Tại sao có người làm việc gấp nhiều lần bạn? Cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn? Bí quyết chính là ở khả năng quản lý thời gian của mỗi người.
Bạn biết đấy, quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng quản lý thời gian tốt thì quỹ thời gian mới được sử dụng hiệu quả và bạn sẽ thư thả trong cuộc sống hơn.
Tuy nhiên, mỗi người lại có cách thức quản lý khác nhau. Bài viết này của Tanca sẽ cung cấp một vài gợi ý hữu ích nếu như bạn muốn bắt đầu Quản lý thời gian ngay bây giờ.
6 kỹ năng quản lý thời gian nhất định phải nhớ
1. Xác định mục tiêu
Việc xác định được mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian khoa học nhất. Nếu xác định được mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì.
Để làm được điều này việc cần làm là bạn phải lên được lịch trình cụ thể về việc khi nào sẽ hoàn thành mục tiêu. Chỉ có như vậy bạn mới có thể làm chủ được thời gian của mình và không để nó trôi qua một cách lãng phí.
Gợi ý: SMART là một trong những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất, cụ thể như sau:
S (Specific) - Cụ thể: Xác định cụ thể mục đích muốn đạt được, việc muốn làm.
M (Measurable) - Đánh giá: Đánh giá các mục tiêu, khả năng bản thân. Xây dựng kế hoạch với mốc thời gian, nội dung rõ ràng.
A (Achivable) - Khả năng thành công: Lựa chọn mục tiêu, công việc phù hợp có khả năng thành công tránh phi thực tế.
R (Relevant) - Phù hợp: Xem xét các mục tiêu trong toàn bộ kế hoạch có cần thiết, có khả thi không.
T (Timed) - Thời gian: Xác định tổng thời gian, phân chia giai đoạn, kế hoạch bé hơn để thực hiện.
2. Liệt kê những việc cần làm
Khi đã xác định xong mục tiêu chính, việc tiếp theo bạn cần làm chính là liệt kê những công việc phải làm để phục vụ cho mục tiêu chính của mình.
Mỗi vấn đề đều sẽ có một giải pháp, mỗi lịch trình sẽ có cách làm tốt nhất. Cho nên bạn hãy đầu tư một khoảng thời gian để suy nghĩ về những cách tốt nhất và nhanh nhất để đạt được mục tiêu cho công việc.
3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã liệt kê xong những công việc cần làm, tiếp theo bạn hãy ngồi lại một lần để kiểm tra xem công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau. Hãy tick vào những công việc quan trọng cần làm trước để đảm bảo rằng sẽ hoàn thành đúng thời hạn rồi tiếp tục làm các công việc còn lại. Làm như vậy bạn có thể dễ dàng quản lý tốt được thời gian và kiểm soát được công việc của mình.
Hãy sắp xếp công việc theo những mức độ sau:
- Cần thiết và khẩn cấp: Công việc cần hoàn thành ngay và rất quan trọng.
- Cần thiết nhưng không khẩn cấp: Đây là những công việc quan trọng nhưng không cần bạn phải hoàn thành ngay ví như gia đình, bạn bè,…
- Không cần thiết nhưng khẩn cấp: Đây là những công việc mà bạn có thể ủy quyền, nhờ sự hỗ trợ,…
- Không cần thiết và không khẩn cấp: Là những công việc mà bạn cần xếp cuối cùng trong bản ưu tiên như nhậu nhẹt, đi chơi,….
Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng vì đa số những trường hợp không quản lý thời gian hiệu quả là vì không biết nên tập trung vào đâu. Bạn mà cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc thì hệ quả tất yếu là hiệu quả công việc đều không cao. Hãy tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên và loại bỏ bất cứ điều gì không quan trọng hoặc khẩn cấp.
4. Tập trung hoàn thành công việc theo kế hoạch
Ngay từ khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch và trong suốt giai đoạn bạn cần nghiêm chỉnh thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Trì hoãn hay sai kế hoạch một ngày sẽ làm lệch hướng kế hoạch của bạn.
Một trong những cách giúp bạn tiết kiệm thời gian nhất là hãy tập trung vào công việc cần làm. Khi làm một việc gì đó bạn cần dồn toàn bộ sức lực và trí tuệ cho công việc đó. Việc này không chỉ giúp bạn đạt hiệu quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Bạn cũng nên loại bỏ sự phiền nhiễu xung quanh như đeo tai nghe, để chặn tiếng ồn bên ngoài và tiếng đồng nghiệp trò chuyện. Đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc chỉ cần để nơi bạn không thể dễ dàng đưa tay check thông báo liên tục.
Lưu ý: Trong quá trình thực hiện kế hoạch, có những công việc bạn phát hiện không cần thiết. Một số điểm trong kế hoạch không hợp lý. Đừng ngại ngần điều chỉnh lại kế hoạch. Hành động tiếp tục duy trì sự bất hợp lý, không cần thiết chính là lãng phí thời gian của chính bản thân.
5. Tổng kết lại công việc
Bạn nên luyện tập thói quen tổng kết lại công việc vào cuối mỗi ngày. Lúc này, bạn cần ngồi lại để xem những gì đã làm được và chưa làm được, thời gian tiêu tốn vào những việc đó là bao nhiêu? Có thực sự hiệu quả hay không.
Việc này giúp bạn nhìn lại quỹ thời gian bạn dành cho công việc đó có khoa học và hợp lý không để từ đó rút kinh nghiệm cho ngày hôm sau.
6. Không ngừng học hỏi
Hãy thường xuyên tham gia những khóa học ngắn về kỹ năng mềm, hoặc một vài cuộc hội thảo chia sẻ kinh nghiệm,... hoặc thường xuyên đọc sách để giúp nâng cao kiến thức cho bản thân.
Có thể khi mới bắt đầu việc quản lý thời gian thì bạn sẽ gặp chút khó khăn, tuy nhiên nếu như bạn biết sắp xếp quỹ thời gian một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian của mình nhiều hơn.
Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ
Những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất
1. Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)
Nguyên tắc 80/20 dựa vào nghiên cứu của một nhà kinh tế người Ý có tên là Pareto. Về cơ bản, nguyên tắc Pareto phát biểu rằng: 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là bất bình đẳng.
Tức là 80% thành quả công việc của bạn được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc hiệu quả. Cho nên bạn cần theo dõi xem 20% thời gian đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, ở hoàn cảnh nào, với công việc nào, được làm với chu trình nào… Từ đó, bạn có thể mô phỏng lại và mở rộng 20% thời gian hiệu quả nhất này để nâng cao hơn nữa thành quả lao động của mình.
Khi hiểu rõ quy luật 80/20 thì chắc hẳn ai trong chúng ta cũng sẽ phải thừa nhận mình đã quá lãng phí thời gian vào những việc không đáng. Vì thế hãy lưu ý và áp dụng phương pháp này thật hiệu quả.
2. Quy luật Parkinson
Quy luật Parkinson (Parkinson's law) là nhận xét hài hước của giáo sư Parkinson là công việc sẽ dài ra theo thời gian hiện có để thực hiện nó.
Ví dụ: Nếu giảng viên giao cho bạn 24 giờ để hoàn thành một dự án, áp lực thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung và bạn sẽ không còn lựa chọn nào ngoài việc thực thi những điều cần thiết nhất. Nếu ông ấy cho bạn một tuần, bạn sẽ dành ra sáu ngày để quan trọng hóa mọi việc lên.
Cùng giống như vậy trong công việc, do chúng ta có tám tiếng để làm việc, chúng ta sẽ làm việc đủ tám tiếng. Nếu chúng ta có 15 tiếng làm việc, chúng ta cũng sẽ làm việc đủ 15 tiếng. Nếu chúng ta có việc gấp và đột ngột phải rời công sở trong hai giờ nữa, chúng ta cũng sẽ hoàn thành tất cả công việc được giao trong hai tiếng đồng hồ đó.
Lúc này, bạn cần nhìn vào một thực tế rằng, công việc thật ra không tốn quá nhiều thời gian để hoàn thành và bạn có đủ thời gian để làm xong nhưng bạn đã không làm.
Cho nên, bạn cần tự tạo ra áp lực thời gian cho mình, đừng bao giờ xin gia hạn, trừ trường hợp bất khả kháng. Đặc biệt, với những đầu việc không có deadline, bạn cũng phải tự tạo deadline để thắng lại định luật Parkinson và hoàn thành công việc nhanh nhất có thể.
3. Phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer
Đây là phương pháp dành cho những người hay quên, trong đó:
- Do (làm): Làm ngay những công việc quan trọng và gấp nhất.
- Dump (từ bỏ): Đôi khi bạn cần từ bỏ một số công việc vô nghĩa, điều này sẽ tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể. Hãy đặt câu hỏi: “Liệu có vấn đề gì nếu bạn không làm việc đó không?”. Muốn trả lời câu này thật hiệu quả thì hãy quay lại là áp dụng nguyên tắc 80/20.
- Delegate (Giao việc): Nếu công việc này mà người khác có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho họ. Hãy nhớ rằng nếu bạn tự làm, bạn sẽ lãng phí thời gian quý báu của mình và làm cho người khác mất cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ công việc đó nữa. Vì vậy hãy tin tưởng giao việc đúng cách cho người khác
- Defer (hoãn lại): Bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Vậy thì hãy lấy cuốn sổ tay và lập kế hoạch thời gian mà bạn sẽ làm việc đó. Hãy nhớ rằng hoãn lại công việc là lựa chọn cuối cùng của bạn. Nếu đống công việc hoãn lại đang tăng dần lên, thì bạn cần phải quay lại và xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 (từ bỏ và giao việc).
4. Phương pháp Pomodoro
Pomodoro là phương pháp làm việc theo chu trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút và lặp lại làm 25 phút, nghỉ 5 phút. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự như thư giãn, nghe nhạc, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong phòng,... những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook,... vì chúng chỉ làm cho bộ não thêm mệt mỏi.
Phương pháp này tạo áp lực thời gian, khiến bạn tập trung hơn, định lượng được rõ hơn mức độ hiệu quả trong công việc của mình - nói cách khác là thắng lại định luật Parkinson. Đồng thời, nó cũng cho bạn thời gian nghỉ ngơi để bạn không quá mệt mỏi, lấy lại sức làm việc lâu dài.
Xem thêm: Top 20 phần mềm giúp quản lý thời gian cho cá nhân và đội nhóm
5. Phương pháp Batching
Batching là phương pháp nhóm các nhiệm vụ cụ thể giống nhau và thực hiện chúng cùng nhau. Ví dụ như bạn đã dành ra khoảng 1-2 tiếng nhất định trong ngày chỉ để trả lời email, chứ không dàn trải ra cả ngày hoặc thấy email mới đến là phải dừng mọi công việc để trả lời ngay (trừ trường hợp email khẩn cấp).
Cách này giúp tăng hiệu quả và giảm thời gian chuyển đối giữa các công việc khác nhau.
Xem thêm: Quản lý công việc theo phong cách người Nhật
Tạm kết
Có hai chân lý bạn cần ghi nhớ khi quản lý thời gian, đó là:
- Làm tốt một việc không quan trọng sẽ không làm cho việc đó quan trọng hơn.
- Một công việc đòi hỏi nhiều thời gian sẽ không làm cho nhiệm vụ đó quan trọng hơn.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả đó là nhận định được sự khác biệt giữa “quan trọng” và “khẩn cấp”. Vậy đấy, hãy kết hợp những kỹ năng và phương pháp mà Tanca đã liệt kê ở trên để không mắc phải 2 lỗi này.
Khi bạn xóa bỏ được thói quen cố hữu, không hiệu quả khi làm việc và quản lý thời gian thì khả năng tập trung cho từng công việc quan trọng sẽ tăng lên và bạn sẽ dư nhiều thời gian hơn. Điều này đồng nghĩa với chất lượng công việc và tính hiệu quả của từng buổi làm việc cũng được cải thiện.
>>> Xem thêm:
Multitasking là gì? Làm thế nào để thực hiện Multitask hiệu quả?
