mắt của nhân viên dựa vào dữ liệu đã có. Nhân viên chỉ cần đứng trước máy chấm công để máy xác định danh tính.
Ưu điểm:
- Có độ chính xác cao, không thể xảy ra tình trạng gian lận.
- Đây là hình thức chính xác nhất để xác định cá nhân ở khu vực công cộng, khu vực giao thông cao tốc, nơi mà việc xác định danh tính bằng vân tay hay thẻ từ chưa tỏ ra thực sự hiệu quả.
- Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức chấm công khác như: Quên thẻ, trầy xước vân tay,...
Nhược điểm:
- Có chi phí cho máy quá cao so với những hình thức chấm công khác.
5. Hình thức chấm công online bằng phần mềm nhân sự
Đây là hình thức chấm công sử dụng phần mềm chấm công.
Phần mềm chấm công thường dựa trên nền tảng điện toán đám mây, tự động hóa các dữ liệu giúp việc chấm công nói riêng và quản lý nhân sự nói chung trở nên dễ dàng đối với các doanh nghiệp.
Trên thị trường hiện nay, việc chấm công nhờ sử dụng phần mềm chấm công phổ biến với 2 hình thức, đó là chấm công nhờ kết nối Wifi và chấm công nhờ định vị GPS.
Ưu điểm:
- Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể quản lý việc chấm công cho nhân viên một cách hiệu quả.
- Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.
- Mang lại những trải nghiệm mới cho nhân viên, tạo nên một môi trường làm việc hiện đại.
- Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.
Nhược điểm:
- Cần sử dụng internet mới có thể hoạt động được.
- Yêu cầu nhân viên phải biết sử dụng phần mềm, máy tính, điện thoại.
Những giải pháp chấm công hiện nay liệu đã thật sự tối ưu?
🔺 Thường khó triển khai ở doanh nghiệp nhiều chi nhánh
Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng máy chấm công để thực hiện việc chấm công cho nhân viên thì sẽ gặp nhiều khó khăn nếu doanh nghiệp bạn có quá nhiều chi nhánh.
Mỗi chi nhánh, cửa hàng đều phải lắp đặt tối thiểu một máy chấm công. Việc này sẽ làm chi phí đầu tư tăng lên, ngoài ra việc đồng bộ các dữ liệu từ nhiều máy chấm công khác nhau để xử lý số liệu sẽ khiến bộ phận nhân sự quá tải.
Bên cạnh đó, nếu địa điểm làm việc của nhân viên được thay đổi linh hoạt tùy vào đặc thù công việc thì những thiết bị chấm công có tính chất cố định là một trở ngại lớn và sẽ sớm trở nên lỗi thời.
🔺 Tận dụng không triệt để sự phát triển của công nghệ
Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của công nghệ với mục tiêu là ứng dụng công nghệ càng nhiều càng tốt để đơn giản hóa các vấn đề. Chấm công cũng vận động hiện đại hơn theo quy luật đó: từ cách dùng quản lý để điểm danh, đến sử dụng các loại máy chấm công và hiện nay là sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự.
Tuy nhiên, khi mà các lĩnh vực khác như tài chính, marketing đã vận dụng công nghệ một cách sâu sắc thì nhân sự mới chỉ áp dụng ở mức độ đơn giản. Nên việc tích hợp các công nghệ mới vào việc chấm công nói riêng và công tác quản lý nói chung là rất cần thiết.
🔺 Chưa mang lại những trải nghiệm mới lạ cho nhân viên
Nghiên cứu của Học viện Công nghệ Massachusetts đối với 281 nhà lãnh đạo và khảo sát toàn cầu của IBM vào năm 2016 cho thấy các doanh nghiệp có trải nghiệm nhân viên hàng đầu đạt được những kết quả rất ấn tượng.
Muốn thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp thì nhà quản lý cần tìm cách tạo ra các trải nghiệm mới trong công việc cũng như trong môi trường làm việc.
Các hình thức chấm công hiện tại đã khá cũ kỹ, doanh nghiệp cần một phương tiện chấm công hiện đại để mang đến trải nghiệm mới mẻ cho nhân viên, kèm với đó là việc chấm công diễn vẫn ra tự nhiên và minh bạch.
🔺 Chỉ nhận diện được nhân viên trong công ty
Những hình thức chấm công như dùng thẻ từ, xác minh dấu vân tay, máy chấm công nhận diện gương mặt hay chấm công dựa trên việc kết nối Wifi thì chỉ nhận diện được các nhân viên của công ty. Các hình thức này không thể nhận diện được người lạ ra/vào doanh nghiệp để các nhà quản lý có thể kiểm soát được.
Đương nhiên các công cụ chấm công hiện tại có nhiệm vụ chính là nhận diện và chấm công cho các nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, các nhà quản lý hiện nay cũng nên hướng đến việc tăng mức độ an toàn và riêng tư cho doanh nghiệp kết hợp với việc chấm công.
🔺 Không thể mở rộng chức năng
Các hình thức chấm công hiện tại thường chỉ dừng lại ở chức năng chấm công cho nhân viên. Đối với các phần mềm hiện đại hơn hỗ trợ thêm một số tính năng khác như gửi thông báo đến cho nhân viên khi đã thực hiện chấm công,
Hình thức chấm công bằng Camera AI đầu tiên tại Việt Nam
Từng thành công và nhận được nhiều phản hồi tích cực từ các đối tác về tính năng chấm công thông qua điện thoại nhờ kết nối Wifi, định vị GPS và nhận diện gương mặt. Tính đến thời điểm hiện tại, có hơn 500 doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ của Tanca và phần mềm đã giúp họ tinh giản các công việc quản lý nhân sự rất nhiều.
Để tiếp nối những thành công, Tanca chính thức thức ra mắt tính năng chấm công hoàn toàn mới. Đó là tính năng Chấm công bằng Camera trí tuệ nhân tạo.
Với tính năng này, camera không chỉ dừng lại ở khả năng chấm công tự động cho nhân viên mà còn sử dụng cho nhiều mục đích nhận diện khác như: tích hợp đóng/mở cửa tự động, nhận diện khách VIP hoặc xác định người lạ để báo lại cho các cấp quản lý, xác định độ tuổi và cảm xúc,...
Tanca cùng với tính năng chấm công bằng Camera AI hứa hẹn sẽ mang đến một thói quen chấm công hoàn toàn mới mẻ cho các doanh nghiệp Việt Nam.
