Khắc phục lãng phí thao tác là một vấn đề phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, gây tốn kém thời gian và nguồn lực. Việc nhận diện và khắc phục lãng phí thao tác không chỉ giúp cải thiện hiệu quả làm việc mà còn tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Tanca sẽ nói rõ hơn về vấn đề này.

Nguyên nhân dẫn đến lãng phí thao tác

Không hiệu quả trong quy trình sản xuất: Khi quy trình sản xuất không được thiết kế hoặc tối ưu hóa một cách hiệu quả, dẫn đến di chuyển không cần thiết của sản phẩm hoặc tài nguyên giữa các vị trí khác nhau.
Thiếu tổ chức: Sự thiếu tổ chức trong quy trình sản xuất có thể dẫn đến việc di chuyển sản phẩm hoặc nguyên liệu nhiều lần, hoặc không có kế hoạch cụ thể cho việc chuyển đổi từ bước này sang bước khác.
Thiếu quản lý kiểm soát chất lượng: Khi không có hệ thống kiểm soát chất lượng đúng đắn, sản phẩm có thể phải di chuyển hoặc xử lý nhiều lần để sửa lỗi hoặc đảm bảo chất lượng.
Thiếu đồng thuận trong quy trình: Khi không có sự đồng thuận hoặc hiểu biết sai lầm về cách thực hiện công việc, các nhóm làm việc không hiệu quả có thể dẫn đến việc di chuyển và thao tác không cần thiết.
Thiếu quy trình chuẩn hóa: Khi không có quy trình chuẩn hóa hoặc quy tắc rõ ràng, nhân viên có thể thực hiện thao tác không cần thiết hoặc điều chỉnh quy trình một cách linh hoạt.
Thiếu đào tạo và nâng cao kỹ năng: Khi nhân viên không được đào tạo đầy đủ hoặc không cập nhật kiến thức và kỹ năng, họ có thể thực hiện thao tác không cần thiết hoặc không đúng cách.
Không tận dụng công nghệ và tự động hóa: Không sử dụng công nghệ hiện đại và tự động hóa có thể dẫn đến việc di chuyển và xử lý thủ công nhiều hơn, gia tăng lãng phí.
Không đảm bảo sự liên tục trong quy trình: Sự ngắt quãng trong quy trình sản xuất, như thời gian chờ đợi không cần thiết, có thể dẫn đến thao tác không cần thiết để bắt đầu lại quy trình.

7 lãng phí trong sản xuất và cách nhận diện lãng phí thao tác (The waste in motion)

Defect (Sai lỗi): Sai lỗi có thể xảy ra trong quá trình nhập dữ liệu thủ công, khi sử dụng dịch vụ công để khai báo Bảo hiểm xã hội và Thuế thu nhập cá nhân, hoặc khi sử dụng các phần mềm nhân sự không đạt chất lượng. Việc nhập liệu thủ công vào các file Excel hay tài liệu dễ dẫn đến ghi sai thông tin khi gửi email, thư từ, điền thiếu thông tin cần thiết, nhập sai dữ liệu chấm công, tính sai công thức lương… từ những biểu mẫu đơn giản cho đến các công việc phức tạp, mang tính hệ thống. Những sai sót này yêu cầu phải mất thêm nguồn lực để kiểm tra lại thông tin, chỉnh sửa lỗi, hoặc làm lại một phần hoặc toàn bộ công việc. Những lỗi này tốn rất nhiều thao tác và năng lượng cho nhân sự để giải quyết, đặc biệt khi không có bộ phận hỗ trợ tức thì trên các nền tảng dịch vụ công này.
Overproduction (Dư thừa): Dư thừa đề cập đến việc có nhiều hơn mức cần thiết. Các báo cáo không được sử dụng và việc thu thập thông tin vượt quá nhu cầu công việc đều được coi là lãng phí dư thừa, và còn ảnh hưởng đến công tác quản lý lưu trữ của bộ phận. Việc trao quyền thường đi kèm với các công cụ giao tiếp để quản lý tiến độ công việc. Đôi khi, các nhóm chat còn phát sinh để giải quyết cả những vấn đề về sở thích và cá nhân.
Waiting (Chờ đợi): Lãng phí này xảy ra khi một nhân viên, nhóm hoặc bộ phận không thể tiến hành công việc do phải chờ một hoạt động khác kết thúc. Đây là thời gian mà nhân sự và thiết bị nhàn rỗi, không được tối ưu hóa về năng lực và công suất. Điều này thậm chí có thể gây rắc rối với các đối tác bên ngoài, và do đó, được coi là lãng phí thời gian vô ích.
Non-utilize people (Nhân sự): Chi phí tuyển dụng, onboarding, đào tạo và thay thế nhân viên chiếm một phần lớn trong ngân sách của doanh nghiệp và lãng phí về nhân sự được xem là loại lãng phí đắt đỏ nhất vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ vòng đời của nhân viên trong tổ chức. Việc không đánh giá năng lực phù hợp và không sắp xếp công việc hay lộ trình đào tạo hợp lý sẽ khiến trải nghiệm làm việc của nhân viên giảm sút, tiêu hao chi phí cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, dẫn đến bộ máy trở nên cồng kềnh và khó quản lý. Ngoài ra, lãnh đạo cần phải luôn kịp thời có cái nhìn tổng thể về cơ cấu nhân sự, cơ cấu lương, phân bổ nguồn lực giữa các phòng ban và đưa ra chính sách lương thưởng hợp lý để loại bỏ lãng phí về nhân sự.
Transportation (Dịch chuyển): Đề cập đến bất kỳ sự chuyển động nào của con người, tài liệu, hoặc thiết bị, làm tăng thêm thời gian mà không tạo ra giá trị. Ví dụ, việc nhân viên phải di chuyển quá nhiều giữa các khu vực để xin dấu, chữ ký, mang tài liệu hoặc tham gia các cuộc họp có thể dẫn đến đình trệ trong quy trình làm việc.Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu không có hệ thống, phải sao chép từ file này sang file khác, chuyển email tới những người liên quan, hoặc sử dụng phần mềm không có chức năng tự động hóa và đồng bộ cũng gây ra lãng phí khi tài liệu phải được di chuyển nhiều lần mới đến được vị trí cần thiết.
Inventory (Tồn trữ): Bao gồm tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Các loại tồn trữ không chỉ là thành phẩm mà còn các sản phẩm dở dang như tài liệu bản cứng và bản mềm, các phần mềm và ứng dụng. Hiện nay, để đảm bảo việc lưu trữ tài liệu không bị mất mát, cũng như phục vụ công tác kiểm toán, kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng, nhiều đơn vị lựa chọn mô hình lưu trữ nhiều cấp độ từ bản cứng, đến lưu trên máy móc, ổ cứng và đám mây. Thực tế, có rất nhiều chính sách được ban hành tại doanh nghiệp nhưng không được thực hiện, các email và thư chưa đọc, các tài liệu chưa hoàn thiện, tài liệu đã cũ, hết hạn hoặc lỗi thời. Điều này gây tốn kém cả về không gian vật lý, thiếu an toàn và trở ngại mỗi khi cần tìm kiếm, xử lý tài liệu.
Motion (Thao tác): Phát sinh từ việc nhân viên phải làm thủ công, tay chân, thực hiện các công việc lặp đi lặp lại hoặc thực hiện các động tác, chuyển động không cần thiết, làm chậm tốc độ công việc. Cụ thể, nhân viên có thể chưa thành thạo kỹ năng và không biết sử dụng các thủ thuật, phím tắt trong việc gõ và nhập văn bản. Họ có thể phải thường xuyên viết tay các biểu mẫu, thực hiện chấm công và tính lương thủ công, hoặc tính lương trên hai hệ thống khác nhau. Việc sử dụng quá nhiều nhóm và ứng dụng công việc cũng dẫn đến việc thao tác nhập liệu và chuyển đổi trên nhiều nền tảng khác nhau, hoặc tốn công trong việc chọn lọc các dữ liệu cần thiết.
Extra Process (Quy trình): Chất lượng công việc luôn đi kèm với tiến độ và quy trình rõ ràng, nhất quán. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, các quy trình càng được mở rộng, từ đó dễ phát sinh lỗi. Ví dụ, việc phân chia công việc cho nhân viên và phân tầng bộ máy tổ chức có thể tạo ra nhiều quy trình chồng chéo, đòi hỏi xử lý quá mức cần thiết. Nhân viên không được trao quyền quyết định phải thông qua quá nhiều phòng, ban không cần thiết, người áp dụng trực tiếp không có tiếng nói để đề xuất thay đổi. Nếu người chịu trách nhiệm chính vắng mặt, quy trình thực hiện một cách cứng nhắc sẽ không có giải pháp thay thế linh hoạt.

Giải pháp khắc phục lãng phí thao tác

Thiết kế lại quy trình sản xuất: Xác định và loại bỏ các bước công việc không cần thiết hoặc không tạo ra giá trị. Đảm bảo rằng quy trình làm việc mạch lạc và không có gián đoạn không cần thiết. Sử dụng các nguyên tắc của Lean như JIT (Just-In-Time), 5S và giản lược để cải thiện tổ chức quy trình sản xuất và giảm lãng phí thao tác.
Tích hợp tự động hóa và công nghệ: Sử dụng tự động hóa trong quy trình sản xuất để giảm thiểu thao tác thủ công và di chuyển. Áp dụng công nghệ IoT (Internet of Things) để theo dõi và kiểm soát quy trình sản xuất theo thời gian thực, giúp phát hiện và giải quyết sớm các vấn đề.
Chuẩn hóa và đào tạo nhân viên: Xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa và hướng dẫn nhân viên về cách thực hiện công việc hiệu quả. Đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ và định kỳ để nâng cao kỹ năng và hiểu biết về quy trình sản xuất và quản lý chất lượng.
Kiểm tra chất lượng và đảm bảo sự liên tục: Áp dụng kiểm tra chất lượng liên tục trong quy trình sản xuất để phát hiện lỗi và khuyết điểm sớm. Đảm bảo sự liên tục trong quy trình sản xuất bằng cách loại bỏ thời gian chờ đợi không cần thiết và tối ưu hóa lịch trình làm việc.
Phân tích dữ liệu và tiến hành cải tiến liên tục: Sử dụng dữ liệu và phân tích để đánh giá quy trình sản xuất và xác định các vấn đề, cơ hội cải tiến. Thực hiện cải tiến liên tục bằng cách áp dụng các biện pháp như Kaizen để cải thiện quy trình theo thời gian.
Tích hợp phản hồi từ nhân viên và khách hàng: Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng về các thách thức trong quy trình sản xuất và tiềm năng cải tiến. Sử dụng phản hồi này để thực hiện điều chỉnh và cải tiến quy trình sản xuất.
Quản lý và đối phó với biến động: Xây dựng khả năng đối phó với biến động trong quy trình sản xuất để giảm thiểu thời gian chờ đợi và lãng phí thao tác trong trường hợp có sự biến đổi không mong muốn.
Theo dõi hiệu suất và thiết lập mục tiêu: Theo dõi hiệu suất quy trình sản xuất bằng các chỉ số và số liệu thống kê, đặt mục tiêu cải tiến và theo dõi tiến triển.

Xem thêm:

Kết luận

Việc nhận diện và khắc phục các loại lãng phí thao tác là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. Áp dụng các giải pháp thích hợp mà Tanca đã gợi ý sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao hơn và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường.