Bạn điều hành một công ty nhỏ hay một công ty lớn thì việc theo dõi các dự án, công việc của đội nhóm luôn luôn là một thách thức. Đó là lý do vì sao các phần mềm quản lý công việc càng trở nên quan trọng và cần thiết với bất kỳ công ty nào.
Một trong những sự thật rõ ràng là có đến 78% các dự án thành công cần phải quản lý bằng phần mềm quản lý công việc. Các công cụ này giúp tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh, triển khai và hoàn thành dự án một cách rất hiệu quả.
Bằng việc sử dụng các phần mềm này, đội ngũ của bạn có thể phối hợp làm việc, trao đổi, thêm các tài liệu, theo dõi thời gian và còn nhiều điều khác.
Tại sao cần dùng đến phần mềm quản lý công việc?
1. Bạn sẽ tổ chức công việc tốt hơn
Bạn và nhóm của bạn làm việc với nhiều nhiệm vụ mỗi ngày (Họp để thảo luận về các dự án, phân công nhân sự, đăng bài trên mạng xã hội, lập hóa đơn,...)
Bây giờ hãy thử tưởng tượng rằng bạn phải xử lý tất cả những công việc đó bằng bút và giấy, hoặc thậm chí bằng một trang tính Excel. Các công việc sẽ không được sắp xếp một cách hiệu quả!
Tuy nhiên, điều này vẫn diễn ra khá phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay. Bạn không thể theo dõi mọi nhiệm vụ của dự án, hoàn thành công việc đúng thời hạn, theo dõi tiến độ và quản lý nhóm của mình mà không cần đến một công cụ chuyên dụng.
May mắn thay, các phần mềm quản lý công việc ra đời để giải quyết những khó khăn này. Phần mềm cung cấp các chức năng để theo dõi tiến độ công việc của bạn, phân công công việc và quản lý lịch biểu. Nó đảm bảo rằng bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ và công việc phụ một cách hiệu quả.
2. Giúp nhóm hoạt động hiệu quả
Phần mềm giúp nhóm dễ dàng hơn trong việc tổng hợp thông tin và cùng nhau giải quyết mọi việc. Ngoài ra, vì mọi người trong dự án (hoặc cùng thực hiện một công việc) đều có quyền truy cập vào giao diện, nên ai cũng dễ dàng nắm thông tin.
Các thành viên có thể dễ dàng chia sẻ tệp, ý tưởng và phản hồi để cộng tác trong các nhiệm vụ và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.
3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
Các nhiệm vụ không được tạo ra với tầm quan trọng như nhau.
Ví dụ: Việc hoàn thành dự án của khách hàng sẽ quan trọng hơn việc quyết định món ăn của bữa tiệc là gì, phải không?
Khi giải quyết một dự án, bạn cần bắt đầu ưu tiên các nhiệm vụ và thực hiện theo thứ tự.
Các phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc để giải quyết một cách hợp lý.
4. Truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi
Phần mềm sẽ giúp bạn kết nối với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối internet.
Trong trường hợp bạn chưa hoàn thành công việc tại văn phòng, bạn có thể về nhà, hay đến quán cafe để làm việc mà không sợ quên mang theo tài liệu bên người.
Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và nổi tiếng
Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý công việc
- Tích hợp toàn diện: Phần mềm này có tích hợp với nhiều ứng dụng như Lịch Google, Slack, Salesforce, Zapier,... không?
- Dễ sử dụng: Phần mềm có thể được sử dụng bởi người mới bắt đầu và các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không? Một giao diện thân thiện với người dùng là rất quan trọng!
- Theo dõi Tiến độ công việc: Có dễ dàng biết mọi người đang ở giai đoạn nào trong dự án không? Bạn và nhóm của bạn đạt được mục tiêu của mình như đã đề ra? Bạn có thể hình dung dự án từ nhiều góc nhìn khác nhau không?
- Các bản cập nhật và nâng cấp tính năng thường xuyên: Nhà cung cấp dịch vụ có dành thời gian cho việc khắc phục lỗi, cung cấp các tính năng mới và lắng nghe phản hồi của người dùng không?
Xem thêm: 7 phần mềm chấm công miễn phí hàng đầu
7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất
Dưới đây là 7 phần mềm công việc phổ biến nhất thế giới và được hàng triệu doanh nghiệp lựa chọn để quản lý dự án và các công việc của công ty mình.
Nào, chúng ta hãy bắt đầu với các phần mềm tuyệt vời này. Chúng tôi hy vọng bạn có thể tìm kiếm được một phần mềm phù hợp với mô hình công ty Việt Nam.
1. Phần mềm quản lý công việc Trello
Trello là phần mềm xuất hiện khá sớm trên thị trường được nhiều các công ty vừa và nhỏ sử dụng. Điều tuyệt vời là Trello hoàn toàn miễn phí cho người mới bắt đầu sử dụng hoặc bắt đầu tìm hiểu một phần mềm quản lý công việc.
Phần mềm có giao diện dễ nhìn, trông khá giống tờ giấy note và giúp bạn tạo ra danh sách công việc theo kiểu Kanban. Chỉ cần mở phần mềm là mọi người trong nhóm có thể biết được tổng số lượng công việc, ai đang làm gì và tiến độ đến đâu.
Phần mềm này rất linh hoạt cho việc phối hợp, hợp tác cùng nhau vì nó đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn. Bên cạnh đó là hệ thống báo cáo hoạt động mượt nên giúp người quản lý đánh giá công việc một cách dễ dàng hơn.
Tính năng chính:
- Cung cấp tính năng không giới hạn, hoàn toàn miễn phí
- Kéo và thả công việc
- Tương tác với bên thứ 3 kết Zoho, Dropbox, Drive…
- Cung cấp các bảng, thẻ, danh sách cá nhân không giới hạn cho các đội nhóm
- Các công việc con, chỉnh sửa và thêm tài liệu vào các công việc này
- Thông báo hết hạn trễ hạn
Ưu điểm:
- Đồng bộ hầu hết mọi thiết bị
- Rất thân thiện
- Dùng mobile rất sướng
- Giá rẻ nhất nếu mua
- Dễ dàng chỉnh sửa hoặc điều chỉnh cho nhiều loại dữ án khác nhau
- Rất dễ dùng theo kiểu Kanban boards
- Tích hợp đồng bộ cùng phần mềm chat Slack
Nhược điểm:
- Không cung cấp hệ thống độc lập cho khách hàng
- Gói miễn phí không bao gồm có tích hợp
- Không hỗ trợ qua điện thoại
Giá bán:
2. Phần mềm quản lý công việc Asana
Asana rất nổi tiếng trong danh sách phần mềm quản lý công việc của thế giới. Cái tên Asana gắn với 1 tư thế của Yoga, do vậy khi bạn sử dụng thử phần mềm này bạn sẽ cảm thấy rất nhẹ nhàng và thư thái ở các thao tác. Bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc ngay trên điện thoại, ipad hoặc máy tính.
Cụ thể, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn nhiều cách thức để phối hợp làm việc như danh sách công việc, Bảng Kanban, Bảng theo dõi tiến độ Gantt Chart. Bạn có thể khởi tạo công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng, quản lý một môi trường làm việc chuyên nghiệp thông qua những workspace riêng cho mỗi team, dự án.
Với những tính năng vượt trội của mình, phần mềm Asana sẽ phù hợp cho các công ty có quy mô lớn và kiểm soát lượng công việc đồ sộ.
Tính năng chính:
- Tích hợp hơn 100 công cụ nổi tiếng thế giới (Gmail, Outlook, Drive, Dropbox…)
- Sử dụng Restful API cho khả năng cập nhật và truy cập dữ liệu dễ dàng
- Cho phép xem ở nhiều chế độ như danh sách, bảng biểu, lịch…
- Hơn 50 mẫu công việc, quản lý dự án để lựa chọn
- Tùy chỉnh cho phép xem số liệu quan trọng
- Cho phép quản lý độc lập
- Tự động cập nhật email
- Cung cấp CSV file để update dữ liệu kinh doanh lên ứng dụng
Ưu điểm:
- Dễ dàng chia sẻ thông tin
- Công cụ quản lý dự án tinh gọn
- Gói miễn phí không giới hạn
- Có thể xem những công việc ưu tiên một cách trực quan
- Cập nhật và chia sẻ file theo thời gian thực
- Giao diện tất thân thân thiện, nhìn vào thích ngay
- Email, ticket hoặc đào tạo khi có offer
Nhược điểm:
- Các thức thêm công việc vào dự án có thể là thách thức cho người mới dùng
- Không cung cấp Live chat hoặc số điện thoại hỗ trợ
Giá bán:
3. Phần mềm quản lý công việc Monday.com
Monday.com dạo này có quảng cáo tại Việt Nam nên một số anh em công nghệ sẽ biết phần mềm này. Trước đây thì phần mềm có tên là Dapulse với rất nhiều tính năng, phù hợp cho việc phối hợp dạng đội nhóm.
Điểm qua ấn tượng đầu tiên về phần mềm là giao diện khá bắt mắt, thân thiện. Khi thử sử dụng bạn sẽ thấy cách điều hướng sử dụng khá thông minh và dễ hiểu. Monday.com giúp bạn phân chia rõ ràng của từng vị trí, từng tình trạng của đầu mục công việc như: đang làm, đã làm, hủy bỏ,… Một tính năng rất hay khác là “Tạo một Pulse: cho phép bạn copy bất kỳ danh sách nào và chuyển đầy đủ danh sách này.
Tính năng chính:
- Màu sắc timeline khá đẹp cho phép đồng bộ với lịch
- Cung cấp một cổng thông tin giữa khách hàng và nhà cung cấp
- Một tính năng hay là “Tạo một Pulse: cho phép bạn copy bất kỳ danh sách nào và chuyển đầy đủ danh sách này.
- Còn có nút Undo
- Có thể tạo ra một quy trình tùy biến linh hoạt
- Cung cấp chế độ xem công việc trên bản độ dựa vào vị trí
- Có công cụ quản lý nguồn tài nguyên
Ưu điểm:
- Không giới hạn người dùng, bảng
- Trả tiền dựa theo mô hình kinh doanh và số lượng người dùng
- Có thời gian sử dụng miễn phí
- Tích hợp với các phần mềm phổ biến
- Hỗ trợ 24/7 có phone và email luôn
- Có khả năng quản lý dự án phức tạp
Nhược điểm:
- Giá khá chát
- Thêm các công việc con khá khó
- Sẽ là thách thức cho những người mới hoặc người yếu công nghệ
Giá bán:
4. Phần mềm quản lý công việc Jira
Jira là phần mềm công việc của Atlassian một công ty công nghệ nổi tiếng nhất của Úc. Phần mềm này lúc trước vốn nổi tiếng quản lý công việc cho các đội ngũ làm lập trình nhưng sau này trở nên phổ biến hơn cho việc quản lý ở các tập đoàn hay các công ty lớn.
Jira tập trung vào tăng tính hiệu quả của công việc. Công cụ làm việc này cho phép lên kế hoạch, theo dõi, báo cáo… Nó sẽ liên tục nhắc nhở những nhiệm vụ tới hạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng. Phần mềm có giao diện được thiết kế do dân tech dùng nên rất phù hợp cho các công ty thực hiện dự án hay phát triển sản phẩm.
Ưu điểm:
- Giao diện Scrum và Kanban
- Sử dụng mẫu công việc có sẵn
- Phân luồng công việc rõ ràng
- Cung cấp hàng chục loại báo cáo khác nhau
- Phân quyền chi tiết và thông minh
- Khả năng tích hợp đáng kinh ngạc với rất nhiều phần mềm lớn trên thế giới
Nhược điểm:
- Giao diện không dễ dùng, chủ yếu dân tech hay dùng
- Chi phí cũng không rẻ cho doanh nghiệp ít ngân sách
- Nói chung cần phải am hiểu về công nghệ để sử dụng
5. Phần mềm quản lý công việc Clickup
ClickUp là phần mềm rất ổn khi giải quyết nhiều vấn đề cho một doanh nghiệp. Sản phẩm được biết đến như một ứng dụng duy nhất để thay thế tất cả các ứng dụng của chúng bằng các công cụ trợ giúp với các tác vụ, tài liệu, trò chuyện, dòng thời gian, lời nhắc...
Hơn 100.000 công ty đã sử dụng ClickUp, bao gồm các thương hiệu lớn như Google, Airbnb, Nike, Netflix, Uber và Ubisoft.
Đây cũng là một công cụ tùy biến cao, với khả năng tạo các bảng biểu tùy chỉnh của riêng bạn, bao gồm các thành viên trong nhóm và các dự án đang được tiến hành, xem xét, hoàn thành... Và nếu bạn đang tìm cách chuyển sang ClickUp từ một nền tảng khác, nó sẽ tự động nhập tất cả các tệp và thông tin của bạn trong vài phút. ClickUp cung cấp quản lý thời gian toàn diện, quản lý tác vụ, tạo điều kiện hợp tác giữa các đơn vị kinh doanh khác nhau và cung cấp một loạt các tích hợp.
Tính năng chính:
- Cung cấp một loạt các mẫu template
- Cung cấp bốn cách hiển thị khác nhau
- Tính năng kéo và thả
- Bạn cũng nhận được một loạt các tích hợp (Slack, GitHub, Dropbox, Google Drive...)
- Cung cấp các tính năng quản lý liên lạc tuyệt vời
- Cho phép theo dõi mục tiêu và theo dõi thời gian
- Cho phép tự động nhập tài liệu từ các ứng dụng khác
- Cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ thành các nhiệm vụ phụ
- Tính năng khay tác vụ cho phép bạn tránh mở các tab mới
- Cho phép bạn đặt mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình
Ưu điểm:
- Cực kỳ tùy biến
- Ứng dụng dựa trên đám mây
- Cung cấp một gói freemium cho các dịch vụ cơ bản
- Có cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm
- Giao diện bảng điều khiển rất hiệu quả
- Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng 24/7
Nhược điểm
- Giá không hề rẻ
Giá bán:
6. Phần mềm quản lý công việc Wrike
Wrike là một sản phẩm SaaS tự hào có giao diện người dùng đa khung và cũng hỗ trợ trong việc hợp tác nhóm và quản lý dự án. Nói chung, khi sử dụng phần mềm bạn có thể thiết lập các đầu việc vô cùng logic và hiệu quả.
Wrike sở hữu đầy đủ các tính năng như: tạo công việc, giao việc, bình luận, tag tên, liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án khác nhau. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những công ty quy mô nhỏ hoặc các dự án không có nhiều kinh phí.
Phần mềm có sẵn bằng nhiều ngôn ngữ như tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Đức, tương thích với cả Android và iOS, hoạt động trơn tru trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại máy tính. Các chuyên gia từ các nơi khác nhau trên thế giới sử dụng nó cho nhu cầu quản lý dự án của họ.
Tính năng chính:
- Theo dõi trực quan
- Ưu tiên dễ dàng
- Trình chỉnh sửa kéo và thả dễ sử dụng
- Cung cấp các mẫu yêu cầu động (DRF) để đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án
- Giao diện trực quan và thân thiện với người dùng
- Tích hợp với một loạt các công cụ, bao gồm ứng dụng CRM, công cụ tiếp thị qua email, v.v.
- Phân tích nâng cao và hiểu biết dữ liệu từ tích hợp với bảng biểu
Ưu điểm:
- Cung cấp một nền tảng duy nhất cho tất cả các nhu cầu kinh doanh của bạn (không cần sử dụng nhiều ứng dụng)
- Đi kèm với nhiều công cụ được xây dựng để hỗ trợ và hủy bỏ dự án của bạn
- Sử dụng tự động hóa
- Có giao thức bảo mật đáng tin cậy
- Hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, email và trò chuyện trực tiếp
Nhược điểm:
- Một số người mới bắt đầu có thể thấy khó khăn khi điều hướng
- Nhiệm vụ rất phân mảnh và đôi khi có thể gây nhầm lẫn
KẾ HOẠCH GIÁ:
Wrike cung cấp năm kế hoạch bao gồm một loạt các yêu cầu kinh doanh.
7. Phần mềm quản lý công việc Teamwork Project
Teamwork Project là phần mềm hợp tác nhóm, quản lý dự án và phần mềm quản lý công việc. Nó hoàn toàn dựa trên web và tương thích với cả Android và iOS. Trên hết, bạn có được một loạt các ứng dụng dựa trên đám mây, cùng với một gói miễn phí.
Tính năng chính:
- Cung cấp tích hợp tuyệt vời (Hubspot, Microsoft Office, Google Drive và hơn thế nữa)
- Tính năng danh mục đầu tư cho phép bạn có được cái nhìn toàn cảnh về tất cả các dự án của bạn
- Chế độ xem Board Board của Arnold tự động hóa quy trình làm việc của bạn
- Cung cấp ứng dụng Timer Teamwork Timer để theo dõi thời gian
- Biểu đồ Gantt để trực quan hóa dòng thời gian
- Đăng ký rủi ro cho phép bạn quản lý tất cả các rủi ro với dự án của bạn dưới một giao diện
- Cung cấp một cổng thông tin khách hàng để phân khúc các dự án của bạn phù hợp
- Tùy chọn trò chuyện cho các nhóm để giao tiếp hiệu quả
- Cho phép bạn tạo các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ
- Sử dụng các bộ lọc để xem thông tin dự án
- Bảng điều khiển được cá nhân hóa để hiển thị số liệu dự án chính
- Khả năng tận dụng thẻ và smartsheets
- Lập hóa đơn cho khách hàng sử dụng bảng chấm công riêng
Ưu điểm:
- Thời gian dùng thử miễn phí 30 ngày
- Cung cấp gói cơ bản, miễn phí cho tối đa 5 người dùng
- Hỗ trợ khách hàng qua email 24/7, điện thoại và trò chuyện trực tiếp
- Cung cấp hướng dẫn và hướng dẫn miễn phí để học tập thực hành
- Cung cấp một bảng kiểu Kanban
Nhược điểm:
- Có thể khó sử dụng cho người mới
- Giao diện hơi lộn xộn
Tính năng quản lý công việc của Tanca
Nếu bạn tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc trong nước với mức giá vừa phải và nhiều gói sử dụng khác nhau, bạn có thể cân nhắc đến tính năng Quản lý công việc của Tanca.
Tanca xây dựng hệ thống quản lý công việc tập trung vào khả năng tùy chỉnh của người dùng nhằm phục vụ nhu cầu quản lý đa dạng của nhiều mô hình kinh doanh. Bạn có thể quản lý công việc, dự án, nhóm làm việc với một hệ thống cho phép xây dựng các đầu việc, báo cáo, quy tắc… dễ dàng nhất, phù hợp với văn hóa quản trị của mỗi công ty.
Tính năng quản lý công việc của Tanca hỗ trợ sử dụng web app (trang website) và trên điện thoại Android và iOS. Giúp bạn dễ dàng truy cập bất cứ khi nào, bất cứ đâu.
Cụ thể, Tanca sẽ cung cấp cho bạn:
- Mẫu quản lý công việc: Có hơn 60 mẫu quản lý công việc cho các phòng ban, bộ phận trong công ty như mẫu dành cho Marketing, Sale, Vận hành, IT, Chăm sóc khách hàng…
- Quản lý tiến độ công việc: Mô hình quản lý Gantt chart là cách để lên kế hoạch cho một dự án, phòng ban và theo dõi tình trạng công việc.
- Quản lý quy trình làm việc: Kanban được ứng dụng trong các Quy trình làm việc. Bạn có thể di chuyển các đầu việc qua các cột dọc để thể hiện tiến độ trong một Quy trình.
- Xem toàn bộ Deadline công việc trong tháng: Phần Lịch sẽ cho bạn thấy Deadline của các thành viên hay cá nhân bạn, giúp bạn có thể điều chỉnh lại các Deadline cho phù hợp.
- Quản lý việc của cá nhân: Tanca được thiết kế để 1 nhân viên kiểm soát tất cả các việc cần làm của mình hàng ngày, hàng tuần...
- Trạng thái phê duyệt công việc: Tanca có phép bạn tạo các trạng thái phê duyệt của một đầu việc như Phê duyệt, Cần chỉnh sửa hay Từ chối.
- Hệ thống báo cáo động: Mỗi thành viên có thể xây dựng hệ thống báo cáo của mình và chia sẻ các báo cáo này cho người khác.
- Quản lý files tập trung: Bạn có thể quản lý toàn bộ các files trên hệ thống và công việc của Tanca một cách tập trung dễ dàng.
- Tự động hóa quy trình làm việc.
- Biểu mẫu và tùy chỉnh.
<iframe width="560" height="315" src="https://www.youtube.com/embed/LlNSYm-pLN4" ></iframe>
Tạm kết
Tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp mình là một công việc không việc không đơn giản. Đặc biệt với sự ra đời của ngày càng nhiều phần mềm trên thị trường.
Bài viết của Tanca đã tổng hợp top 7 phần mềm phổ biến nhất. Hy vọng bài viết của chúng tôi cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết để có thể đưa ra lựa chọn chính xác. Chúc các bạn thành công và đừng quên chia sẻ kinh nghiệm sử dụng ở phần bình luận bên dưới nhé!
