Đào tạo nội bộ là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm để cải thiện hiệu suất làm việc và phát triển nguồn nhân lực. Vậy để giải đáp cho câu hỏi mang tính phát triển toàn diện cho doanh nghiệp thế này, hãy cùng Tanca xem ngay bài viết dưới đây!
Đào tạo nội bộ là gì?
Đào tạo nội bộ (internal training) là quá trình cung cấp các chương trình đào tạo và học tập cho nhân viên của một tổ chức hoặc doanh nghiệp để phát triển kỹ năng, nâng cao hiệu suất làm việc, và thúc đẩy sự phát triển cá nhân trong doanh nghiệp đó. Đào tạo nội bộ thường bao gồm các khóa học, buổi hướng dẫn, hoặc chương trình đào tạo ngắn hạn hoặc dài hạn được tổ chức bởi tổ chức hoặc doanh nghiệp đó.
Việc đào tạo nội bộ hiệu quả không chỉ đơn giản là việc truyền đạt thông tin. Nó nên được thiết kế để kích thích sự tham gia tích cực của nhân viên, khuyến khích sự hợp tác và cung cấp cơ hội áp dụng thực tế các khái niệm đã học. Phương pháp này không chỉ nâng cao hiệu suất của cá nhân mà còn tạo ra một tinh thần đoàn kết và mục tiêu chung trong doanh nghiệp.
Xem thêm:
Vai trò của việc đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp
Xây dựng văn hóa công ty
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là việc tập trung vào chất lượng của đội ngũ nhân viên, mà còn là việc xác định giá trị cốt lõi, tôn chỉ, và cách thức hoạt động đặc trưng của một tổ chức. Một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ không chỉ đảm bảo uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp mà còn xác định hình ảnh và vị thế của công ty trên thị trường.
Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp đòi hỏi sự đầu tư chi tiết và bền vững vào việc phát triển con người. Điều này bao gồm việc quan tâm đến việc nuôi dưỡng và phát triển tài năng nội bộ và việc tạo ra một môi trường làm việc thú vị, truyền cảm hứng và khuyến khích sự chia sẻ kiến thức. Thông qua việc thúc đẩy sự tiến bộ cá nhân và tinh thần hợp tác, văn hóa doanh nghiệp không chỉ trở nên độc đáo mà còn góp phần xây dựng một cộng đồng nơi mọi thành viên đều cảm thấy trân trọng và được khích lệ.
Nâng cao hiệu suất làm việc
Để nâng cao hiệu suất của nhân viên, việc đầu tư vào việc bồi dưỡng và phát triển nhân sự không chỉ là giải pháp quan trọng mà còn là chìa khóa quyết định sự thành công và sự cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày nay. Cung cấp các khóa đào tạo nội bộ không chỉ giúp nhân viên mở rộng tri thức và kỹ năng chuyên môn mà còn tạo điều kiện cho họ tiếp cận các góc nhìn tổng thể, từ đó nâng cao năng lực, chất lượng và hiệu suất trong công việc hàng ngày.
Tạo dựng sự trung thành của nhân sự
Để xây dựng sự trung thành từ nhân sự, việc tạo ra một môi trường mà giá trị của doanh nghiệp và công việc được thể hiện rõ ràng thông qua các chương trình đào tạo là một giải pháp thiết yếu. Khi nhân viên nhận ra giá trị thực sự của những cơ hội đào tạo này, họ sẽ cảm thấy động viên và trung thành hơn với công ty. Việc cung cấp cơ hội cho nhân viên tham gia vào các khóa đào tạo không chỉ giúp họ phát triển mà còn nâng cao năng lực và tinh thần làm việc chuyên nghiệp của họ.
Tối ưu chi phí
Tối ưu hóa chi phí tuyển dụng là một lợi ích trực tiếp mà doanh nghiệp có thể đạt được thông qua việc đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân sự hiện tại. Thay vì phải chi trả cho quá trình tuyển dụng và huấn luyện nhân viên mới từ đầu, việc đào tạo nhân viên cũ không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giữ chân nhân sự có năng lực và lòng trung thành với công ty. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tạo ra một môi trường ổn định và phát triển bền vững.
Hệ thống quản lý và làm việc chuyên nghiệp
Để đảm bảo hệ thống quản lý và chuyên nghiệp, việc cung cấp khóa đào tạo nội bộ khi doanh nghiệp giới thiệu phần mềm mới, sản phẩm mới hoặc khởi đầu dự án mới là điều không thể thiếu. Những khóa đào tạo này không chỉ cung cấp kiến thức cơ bản mà còn chuyên sâu cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ về công việc và nhiệm vụ của mình. Nhờ đó, quy trình làm việc sẽ diễn ra một cách trơn tru hơn, tránh khỏi những gián đoạn không mong muốn trong quá trình triển khai các dự án.
Cách xây dựng quy trình đào tạo nội bộ
Bước 1: Đánh giá nhu cầu
Để bắt đầu quy trình đào tạo nội bộ một cách hiệu quả, việc phân tích và xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên là bước cực kỳ quan trọng. Đây có thể được thực hiện thông qua một loạt các phương pháp như khảo sát chi tiết, phỏng vấn chuyên sâu và phân tích chặt chẽ các dữ liệu.
Những yếu tố quan trọng cần xem xét bao gồm:
- Đánh giá toàn diện về kiến thức và kỹ năng hiện có của nhân viên.
- Hiểu rõ mục tiêu kinh doanh và chiến lược của tổ chức để đảm bảo rằng đào tạo sẽ hỗ trợ mục tiêu này.
- Phân tích cẩn thận về sự thay đổi trong môi trường kinh doanh để điều chỉnh và cập nhật thông tin và kỹ năng phù hợp.
- Theo dõi và nắm bắt các xu hướng mới trong ngành để đảm bảo nhân viên được trang bị những tri thức và kỹ năng tiên tiến nhất.
Bước 2: Xác định mục tiêu
Trong quy trình xác định mục tiêu đào tạo, công ty cần tiếp cận với việc thiết lập mục tiêu một cách cụ thể và chi tiết hơn. Việc áp dụng nguyên tắc đặt mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Liên quan và Có thời hạn) là một việc cần thiết không thể phủ nhận.
Một số mục tiêu cụ thể có thể bao gồm:
- Nâng cao năng lực của nhân viên trong việc sử dụng phần mềm CRM để đạt hiệu suất làm việc cao nhất.
- Phát triển kỹ năng giao tiếp của nhân viên để tương tác một cách hiệu quả và chuyên nghiệp với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác.
Bước 3: Thiết kế chương trình
Trong quy trình thiết kế chương trình đào tạo, công ty cần chú trọng vào việc xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết và đa dạng. Chương trình đào tạo cần được thiết kế để đáp ứng mục tiêu đào tạo đã xác định trước đó. Nó cần bao gồm nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo phù hợp.
Các yếu tố quan trọng cần xem xét:
- Tri thức đào tạo cần được thiết kế sao cho phản ánh chính xác danh sách các kỹ năng và kiến thức cần thiết.
- Việc lựa chọn các phương pháp đào tạo phù hợp như đào tạo trực tuyến, đào tạo trực tiếp, đào tạo thực hành, hoặc đào tạo theo dự án để đảm bảo sự hiệu quả và tính tương tác.
- Sự đa dạng trong hình thức đào tạo như khóa học, hội thảo, workshop, và các hoạt động đào tạo khác để tạo ra một môi trường học tập đa chiều và hấp dẫn cho học viên.
Bước 4: Triển khai kế hoạch đào tạo trong doanh nghiệp
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp bắt tay vào việc triển khai chương trình đào tạo đã được thiết kế một cách kỹ lưỡng. Việc triển khai đào tạo đòi hỏi sự giám sát và đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng chương trình đào tạo đem lại hiệu quả như kỳ vọng.
Các hoạt động quan trọng bao gồm:
- Chuẩn bị tài liệu, phương tiện và cơ sở vật chất cần thiết để đảm bảo môi trường đào tạo chuyên nghiệp và hiệu quả.
- Tổ chức đào tạo theo kế hoạch đã lên và đảm bảo rằng quy trình diễn ra một cách suôn sẻ và theo đúng tiến độ.
- Theo dõi sát sao quá trình đào tạo, đánh giá phản hồi từ người tham gia để điều chỉnh và cải thiện chất lượng đào tạo liên tục.
- Đảm bảo rằng mọi nguồn lực và sự chú ý đều được hướng vào việc đào tạo một cách chuyên sâu và hiệu quả nhất.
Bước 5: Đo lường, đánh giá, cải tiến
Để hoàn thiện chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình đánh giá toàn diện và liên tục để đảm bảo rằng chương trình đào tạo đạt được các mục tiêu đã đề ra và đem lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
Các hoạt động quan trọng bao gồm:
- Đo lường kết quả: Thực hiện đánh giá trước và sau đào tạo để so sánh sự tiến bộ của người học. Đánh giá quá trình đào tạo để xác định điểm mạnh và yếu của chương trình.
- Đánh giá kết quả: Xác định mức độ đạt được của mục tiêu đào tạo thông qua các hình thức đánh giá phù hợp như kiểm tra, bài thi hoặc báo cáo.
- Cải tiến liên tục: Dựa trên kết quả đánh giá, đưa ra các biện pháp cải tiến cụ thể nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của chương trình đào tạo.
Đây là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu quả của chương trình đào tạo và từ đó, liên tục cải thiện để đáp ứng nhu cầu đào tạo một cách chính xác và hiệu quả nhất.
Các hình thức đào tạo nội bộ đang có hiện nay
Coaching 1:1 - Đào tạo 1:1
Đây là một phương pháp đào tạo tập trung vào việc chuyển đạt kiến thức và kỹ năng từ người có kinh nghiệm đến người mới. Thông thường, các tổ chức áp dụng hình thức này khi cần đào tạo một nhân viên đặc biệt cần sự chỉ dẫn cẩn thận và hướng dẫn chi tiết từ người có tay nghề. Quá trình mentoring không chỉ là việc truyền đạt kiến thức một cách hệ thống mà còn là việc chia sẻ kinh nghiệm thực tế, hướng dẫn cụ thể để giúp Mentee phát triển kỹ năng và hiểu biết chuyên môn một cách toàn diện và tiến bộ.
On the job training - Đào tạo thực hành trực tiếp
On the job training (OJT) là phương pháp đào tạo tại chỗ, mà nhân viên sẽ học và thực hành kiến thức ngay tại nơi làm việc. Khi thực hiện đào tạo OJT, nhân viên sẽ có cơ hội sử dụng ngay các tài nguyên và môi trường để áp dụng những gì họ học được.
Phương pháp đào tạo thực hành trực tiếp thường được áp dụng khi tổ chức giới thiệu sản phẩm mới, công nghệ mới, thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc triển khai phần mềm mới trong quy trình. Điều này giúp nhân viên học cách áp dụng kiến thức vào thực tế ngay lập tức và nhanh chóng thích nghi với các thay đổi trong môi trường.
Mentoring - Đào tạo cố vấn
Mentoring là cách tiếp cận giáo dục được xây dựng trên mối quan hệ chặt chẽ giữa một chuyên gia (Mentor) và một cá nhân đang học hỏi (Mentee). Trong quá trình này, Mentor chịu trách nhiệm chỉ dẫn, tư vấn để hỗ trợ Mentee phát triển bản thân và đạt được các mục tiêu cá nhân.
Trong bối cảnh đào tạo nội bộ của các tổ chức, mentoring thường được áp dụng để hỗ trợ nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng thích nghi với môi trường và phát triển kỹ năng cần thiết. Ngoài ra, mentoring cũng có thể được sử dụng để nâng cao kỹ năng của nhân viên hiện tại, giúp họ tiến xa hơn trong sự nghiệp của mình.
Khó khăn phải đối mặt trong việc đào tạo nội bộ
Quy trình đào tạo và hệ thống kiến thức không tốt
Việc chuẩn bị cho các buổi đào tạo thường thiếu sót và thiếu sự chuyên nghiệp. Kiến thức đào tạo thường chưa được tổ chức một cách hệ thống và không được chuẩn hóa, dẫn đến việc các vấn đề truyền đạt thiếu rõ ràng, hỗn loạn và trừu tượng.
Bên cạnh đó, định hướng nội dung của quy trình đào tạo thường không phản ánh đúng với thực tế công việc, khiến cho nhân viên gặp khó khăn trong việc hiểu và áp dụng những kiến thức học được vào công việc hàng ngày.
Không có tính thực tế
Thường thì các session đào tạo diễn ra trong khoảng thời gian ngắn và chứa đựng một lượng kiến thức lớn, gây khó khăn cho nhân viên trong việc hấp thụ thông tin. Áp lực và căng thẳng có thể xuất hiện khi họ phải tiếp nhận một lượng lớn vấn đề mà không thể ghi nhớ hết, và khó áp dụng vào thực tế công việc.
Hơn nữa, nếu không có cơ hội củng cố kiến thức sau mỗi buổi đào tạo, nhân viên có thể quên những gì họ đã học một cách nhanh chóng. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả của quy trình đào tạo nội bộ mà còn làm mất động lực của nhân viên để tiếp tục học hỏi và phát triển bản thân.
Chi phí đầu tư hạn chế
Đào tạo nội bộ đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng từ các tổ chức, bao gồm cả nhân lực, thời gian và tiền bạc. Nếu doanh nghiệp không có ngân sách đủ, quy trình đào tạo có thể bị giới hạn về mặt quy mô và chất lượng. Điều này có thể dẫn đến việc cắt giảm kinh phí cho các khóa đào tạo, ảnh hưởng tiêu cực đến nội dung và phương pháp đào tạo, làm giảm hiệu quả và giá trị vốn có của chương trình.
Thời gian eo hẹp
Trên thực tế, thời gian là một tài nguyên quý giá trong môi trường kinh doanh. Nhân viên thường phải đối mặt với lịch trình bận rộn, nhiều nhiệm vụ và dự án cần hoàn thành cùng lúc. Việc dành thời gian cho đào tạo có thể xung đột với các yêu cầu công việc khác, tạo áp lực thời gian và gây khó khăn trong việc kế hoạch và tổ chức.
Trong doanh nghiệp lớn, việc đào tạo nội bộ cho một lượng lớn nhân viên có thể trở nên phức tạp hơn khi cần phải xác định thời gian phù hợp cho tất cả, đặc biệt khi nhân viên có các múi giờ và địa điểm làm việc khác nhau. Điều này đặt ra thách thức lớn trong việc đồng bộ hóa và tổ chức chương trình đào tạo sao cho phù hợp và hiệu quả.
Người đào tạo chưa đủ chuyên môn
Mức độ chuyên môn của người thực hiện chương trình đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chất lượng của quá trình đào tạo. Khi người đó không sở hữu đủ kiến thức và kỹ năng chuyên ngành cần thiết, khả năng truyền đạt thông tin một cách chính xác và hiệu quả sẽ bị ảnh hưởng. Hậu quả có thể bao gồm:
- Nhân viên không thể hấp thụ đúng kiến thức và kỹ năng cần thiết: Nếu người thực hiện đào tạo không có tri thức sâu rộng và kỹ năng làm việc thực tế, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu và áp dụng những “chất xám” mà họ được truyền đạt.
- Sự không hài lòng của nhân viên với quá trình đào tạo: Khi chất lượng của chương trình đào tạo bị ảnh hưởng bởi việc thiếu chuyên môn của người thực hiện, nhân viên có thể cảm thấy không hài lòng với quy trình học và không nhận được giá trị mong đợi từ chương trình.
- Chương trình đào tạo không đạt được mục tiêu đã đề ra: Khi người thực hiện đào tạo không đủ chuyên môn, khả năng chương trình không đạt được mục tiêu đã đề ra là rất cao. Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên không phát triển được kỹ năng cần thiết hoặc không thấu hiểu đúng về những thứ đã được đào tạo.
Nhân sự thụ động
Khi nhân viên thiếu tính chủ động, họ thiếu động lực để tham gia vào quy trình đào tạo, không tích cực hấp thụ kiến thức và không thực hiện những gì họ đã học vào công việc thực tế. Nguyên nhân có thể bao gồm:
- Thiếu nhận thức về tầm quan trọng của đào tạo: Một số nhân viên có thể không hiểu rõ về lợi ích mà đào tạo mang lại hoặc không nhận biết được giá trị mà việc học tập mang lại cho sự phát triển cá nhân và sự nghiệp.
- Chương trình đào tạo không phù hợp với nhu cầu của nhân viên: Khi chương trình đào tạo không đáp ứng được nhu cầu và mong muốn cụ thể của nhân viên, họ có thể cảm thấy mất hứng thú và không có động lực để tham gia hoặc học hỏi.
- Phương pháp đào tạo không hiệu quả: Nếu cách thức và phương pháp đào tạo không thú vị, không khuyến khích sự tương tác hoặc không kích thích sự chủ động của nhân viên, họ sẽ dễ bị mất tập trung và không thấu hiểu sâu về nội dung được truyền đạt.
Đào tạo nội bộ là gì? Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc và phát triển nguồn nhân lực một cách bền vững. Bằng việc tự tổ chức các chương trình huấn luyện cho nhân viên, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, tùy chỉnh nội dung phù hợp và tăng cường gắn kết nhân viên. Thông tin mà Tanca đã cung cấp không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm đào tạo nội bộ là gì mà còn chỉ ra những lợi ích thiết thực mà đào tạo nội bộ mang lại.
