PR là gì? Thường xuyên thấy các bài PR trên facebook, các bài quảng cáo trên các nền tảng truyền thông vậy bạn đã hiểu rõ về khái niệm của quan hệ công chúng (Public Relations) chưa? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau của Tanca.

PR là gì?

Quan hệ công chúng (PR) là tập hợp các kỹ thuật và chiến lược liên quan đến việc quản lý cách phổ biến thông tin về một cá nhân hoặc công ty tới công chúng và đặc biệt là các phương tiện truyền thông. Mục tiêu chính của nó là phổ biến các tin tức hoặc sự kiện quan trọng của công ty, duy trì hình ảnh thương hiệu và đưa ra quan điểm tích cực về các sự kiện tiêu cực để giảm thiểu hậu quả của chúng.

PR có thể diễn ra dưới hình thức thông cáo báo chí của công ty, họp báo, phỏng vấn các nhà báo, đăng bài trên mạng xã hội hoặc các địa điểm khác.

Mọi cá nhân hoặc tổ chức hoạt động trước công chúng đều phải đối mặt với việc lan truyền thông tin về họ hoặc hoạt động của họ tới công chúng. Mặc dù bản thân quan hệ công chúng là một ngành, nhưng bất kỳ nỗ lực nào nhằm thể hiện bản thân theo một cách nhất định với người khác đều có thể được coi là một hình thức quan hệ công chúng.

Xem thêm:

Vai trò của PR

Xây dựng hình ảnh cho tổ chức và doanh nghiệp: Đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tích cực với công chúng thông qua các hoạt động PR. Điều này không chỉ giúp thúc đẩy và định hình phát triển toàn diện của doanh nghiệp mà còn tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng.
Tiếp cận và thu hút thị trường mục tiêu: Thông qua việc linh hoạt sử dụng các phương tiện truyền thông là chìa khóa để đạt được hiệu quả cao. Một bài báo đánh giá tích cực về một sản phẩm sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng hơn so với một quảng cáo truyền thông truyền thống trên mạng xã hội.
Gia tăng giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp: Thông qua các chiến lược PR chính là cách để nhấn mạnh những đặc điểm nổi bật của sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó tạo ra sự phân biệt và cạnh tranh với các đối thủ.
Tạo ra một cơ hội tiếp cận đến số lượng lớn khách hàng tiềm năng: từ đó tạo ra một cộng đồng người ủng hộ và khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.

Một nhân viên PR cần làm những công việc gì?

Xây dựng và thực thi kế hoạch PR hoàn chỉnh.
Hợp tác chặt chẽ với các bộ phận/ phòng ban liên quan để triển khai kế hoạch một cách hiệu quả.
Nghiên cứu, chuẩn bị và phân phối thông cáo báo chí cho các phương tiện truyền thông mục tiêu của doanh nghiệp.
Tương tác chủ động và trả lời câu hỏi của giới truyền thông, nhà báo, đồng thời điều phối quan hệ với các cơ quan truyền thông.
Biên tập nội dung cho các tạp chí nội bộ, bài phát biểu thường xuyên và báo cáo định kỳ.
Tham gia tổ chức các sự kiện như họp báo, khai trương, và tiệc kỷ niệm.
Giám sát quá trình sản xuất tài liệu PR như hình ảnh, video, tờ rơi, standee, brochure.
Theo dõi và tương tác với cộng đồng trên mạng xã hội, đồng thời kiểm soát thông tin và khắc phục hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch về doanh nghiệp.
Thường xuyên tham gia các sự kiện cộng đồng và khai thác các nguồn PR như tài trợ và hoạt động thiện nguyện.
Ngoài việc xử lý các yêu cầu của phương tiện truyền thông, truy vấn thông tin và mối quan tâm của cổ đông, nhân viên PR thường xuyên chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì hình ảnh của công ty. Đôi khi, các chuyên gia PR tham gia vào các hoạt động PR tiêu cực hoặc cố ý làm mất uy tín của một thương hiệu hoặc công ty đối thủ, mặc dù những hành động đó không phù hợp với quy tắc đạo đức của ngành.

Các loại hình PR

Quan hệ công chúng thường được chia thành các cơ quan hoặc phòng ban khác nhau. Mỗi bộ phận được đặc biệt phù hợp để xử lý một khía cạnh cụ thể dưới đây:

Quan hệ truyền thông: Là trọng tâm của việc tạo dựng mối quan hệ bền chặt với các tổ chức truyền thông đại chúng. Nhóm quan hệ truyền thông thường làm việc trực tiếp với các phương tiện truyền thông bên ngoài bằng cách trực tiếp cung cấp cho họ tin tức của công ty, cung cấp các nguồn nội dung đã được xác thực và có thể truy cập để công chúng bình luận về các tin bài khác.
Quan hệ sản xuất: Có quan hệ chặt chẽ với hoạt động trực tiếp của công ty. Bộ phận này hỗ trợ các kế hoạch tiếp thị rộng rãi và thường liên quan đến những nỗ lực cụ thể, chỉ diễn ra một lần, chẳng hạn như ra mắt sản phẩm mới, một chiến dịch đặc biệt hoặc quản lý một thay đổi lớn về sản phẩm.
Quan hệ nhà đầu tư: Là sự giám sát mối quan hệ giữa công ty và các nhà đầu tư. Khía cạnh quan hệ công chúng này xử lý các sự kiện của nhà đầu tư, giám sát việc truyền thông phát hành báo cáo tài chính và xử lý các khiếu nại của nhà đầu tư.
Quan hệ nội bộ: Là nhánh quan hệ công chúng giữa một công ty và nhân viên của công ty. Quan hệ nội bộ liên quan đến việc tư vấn cho nhân viên, đảm bảo tất cả người lao động hài lòng với điều kiện làm việc của họ và hòa giải các vấn đề trong nội bộ để tránh tiết lộ sự không hài lòng của công chúng.
Quan hệ chính phủ: Là sự kết nối giữa một công ty và các cơ quan quản lý có liên quan. Một số bộ phận quan hệ công chúng muốn tạo dựng mối quan hệ bền chặt để cung cấp phản hồi cho các chính trị gia, thuyết phục những người ra quyết định hành động theo những cách cụ thể và đảm bảo đối xử công bằng với khách hàng của công ty.
Quan hệ cộng đồng: Là quan hệ công chúng tập trung vào thương hiệu và danh tiếng trong một cộng đồng cụ thể. Cộng đồng có thể là vật chất (một thành phố cụ thể) hoặc phi vật chất (cộng đồng người nuôi chó). Nhánh quan hệ công chúng này tập trung vào vị trí xã hội của cộng đồng để gắn kết với các thành viên của nó.
Quan hệ khách hàng: Là cầu nối giữa công ty và khách hàng. PR thường liên quan đến việc xử lý các mối quan hệ quan trọng, tiến hành nghiên cứu thị trường, hiểu rõ các ưu tiên của khách hàng và giải quyết các mối quan tâm chính.

Quy trình để có một kế hoạch PR hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu quan hệ

Mục tiêu chiến lược cần được xác định một cách rõ ràng, cụ thể và phải phù hợp với nhiệm vụ hiện tại của doanh nghiệp. Ví dụ như việc cải thiện hình ảnh thương hiệu và tăng cường sự nhận diện của thương hiệu với công chúng.

Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu

Doanh nghiệp sẽ xác định đối tượng mục tiêu để tạo ra ảnh hưởng và tương tác. Để làm điều này, cần đặt ra các câu hỏi sau:

Đối tượng tham gia vào doanh nghiệp là ai?
Ai chịu ảnh hưởng từ các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp?
Ai là người hưởng lợi hoặc mất đi từ mối quan hệ này?

Bước 3: Xây dựng chiến lược cho mỗi mục tiêu, giai đoạn

Trong quá trình xây dựng chiến lược, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu và chọn lựa cách tiếp cận vấn đề để đạt được mục tiêu đề ra. Các chiến lược này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc truyền đạt thông điệp và phương thức giao tiếp.

Bước 4: Tạo ra chiến thuật cho chiến lược mục tiêu

Khi đã định rõ mục tiêu và chiến lược, doanh nghiệp cần phát triển một chiến thuật cụ thể để truyền đạt thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu. Để chọn lựa chiến thuật hiệu quả, việc thử nghiệm và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết là quan trọng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến thuật một cách linh hoạt trước khi cần phải thay đổi toàn bộ chiến lược đã được đề ra trước đó.

Bước 5: Thiết lập ngân sách

Để triển khai công việc một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định một ngân sách cụ thể, bao gồm các chi phí như thuê không gian, chi phí di chuyển, cụ thể tài liệu, hình ảnh và công cụ cần thiết. Ngân sách này cần được phân bổ một cách hợp lý để đáp ứng các mục tiêu đã đề ra trước đó.

Bước 6: Kế hoạch hành động

Một phần quan trọng không thể thiếu trong kế hoạch PR toàn diện là kế hoạch hành động cụ thể. Khi xây dựng kế hoạch này, quan trọng phải đảm bảo rằng nó bao gồm các phương tiện truyền thông mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong chiến dịch PR. Dưới đây là một số tài nguyên quan trọng và phù hợp với chiến dịch PR:

Nội dung chất lượng: Bài viết, bài phát biểu, trang web, blog.
Hình ảnh và video chất lượng cao: Hình ảnh, video quảng cáo, video giới thiệu.
Mạng xã hội và truyền thông trực tuyến: Sử dụng các nền tảng mạng xã hội phù hợp với đối tượng mục tiêu.
Tài liệu PR: Tờ rơi, brochure, bảng thông tin, bản tin.
Sự kiện và hoạt động PR: Họp báo, tiệc kỷ niệm, triển lãm, hoạt động tương tác cộng đồng.
Quan hệ công chúng: Xây dựng mối quan hệ với truyền thông và dư luận.

Các tài nguyên này cần được tính toán và sử dụng một cách chiến lược để đảm bảo hiệu quả cho chiến dịch PR.

Bước 7: Đo lường, đánh giá

Sau khi triển khai một chiến dịch PR, việc đo lường và đánh giá kết quả là cực kỳ quan trọng. Bước này giúp doanh nghiệp xem xét các phản hồi và ý kiến từ cộng đồng, đồng thời đánh giá việc có đạt được mục tiêu ban đầu hay không. Thông qua việc này, doanh nghiệp có thể rút ra những kết luận về những thành công và thất bại, từ đó cải thiện chiến lược cho những chiến dịch trong tương lai.

Một số câu hỏi liên quan đến PR

PR và quảng cáo có giống nhau không?

	PR	Quảng cáo
Mục đích	Xây dựng, duy trì và phát triển hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.	Thực hiện chiến dịch quảng bá sản phẩm/dịch vụ để tăng doanh số bán hàng.
Chức năng	Nỗ lực xây dựng mối quan hệ tốt với đối tượng mục tiêu và cộng đồng.	Đặt trọng tâm vào việc kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng.
Yêu cầu	Yêu cầu sự kiên trì và nỗ lực không ngừng để xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và cộng đồng.	Có khả năng tạo ra kết quả nhanh chóng và hiệu quả trong việc tăng doanh số bán hàng.

PR là gì trong Marketing?

Trong các chiến dịch Marketing, PR đóng vai trò quan trọng như một công cụ chính mà các tổ chức và doanh nghiệp sử dụng để xây dựng và quản lý hình ảnh cũng như thương hiệu của họ.

PR là việc triển khai các hoạt động và chiến lược cụ thể nhằm thiết lập mối liên kết giữa tổ chức, doanh nghiệp với cộng đồng, khách hàng, nhà đầu tư và giới truyền thông. Mục tiêu của PR là xây dựng hình ảnh thương hiệu trong ý thức và nhận thức của thị trường, đối tác, dư luận... Đồng thời, PR cũng đảm nhận vai trò quản lý rủi ro, phòng ngừa và giải quyết các thách thức phát sinh.

Học ngành gì để làm PR?

Để hoạt động trong lĩnh vực PR, sinh viên có thể theo đuổi các ngành như Quan hệ công chúng (PR), Tổ chức sự kiện, Marketing, Digital Marketing,... Những người đam mê tự do, năng động và muốn tham gia vào nhiều dự án, chiến dịch quảng bá cho các sản phẩm/dịch vụ đa dạng có thể tìm đến các công ty chuyên về dịch vụ PR hoặc các Agency.

Kết luận

Mong rằng những thông tin về chủ đề PR là gì mà chúng tôi đã gửi gắm qua bài viết trên có thể giúp bạn hiểu thêm về lĩnh vực thú vị này. Nếu có ý định theo đuổi ngành nghề này, hãy đọc kỹ những công việc của một nhân viên PR mà Tanca đã đề cập ở trên. Đừng quên theo dõi chúng tôi mỗi ngày để không bỏ lỡ bất kỳ bài viết thú vị nào.