Đại dịch Covid 19 đã làm thay đổi phần lớn môi trường làm việc của con người, thể hiện rõ ràng nhất ở xu hướng chuyển đổi từ văn phòng làm việc truyền thống sang văn phòng điện tử. Vậy văn phòng điện tử là gì và lợi ích lớn nhất mà nó mang lại cho doanh nghiệp là gì? Hãy cùng Tanca tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
Văn phòng điện tử là gì?
Hiểu một cách đơn giản, thuật ngữ văn phòng điện tử giải thích một mô hình không gian làm việc ảo được ứng dụng các phần mềm tân tiến như: xử lý hồ sơ, trao đổi thông tin, quản lý nhân sự, quản lý workflow, tạo checklist, tài liệu, báo cáo,.... Những công việc trước đây được vận hành bởi con người, còn nay được tích hợp và hiện đại hóa.
Phân loại văn phòng điện tử
Tùy thuộc vào nhu cầu và cách thức vận hành của mỗi doanh nghiệp, văn phòng điện tử sẽ được thiết kế theo những mô hình khác nhau:
- Văn phòng xanh: là loại văn phòng làm việc được thiết lập nhằm mục đích giảm thiểu tác hại đến môi trường như giảm thiểu sự tiêu thụ lượng tài nguyên thiên nhiên hay cá yếu tố ảnh hưởng đến khí hậu.
- Văn phòng ảo: là loại mô hình kinh doanh sở hữu đầy đủ các chức năng của một trụ sở doanh nghiệp chính thống.
- Văn phòng đa chức năng: Thay thế văn phòng truyền thống cứng nhắc, văn phòng đa chức năng tích hợp nhiều yếu tố hiện đại về không gian, địa điểm nhằm tiết kiệm chi phí và linh hoạt cho nhân viên.
- Văn phòng mở: bố trí không gian làm việc thoáng đãng, không có sự ngăn cách giữa các phòng ban riêng biệt.
- Văn phòng trọn gói: được vận hành dành cho những công ty mới, doanh nghiệp muốn tiết kiệm các khoản chi phí và có ít thành viên.
- Văn phòng chia sẻ: là mô hình văn phòng được chia sẻ cho các đơn vị khác nhằm giảm chi phí, tối ưu hóa diện tích để tận dụng nguồn lực hiệu quả.
Xem thêm: Phần mềm Sap là gì?
Những lợi ích khi sử dụng văn phòng điện tử
1. Môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại
Dễ nhận thấy nhất, mô hình làm việc điện tử đã bao gồm các chức năng xử lý thông tin qua nền tảng công nghệ, vì vậy điều đó sẽ giúp con người tương tác một cách linh hoạt và chuyên nghiệp hơn.
So với nền tảng văn phòng truyền thống sử dụng nhiều giấy tờ, thông qua nhiều thủ tục phức tạp thì văn phòng điện tử chỉ cần một số thao tác nhất định. Điều này giúp môi trường làm việc trở nên tinh gọn, giao tiếp dễ dàng hơn và cập nhật công việc cũng trở nên nhanh chóng.
2. Bảo mật thông tin
Vì ứng dụng công nghệ nên mô hình văn phòng điện tử sẽ được bảo mật nghiêm ngặt bằng nhiều cách khác nhau. Đối với những tập đoàn đa quốc gia về công nghệ, thì hệ thống bảo mật sẽ qua nhiều lớp khác nhau góp phần cho tính an toàn của thông tin doanh nghiệp.
3. Tiết kiệm thời gian, chi phí
Văn phòng điện tử tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau nên việc tác nghiệp từ xa đã trở nên thuận tiên hơn rất nhiều. Thông qua phương thức này, doanh nghiệp có thể vận hành mà không cần các nhân sự của mình phải có mặt trực tiếp tại văn phòng, giúp tiết kiệm đa số thời gian di chuyển không cần thiết.
Ngoài ra, văn phòng điện tử còn sẽ giảm thiểu rất nhiều chi phí bỏ ra cho giấy tờ, mực in, hệ thống điện,.... như vậy công việc sẽ trở nên năng suất hơn đồng thời doanh nghiệp sẽ phân bổ được nguồn lực một cách tốt nhất.
4. Tăng hiệu quả công việc của nhân viên
Người quản lý sẽ thông qua các phần mềm thông minh để giao việc, chia tasks, đưa nhiệm vụ thích hợp cho từng cá nhân một cách hợp lý.
Dựa vào những phần mềm tiên tiến, nhân sự sẽ nhận được một action plan cụ thể, chi tiết cũng như thời hạn công việc rõ ràng. Bên cạnh đó, kết quả hoạt động được chia sẻ qua một nền tảng chung sẽ cho thấy được điểm mạnh và điểm yếu rõ ràng nhất để đưa ra chiến lược phù hợp.
Việc xây dựng hệ thống đánh giá cũng như feedback giữa các nhân viên với nhau trên một nền tảng cũng là phương hướng duy trì văn hóa nội bộ cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Phần mềm Slack là gì?
So sánh văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống
| Tiêu chí | Văn phòng truyền thống | Văn phòng điện tử |
|---|---|---|
| Giá cả | Chi phí sẽ nhiều hơn vì phải đầu tư vào cơ sở, vật chất máy móc, thuê nhân viên,.... | Rẻ vì tích hợp trên hệ thống điện tử, tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng |
| Không gian làm việc | Chiếm nhiều diện tích, Cố định, có vách ngăn hoặc phòng ban riêng rõ ràng. | Không gian linh hoạt, có thể làm việc kết hợp giữa online và offline. |
| Thiết bị văn phòng | Sử dụng nhiều thiết bị truyền thống như giấy in, mực, máy photocopy, tập tài liệu,... | Được chuyển hóa thành dạng văn bản hay thông báo điện tử, các nền tảng workspace thông minh. |
| Tính thẩm mỹ | Thường được thiết kế mang nét cổ điển với màu trắng, xanh với bốn góc tường quen thuộc | Được thiết kế dựa trên văn hóa làm việc và tính cách của tổ chức đó. Vì vậy nên văn phòng điện tử có màu sắc bắt mắt, năng động, thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên |
Quy trình chi tiết để xây dựng lên một văn phòng điện tử
Một văn phòng điện tử được đưa vào vận hành thành công chắc chắn phải trải qua nhiều bước hoạch định kỹ lưỡng, khi mà thói quen sử dụng văn phòng truyền thống vẫn còn đang khá phổ biến ở nhiều nơi. Sau đây là các bước chi tiết để tiến hành xây dựng một văn phòng điện tử hiệu quả:
1. Tổ chức cuộc họp nội bộ
Khi đề ra phương hướng mới, đặc biệt là thay đổi quy trình làm việc trong tổ chức thì tất cả các cấp nhân viên phải đồng ý với đề xuất này.
Vì vậy, thảo luận cuộc họp nội bộ sẽ giúp những người lãnh đạo tìm thấy những lỗ hổng trong cách làm việc truyền thống và những thách thức khi chuyển đổi thành văn phòng điện tử.
Điều này cũng giúp nhân viên lên được một kế hoạch triển khai văn phòng điện tử một cách tổng quan, phù hợp với quy trình của công ty đó dù lớn hay nhỏ.
2. Chuẩn hóa lại quy trình làm việc
Là cách mà tổ chức hệ thống hóa lại workflow cũng như quy trình làm việc của công ty. Phương thức giao tiếp như thế nào để không bị sót thông tin? Phân bổ nhiệm vụ từ trên xuống dưới dựa trên nền tảng làm việc nào? Quyền hạn của từng cá nhân ra sao? Sự khác biệt giữa quy trình truyền thống và quy trình tại văn phòng điện tử có khác gì nhau.
Các câu hỏi trên khiến những người đứng đầu có cái nhìn nhận đa chiều để chuẩn hóa quy trình làm việc theo đúng chức năng mà nó nhận được.
3. Lựa chọn mô hình văn phòng điện tử phù hợp
Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ như hiện nay thì sẽ không hề thiếu nhiều giải pháp phần mềm giải quyết vấn đề của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải đủ tỉnh táo để nhận định được thực tế của công ty.
Quy mô sẽ tương ứng với mô hình văn phòng lớn hay nhỏ? Hoạt động của doanh nghiệp có tương thích với các quy trình làm việc của văn phòng điện tử đó không?
Khi đã chắc chắn với quyết định của mình, thì các văn phòng điện tử trở thành bàn tay đắc lực giúp phát triển kinh doanh chứ không phải là một khoản tiền đầu tư lãng phí.
4. Triển khai thực hiện
Khi lập một kế hoạch nhằm văn phòng điện tử vào hoạt động, bạn cầu phải lưu ý những khía cạnh quan trọng sau:
- Hệ thống lưu trữ thông tin: Để công việc có thể diễn ra trôi chảy thì việc dữ liệu được chia sẻ giữa các nhân viên với nhau đóng vai trò không kém phần quan trọng. Vì trong một số trường hợp, nếu nền tảng bị quá tải bởi tệp thông tin thì nhiều tài liệu sẽ dễ bị thất lạc hoặc không tìm thấy. Có một số nền tảng phổ biến giúp khắc phục những vấn đề này như: Google drive, Asana, Dropbox,...
- Phần mềm họp và làm việc trực tuyến: Với công việc từ xa và văn phòng kỹ thuật số, điều cần thiết là đảm bảo rằng mọi người luôn giữ liên lạc và có thể cộng tác hiệu quả bất chấp khoảng cách. Việc sử dụng một nền tảng nơi nhân viên có thể gặp gỡ, kết nối và làm việc có thể vô cùng hữu ích. Điều này không chỉ thúc đẩy sự hợp tác mà còn giảm thiểu sự rắc rối của email, giúp chia sẻ kiến thức dễ dàng hơn mà còn là động lực để gắn kết nhân viên thông qua buổi họp.
5. Đào tạo
Khi triển khai một phương thức hoạt động mới, chắc chắn sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu nhân sự không biết quy trình làm việc.
Tâm lý không hiểu được sự quan trọng của việc đổi mới cũng ảnh hưởng đến hiệu suất công việc chung. Thế nên, hãy đảm bảo rằng người quản lý phải dành thời gian đào tạo và thúc đẩy nhân viên của mình. Nếu nhân viên không được đào tạo bài bản, họ sẽ quay trở lại thói quen làm việc kiểu truyền thống trước kia.
Sự phát triển của toàn cầu khiến môi trường làm việc sẽ xích lại gần nhau hơn, sự ra đời của văn phòng điện tử cũng thúc đẩy điều này diễn ra nhanh chóng. Nếu biết cách tích hợp và vận hành văn phòng điện tử hiệu quả, thì phát triển kinh doanh cũng như tăng doanh số là điều có thể đạt được sau một khoảng thời gian nhất định.
