Kanban là gì? Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

Kanban là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty Toyota. Và cho tới hiện nay, phương pháp Kanban thường xuyên được nhắc tới trong quản lý công việc. 

Kanban là gì?

Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác trong tiếng Nhật, với từ kan là thị giác và từ ban là thẻ. Còn đúng chính xác thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì phải là “Phương pháp quản lý Kanban ” (Kanban method ), được phát triển vào cuối những năm 1940 bởi một kỹ sư người Nhật tên là Taiichi Ohno.

Phương pháp quản lý Kanban tập trung vào việc trực quan hóa toàn bộ công việc dự, án trên các bảng nhằm tăng tính rõ ràng, khoa học của dự án. Nhờ đó mà các thành viên trong nhóm sẽ hợp tác và làm việc khoa học hơn.  

Thông tin trên thẻ kanban bao gồm:

- Tên và mã số các bộ phận chi tiết

- Tên và vị trí nơi sản xuất ra các bộ phận chi tiết đó (ở quy trình trước)

- Tên và vị trí nơi các bộ phận chi tiết sẽ đến (quy trình sau)

- Vị trí khu vực tồn trữ

4 nguyên lý của Kanban bao gồm:

- Trực quan hóa công việc:

Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như đa số các phần mềm quản lý công việc hiện nay.

- Giới hạn công việc đang làm:

Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

- Tập trung vào luồng làm việc

Kanban phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống để cải tiến luồng làm việc trơn thu.

- Cải tiến liên tục

Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm,... để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.

Xem thêm: Kaizen là gì? Vai trò của Kaizen trong quản trị doanh nghiệp

Lợi ích của Kanban trong quản lý công việc

1. Linh hoạt khi lập kế hoạch công việc

Một nhóm Kanban sẽ chỉ tập trung vào công việc đang được tiến hành. Sau khi nhóm hoàn thành một hạng mục công việc, họ sẽ loại bỏ hạng mục công việc tiếp theo vào phần công việc đang làm. 

Người đứng đầu dự án có thể tự do sắp xếp lại công việc đang tồn đọng mà không làm gián đoạn nhóm. Miễn là bạn giữ nguyên các hạng mục công việc quan trọng nhất trong số các công việc tồn đọng. 

2. Thời gian làm việc được rút ngắn

Chu kỳ thời gian là lượng thời gian cần để một đơn vị công việc đi qua quy trình làm việc của nhóm – từ thời điểm công việc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Bằng cách tối ưu hóa chu kỳ thời gian, nhóm có thể dự báo việc phân phối công việc chính xác trong tương lai. Từ đó, rút ngắn thời gian làm việc.

Trong Kanban, không phải mỗi người nắm giữ một kỹ năng, vì như vậy nếu người đó không hoàn thành tốt công việc thì sẽ sở thành điểm tắc nghẽn trong quy trình. Nên nhóm Kanban luôn hỗ trợ và bổ sung kỹ năng cho nhau, đảm bảo các thành viên luôn được học hỏi và không chỉ tập trung vào kỹ năng nào. 

3. Ít tắc nghẽn công việc hơn

Việc đa nhiệm đôi lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc do có quá nhiều đầu việc khác nhau trong nhóm. Đó là lý do tại sao một nguyên lý chính của Kanban là giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP). 

Giới hạn công việc đang tiến hành giúp giảm tắc nghẽn và tăng dự phòng trong quy trình của nhóm. 

3. Số liệu trực quan

Một trong những giá trị cốt lõi là tập trung vào việc liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm với mỗi lần lặp lại công việc. Trong Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua biểu đồ, biểu đồ này cung cấp một cơ chế trực quan cho các nhóm để đảm bảo rằng họ đang liên tục cải thiện. 

Khi nhóm có thể xem dữ liệu, sẽ dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn trong quy trình (và loại bỏ chúng). Hai báo cáo phổ biến mà phương pháp Kanban sử dụng là biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy.

4. Chuyển giao liên tục

Chuyển giao liên tục (CD) là việc thường xuyên làm việc với khách hàng về tiến trình phát hành sản phẩm (đây là một đặc điểm nổi bật của Agile). Kanban và CD bổ sung cho nhau một cách tuyệt vời vì cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc (và một lần). 

Ngày nay, một sự thật là nhóm càng cung cấp sự đổi mới cho thị trường nhanh thì sản phẩm của họ sẽ càng có tính cạnh tranh trên thị trường. Và nhóm Kanban tập trung chính xác vào điều đó: Tối ưu hóa luồng công việc cho khách hàng (công tác với khách hàng).

Xem thêm: 8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp cần loại bỏ

Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

Nguồn gốc Kanban từ ngành sản xuất, sau đó phương pháp Kanban theo Agile được áp dụng nhiều trong ngành công nghệ và đã rất thành công. Giờ đây, nó không chỉ bó hẹp trong đó nữa mà còn có thể áp dụng rất hiệu quả cho nhiều loại mô hình công ty hay các ngành nghề khác như Hr, Marketing, Sale,…một cách linh hoạt và đầy tiềm năng. 

Nhờ vào các triết lý hay nguyên tắc Agile, áp dụng Kanban trong lý công việc được xem như cách giảm thiểu khá nhiều rủi ro và đem lại tỉ lệ thành công cao cho dự án. Chính những công ty hàng đầu thế giới hiện nay cũng đang áp dụng Kanban bởi các đặc điểm vượt trội của nó.

Sau đây là những bước đơn giản để ứng dụng Kanban mà nhóm bạn có thể thực hiện được:

 - Bước 1: Chuẩn bị tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi nhớ có màu sắc khác nhau.

- Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột “Việc cần làm” (To do list). Bạn phân loại nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp theo màu sắc giấy khác nhau rồi dán vào cột đầu tiên.

- Bước 3: Cột thứ hai là cột “Việc đang làm” (work in progress). Đây là cột thể hiện những việc bạn cần làm trong hiện tại. 

- Bước 4: Cột thứ ba là “Việc đã hoàn thành” (Done list). Bạn sẽ chuyển mỗi nhiệm vụ làm xong trong cột thứ hai sang cột thứ ba rồi tiếp tục lặp lại các bước 2 đến bước 4.

Ngoài ra ngày nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc để thực hành Kanban cho bạn lựa chọn như: Trello, Kanban Tool, Tanca,...

Tạm kết

Kanban trở thành một trong những công cụ hiệu quả nhất để quản trị hiện nay. Các thuộc tính cơ bản của mô hình Kanban ở trên có thể được coi là kim chỉ nam cho các doanh nghiệp đang muốn áp dụng nó vào cách quản lý công việc.

>>> Xem thêm:

6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ

Quản lý công việc theo phong cách người Nhật

Nguyên tắc Pareto là gì? Hiểu và áp dụng nguyên tắc 80/20 hiệu quả