Những nét đặc trưng trong phong cách làm việc của Nhật

Nền công nghiệp phát triển, khiến Nhật Bản nhanh chóng trở thành cường quốc hàng đầu thế giới. Cứ nghĩ sự giàu có chắc là do tài nguyên thiên nhiên. Nhưng không, nguyên nhân đến từ cách làm việc hiệu quả của người Nhật.

Từ lâu, văn hóa đời sống cũng như phong cách làm việc của người Nhật đã trở thành chủ đề khiến cả thế giới nể phục.

Tinh thần trách nhiệm, phẩm chất toát lên vẻ lịch thiệp, luôn nghiêm túc và dành cả tâm huyết trong công việc của người Nhật đã giúp họ đạt được nhiều thành công, trở thành quốc gia phát triển và là tâm điểm ngưỡng mộ của thế giới.

Từng người dân Nhật Bản đã góp phần tạo nên một xã hội phát triển cao và nề nếp, tầu điện ngầm 1 năm chỉ trễ khoảng 7 giây, bởi vậy ai cũng tính được quãng thời gian mình đến công sở. Nếu có muộn là lỗi tại con người chứ không đổ tại... kẹt xe.

Họ cảm thấy hạnh phúc vì được làm việc, được cống hiến cho xã hội. Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, bạn sẽ nhận thấy họ làm việc rất có quy tắc, kỷ luật. các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp.

Hãy cùng tìm hiểu xem những phương pháp và phong cách người Nhật có gì hay và đáng học hỏi qua bài viết này nhé.

Xem thêm: 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất

Quản lý công việc theo phương pháp người Nhật

1. Quản lý công việc theo Phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban được phát triển ở Nhật Bản sau chiến tranh Thế giới thứ 2 và được ông M.OHNO áp dụng ở Toyota Motor từ những năm 1959 và đến nay vẫn được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản. Công việc của bạn sẽ được đặt trên 3 cột:

- To do (kế hoạch): Đầu tiên bạn cần lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái To do. Điều này sẽ giúp bạn có được trình tự và thực hiện công việc bài bản hơn

- Doing (đang thực hiện): Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing và ghi thời gian lên trên từng công việc. Tránh để các công việc chồng chéo lên nhau sẽ gây mất tập trung và không biết nên làm gì ưu tiên.

- Done (đã hoàn thành): Khi làm xong việc gì thì chuyển sang cột Done, lưu ngày hoàn thành trên từng công việc để phục vụ công tác báo cáo và đánh giá về sau. Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân.

2. Quản lý công việc theo Phương pháp HoRenSo

HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc, là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku - Báo cáo; Renraku - Liên lạc và Sodan - Bàn bạc.

Hokoku - Báo cáo

Trong mô hình của Horenso, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ.

Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Hãy chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn.

Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?

- Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo nên dựa trên các mục là khi kết thúc công việc được giao và với những công việc có hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.

- Phương pháp báo cáo tốt: Định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích. Có đưa ra giải pháp. Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Có thể báo cáo bằng văn bản. Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ…

- Phương pháp báo cáo không tốt: Ngẫu hứng, thiếu chính xác. Ít thông tin. Tin tốt báo trước. Văn phong thiếu tôn trọng. Thông tin mang tính thống kê. Chỉ hỏi và tham khảo.

Renraku - Liên lạc

Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian.

Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc không quan tâm, thì phải làm sao?

- Phương pháp liên lạc tốt:

Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt).

Khi cần liên lạc với nhiều người: Bạn có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo.

Những việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nghiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để thông báo.

- Phương liên lạc đổi sai:

Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu. Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại. Liên lạc mất quá nhiều thời gian. Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau. Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin. Làm ngẫu hứng.

Sodan - Bàn bạc

Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

Nói chung lại, trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp, cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống và hiệu quả nhất.

Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.

Thái độ làm việc của người Nhật

1. Hết lòng vì công việc

Nếu làm việc với người Nhật, bạn dễ dàng nhận ra ngọn lửa đam mê trong họ luôn hừng hực cháy. Họ tận tâm, hết lòng vì công việc và lúc nào cũng cố gắng để hoàn thành tốt trách nhiệm của mình bởi họ quan niệm “sống để làm việc chứ không phải làm việc để sống”. Họ cảm thấy hạnh phúc vì được làm việc.

2. Tôn trọng đối tác

Người Nhật thường trao đổi danh thiếp và khi nhận thì phải nhận bằng hai tay cũng như đọc kỹ các thông tin trên đó cẩn thận. Danh thiếp sẽ được cho vào trong hộp chuyên để danh thiếp hoặc ngay ngắn trước mặt người đối diện để sử dụng khi cần. Tuyệt đối không được cho danh thiếp vào túi áo vì họ cực kỳ tôn trọng đối tác của mình.

3. Học tập những người đi trước

Coi trọng người đi trước, lắng nghe những lời khuyên của tiền bối dù là phong cách làm việc thường thấy của người Nhật. Trong văn hóa của mình, người Nhật luôn đề cao sự hiểu biết, từng trải và kinh nghiệm của người đi trước. Kể cả khi bạn làm sếp nhưng nếu nhỏ tuổi hơn thì bạn vẫn phải tôn trọng ý kiến của họ.

4. “Vực” tinh thần bằng những khẩu hiệu

Tác phong làm việc của người Nhật nhanh nhẹn, chủ động và vì tập thế nên nếu có một cá nhân xuống tinh thần, họ sẽ “lên dây cót cho nhân viên” bằng cách hô vang những khẩu hiệu. Bên cạnh đó, vào mỗi buổi sáng, người Nhật sẽ có khoảng thời gian họp mặt ngắn để khen ngợi, nhắc nhở, động viên,… nhau cho ngày làm việc thêm tràn năng lượng.

5. Tôn trọng quyết định nhóm

Giá trị tập thể là văn hóa làm việc nổi bật của người Nhật Bản, thế nên thay vì bảo thủ với quan điểm cá nhân, họ biết cách kiềm hãm cái tôi để tôn trọng quyết định của nhóm. Họ đảm bảo mọi người đều có tiếng nói và dựa trên cuộc thảo luận chung để kết lại vấn đề mà mọi người đều cảm thấy hài lòng.

6. Đúng giờ

Người Nhật không thích rơi vào những tình huống xấu như bị xã hội chỉ trích, lên án vì các hành vi đi ngược nguyên tắc chung. Họ coi trọng danh tiếng lẫn địa vị nên lúc nào họ cũng đúng giờ dù là hẹn hò hay làm việc. Đúng giờ là phong cách làm việc đặc trưng của người Nhật.

7. Gặp mặt trực tiếp

Nếu như áp dụng cách làm việc qua email, fax, điện thoại,… tại Nhật, bạn sẽ không được đánh giá cao. Người Nhật coi trọng đối tác nên họ muốn thể hiện sự tôn trọng bằng cách gặp mặt trực tiếp. Gặp mặt trao đổi trực tiếp cũng giúp cho việc trao đổi thông tin tốt hơn.