Dự án là gì? Các yếu tố đặc trưng của một dự án là gì? Nếu bạn đnag muốn tìm hiểu về khái niệm, các kiến thức liên quan đến dự án thì nội dung dưới đây sẽ dành cho bạn. Bài viết sau của Tanca sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án và giải đáp tất tần tật về cach xây dựng một dự án thành công. Cùng theo dõi ngay nhé!
Dự án là gì? Những yếu tố tạo thành một dự án?
Dự án là gì? Dự án trong tiếng Anh có nghĩa là Project. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về cụm từ dự án và giữa chúng cũng tồn tại sự khác biệt. Điều này xuất phát từ cách diễn đạt và góc độ nhìn nhận của mỗi cá nhân.
Thế nhưng bạn có thể hiểu đơn giản dự án là một hoạt động mang tính tổ chức và hướng đến các mục tiêu cụ thể nào đó. Hay nói cách khác, khi bạn đặt ra bất cứ mục tiêu gì bạn cũng cần lên kế hoạch và thực hiện các phương án hiệu quả nhất để hoàn thành những gì đã đề ra. Đó chính là đặc trưng của dự án.
Theo cách hiểu đó, mỗi dự án bao gồm những yếu tố cơ bản như sau:
- Thời điểm: giai đoạn thực hiện một dự án rất quan trọng. Mỗi dự án đều có quỹ thời gian riêng, khi nào bắt đầu khi nào kết thúc đều được quy định rõ ràng. Điều này giúp đảm bảo tiến độ dự án.
- Ngân sách: kinh phí là một trong những yếu tố đóng vai trò chủ chốt trong sự thành bại của một dự án. Nó giúp các dự án được hoạt động trơn tru, hiệu quả và phục vụ cho các công việc trong quá trình thực hiện vụ án.
- Nguồn nhân lực: là những đối tượng sẽ trực tiếp tham gia hoàn thành dự án.
- Ban điều hành: trong một dự án sẽ có ít nhất một người đứng đầu. Họ có trách nhiệm phân bổ công việc, xác định các phương án tối ưu nhất giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
- Mô tả kết quả: là một bản kế hoạch dự kiến về hiệu quả mà dự án sẽ đạt được. Từ đó giúp cả đội có cái nhìn bao quát, khách quan hơn về những mục tiêu cần đặt được.
Xem thêm: Chứng chỉ PMP là gì?
Bản chất của dự án là gì?
Bản chất hay còn gọi là đặc trưng của dự án, cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây nhé!
Luôn đem lại một sản phẩm
Sản phẩm chính là kết quả điển hình nhất do dự án tạo ra. Một khi sản phẩm được tạo ra, đồng nghĩa với việc dự án đã đạt được các mục tiêu đề ra ban đầu.
Đặc biệt, một dự án thành công sẽ không tạo ra những kết quả mơ hồ, mà phải cụ thể, có thể đo lường được.
Có mục tiêu cụ thể
Mỗi dự án đều sẽ mang đến kết quả cụ thể. Tuy nhiên, kết quả này không chỉ là kết quả cuối cùng, mà là cả một quá trình dài thực hiện. Có mục đích rõ ràng, cụ thể giúp ích trong việc định hướng các hoạt động của dự án.
Làm việc theo đội, nhóm
Một dự án bao gồm rất nhiều quy trình, khối lượng công việc nhiều. Chính vì hầu hết các dự án đều được dẫn dắt bởi một leader, phân bổ công việc phù hợp và đưa ra định hướng chính xác để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng tiến độ.
Tùy thuộc vào quy mô của từng dự án mà số lượng nhân lực sẽ khác nhau. Ngoài ra, nếu bạn đang tự mình thực hiện một dự án, nó thường được gọi là dự án cá nhân hay một dự định.
Tài nguyên sử dụng được phân bổ riêng
Nguồn lực của dự án vô cùng phong phú và đa dạng chẳng hạn như kinh phí, nhân lực, các nguyên vật liệu…. Đặc biệt nguồn nhân lực được coi là tài nguyên đóng vai trò quan trọng nhất trong dự án. Tất cả các loại tài nguyên này sẽ được phân bổ hợp lý dựa trên các yếu tố khác nhau.
Có thời hạn nhất định
Một dự án cần phải có thời hạn cụ thể, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Bởi đây được coi là một chuỗi các hoạt động nhằm tạo ra các sản phẩm và kết quả dựa trên các mục tiêu đã đặt ra.
Hầu hết các dự án đều mang tính tạm thời, sau khi đạt được mục đích thì tổ chức sẽ ngừng hoạt động hoặc thay đổi cơ cấu để phù hợp với các mục tiêu mới hơn.
Xem thêm: Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc
Một số loại dự án phổ biến nhất
Có 3 loại hình dự án chủ yếu, được Nhà Nước cho phép áp dụng hiện nay:
- Dự án đầu tư: là tổng thể các hoạt động được lập kế hoạch, với các nguồn lực và chi phí cần thiết. Nó được sắp xếp theo một lịch trình chặt chẽ với thời gian và địa điểm rõ ràng, nhằm tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo các đối tượng nhất định nhằm đạt được mục tiêu sinh ra lợi nhuận.
- Dự án đầu tư công: Là việc nhà nước đầu tư vào các chương trình, dự án xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội hay các chương trình, dự án thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.
- Dự án đối tác công tư: Nhà nước phối hợp với các nhà đầu tư, doanh nghiệp tư nhân thực hiện các dự án phát triển cơ sở hạ tầng và cung cấp dịch vụ công dựa theo hợp đồng đã ký kết.
Ngoài ra còn có một số loại dự án được áp dụng phổ biến như:
- Dự án xây dựng
- Dự án đào tạo và quản lý
- Dự án nghiên cứu và phát triển
- Dự án viện trợ, phúc lợi cộng đồng
- Dự án bảo dưỡng thiết bị quy mô lớn
- Dự án xử lý thông tin
- Dự án hợp đồng
Xem thêm: 7 bước để xây dựng Workflow hiệu quả
Hình thức trình bày một dự án cơ bản
Tùy thuộc vào đối tượng tiếp nhận và quy mô của mỗi dự án mà việc trình bày dự án sẽ có nhiều cách truyền đạt khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn muốn cấp trên, đồng nghiệp hay đối tác hiểu rõ và đón nhận tâm huyết của bạn cho dự án, bạn nên kết hợp trình bày theo cách thức sau:
- Bản trình bày dự án: một bản kế hoạch tổng quan bao gồm các nội dung của dự án.
- Phần giới thiệu chung: diễn giải sơ bộ về các vấn đề cũng như nhu cầu của dự là là gì.
- Mô tả: bao gồm tên dự án, mục đích thực hiện và trình bày ngắn gọn các đề xuất.
- Các hoạt động: những việc cần thực hiện trong dự án.
- Kế hoạch triển khai: trình bày timeline của dự án
- Chi tiết kế hoạch: thời gian bắt đầu và deadline, phân bổ công việc cho các cá nhân hay nhóm phụ trách, ngân sách cho từng hạng mục….
- Mô tả kỹ thuật - chuyên môn: Trình bày cụ thể về các nội dung, kỹ thuật và các tài liệu chuyên môn có liên quan đến dự án.
- Dự đoán hiệu quả của dự án: là những nội dung về kinh tế vĩ mô và vi mô, giúp mọi người dự liệu được tính khả thi của dự án.
- Các phụ lục: bao gồm bảng thống kê các tài liệu, số liệu nghiên cứu…..
Phương pháp xây dựng một dự án điển hình
Xác định kế hoạch cụ thể
Chìa khóa thành công của một dự án là xây dựng một kế hoạch cụ thể và đầy đủ. Khi có một kế hoạch cụ thể và rõ ràng, các thành viên tham gia dự án sẽ có thể làm việc theo đúng tiến độ và đạt được các mục tiêu mong đợi.
Ngoài ra kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát về dự án, từ đó dễ dàng kiểm soát các giai đoạn hoạt động của dự án một cách hiệu quả hơn.
Phân công vai trò rõ ràng
Khi thực hiện một dự án, bạn cần phân công vai trò cụ thể cho từng người trong team. Sự phân công sẽ dựa trên kiến thức chuyên môn, thế mạnh và kinh nghiệm của từng cá nhân để sắp xếp công việc cho hợp lý.
Do sự giao việc rõ ràng, tất cả các thành viên sẽ nhận thức được trách nhiệm của mình để thực hiện cho đúng. Đồng thời tránh xảy ra các vấn đề mâu thuẫn, đùn đẩy trách nhiệm khi dự án phát sinh trục trặc.
Luôn duy trì sự kết nối
Thông thường, các bên liên quan đến dự án sẽ bao gồm nhà đầu tư, khách hàng và các thành viên trực triếp thực hiện dự án. Giữ sự liên lết và trao đổi giữa các bên liên quan trong dự án sẽ giúp tất cả có thể cập nhật công việc một cách cụ thể.
Điều này giúp tránh lãng phí thời gian và công sức vào những việc không cần thiết. Nếu các bạn có thể duy trì sự giao tiếp với nhau thì xem như dự án đã thành công một nửa.
Chuẩn bị các dự án backup
Theo một khảo sát, các dự án có phương án dự phòng rủi ro chiếm tỷ lệ lên đến 83% trong tổng số các dự án đạt hiệu quả cao.
Vì trên thực tế không ai có thể đoán trước được tất cả các vấn đề sẽ xảy ra nên cần chuẩn bị rất nhiều phương án backup. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát rủi ro và chuẩn bị giải pháp ứng phó phù hợp.
Sử dụng công cụ quản lý dự án
Hiểu được những khó khăn của việc quản lý và giám sát dự án, phần mềm quản lý công việc và dự án Tanca đã ra đời. Như một công cụ tuyệt vời hỗ trợ đội nhóm của bạn, sắp xếp các đầu mục công việc, quản lý nhân sự và theo dõi toàn bộ tiến trình của dự án.
Bên cạnh đó còn là cánh tay phải đắc lực của bạn trong việc phát hiện và giải quyết các sự cố phát sinh. Tanca đã và đang đồng hành cũng rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, cung cấp nhiều giải pháp thông minh giúp dự án của bạn thành công và đạt hiệu quả cao.
Như vậy Tanca đã giúp bạn giải đáp thắc măc về khái niệm dự án là gì? Làm thế nào để trình bày một dự án cũng như cách để thực hiện một sự án thành công mỹ mãn. Hy vọng những nội dung trên sẽ cung cấp cho quý bạn đọc nhiều kiến thức và thông tin bổ ích, giúp bạn chinh phục được nhiều thành công trong công việc.
