Giao việc đúng cách là gì? Tại sao lại khó thực hiện đến vậy?

Là nhà quản lý, bạn không thể tự mình hoàn thành mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp. Bạn không đủ thời gian để ngồi xuống xây dựng một trang landing page, gửi email chúc các khách hàng trong dịp lễ hoặc viết các dòng lệnh để tối ưu tốc độ tải trang Web.

Vì vậy, một trong những kỹ năng quan trọng mà nhà quản lý cần có là khả năng giao việc hiệu quả, điều hành nhân viên thực thi chính xác.

Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý vẫn thấy khó khăn khi giao việc cho cấp dưới và hướng dẫn họ làm đúng những yêu cầu.

Theo John Hunt, Giáo sư của trường Kinh tế Luân Đôn: “Chỉ có 30% lãnh đạo cho rằng họ có thể thực hiện tốt khả năng giao việc cho nhân viên. Và chỉ ⅓ trong số đó được cấp dưới nhận định là nhà lãnh đạo đã giao việc tốt.

Sau đây là 7 yếu tố chính ảnh hưởng đến nhà quản lý khi giao việc:

Thứ nhất, nhà quản lý luôn nghĩ rằng họ sẽ đạt hiệu quả tốt hơn khi tự mình thực hiện công việc. Bản thân nhà quản lý rất dễ cho rằng mình là người giỏi nhất. Nếu họ trực tiếp thực hiện công việc thì sẽ nhanh hơn, đạt yêu cầu hơn, đảm bảo hơn và sẽ không ai phải phàn nàn về công việc chung của đội nhóm. Họ cũng sợ rằng khi giao việc cho người khác thì có thể sẽ mắc sai lầm và ảnh hưởng đến vai trò lãnh đạo của mình.

Thứ hai, nhà quản lý thường có thói quen hỏi “đã hiểu chưa”. Rất nhiều nhân viên trong trường hợp này, mặc dù không thật hiểu hay chưa nắm rõ cũng tặc lưỡi trả lời “hiểu” vì sợ người lãnh đạo sẽ coi thường mình, để lại ấn tượng không tốt hay mất cơ hội thực hiện các công việc quan trọng trong công ty.

Thứ ba, lo sợ nhân viên quá tải khi giao việc. Một số nhà quản lý cho rằng giao thêm việc có thể khiến nhân viên cảm thấy quá tải và không hài lòng. Nếu giao quá nhiều việc nhân viên sẽ không hoàn thành tốt các công việc nào hết, từ đó ảnh hưởng đến công việc chung của nhóm.

Thứ tư, không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm: Khi nhà quản lý không tin tưởng nhân viên và nhân viên không tin tưởng họ, thì đó chính là trở ngại cực lớn khi giao việc. Khi mất đi sự tin tưởng, động lực làm việc sẽ mất và hiệu quả công việc giảm sút.

Thứ năm, không định rõ phạm vi công việc ngay từ đầu khiến nhân viên nhiều lúc vượt quyền hạn.

Thứ sáu, sợ rằng sẽ mất kiểm soát công việc. Đối với một số nhà quản lý, bản thân kiểm soát càng nhiều quyền lực càng tốt. Họ muốn họ phải là người nắm toàn bộ mọi việc trong nhóm. Và khi giao việc cho nhân viên, họ có thể mất đi quyền lực.

Thứ bảy, nhà quản lý giao việc cho nhân viên nhưng không thực hiện theo dõi định kỳ. Sau khi giao việc xong thì họ phó mặc cho nhân viên thực hiện, chỉ chờ đợi kết quả trả về. Sếp không cần nhất thiết phải theo dõi từng hành động của nhân viên nhưng đối với những công việc đòi hỏi yêu cầu khắt khe về thời gian thì cần nhắc nhở nhân viên hoàn thành đúng tiến độ.

Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ

Những điều nhà quản lý cần làm để giao việc hiệu quả

1. Nêu rõ tiêu chuẩn và thời hạn hoàn thành công việc

Nhân viên cần phải biết rõ mục tiêu cụ thể của nhiệm vụ mà mình được giao, tầm quan trọng cũng như mối quan hệ với những công việc khác để định ra thời gian hoàn thành. Khi đã quy định rõ về điểm này rồi nhân viên mới có những định hướng cơ bản.

Giao việc không chỉ đơn thuần là ra lệnh mà quan trọng nhất là định hướng công việc và phát triển năng lực nhân viên. Bắt đầu giao việc cụ thể tốt hơn là theo dõi từng giờ, sau đó tạo điều kiện để nhân viên phát huy năng lực làm việc độc lập.

2. Trước tiên phải lên dây cót tinh thần rồi mới giao việc

Nói chung, người quản lý cần liệt kê rõ những việc cần làm trong một ngày, với những việc “không thể thay thế hoặc “vô cùng quan trọng” phải kèm theo những chỉ dẫn riêng. Điều này càng khiến cho mọi việc có trật tự.

Nếu đã có mức thưởng hay chế độ tổng hợp dành cho từng nhiệm vụ càng cần thông báo cụ thể cho nhân viên. Tránh thay đổi đột xuất kế hoạch hay người phối hợp mà không có lý do chính đáng.

3. Giao những công việc phù hợp với năng lực của nhân viên

Với nhân viên mới, cần giao tuần tự các công việc từ nhỏ đến lớn, ngoài kỹ năng còn rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm và tạo nên sự tự tin cho nhân viên.

Một nhiệm vụ quan trọng có thể chia nhỏ hay phối hợp các nhân viên với nhau để tạo điều kiện cho tất cả các nhân viên đều có thể biểu hiện năng lực cũng như sự cố gắng của mình.

4. Phạm vi giao việc nên được làm rõ

Trong quá trình giao việc, quan trọng nhất là định rõ hạn mức công việc để mọi người đều tập trung vào lĩnh vực được giao, tránh trường hợp can thiệp không cần thiết vào phần việc của người khác.

Để thuận lợi cho việc phối hợp giữa các khâu nối tiếp, cần chú ý lập bảng thời gian hoạt động và yêu cầu người phụ trách từng phần việc đảm bảo.

5. Định hướng phương thức

Nói với nhân viên khi họ gặp khó khăn có thể tìm đến ai để trông cậy sự giúp đỡ đồng thời chỉ rõ cần những công cụ gì hỗ trợ. Khi bạn giao việc đồng nghĩa với giao lại quyền hạn ở lĩnh vực đó nên có thể yêu cầu người phụ trách lựa chọn cộng sự và đưa ra kế hoạch hành động. Tuy vậy cũng hãy cho nhân viên thấy rõ: bất cứ lúc nào họ cũng có thể nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên để có kết quả công việc tốt nhất.

6. Tìm đúng người để giao việc

Người mà bạn chỉ định nếu có kinh nghiệm nhưng không hứng thú hoặc không mấy có trách nhiệm thì nguy hiểm hơn nhiều. Tiêu chuẩn đầu tiên để ủy thác trọng trách là khả năng chuyên môn tinh thần trách nhiệm của nhân viên với công việc.

Trước khi giao việc cho nhân viên, nhà quản lý phải trả lời được ba câu hỏi:

- Đây có phải nhiệm vụ bạn nên giao cho nhân viên không?

- Ai là người có đủ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ?

- Nhiệm vụ này có giúp nhân viên phát triển các kỹ năng của họ?

Với những nhân viên có phong cách làm việc tỉ mỉ, cẩn trọng có thể bố trí họ vào những vị trí kiểm định. Nhân viên sáng tạo năng động có thể tổ chức vào nhóm giải pháp. Đây là những vị trí cần có để đảm bảo đến giờ phút cuối mọi công việc đều tránh được những sai sót và đạt hiệu quả nhất định.

Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất

Quy trình giao việc thường được áp dụng

Bước 1: Rà soát lại công việc

Hầu hết các nhà quản lý hiếm khi dành thời gian để nhìn lại những việc mình làm hàng ngày, họ không xác định được giao việc cho người khác là giao cái gì và bản thân cứ ngập đầu ngập đầu trong núi việc.

Vì vậy nhà quản lý cần dành thời gian để gạch đầu dòng những việc mình đang ôm đồm. Sau đó, xác định một số việc có thể giao lại cho nhân viên.

Bước 2: Chọn việc để giao

Khi đã có được danh mục các việc cần thực hiện, nhà quản lý cần cân nhắc xem việc nào nhất thiết mình phải nhúng tay vào, việc nào quan trọng nhưng chưa thật cấp thiết có thể tạm gác lại. Sau đó hãy lọc ra những việc có thể và nên giao ngay. Bằng kinh nghiệm của mình, nhà quản lý nên cố hình dung người được giao cần có những kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất gì để thực hiện việc đó.

Bước 3: Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc

Làm rõ mục tiêu công việc. Mục tiêu công việc sẽ rõ ràng nếu bạn chuẩn bị đầy đủ các thông tin trả lời liên quan đến 4 chữ W trước khi giao việc:

- What: nêu cụ thể công việc bạn yêu cầu là gì việc gì?

- Who: ai là người liên quan với nhân viên của bạn để thực hiện công việc được giao, hay ai là người nhận kết quả công việc được giao?

- When: bạn muốn công việc hoàn tất khi nào?

- Where: địa điểm công việc được thực hiện là ở đâu?

Đưa ra lý do thực hiện công việc (chữ W thứ 5: Why) Đây là bước rất quan trọng nhằm giúp nhân viên hiểu rõ mục đích cuối cùng của công việc. Nhờ vậy, khi gặp trở ngại trong lúc thực hiện công việc, họ sẽ cố gắng xoay xở để thực hiện bằng được, nhất là khi không có người quản lý bên cạnh.

Bước 4: Lựa chọn người thích hợp

Đây chính là bước “dụng nhân như dụng mộc”. Hãy điểm lại, trong số nhân viên của mình, những ai có thể đảm nhiệm các công việc đó. Hãy đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu của từng người để biết người nào sẽ phù hợp với việc nào.

Bước 5: Chuẩn bị và giao việc

Trước khi giao, nhà quản lý cần chuẩn bị một “Bản mô tả công việc” ngắn gọn và đơn giản cho từng người. Tong bản mô tả nêu rõ: Kết quả đạt được là gì? Bao giờ phải hoàn thành? và nên có vài lời gợi ý về cách thức thực hiện, vài lời căn dặn về những sai lầm, vướng mắc cần tránh (đừng quên dặn khi gặp trục trặc nào thì báo cáo, trao đổi với người nào).

Khi giao việc thì nhà quản lý càng giúp người thực hiện hiểu rõ công việc càng tốt. Nếu có tài liệu, hãy chuyển cho nhân viên. Nếu việc có liên quan đến người khác nhà quản lý nên mời họ cùng dự cuộc trao đổi.

Cuối cùng, nên dành thời gian theo dõi, kiểm tra, và khích lệ người thực hiện.

Bước 6: Hướng dẫn cho công việc

Thường thì bước này cần thiết đối với công việc liên quan đến máy móc, dụng cụ. Đối với các công việc khác, thì tùy theo mức độ thạo việc của nhân viên mà nhà quản lý cần linh động thực hiện hay không thực hiện bước này. Những nhân viên thạo việc thường thích được tự quyết định cách thức thực hiện công việc để khả năng tư duy của họ được phát triển.

Bước 7: Theo dõi quá trình thực hiện

Nhà quản lý nên thường xuyên thăm dò quá trình thực hiện công việc xem có những trở ngại phát sinh hay không. Nếu có, nhà quản lý cần điều chỉnh yêu cầu công việc sao cho phù hợp với thực tế.

Ngoài ra, cần lập báo cáo hợp lý và kiểm tra từng giai đoạn. Luôn khuyến khích, củng cố mặt mạnh cũng như khả năng của nhân viên và chỉ can thiệp khi thật sự cần thiết.

Bước 8: Đánh giá kết quả

Luôn lưu ý rằng mục đích chính của việc đánh giá là phát hiện, ghi nhận, khen thưởng kịp thời đối với những cá nhân làm tốt công việc, dựa vào đó khuyến khích và thúc đẩy mọi người làm theo. Phương pháp đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và có thể thực hiện được, tuy nhiên, các tiêu chí này cần phải phản ánh đúng bản chất, trọng tâm của vị trí công việc. Một số nhà quản lý khi sử dụng kỹ thuật chấm điểm để đánh giá thì cần đảm bảo tính công bằng và nhất quán trong các cách thức chấm điểm và xếp loại.

Xem thêm: Review 10 phần mềm quản lý công việc dành cho cá nhân và đội nhóm

Giao việc hiệu quả không thể tách rời với công nghệ

Công nghiệp đang tạo ra sự thay đổi nhanh chóng trong cách quản lý, điều hành cũng như quá trình phát triển của doanh nghiệp. Do vậy, cần phải áp dụng các cách thức quản lý mới để doanh nghiệp vận hành năng suất và hiệu qua hơn.

Thêm vào đó, Covid-19 bất ngờ xảy ra khiến việc quản lý từ xa trở thành xu hướng mới. Quản lý từ xa không đơn thuần là quản lý thời gian làm việc mà quan trọng hơn hết là hiệu quả công việc. Các nhà quản lý không nên quá cứng nhắc trong việc giám sát, không nên yêu cầu nhân viên phải báo cáo công việc tiến độ công việc liên tục. Thay vào đó, hãy cho họ sự linh động.

Để đạt được các mục đích đó thì việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là một hướng đi tốt. Tanca đưa ra các giải pháp Giao việc thông minh cho doanh nghiệp.

Đây là phần mềm cung cấp một hệ thống duyệt nhiều cấp rất linh hoạt và đa dạng. Các yêu cầu duyệt theo nhiều cấp sẽ thông báo qua tin nhắn cho người duyệt và người cần phê duyệt. Nhờ tính năng này mà các yêu cầu được số hóa theo một quy trình chuẩn, giảm thiểu giấy tờ.

Ngoài ra, Tanca còn hỗ trợ sắp xếp công việc theo một quy trình rõ ràng. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi được các công việc theo những mức độ ưu tiên khác nhau, tình trạng thực hiện của mỗi dự án và tổng thời gian để hoàn thành dự án.