Bạn có đang gặp các vấn đề sau:

- Chọn làm các công việc một cách cảm tính mà không có các mục tiêu rõ ràng.

- Thường ưu tiên xử lý những việc khẩn cấp mà ít quan tâm đến tầm quan trọng của công việc đó.

- Bạn luôn bận rộn nhưng công việc vẫn cứ mãi dở dang.

- Trì hoãn các công việc quan trọng và để các công việc dồn dập vào phút chót.

Ai cũng chỉ có 24 tiếng hằng ngày để giải quyết công việc. Tuy nhiên, dễ thấy rằng có người luôn hoàn thành các đầu việc nhưng lại có người trễ deadline liên tục. Các vấn đề xảy ra cũng chỉ vì bạn chưa biết cách quản lý thời gian.

Tất cả những gì bạn cần là một vài công cụ quản lý công việc hiệu quả, giúp bạn lên kế hoạch, sắp xếp thời gian hợp lý, tránh tình trạng căng thẳng và không còn “ngập đầu” bởi những việc linh tinh.

Vậy bạn đã biết về Microsoft To-Do, Forest, Tanca, Trello và các công dụng khác giúp chúng ta quản lý thời gian cho cá nhân và đội nhóm? Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các công cụ để bạn có vừa có thể dễ dàng ứng dụng vừa mang lại kết quả cao trong việc quản lý thời gian.

Cùng dành 10 phút để tìm hiểu chi tiết hơn nhé.

Ứng dụng quản lý thời gian dành cho cá nhân

1. ColorNote

Color Note là ứng dụng ghi chú đơn giản nhưng mạnh mẽ nhất. Nó cho phép lên thời gian biểu làm việc trong tuần với các tính năng đặc biệt như ghi âm lại các ghi chú, tìm kiếm các ghi chú, báo thức lặp đi lặp lại.

Bạn có thể sắp xếp các ghi chú theo màu sắc; Sử dụng widget để chuyển các ghi chú lên màn hình chủ, giấy nhớ sẽ luôn xuất hiện trước mắt vậy nên bạn sẽ không quên chúng; Quản lý lịch làm việc bằng cách ghi chú lại trên calendar, bạn sẽ nhận được nhắc nhở về một ghi chú nào đó với ngày đã được ấn định.

Đặc biệt, Notepad note có phần lịch âm, giúp bạn ghi chú các ngày giỗ chạp một cách chính xác nhất. Notepad note còn hỗ trợ bạn gửi các ghi chú qua Email, Facebook, tin nhắn SMS.

2. Microsoft To-Do

Ứng dụng này đề cao tính cá nhân và trực quan để giúp bạn sắp xếp khoa học các công việc, tận dụng tối đa từng ngày.

Microsoft To-Do giúp bạn tạo danh sách cho bất cứ điều gì từ công việc đến các dự án tại nhà, có thể theo dõi các hạn chót bằng cách thêm lời nhắc, ngày đến hạn và ghi chú, cũng như cá nhân hóa từng danh sách bằng các chủ đề đầy màu sắc. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian!

3. Todoist

Todoist hỗ trợ tạo và nhắc nhở lịch làm việc hàng ngày, lên kế hoạch làm việc trong ngày tiếp theo. Chức năng lên kế hoạch ưu tiên giúp đánh dấu các công việc quan trọng cần ưu tiên thực hiện. Todoist còn giúp bạn quản lý dự án thông qua việc theo dõi tiến độ công việc cũng như báo cáo theo biểu đồ khối lượng công việc.

Hơn thế nữa, App còn có thể hỗ trợ bạn ở nhiều mục hơn chứ không chỉ là lên danh sách các việc hàng ngày. Bạn có thể tạo các "Project" khác nhau và rất đa dạng, giúp bạn phân loại công việc một cách dễ dàng. Nếu bạn bè của bạn cùng sử dụng Todoist và các bạn cần làm việc nhóm nhỏ thì Todoist cũng là một lựa chọn tốt.

4. Tick Tick

Đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí nhưng vẫn bao gồm đầy đủ tất cả các chức năng để quản lý thời gian cho cá nhân.

Cụ thể thì Tick Tick có những ưu điểm giúp bạn có thể dễ dàng lên danh sách công việc và xóa bỏ đánh dấu công việc đó, và bạn cũng có thể chia sẻ danh sách nhiệm vụ của cá nhân lên hệ thống mạng xã hội thông qua ứng dụng này.

5. Any.DO

Any.do là ứng dụng nhắc nhở tuyệt vời để ghi nhớ tất cả những công việc cần làm hay những công việc hằng ngày. Với Any.DO, bạn có thể thêm các công việc hằng ngày, các công việc đó sẽ được sắp xếp theo trình tự/mức độ ưu tiên khác nhau và được cập nhật tình trạng thực hiện bằng thao tác kéo-thả trên điện thoại.

Bạn có thể tuỳ chọn thời điểm nhắc việc và thêm ghi chú bằng hình ảnh, giọng nói hoặc video. Ứng dụng được thiết kế với giao diện đơn giản, nhưng vẫn đảm bảo tính tiện dụng.

6. SimpleMind+

Một ứng dụng vô cùng thú vị và rất hữu ích có tên SimpleMind+, cho phép người dùng tổ chức và sắp xếp ý tưởng bằng việc vẽ các bản đồ tư duy (mind map).

Trên iOS có app Mindnode hỗ trợ mindmap rất tốt, còn trên Android, đây là một phần mềm rất hữu dụng. Tập thói quen mindmap sẽ giúp chúng ta quản lý công việc hay dự án tốt hơn, hệ thống kiến thức cũng rõ ràng hơn, từ đó mà tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm việc.

Các bản đồ tư duy trong SimpleMind+ cho phép đính kèm ảnh, video và các tệp ghi âm, cũng như thiết lập giao diện theo sở thích cá nhân. Nếu cần, bạn có thể sử dụng phiên bản pro để có thể đồng bộ ứng dụng với Google Drive hay Dropbox, tiện cho sử dụng và chia sẻ với người khác.

Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Ứng dụng giảm thiểu sự mất tập trung

7. Freedom

Freedom là một ứng dụng khá hay. Đây là ứng dụng giúp loại bỏ những thứ trên internet dễ khiến bạn bị nghiện hoặc thường xuyên mất tập trung (điển hình là mạng xã hội và những trang web giải trí).

Cách hoạt động của Freedom khá đơn giản, nó ngăn chặn truy cập vào các ứng dụng, các chương trình mà bạn lựa chọn và thậm chí các trình duyệt cụ thể giúp bạn có thể tránh xa sự mất tập trung không cần thiết.

8. Forest

Ứng dụng Forest giúp bạn hạn chế xao nhãng vào các ứng dụng gây mất tập trung như Facebook, Instagram, Youtube thông qua nhiệm vụ trồng cây. Bất cứ khi nào bạn muốn có được sự tập trung, hãy trồng một cái cây trên ứng dụng và để nó tự lớn. Ý tưởng của ứng dụng tuy rất đơn giản nhưng vẫn đảm bảo mục đích tiết kiệm thời gian và tránh xao nhãng cho cá nhân.

Forest có giao diện khá đơn giản và dễ sử dụng, giống như game nông trại vậy. Ngay khi bật ứng dụng lên, bạn sẽ không được phép sử dụng điện thoại di động trong vòng 30 phút. Với khoảng thời gian đó, bạn sẽ có một cái cây và nhiệm vụ là nuôi cho nó lớn lên. Trong 30 phút, bạn không được dùng bất cứ gì ngoài ứng dụng này, nếu bạn tắt ứng dụng hay phạm luật chơi thì lập tức cái cây đó sẽ chết.

9. Pomodoro

Nếu bạn muốn quản lý thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc của mình, hay cảm thấy mình đã dành rất nhiều thời gian vào công việc mà hiệu quả chưa cao thì bạn nên áp dụng Pomodoro.

Ứng dụng Promodoro cho phép bạn tập trung vào công việc bằng cách thiết lập khoảng thời gian làm việc và nghỉ quãng ngắn giữa khoảng thời gian làm việc đó.

Trong thời gian làm việc, bạn có thể chọn các ứng dụng bị khóa, giữa các quãng nghỉ ngắn app sẽ cho bạn sử dụng điện thoại, máy tính để "xả stress" trong khoảng thời gian 5 phút.

Trong khoảng thời gian nghỉ ngơi từ 5 phút đến 10 phút, thì bạn nên có một sự nghỉ ngơi nghiêm túc. Hãy nhắm đôi mắt, thư giãn, nghe nhạc, uống nước, thiền, sắp xếp lại khu vực làm việc, đi loanh quanh trong phòng và những công việc làm nhỏ không tên khác và không yêu cầu đến sự tư duy nhiều.

10. Brain.fm

Brain.fm sử dụng thuật toán lấy các tác phẩm âm nhạc và sắp xếp chúng lại với nhau để tương tác với bộ não giúp bạn tăng khả năng tập trung. Ứng dụng có nhiều kênh khác nhau hỗ trợ bạn hoàn thành nhiều nhiệm vụ, làm việc và học tập. Đồng thời, Brain.fm cũng có các kênh dành cho thiền định và giúp bạn dễ đi vào giấc ngủ.

XEM NGAY:

Ứng dụng quản lý thời gian dành cho đội nhóm

11. Trello

Trello là công cụ quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm, giúp mọi người trong cùng một team chỉ cần nhìn qua là biết được có những đầu việc nào, ai đang làm gì và làm đến giai đoạn nào.

Trello được thiết kế với giao diện thân thiện, thao tác đơn giản nên người dùng không phải lúng túng khi sử dụng. Và nó là một công cụ Freemium, tức là bạn có thể xài miễn phí cho đến khi cần những tính năng nâng cao và đặc biệt chỉ có bản trả tiền mới có thì bạn mới phải trả.

12. Asana

Anasa là phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến, giúp người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả, thông minh hơn, đặc biệt hữu ích trong việc phân công của hoạt động làm việc nhóm. Phần mềm mang đến cho người sử dụng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả cho một môi trường làm việc chuyên nghiệp qua không gian riêng của mỗi team.

13. Tanca

Được các đối tác khách hàng đánh là phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, Tanca giúp doanh nghiệp giảm thiểu được nguồn nhân lực và thời gian nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác.

Thêm vào đó, tính năng Giao việc của Tanca giúp cho mỗi cá nhân trong team quản lý tốt các mục tiêu, đầu việc được giao; giúp cho người Leader nắm mọi quy trình, người thực hiện, cấp độ ưu tiên, theo dõi được các thành viên đã hoàn thành công việc hãy chưa để nhắc nhở kịp thời.

14. Microsoft project

Microsoft project là phần mềm làm việc nhóm của Microsoft, được coi là một ứng dụng chất lượng cao dùng để quản lý đội nhóm, dự án và các công việc liên quan.

Phần mềm được thiết kế để hỗ trợ nhóm của bạn: Lập kế hoạch công việc (bao gồm các đầu việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành), quản lý ngân sách và phân bổ khối lượng công việc, xây dựng một hệ thống báo cáo chi tiết,... Microsoft project đảm bảo một khả năng làm việc rất lớn, phù hợp với nhiều lĩnh vực khác nhau.

15. MyXteam

MyXteam hỗ trợ cho cả web app (sử dụng phần mềm trên website), trên điện thoại cho cả 2 hệ điều hành Android và iOS. Phần mềm có đủ các tính năng quản lý công việc như lập kế hoạch quản lý công việc, giao việc cho nhân viên đến thảo luận công việc. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng đo lường đánh giá công việc, bảo mật dữ liệu, báo cáo tổng kết lại kết quả dự án,...

16. Wrike

Wrike là một phần mềm quản lý công việc cho nhóm vô cùng nổi tiếng, phần mềm được hơn 15.000 doanh nghiệp và tổ chức sử dụng, bao gồm những công ty vừa và nhỏ, các doanh nghiệp thuộc nhóm Fortune 500.

Wrike cho phép bạn lên lịch trình, sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc, thảo luận và theo dõi toàn bộ tiến độ công việc trong thời gian thực chỉ với vài thao tác. Một lợi ích khác của việc sử dụng Wrike là nó không mất nhiều thời gian để học - đó là một nền tảng rất trực quan.

17. Jira Software

Phần mềm Jira do công ty Atlassian lập ra, với khả năng phân quyền, lập kế hoạch và theo dõi dự án theo phương pháp quản lý Agile.

Với Jira Software, các công ty dễ dàng quản lý theo từng cấp khác nhau với mức độ thông tin được chia sẻ theo từng vai trò cụ thể. Sau mỗi dự án, bạn có thể sử dụng chức năng thống kê, tính toán số liệu và xem lại các loại báo cáo.

Phần mềm có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu, thậm chí các developer có thể trực tiếp code trên môi trường.

18. Podio

Podio tạo ra một không gian nội bộ cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn ở các phòng ban khác nhau để tương tác, theo dõi dự án, hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Điều đặc biệt khi nhắc đến phần mềm là khả năng tùy chỉnh, tức phần nó cho phép bạn tự thiết kế theo sở thích của nhóm.

19. Liquid Planner

Phần mềm này khá đơn giản để sử dụng, giao diện thân thiện với tính năng kéo thả đơn giản. Nên bạn không cần phải học nhiều để điều hướng thành công giao diện của nó.

Với Liquid Planner, bạn có thể quản lý các dự án từ đầu đến cuối, theo dõi thời gian hoàn thành và kết quả của dự án. Phần mềm sẽ rất phù hợp với các nhóm có nhiều công việc mà vẫn muốn quản lý một cách dễ dàng, khoa học.

20. Zoho Projects

Zoho Projects là phần mềm quản lý dự án trên nền tảng đám mây, hỗ trợ bạn lập kế hoạch cho các dự án, theo dõi công việc một cách hiệu quả và cộng tác với nhóm của bạn dù họ ở bất cứ đâu.

Phần mềm có giao diện gọn gàng, đơn giản, tích hợp các ứng dụng liên quan đến công việc như Google Apps. Bạn có thể chia quy mô theo nhóm, kích cỡ doanh nghiệp và dự án để quản lý khoa học hơn.

Xem thêm:

Cách sắp xếp file mà bất cứ dân văn phòng nào cũng nên biết

Multitasking là gì? Làm thế nào để thực hiện Multitask hiệu quả?

Nguyên tắc Pareto là gì? Hiểu và áp dụng nguyên tắc 80/20 hiệu quả