Asana là gì? Ứng dụng Asana có lợi ích gì đối với việc quản lý công việc của doanh nghiệp? Làm thế nào để tải phần mềm Asana? Bài viết này của Tanca sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về những câu hỏi trên và cách quản lý công việc bằng Asana app. Cùng theo dõi nhé.
Asana là gì?
Asana là phần mềm quản lý dự án và công việc trực tuyến, giúp người dùng tổ chức công việc hiệu quả và thông minh hơn, đặc biệt là khi phân công task, công việc nhóm.
Ban đầu, Asana được tạo ra bởi giám đốc kỹ thuật của Facebook - Dustin Moskovitz. Nó được sử dụng như một ứng dụng web để giúp mọi người trong mỗi nhóm hiểu công việc của họ và xem đồng nghiệp của họ đang làm gì, đã làm đến đâu, nắm bắt được các vấn đề phát sinh để giải quyết cùng nhau.
Đầu năm 2011, Asana được nâng cấp lên thành ứng dụng công nghệ dùng cho mục đích quản lý dự án, đến năm 2012 thì chính thức ra mắt phiên bản thương mại, dành riêng cho doanh nghiệp. Kể từ đó, phần mềm Asana đã được đưa vào trên các thiết bị di động iOS theo nhóm 15 người và đang dần trở nên tương thích với nền tảng Android.
Từ đó đến nay, Asana đã được chứng minh là một giải pháp quản lý công việc hữu ích và hiệu quả. Nhiều tập đoàn và tổng công ty lớn sử dụng Asana để trợ giúp các dự án, ví dụ như Airbnb và Foursquare.
Nguyên tắc hoạt động của phần mềm Asana
Phần mềm quản lý dự án Asana hoạt động theo 3 nguyên tắc sau:
- Thông báo công việc chứ hoàn toàn không phải thư tín
- Trò chuyện trực tiếp chỉ trên một trang
- Hành động được phối hợp đồng bộ theo nhóm thay vì các hành động riêng lẻ
Tất cả các nguyên tắc này đều phục vụ cùng một mục đích đó là liên tục cập nhật công việc một cách nhanh chóng và nhẹ nhàng, phản ánh tính minh bạch trong công việc của mọi người, xây dựng sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các bộ phận trong dự án.
Dựa trên điều này, Asana cung cấp cho người dùng tất cả các công cụ quản lý cơ bản, thông minh và hiệu quả nhất. Asana tạo ra môi trường quản lý, làm việc chuyên nghiệp thông qua không gian riêng của mỗi team dự án.
Những tính năng nổi bật của Asana app
1. Thao tác trên đầu việc
Asana cho phép bạn chia dự án của mình thành các nhiệm vụ nhỏ hơn với tên đầy đủ của người thực hiện, ngày hoàn thành và tầm mức độ ưu tiên của công việc. Khi một người đánh dấu hoàn thành, thông báo sẽ tự động được gửi đến tất cả các thành viên còn lại. Mọi người đều có thể vào comment, ghi chú, gửi tin nhắn và gửi file đính kèm trực tiếp lên hệ thống.
2. Chuyển đổi đầu việc
Asana hỗ trợ liên kết một đầu việc cho nhiều dự án khác nhau mà không cần tốn công sao chép. Bên cạnh đó, bạn còn có thể chuyển đổi nhiệm vụ thành một dự án chỉ bằng một cú nhấp chuột.
3. Tùy chọn giao diện hiển thị
Giống như nhiều phần mềm quản lý công việc khác, các tác vụ cần thực hiện trong Asana được sắp xếp theo dạng Todolist hoặc bảng Kanban. Ngoài ra, Asana có một tính năng đặc biệt là tự động tạo thời gian hành động dựa trên dữ liệu được nhập vào hệ thống dưới dạng tệp CSV.
4. Tự động tạo báo cáo
Trong phiên bản miễn phí, Asana cung cấp biểu đồ báo cáo tiến độ (progress report) cho mỗi dự án, biểu đồ này hiển thị số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. Để sử dụng báo cáo chuyên sâu hơn, thì bạn cần dùng bản trả phí của ứng dụng.
5. Tích hợp và bảo mật
Asana được thiết kế để đồng bộ hóa và lập lịch theo thời gian thực, giúp việc quản lý thời gian của người dùng có một định hướng rõ ràng. Ngoài ra, nó cũng tích hợp với nhiều ứng dụng bên ngoài như Slack, DropBox, Github,...Mọi dự án / hoạt động trong Asana đều là riêng tư / công khai, giúp tăng cường bảo mật cho việc kinh doanh.
Xem thêm: Tư vấn chọn phần mêm quản lý công việc
Cách sử dụng phần mềm Asana để quản lý công việc
Đăng ký tài khoản
Màn hình máy tính sẽ hiển thị một link mới để xác nhận tài khoản. Việc của bạn là chỉ cần nhấp vào link đó để hoàn thiện profile của mình, sau đó là có thể trải nghiệm ứng dụng.
Xây dựng dự án trong Asana
Nếu bạn muốn xây dựng project trong phần mềm Asana thì bạn cần thực hiện những bước sau:
- Nhấp vào phần project ở bên trái phía cuối pane.
- Dự án mới sẽ hiện ra và không gian chính giữa là nơi bạn làm việc.
- Hãy cài đặt cho mình những tùy chọn cho dự án và những nhiệm vụ cần làm.
Cách thực hiện thao tác với Task
Trong một dự án mới sẽ có rất nhiều đầu việc, bạn không thể làm một lúc quá nhiều đầu việc như thế. Vì vậy, để dự án được diễn ra trơn tru và hiệu quả thì bạn phải chia nhỏ task. Cách làm như sau:
Tạo một task mới:
- Chọn vào một dòng chính giữa của pane và Enter.
- Đặt tên cho task.
- Click vào biểu tượng bên phải dòng task để điều chỉnh người thực hiện, deadline, mô tả, yêu cầu,...
Tạo dòng task đặc trưng:
- Đánh dấu vào task đã hoàn thành.
- Tổng hợp số task đã hoàn thành.
- Ở phần pane chính giữa, bạn cần click vào góc phải và chọn “Archive Completed Tasks” để tổng hợp số task đã hoàn thành của dự án.
Cách sử dụng Calendar trong Asana
Tính năng Calendar giúp bạn dễ dàng theo sát tiến độ của công việc. Nó giúp bạn quản lý được lịch trình, kế hoạch và nhắc nhở.
Để tạo lịch mới, bạn cần nhấp vào dấu (+) ở cạnh “My calendars” sau đó chọn “New calendar”. Hãy đặt tên cho lịch bạn vừa tô, thêm vào đó là mô tả và múi giờ mong muốn.
Ai nên sử dụng phần mềm Asana?
Với những tính năng và cách sử dụng phía trên, chắc bạn đã phần nào hiểu được ai nên dùng ứng dụng Asana rồi đúng không nào? Phần mềm Asana là phần mềm dành cho những công ty hoạt động theo mô hình cộng tác liên chức năng hoặc những công ty lớn khác.
Đồng thời, ứng dụng còn giúp hỗ trợ cho người người cần tham gia vào nhiều dự án, phòng ban khác nhau để cùng nhau kiểm soát, quản lý danh mục công việc hiệu quả hơn.
Xem thêm: Quản lý công việc theo phong cách của người Nhật
Ưu điểm của ứng dụng Asana
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
Asana có một giao diện đơn giản, dễ thao tác và sử dụng. Ngoài ra, phần mềm này có thể thay đổi màu sắc, thay đổi giao diện theo sở thích người dùng và giúp tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ và ít nhàm chán.
Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc
Phần mềm có nhiều chế độ để xem dự án như xem danh sách, xem bảng biểu hoặc timeline giúp nhân viên theo dõi tiến độ công việc. Hệ thống này còn giúp đưa ra các thông báo để nhắc nhở người dùng về công việc của họ.
Kết hợp nhiều ứng dụng hỗ trợ
Asana hiện tích hợp với nhiều phần mềm và ứng dụng để lưu trữ, thiết kế biểu đồ, chẳng hạn như Google Drive, DropBox, Slack, Github...
Tạo tương tác nội bộ
Để tránh làm gián đoạn công việc, Asana giúp bạn trò chuyện, liên lạc với các nhóm trò chuyện và bình luận về các dự án trực tiếp trên phần mềm.
Tính bảo mật dự án rất cao
Trong gói cao cấp, Asana cho phép người dùng thiết lập quyền bảo mật và hạn chế quyền truy cập vào các project quan trọng.
Nhược điểm của ứng dụng Asana
Chi phí tương đối cao
Chi phí cho mỗi người dùng là rất cao, khoản 9,99$/người dùng/tháng. Phiên bản miễn phí chỉ được giới hạn sử dụng với tối đa 15 thành viên. Do đó, nó không phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tiếng Việt không được hỗ trợ
Ở thời điểm hiện tại, ứng dụng Asana chưa hỗ trợ phiên bản tiếng Việt. Do đó, trong quá trình ứng dụng, đôi khi nó gặp phải những dự đoán khó hiểu và gây hiểu lầm cho người dùng.
Chưa sử dụng nhiều tính năng liên quan đến khách hàng
Asana chỉ được sử dụng rộng rãi cho các công việc nội bộ. Tuy nhiên, không có nhiều hỗ trợ cho nhân viên làm việc với khách hàng và đối tác bên ngoài.
Nhân viên chỉ làm việc với khách hàng bằng các phương pháp thủ công tiêu chuẩn hoặc sử dụng thêm phần mềm bổ sung.
Có phần mềm nào thay thế Asana không?
Bên cạnh phần mềm asana thì trên thế giới hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý như Tanca, Wrike, Trello, Jira, Wework,...Mỗi một ứng dụng sẽ có những tính năng đặc biệt, có ưu và nhược điểm riêng, thích hợp với nhiều nhu cầu khác nhau của người dùng.
Dưới đây, Tanca xin gợi ý cho bạn top 2 phần mềm phổ biến tương tự Asana, có thể thay thế được:
Trello
Trello cho phép người dùng tổ chức các hoạt động họ muốn làm hoặc tạo các nhiệm vụ để chia sẻ với đồng nghiệp, để nhận phản hồi và các mẹo giúp mọi người cải thiện thành công công việc của họ. Ngoài ra, người dùng có thể tùy chỉnh quy trình làm việc cho từng dự án khác nhau và dễ dàng giao việc cho bạn và đồng nghiệp của bạn.
Đồng thời, người dùng có thể kéo dài thời gian hoàn thành các tác vụ và thiết lập cài đặt thông báo bằng chuông nhắc nhở, tuyệt vời nhất là nó có thể hoạt động ngoại tuyến và tự động đồng bộ khi có kết nối mạng.
Wework
Wework hỗ trợ quản lý công việc và dự án trong kinh doanh hiệu quả cao, quản lý linh hoạt các công việc ngắn hạn hoặc dài hạn, các dự án nội bộ hoặc quan hệ đối tác với khách hàng. Đồng thời, phần mềm luôn được cập nhật tiến độ mới của người dùng, hỗ trợ đưa ra báo cáo phù hợp và hiệu quả.
Do đó, Wework hoàn toàn có khả năng cải thiện hiệu suất của người dùng bằng cách nâng cao hiệu quả cộng tác để mang đến trải nghiệm ngày càng tốt hơn.
Tanca
Tanca là phần mềm quản lý công việc thông minh. Giúp nhà quản lý vận hành các dự án và quy trình làm việc dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm còn có sự đa dạng trong ứng dụng, hướng đến sự cộng tác, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự minh bạch về thông tin người dùng tuyệt vời.
Trên đây là toàn bộ những thông tin trả lời cho câu hỏi Asana là gì, cách sử dụng phần mềm Asana. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tìm ra được giải pháp quản lý tốt nhất cho doanh nghiệp. Tanca sẽ luôn đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển doanh nghiệp an toàn và hiệu quả.
