Jira là gì? Các tính năng và hướng dẫn sử dụng Jira chi tiết

Jira là gì? Phần mềm quản lý dự án Jira chắc hẳn không còn quá xa lạ với các công ty công nghệ phần mềm. Khi thời đại chuyển đổi số lên ngôi, để đuổi kịp công nghệ hiện đại, các doanh nghiệp không ngừng trang bị cho mình nhiều ứng dụng phù hợp.

Sự xuất hiện của Tool Jira chính là một giải pháp toàn diện giúp nâng cao hiệu quả công việc. Trong bài viết này, Tanca sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin chi tiết về Jira cũng như cách sử dụng Jira service. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Jira là gì? Tại sao nên sử dụng jira?

Jira là gì? Jira là một ứng dụng quản lý và theo dõi lỗi / sự cố của dự án, được phát triển bởi doanh nghiệp chuyên về phần mềm Atlassian tại Australia. Cách thức hoạt động của ứng dụng Jira là lấy kết quả công việc làm trọng tâm, có thể kích hoạt sử dụng ngay và vô cùng linh hoạt. 

Đây là phần mềm quản trị mà các doanh nghiệp nên sử dụng, nhằm hiện đại hóa mô hình quản lý cũng như khắc phục các vấn đề phát sinh. Vậy lý do nên chọn Jira là gì?

• Dễ dàng lựa chọn nhiều loại dự án với từng mục đích khác nhau.
• Dễ dàng lập kế hoạch và phân chia nhiệm vụ cho các thành viên trong team.
• Tổ chức quy trình làm việc khoa học và hiệu quả.
• Dễ dàng quản lý đồng thời nhiều dự án phần mềm.
• Bộ lọc ngôn ngữ truy vấn JIRA (Jira Query Language) có chức năng tìm kiếm nhanh.
• Cung cấp các báo cáo phân tích dự án một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
• Hơn 950 tiện ích bổ sung cung cấp các tính năng nâng cao khác.
• Giao diện thân thiện với mọi thiết bị, dễ thao tác và phù hợp với nhiều đối tượng.

Xem thêm: Asana là gì?

Các tính năng nổi bật của phần mềm Jira là gì?

- Quản lý và theo dõi tiến độ dự án.

- Tác vụ quản trị lỗi, task, cải tiến, những tính năng mới hoặc bất kỳ vấn đề nào phát sinh

- Tạo và lưu các bộ lọc có định dạng cấu hình cao (dynamic queries/ truy vấn động) cho tất cả các sự cố hệ thống. Đồng thời chia sẻ bộ lọc với người dùng khác hoặc đăng ký và nhận kết quả qua email định kỳ.

- Xây dựng một quy trình làm việc tương thích với yêu cầu riêng của từng dự án.

- Bảng dashboard mang đến cho người dùng một không gian riêng để xem tất cả thông tin cá nhân của mình.

- Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê và đa dạng kiểu biểu đồ khác nhau phù hợp với nhiều loại hình dự án cũng như đối tượng người dùng.

Xem thêm: Slack là gì?

Các mục cơ bản của ứng dụng Jira

Roles: Xác định các role của dự án. Phần này xác nhận những ai tham gia vào dự án. Chỉ ai được add vào role mới có thể tạo được Resource Allocation và Project Team. 1 role có thể có nhiều người. 

Issue: chỉ các tasks, bugs, các tính năng (features) hoặc bất kỳ type nào thuộc dự án nào khác

Project: Tính năng này được sử dụng để cho phép approve worklog (phê duyệt nhật ký công việc) của các thành viên trong dự án. Ai là leader của nhóm nào thì sẽ được quyền thông qua nhật ký công việc của các thành viên trong nhóm đó. Người quản lý dự án có thẩm quyền phê duyệt tất cả các thành viên của dự án.

Component: được hiểu là các sản phẩm của một dự án. Tại đây tất cả các sản phẩm của dự án sẽ được nhập từ file kế hoạch bán hàng. Nếu dự án thực hiện theo Scrum, nó sẽ là product của Sprint tương ứng với nó.

Workflow: Với tư cách là team leader, bạn có thể định cấu hình trình kích hoạt dòng công việc, điều kiện, xác thực và khả năng xuất bản. Trang này sẽ cung cấp tổng quan và các bước cơ bản cho từng mục công việc của bạn.

Priority: là mức độ ưu tiên của một defect. Có 4 cấp độ, được lựa chọn bởi datalist.

Status: trạng thái công việc. Nó cho biết vấn đề nằm ở đâu trong quy trình làm việc (workflow).

Xem thêm: SAP là gì?

Ưu điểm và hạn chế của ứng dụng Atlassian Jira

Ưu điểm nổi bật

- Điểm nổi bật của Jira là gì? Tool Jira có khả năng phân quyền cực chi tiết. Không chỉ phân quyền các dự án chung mà còn phân quyền mọi nhiệm vụ, giúp các team kỹ thuật và công nghệ bảo mật thông tin độc quyền.

- Ưu điểm tiện lợi nhất của Jira có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác như email, Excel, RSS,…

- Hệ thống module và các công cụ phát triển bổ sung của phần mềm Jira cho phép tùy chỉnh, mở rộng và tích hợp vào các hệ thống hiện có.

- Phần mềm Jira được phát triển chuẩn HTML và được thực nghiệm trên hầu hết các trình duyệt phổ biến hiện nay. Vì vậy bạn không cần lo lắng về việc lỗi giao diện.

- Mỗi màn hình trong Jira đều có phiên bản in được, đảm bảo chuyển sang bản cứng dễ dàng và nhanh chóng.

- Tool Jira chạy tốt trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.

- Đặc biệt, Jira còn có thể được tích hợp trực tiếp với mã code trên môi trường phát triển. Vì vậy đây chính là một công cụ tuyệt vời dành cho các developer.

Những hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội của Jira khó có phần mềm quản trị dự án nào có thể toàn diện hơn. Tuy nhiên, không có gì là tuyệt đối. Cùng tìm hiểu xem những nhược điểm của jira:

- Phí sử dụng khá cao, chỉ được dùng thử miễn phí trong vòng 7 ngày. Sau đó, dựa vào quy mô của doanh nghiệp mà sẽ có mức phí phù hợp.Mỗi tháng khoảng 10$ đối với 10 tài khoản (tối đa). Từ 11 - 100 account sẽ có mức chi phí là 7$/acc/ tháng.

- Việc setup phần mềm tốn khá nhiều thời gian và công sức. Do đó Tanca khuyên bạn chỉ nên áp dụng với các dự án lớn. Phần mềm Jira không phù hợp với những dự án ngắn hạn, vừa và nhỏ.

- 100% bằng tiếng Anh với nhiều thuật ngữ chuyên ngành khá khó sử dụng.

- Cách tổ chức quy trình khá chặt chẽ và phức tạp. Vì vậy đòi hỏi sự hiểu biết nhất định.

Nói tóm lại, đây là một phần mềm quản lý chuyên nghiệp và mang tính đặc thù. Chính vì điều đó nên Jira chỉ thích hợp đối với những team hay doanh nghiệp áp dụng phương pháp Agile. Điển hình là các team chuyên và công nghệ và phát triển phần mềm.

Hướng dẫn cách sử dụng Jira hiệu quả

Thiết lập một issue

- Nhấp chuột vào nút “create” trên thanh công cụ

- Tiếp đến, nhập thông tin vào: tên project, loại issue, mô tả ngắn gọn nội dung, mức độ ưu tiên của từng hạng mục công việc, deadline, team leader, môi trường test, các file đính kèm, thời gian dự kiến hoàn thành dự án,…

- Custom cấu hình issue theo ý thích

• Click vào “Configure Fields”  rồi chọn Custom
• Lựa chọn thông tin muốn hiển thị/ ẩn, hoặc chọn All để show tất cả. 

Tương tác với issue

- Thao tác sao chép issue:

• Open issue muốn sao chép
• Chọn More > Clone

- Thao tác chuyển đổi issue thành subtask hoặc ngược lại

• Chọn issue/ subtask muốn chuyển
• Chọn More > Convert to Subtask

- Thao tác theo dõi issue qua nhãn dán để phân loại, tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng:

• Chọn issue
• Chọn More > Labels để add/ delete nhãn

Thực hiện tìm kiếm issue

- Tìm kiếm nhanh: Nhập keyword vào Quick Search rồi nhấn Enter

- Tìm kiếm cơ bản: Từ menu issue trên header bar, bấm chọn Search for issue

- Tìm kiếm nâng cao: Từ menu issue trên header bar, bấm Search for issue > Advanced

- Các thao tác với kết quả tìm kiếm:

• List view/ Detail view để tùy chỉnh giao diện hiển thị của app
• Nhấn vào tên cột để thay đổi thứ tự sắp xếp trên từng cột
• Nhấn vào Columns để ẩn hoặc hiện cột
• Thao tác kéo/ thả để di chuyển cột
• Click từ khóa hoặc issue: xem chi tiết issue

Tạo bộ lọc

Các loại bộ lọc:

- System filter (bộ lọc hệ thống): có sẵn như các issue, mục đã xem gần đây, các issue đã mở, báo cáo của bạn,...

- Favorite filter: các filter do người dùng tạo, được sắp xếp theo thứ tự Alphabet.

Các thao tác bộ lọc: Jira cho phép người dùng làm một số thao tác khác sau khi tạo bộ lọc. Chẳng hạn như cập nhật, xóa, tạo thêm, thêm vào mục ưa thích, ẩn danh, chia sẻ hay theo dõi bộ lọc.

Báo cáo kết quả

Đây cũng được đánh giá là tính năng vượt trội nhất của phần mềm Jira, nó đem đến hơn hàng chục mẫu báo cáo khác nhau. Điều này giúp bạn có cái nhìn bao quát và chi tiết hơn về dự án. Có một số loại báo cáo quan trọng như:

• Thống kê số lượng issue.
• Hiển thị số issue đã được tạo và giải quyết trong thời gian cụ thể.
• Hiển thị biểu báo cáo thống kê chi tiết dưới hình thức biểu đồ tròn.
• Báo cáo số issue đã được tạo trong khoảng thời gian nào đó do người dùng chọn.

Một số thuật ngữ cần biết khi làm việc trên Jira

Để sử dụng thành thạo Jira, tránh những lỗi sai trong quá trình sử dụng phần mềm cũng như làm việc với team. Bạn nhất định phải hiểu rõ một số thuật ngữ sau đây:

Sprint:có nghĩa là một vòng lặp ngắn hạn ( lý tưởng nhất là từ 2-4 tuần) mà team phát triển thực hiện đầy đủ các công việc cần thiết. Chẳng hạn như lên plan cụ thể, phân tích yêu cầu của client, thiết kế và triển khai để cho ra các phần nhỏ của 1 sản phẩm.

Scrum: Đây là một phương pháp Agile, nơi một sản phẩm được xây dựng theo vòng lặp sprint.

Scrum of scrum: một kỹ thuật để mở rộng quy mô của scrum, các dự án lớn có đa đội hay còn gọi là program management.

Board: Công cụ dùng để hiển thị các hoạt động của một quy trình làm việc chuẩn. Theo đó nó hoàn toàn có thể thay đổi linh hoạt, nhằm thích ứng với các Agile khác nhau. Ví dụ như 1 bảng scrum sẽ hiển thị các công việc được di chuyển từ product backlog sang sprint backlog. Trong khi đó 1 bảng kanban thì có đến 3 bước trong quy trình làm việc: To do - In Progress - Done.

Burndown Chart: Hiển thị tổng số lượng dự tính và thực tế công việc phải thực hiện trong một sprint.

Epic: Là một user story lớn, cần được chia thành các story nhỏ hơn. Bạn sẽ phải chạy nhiều sprint để hoàn thành xong một epic.

Daily stand-up: Là một cuộc họp team 15 phút trước khi bắt đầu làm việc, điều này giúp mọi thành viên trong team tổng kết lại các công việc đã làm hôm trước.

Issue: có nghĩa là đơn vị công việc (task, bug, story, epic) trong ứng dụng Jira, hoạt động trong một quy trình từ được tạo ra cho đến khi hoàn thành.

Swimlane: Phân loại các công việc để biết công việc nào nên làm trước.

Velocity: Đo lường khối lượng công việc mà một đội có thể xử lý trong một khoảng thời gian cụ thể.

Cumulative Flow Diagram (CFD): Một biểu đồ thể hiện các trạng thái của các hạng mục công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Cột ngang x là thời gian, và cột dọc y là mục công việc (issue).

Iteration: Dự án sẽ được thực hiện trong các phân đoạn lặp đi lặp lại.

Wallboard: Một bảng lớn (được viết tay hoặc văn bản điện tử) đặt tại vị trí dễ thấy, nhằm thể hiện dữ liệu quan trọng về hoạt động của cả team.

Hãy ghi nhớ tất cả những thuật ngữ này sẽ giúp bạn chinh phục được ứng dụng jira software phức tạp này. Từ đó giúp bạn làm việc hiểu và chuyên nghiệp hơn.

Như vậy, qua bài viết trên Tanca đã giới thiệu đến bạn khái niệm jira là gì - một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc triển khai và thực hiện dự án của các doanh nghiệp lớn. Hãy hiện đại hóa và chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc với jira service, điều này giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.