KPI - Chỉ số đánh giá thường được sử dụng nhất

KPI, viết tắt của từ Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá năng suất và hiệu quả công việc. Đây là 1 công cụ giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên.

KPI áp dụng cho nhiều mục đích: Quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân. Hay nói cách khác KPIs chính là mục tiêu công việc mà cá nhân, tổ/nhóm, phòng/ban, tổ chức… cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng nhân viên.

Xem thêm: KPI là gì? Phần mềm quản lý KPI tốt nhất hiện nay

Tại sao chỉ số KPI lại được sử dụng nhiều đến thế?

Từ việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên trong công ty, có nhiều lý do cho thấy tại sao chỉ số KPI lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn, cụ thể:

– KPI cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.

– Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác. Khi bạn có thể đo lường các mục tiêu theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.

– Có thể giúp người quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.

– Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.

– Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó việc đánh giá hoàn thành công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.

Xem thêm: 10 Chỉ số KPI quan trọng để quản lý công việc bán hàng

KPI được sử dụng nhiều nhưng vẫn có lỗ hổng

Dù KPI là quan trọng để đạt được mục tiêu và tăng trưởng cho công ty nhưng rất dễ gặp phải trường hợp các cấp lãnh đạo thiết lập KPI một cách mù quáng hoặc “làm đại cho có”. Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì có thể gây ra gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức:

1. Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí Specific (cụ thể) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.

2. Các chỉ số không đạt tiêu chí Measurable (đo lường được) thì không còn ý nghĩa đo lường kết quả thực hiện công việc.

3. Các chỉ số KPI không đạt được tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế), như vậy, xây dựng mục tiêu quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình, điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.

4. Nếu các chỉ số KPI không có hạn định cụ thể: người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn rất lớn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc.

Chỉ số OKR xuất hiện

OKR là từ viết tắt của Objective Key Result – Kết quả và mục tiêu then chốt. Hiểu rộng ra, OKR là một phương pháp quản trị dựa trên một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó sẽ được đo lường bằng những kết quả then chốt nhất.

Với những cải tiến của mình, hiện nay, khung mục tiêu OKR đã được nhiều gã khổng lồ công nghệ sử dụng như Google Intel, Amazon, LinkedIn, Spotify và các công ty thành công lớn khác để quản lý quy trình thực hiện công việc hướng đến mục tiêu chung.

OKR có các đặc trưng cơ bản là:

- Hệ thống mục tiêu có chu kỳ ngắn, ví dụ như Google thiết lập hàng quý.

- Hệ thống mục tiêu có tính liên kết và phân cấp từ công ty, sau đó chuyển xuống các bộ phận, các nhóm và cuối cùng là từng cá nhân.

- Mục tiêu trong doanh nghiệp (được gọi là Objectives - Chính là chữ O trong OKR) được cụ thể hóa bằng các kết quả then chốt (Key Results - KR)

- Trong hệ thống OKR, mỗi cá nhân thông thường chỉ nên có tối đa 5 mục tiêu, mỗi mục tiêu không nên có quá 4 kết quả then chốt để mọi người tập trung đạt được các kết quả trọng yếu, tránh dàn trải.

Hãy kết hợp KPI với OKR để đạt hiệu quả tối đa

Bạn thấy đấy, cả OKR và KPI đều được đo bằng số, tuy nhiên kết quả then chốt trong OKR thường là sự kết hợp giữa tham vọng và thực tế. Trong khi đó, KPI được dùng để đo lường chính xác kết quả của đầu ra hay trong một công đoạn của quy trình.

KPI thường là số liệu chính xác tuyệt đối, chẳng hạn như doanh số, tỷ lệ sản phẩm lỗi, số lượng khách hàng tiềm năng do marketing mang về,..... Trong khi đó, OKR thường không dễ để đo lường chính xác.

KPI thường cố định, ít thay đổi trong thời gian dài còn OKR có thể tồn tại trong ngắn hạn, thậm chí chỉ xuất hiện một lần duy nhất.

Vì những điểm chung và điểm riêng như trên, chúng ta cần phải kết hợp 2 chỉ số này trong tổ chức để phát huy hiệu quả tối đa. Trong đó, OKR nên được áp dụng trong các vị trí sáng tạo và cần được thay đổi liên tục (ví dụ như vị trí sáng tạo nội dung ở công ty quảng cáo, vị trí lập trình tại các công ty công nghệ). KPI nên được sử dụng cho các công ty truyền thống như sản xuất, bán hàng hoặc là một quá trình đã được tổ chức ổn định.

Nhà quản lý nhân sự cần có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa hai chỉ số trên!

LƯU Ý:

OKR là một phương pháp hữu hiệu và ngày càng được nhiều tổ chức/doanh nghiệp áp dụng vào mô hình hoạt động nhân sự và vận hành hoạt động của mình. Tùy vào quy mô và tuổi đời của từng doanh nghiệp, các nhà quản lý nhân sự cần có cách thức ứng dụng sao cho phù hợp nhằm hướng đến hiệu quả cao nhất. Một số điều cơ bản cần thực hiện để triển khai ORK cho doanh nghiệp:

- Xây dựng tầm nhìn và sứ mệnh: Một lời khuyên hữu ích cho mọi doanh nghiệp là cần xác định rõ 2 khái niệm tầm nhìn và sứ mệnh, tránh mơ hồ hoặc nhầm lẫn với nhau. Lưu ý, tầm nhìn và sứ mệnh phải đảm bảo được tính dài hạn. Điều này cho thấy khả năng lãnh đạo của những người đứng đầu doanh nghiệp.

- Thảm khảo ý kiến từ các bộ phận: Nhà quản lý không nên xây dựng chỉ số OKR dựa trên mong muốn cá nhân mà nên tham khảo thêm ý kiến từ các bộ phận trong công ty. Bởi họ là người hiểu rõ nhất những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc. Một OKR khoa học nên được tạo theo cấu trúc kim tự tháp với nền tảng bắt đầu từ cấp độ nhân viên – nhà quản lý – trường bộ phận tạo ra một mục tiêu chung.

- Xác định OKR cụ thể: Để xác định OKR cho toàn thể doanh nghiệp, bạn nên tổ chức một buổi họp nơi mọi ý kiến của nhân viên đều được thu thập và tôn trọng. Những ý tưởng khả thi nhất sẽ được lựa chọn, số lượng OKR lý tưởng của các công ty có thể áp dụng vào thực tế nên rơi vào tầm từ 3 đến 5 OKR.

Xem thêm: Tính năng Đánh giá KPI của Tanca