Trước khi đi sâu vào 8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp, điều quan trọng là phải hiểu lãng phí là gì. Lãng phí là bất kỳ hành động hoặc bước nào trong quy trình không tạo thêm giá trị cho khách hàng. Nói cách khác, lãng phí là bất kỳ quá trình nào mà khách hàng không muốn trả tiền.
Ban đầu, có 7 loại lãng phí được Taiichi Ohno, Kỹ sư trưởng của Toyota, phát triển như một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS). Bảy lãng phí là Vận chuyển, Hàng tồn kho, Chuyển động, Chờ đợi, Sản xuất thừa, Xử lý quá mức và Sai sót. Chúng thường được gọi bằng từ viết tắt ‘TIMWOOD’.
Sau đó, loại lãng phí thứ 8 về tài năng của nguồn nhân lực không được tận dụng đã được đưa ra vào những năm 1990 khi Hệ thống sản xuất Toyota được áp dụng ở thế giới phương Tây.
Và chốt lại, trong quản trị doanh nghiệp có tất cả 8 loại lãng phí, gọi tắt là DOWNTIME, bao gồm: Defects, Over production, Waiting, Non-used talent, Transport, Inventory, Motion và Excess processing.
Sau đây chúng ta sẽ xem xét chi tiết từng loại lãng phí này.
1. Lãng phí do khuyết tật sản phẩm (Defects)
Lãng phí do khuyết tật xảy ra khi sản phẩm không phù hợp để sử dụng. Điều này thường dẫn đến việc làm lại hoặc loại bỏ sản phẩm. Cả hai kết quả đều lãng phí vì chúng tăng thêm chi phí cho các hoạt động mà không mang lại bất kỳ giá trị nào.
Nguyên nhân của lãng phí do khuyết tật sản phẩm có thể do con người nhưng cũng có thể do máy móc thiếu ổn định.
Tuy rằng không thể loại bỏ hoàn toàn khuyết tật sản phẩm, nhưng doanh nghiệp có thể giảm trừ bằng 4 biện pháp dưới đây:
- Đầu tiên, hãy tìm kiếm khuyết tật thường gặp nhất và tập trung vào nó.
- Thứ hai, thiết kế một quy trình để phát hiện những bất thường và không bỏ qua bất kỳ mặt hàng lỗi nào trong quá trình sản xuất.
- Thứ ba, thiết kế lại quy trình để không dẫn đến sai sót.
- Cuối cùng, chuẩn hóa các công việc để đảm bảo một quy trình sản xuất nhất quán không có sai sót.
2. Lãng phí do sản xuất dư thừa (Over production)
Thực tế, các doanh nghiệp sản xuất đều sản xuất dự phòng 5-7% số lượng trên đơn hàng hoặc sản xuất trước một số mặt hàng cơ bản để có thể giao hàng ngay nếu có khách đặt. Trong sản xuất, con số trên khá an toàn!
Tuy nhiên, nếu không có biện pháp khống chế, thì đây sẽ là một gánh nặng tài chính không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Nếu để số hàng dư thừa này vượt mức kiểm soát sẽ trở thành hàng tồn kho, và doanh nghiệp sẽ khó để quay vòng vốn, cộng với đó là việc lãng phí chi phí lưu kho.
Ngoài ra, trong môi trường văn phòng, sản xuất thừa có thể bao gồm việc tạo thêm bản sao, tạo báo cáo không ai đọc, cung cấp nhiều thông tin hơn mức cần thiết và cung cấp dịch vụ trước khi khách hàng sẵn sàng.
Có 3 biện pháp đối phó với tình trạng sản xuất thừa:
- Thứ nhất, sử dụng 'Takt Time' đảm bảo rằng tốc độ sản xuất giữa các trạm là đồng đều.
- Thứ hai, giảm thời gian thiết lập cho phép sản xuất các lô nhỏ hoặc quy trình đơn chiếc.
- Thứ ba, sử dụng hệ thống kéo hoặc ‘Kanban’ có thể kiểm soát lượng WIP.
3. Lãng phí thời gian (Waiting)
Sự lãng phí của việc chờ đợi bao gồm: 1) Người chờ vật liệu hoặc thiết bị và 2) Thiết bị nhàn rỗi.
Thời gian chờ đợi thường do các trạm sản xuất không đồng đều và có thể dẫn đến dư thừa hàng tồn kho và sản xuất thừa.
Ví dụ, trong văn phòng, sự lãng phí khi chờ đợi có thể bao gồm việc đợi người khác trả lời email, có tệp đang chờ xem xét, cuộc họp không hiệu quả và chờ máy tính tải chương trình. Trong cơ sở sản xuất, lãng phí chờ đợi có thể bao gồm chờ nguyên liệu đến, chờ hướng dẫn thích hợp để bắt đầu sản xuất và thiết bị không đủ công suất.
Loại bỏ lãng phí thời gian vô ích là điều cần thiết cho phát triển của doanh nghiệp bởi những giai đoạn chờ không cần thiết thường gây thiệt hại, thậm chí là thiệt hại lớn.
Một số biện pháp đối phó với sự chờ đợi bao gồm:
- Thiết kế các quy trình để đảm bảo dòng chảy liên tục hoặc dòng đơn lẻ.
- Cân bằng khối lượng công việc bằng cách sử dụng các hướng dẫn công việc đã được tiêu chuẩn hóa.
- Phát triển những người lao động đa kỹ năng linh hoạt có thể nhanh chóng điều chỉnh theo nhu cầu công việc.
Xem thêm: Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả
4. Lãng phí nguồn nhân lực (Non-used talent)
Lãng phí nguồn lực là một lãng phí rất nghiêm trọng và xảy ra ở hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam.
Trong văn phòng, nhân tài không được trọng dụng có thể bao gồm đào tạo không đầy đủ, động lực kém, không yêu cầu phản hồi của nhân viên và đặt nhân viên vào các vị trí dưới kỹ năng và trình độ của họ.
Trong sản xuất, sự lãng phí này có thể thấy khi nhân viên được đào tạo kém, nhân viên không biết cách vận hành hiệu quả thiết bị, khi nhân viên được giao sai công cụ cho công việc và khi nhân viên không được thử thách để đưa ra ý tưởng cải tiến công việc.
Cách thức hạn chế được lãng phí nguồn nhân lực, giúp tối ưu hóa năng lực nhân viên:
- Phân chia đúng người đúng việc.
- Tuyển dụng đủ, tránh tuyển nhiều người vào rồi không có việc cho họ.
- Đào tạo nhân viên liên tục để nâng cao khả năng, tay nghề của người lao động.
Xem thêm: 7 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và tốt nhất hiện nay
5. Lãng phí vận chuyển (Transport)
Hiện nay, nhiều xưởng sản xuất của các doanh nghiệp đang được bố trí theo chức năng và sản xuất một sản phẩm phải đi qua nhiều khâu. Việc luân chuyển này không chỉ làm phát sinh lãng phí do lưu trữ mà còn gây lãng phí vận chuyển.
Vật liệu di chuyển quá nhiều có thể dẫn đến hư hỏng và khuyết tật sản phẩm. Ngoài ra, việc di chuyển quá nhiều của con người và thiết bị có thể dẫn đến công việc không cần thiết, hao mòn nhiều hơn và kiệt sức.
Loại bỏ sự lãng phí trong vận chuyển bằng cách:
- Trong văn phòng, những người làm việc cộng tác với nhau thường xuyên nên gần nhau. Trong nhà máy, các nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất phải dễ dàng tiếp cận tại vị trí sản xuất và tránh xử lý gấp đôi hoặc gấp ba nguyên liệu.
- Doanh nghiệp nên sắp xếp dây chuyền hoặc công đoạn sản xuất “cụm nhỏ” theo dạng chữ U
- Tuyển dụng và đào tạo các công nhân đa kỹ năng
6. Lãng phí do tồn kho (Inventory)
Trong kế toán, hàng tồn kho được coi như một tài sản và đôi khi các nhà cung cấp giảm giá khi mua số lượng lớn.
Tuy nhiên, việc có nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết có thể dẫn đến các vấn đề bao gồm: lỗi sản phẩm hoặc hư hỏng vật liệu, thời gian thực hiện quá trình sản xuất lớn hơn, phân bổ vốn không hiệu quả, làm doanh nghiệp mất rất nhiều chi phí: Chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý,… và các vấn đề tiềm ẩn khác.
Các mặt hàng tồn kho có thể kể đến ở đây là hàng thành phẩm, bán thành phẩm trong kho, trên kệ, trên máy…, hoặc đâu đó trong xưởng.
Tồn kho dư thừa có thể do mua quá nhiều, sản xuất quá mức trong quá trình sản xuất (WIP) hoặc sản xuất nhiều sản phẩm hơn nhu cầu của khách hàng.
Vì vậy, loại bỏ được lãng phí tồn trữ, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí, lại tạo được cho mình thêm nhiều lợi thế cạnh tranh.
- Bố trí thiết bị hoặc cụm sản xuất theo hình chữ U, Z, T
- Cân bằng sản xuất nhằm đồng bộ công suất giữa các công đoạn để giảm tồn kho “Nắn lại” dòng chảy sản xuất
- Sử dụng phương pháp kanban trong sản xuất kéo
- Hoạt động chuyển đổi thiết bị nhanh chóng thông qua công cụ QCO – SMED
Xem thêm: Quy trình kiểm soát xuất kho hiệu quả
7. Lãng phí hoạt động (Motion)
Công tác quản trị doanh nghiệp hiện nay cũng đang ẩn chứa vô vàn lãng phí, thậm chí là tiêu cực.
Lãng phí trong quá trình chuyển động bao gồm bất kỳ chuyển động không cần thiết nào của con người, thiết bị hoặc máy móc.
Trong văn phòng, chuyển động bị lãng phí có thể bao gồm đi bộ, vươn người để lấy tài liệu, tìm kiếm tệp, sàng lọc trong khoảng không gian lớn để tìm những gì cần thiết, những lần nhấp chuột thừa và nhập hai lần dữ liệu.
Lãng phí chuyển động trong sản xuất có thể bao gồm các chuyển động lặp đi lặp lại không tạo thêm giá trị cho khách hàng, tiếp cận nguyên liệu, đi bộ để lấy dụng cụ hoặc nguyên liệu và điều chỉnh lại một bộ phận sau khi đã được lắp đặt xong.
Nếu các cấp quản lý và lãnh đạo cùng có ý thức về việc loại bỏ lãng phí và doanh nghiệp có giải pháp hỗ trợ phù hợp thì lãng phí này có thể bị loại hoàn toàn. Bạn có thể sử dụng 2 gợi ý sao:
- Tận dụng sức mạnh công nghệ để tối giản hóa các công tác quản trị doanh nghiệp
- Kết hợp quản trị doanh nghiệp với các hoạt động quản lý khác
Xem thêm: 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất
8. Lãng phí quá trình (Excess processing)
Rất nhiều quy trình làm việc hiện nay không hợp lý hoặc chưa thuận tiện cho người lao động. Điều này không những gây lãng phí lớn mà còn làm hạn chế năng lực của người lao động và tạo cơ hội cho những khuyết tật phát sinh.
Một số cách giúp nhà quản trị doanh nghiệp loại bỏ sự lãng phí trong quá trình:
- Doanh nghiệp nên thiết kế quá trình và bố trí thiết bị phù hợp hơn
- Sử dụng kỹ thuật “Backdoor” để phát hiện lãng phí
- Tự động hóa hoặc bán tự động quá
- Xem xét lại các hoạt động, viết hướng dẫn vận hành chuẩn (SOP) và triển khai chuẩn hoá này vào hiện trường, tiến tới chuẩn hoá một cách trọn vẹn
- Xác định rõ mục đích và nhiệm vụ của từng quá trình rồi loại bỏ những quy trình không cần thiết.
>>> Xem thêm:
