Nguyên tắc Pareto hay còn được biết đến với tên gọi nguyên tắc 80/20. Với lời khẳng định "20% nhân viên đóng góp 80% kết quả", đây là một trong những định luật phổ quát nhất của cuộc sống và kinh tế. Cùng Tanca tìm hiểu chi tiết hơn về nguyên tắc này qua bài viết sau nhé!
Nguyên tắc Pareto là gì?
Nguyên tắc Pareto, còn được gọi Nguyên tắc 80/20, được đặt theo tên của nhà kinh tế học đáng kính Vilfredo Pareto. Nguyên tắc chỉ rõ rằng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là bất bình đẳng.
Nguyên tắc Pareto được hình thành ban đầu dựa trên mối quan hệ giữa sự giàu có và dân số. Theo những gì Pareto quan sát, 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của 20% dân số. Và khi khảo sát ở một số quốc gia khác, anh cũng nhận thấy kết quả tương tự.
Bên cạnh đó, ông còn rất ngạc nhiên và nhận thấy rằng quy tắc 80/20 này đúng trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Ví dụ: 80% lợi tức của công ty được tạo bởi 20% khách hàng, 80% các vụ phạm pháp được gây ra bởi 20% tội phạm, 80% những người sử dụng phương tiện giao thông gây ra 20% tai nạn, 20% của các tấm thảm được 80% các bước chân giẫm lên, và 20% các quần áo của bạn được đem ra mặc trong 80% thời gian,…
Vậy nên, nguyên tắc Pareto ngày càng phát triển và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, quản lý công việc và nguồn nhân lực. Ví dụ:
- Nếu 20% sai sót thiết kế trên ô tô dẫn đến 80% các vụ tai nạn, bạn có thể xác định và sửa chữa những sai sót đó.
- Nếu 20% khách hàng đang thúc đẩy 80% doanh số bán hàng của bạn, bạn có thể muốn tập trung vào những khách hàng này và cũng cố sự trung thành của họ.
Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ
Hiểu để áp dụng nguyên tắc Pareto
1. Điều cốt lõi
Về cốt lõi, quy tắc 80-20 là nhấn mạnh việc xác định những điều tốt nhất của một sự việc và sử dụng chúng một cách hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa.
Trong số 5 điều, có lẽ 1 điều là “tuyệt vời”. Điều đó sẽ dẫn đến phần lớn tác động của nhóm.
Tất nhiên, tỷ lệ này có thể thay đổi. Nó có thể là 80/20, 90/10 hoặc 90/20 (Hãy nhớ, các con số không cần phải có tổng bằng 100!). Điểm mấu chốt là hầu hết mọi thứ không cân bằng, không phải là 1/1. Nhiệm vụ của bạn là phát hiện ra những điều “tuyệt vời” đó.
Theo nghĩa này, Nguyên tắc Pareto trở thành hướng dẫn cách phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, quy tắc này cũng thường bị hiểu sai. Sự hiểu lầm là kết quả của một sai lầm logic - cụ thể là nếu 20% yếu tố đầu vào là quan trọng nhất, thì 80% còn lại không phải là quan trọng. Hãy cẩn thận!
Xem thêm: 8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp
2. Tại sao điều nguyên tắc này lại hữu ích?
Khi hiểu rõ quy luật 80/20 thì chắc hẳn ai trong chúng ta cũng sẽ phải thừa nhận mình đã quá lãng phí thời gian vào những việc không đáng. Trong thời đại với rất nhiều lựa chọn và đứng trước bao nhiêu khó khăn thử thách, hãy quyết định cho mình một lối làm việc thông minh nhất.
Biết được điều này, bạn sẽ:
- Đối với 20% công nhân đóng góp 80% kết quả: Tập trung khen thưởng những nhân viên này.
- Đối với 20% lỗi đóng góp 80% sự cố: Tập trung vào việc sửa những lỗi này trước.
- Đối với 20% khách hàng đóng góp 80% doanh thu: Tập trung vào việc làm hài lòng những khách hàng này.
Vậy là bạn có thể tập trung nỗ lực của mình vào 20% tạo ra sự khác biệt, thay vì 80% không mang lại nhiều lợi ích.
Về mặt kinh tế, lợi ích cận biên đang giảm dần.
Và cuối cùng, bạn đang dành nhiều thời gian cho những việc khác.
Xem thêm: Quản lý công việc theo phong cách người Nhật
3. Các bước để áp dụng quy tắc 80/20
Các bước phân tích cơ bản bao gồm:
- Xác định vấn đề
- Liệt kê nguyên nhân dẫn đến vấn đề (lưu ý rằng có thể có nhiều nguyên nhân)
- Cho điểm các nguyên nhân bằng cách ấn định một con số (Dựa trên mức độ tác động tiêu cực)
- Sắp xếp các nguyên nhân thành các nhóm, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng hoặc các lỗi hệ thống
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch hành động để giải quyết các nguyên nhân có điểm cao hơn trước
Xem thêm: Kaizen là gì? Vai trò của Kaizen trong quản trị doanh nghiệp
4. Case Study về cách áp dụng quy tắc 80/20
Gần đây, một công ty phát hiện ra có sự giảm sút về lợi nhuận sản phẩm từ trang web bán lẻ quần áo trực tuyến của mình. Vì số lợi nhuận thấp hơn một ngưỡng đã định, các nhà phân tích của công ty bắt đầu nghiên cứu và theo dõi nguyên nhân.
Nguyên nhân chính dường như là trục trặc kỹ thuật của trang web. Website đã thông tin sai về kích cỡ quần áo mà người mua sắm trực tuyến chọn ở một số danh mục.
Vấn đề thứ hai là trải nghiệm dịch vụ khách hàng kém dẫn đến việc người mua hàng chọn hoàn lại tiền thay vì đổi lấy quần áo đúng kích cỡ. Vì thế dẫn đến mất doanh thu cho công ty.
Sau đó, các nhà phân tích cho điểm các vấn đề dựa trên lượng thất thoát doanh thu do từng vấn đề: trục trặc kỹ thuật, dịch vụ khách hàng kém, mất khách hàng trong thời gian dài,...
Danh sách các nguyên nhân sẽ được hiển thị trên biểu đồ với đánh giá hoặc điểm số bên cạnh mỗi nguyên nhân.
Ví dụ:
- Trục trặc kỹ thuật trang Web được điểm 10 (Thang điểm từ 1 đến 10) và được xác định là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và là yếu tố chính dẫn đến mất doanh thu.
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém có thể bắt nguồn từ lỗi kỹ thuật ( Trong khi khách nhất quyết mua áo size L, nhân viên có thể đã tin rằng khách hàng đã sai vì chiếc áo đó được đặt mua với size S, dẫn đến sự không hài lòng và bức xúc cho khách hàng). Với phân tích này, yếu tố dịch vụ khách hàng có thể được xếp hạng 5.
- Doanh thu bị mất do không chỉ mất khách hàng trong ngắn hạn mà ngay cả sau khi sự cố được khắc phục có thể dẫn đến điểm 8 cho nguyên nhân này.
Nhóm có điểm cao nhất trên bảng xếp hạng sẽ được ưu tiên xử lý sớm, trong khi nhóm có điểm thấp nhất sẽ được xử lý sau.
Cuối cùng, cửa hàng có thể áp dụng chiến lược để giành lại những khách hàng đã mất và tăng doanh số bán hàng. Công ty có thể thực hiện các chiến dịch bán hàng cho quần áo mới để tăng doanh số; Cung cấp các khoản giảm giá hoặc chiết khấu cho những khách hàng không hài lòng khỏi sự cố để giành được sự tin tưởng của khách hàng hiện tại.
Điều quan trọng cần lưu ý là nguyên tắc Pareto không cung cấp giải pháp cho các vấn đề, mà chỉ giúp các doanh nghiệp xác định một số nguyên nhân quan trọng. Khi các nguyên nhân đã được xác định, công ty có thể đưa ra các chiến lược để giải quyết. Với cách xử lý này, 20% vấn đề sau khi được khắc phục có thể cải thiện 80% kết quả của công ty.
Kết luận
Quan điểm của nguyên tắc Pareto là thừa nhận rằng hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân bổ đồng đều. Nên bạn hãy đưa ra quyết định về việc phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực hợp lý.
- Thay vì dành 1 giờ để soạn thảo một bài báo/ blog mà bạn không chắc là cần thiết, hãy dành 10 phút để suy nghĩ về các ý tưởng. Sau đó, dành 50 phút để viết về điều tốt nhất.
- Thay vì vất vả 3 giờ cho một thiết kế, hãy tạo 6 bố cục (mỗi bố cục 30 phút) và chọn bài yêu thích của bạn.
- Thay vì dành 3 giờ để đọc sâu 3 bài báo, hãy dành 5 phút để đọc lướt qua 12 bài báo (1 giờ) và sau đó dành một giờ cho hai bài hay nhất (2 giờ).
Những kỹ thuật này có thể có ý nghĩa hoặc không - vấn đề là nhận ra rằng bạn có quyền lựa chọn để tập trung vào 20% quan trọng.
Cuối cùng, đừng nghĩ Nguyên tắc Pareto có nghĩa là chỉ làm 20% công việc cần thiết. Có thể đúng là 80% một cây cầu được xây dựng trong 20% thời gian đầu tiên, nhưng bạn vẫn cần phần còn lại của cây cầu để nó hoạt động. Khi bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu, bạn cần tất cả 100%.
