Chữ Ký Điện Tử Là Gì? Chữ Ký Điện Tử Và Chữ Ký Số Khác Nhau Như Thế Nào?

Chữ ký điện tử là gì? là câu hỏi mà khá nhiều bạn sinh viên mới ra trường vẫn còn loay hoay chưa biết rõ câu trả lời. Đây thực chất là một loại phương tiện, tài liệu mang tính pháp lý trong các giao dịch điện tử, hóa đơn, hợp đồng… của doanh nghiệp. Vậy chúng và chữ ký số có điểm gì khác nhau? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau của Tanca.

Chữ ký điện tử là gì?

Theo quy định tại Luật giao dịch điện tử năm 2005, Khoản 1, Điều 21, chữ ký điện tử có thể được tạo thành bằng chữ, số, từ, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Chữ ký này được kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để xác minh người ký và sự chấp thuận của người ký đối với nội dung đã được ký.

Một cách đơn giản, chữ ký điện tử là một đoạn thông tin đi kèm với dữ liệu điện tử, nhằm xác nhận danh tính người ký và sự chấp thuận của họ đối với nội dung đã ký. Việc chứng thực chữ ký điện tử được thực hiện bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.

Xem thêm:

• Mẫu Thông Báo Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động
• Mẫu Đơn Khiếu Nại
• Phụ Cấp Khu Vực Là Gì

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Trên môi trường internet, mọi hình thức thông tin được sử dụng để xác định một cá nhân được coi là chữ ký điện tử, và chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Tuy vậy, liệu chữ ký điện tử có giá trị pháp lý hay không?

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử bao gồm cả chữ ký và con dấu. Tuy nhiên, đối với từng vai trò cụ thể, có những yếu tố cần tuân thủ theo tiêu chuẩn nhất định.

Theo nội dung quy định tại Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần có chữ ký, thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:

Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản/hợp đồng.

Phương pháp tạo chữ ký đủ tin cậy, phù hợp với mục đích của văn bản/hợp đồng và không vi phạm các điều cấm của pháp luật.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan/ tổ chức, thì chữ ký điện tử của cơ quan/tổ chức đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

Lưu ý: Chữ ký điện tử được xem là đảm bảo an toàn khi được tổ chức cung cấp chữ ký điện tử chứng thực.

Quy định pháp luật về chữ ký điện tử

Quy định về mẫu chữ ký điện tử

*Đối với cá nhân:

• Chữ ký điện tử cá nhân là một hình ảnh của chữ ký tay của người ký. Để đáp ứng yêu cầu, hình ảnh chữ ký điện tử cá nhân phải có màu xanh và được lưu dưới định dạng file .png. Không yêu cầu hiển thị thông tin người ký trên chữ ký điện tử cá nhân.
• Chữ ký điện tử cá nhân được đặt tại vị trí yêu cầu ký.

*Đối với doanh nghiệp:

• Chữ ký điện tử của doanh nghiệp là một hình ảnh của con dấu đỏ của doanh nghiệp. Kích thước của con dấu phải tương đương với kích thước thực của con dấu và được lưu dưới định dạng file .png.
• Chữ ký điện tử của doanh nghiệp phải hiển thị đầy đủ thông tin như tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký.
• Tùy thuộc vào yêu cầu của từng văn bản, vị trí chữ ký cũng sẽ khác nhau. Ví dụ, chữ ký có thể được đặt ở góc bên phải trên trang đầu tiên của văn bản, hoặc ở góc trên cùng bên phải của trang đầu tiên trong văn bản. Ngoài ra, cũng có thể yêu cầu chữ ký được đặt với tỷ lệ tương ứng, ví dụ như 1/3 kích thước của chữ ký cá nhân lãnh đạo ở phía bên trái.

Bên cạnh đó, mẫu chữ ký điện tử cần tuân thủ những yêu cầu sau đây:

• Tuân thủ quy định của pháp luật về chữ ký điện tử.
• Không gây lẫn lộn với chữ ký điện tử của người khác.
• Có khả năng được sử dụng để xác minh tính xác thực của người ký.

Quy định về việc sử dụng chữ ký điện tử

Theo Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005, có một số quy định về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử trên các văn bản/hợp đồng điện tử như sau:

1. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

a) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;

b) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;

c) Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

2. Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Quy định này thể hiện sự tự do và sự tự chủ của các bên tham gia giao dịch điện tử trong việc lựa chọn hình thức sử dụng chữ ký điện tử phù hợp với nhu cầu và khả năng của họ. Đối với các cơ quan nhà nước, chữ ký điện tử phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử được quy định bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Các loại chữ ký điện tử

• Chữ ký số là hình thức chữ ký điện tử phổ biến nhất trên thị trường, được tạo ra bằng cách sử dụng cặp khóa công khai và khóa riêng. Khóa công khai được chia sẻ với công chúng, trong khi khóa riêng được giữ bí mật. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay.
• Chữ ký hình ảnh là hình thức chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách vẽ chữ ký trực tiếp trên màn hình máy tính. Chữ ký hình ảnh có độ bảo mật thấp hơn so với chữ ký số, tuy nhiên, nó đơn giản hơn và ít tốn kém hơn để triển khai.
• Chữ ký scan là hình thức chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách quét chữ ký viết tay hoặc vẽ tay và chuyển đổi thành định dạng điện tử. Chữ ký scan thường được sử dụng trong các hợp đồng có giá trị thấp hoặc không yêu cầu tính pháp lý cao.

Trong đó, chữ ký số là loại chữ ký có giá trị pháp lý cao nhất vì nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính xác thực, an toàn và pháp lý trong các giao dịch điện tử.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

• Rút ngắn thời gian: Các hoạt động giao dịch, ký kết được rút ngắn thời gian và hiệu quả.
• An toàn – bảo mật danh tính cao: Cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức được bảo mật an toàn hơn việc ký kết bằng tay. Không thể giả mạo chữ ký điện tử.
• Đa dạng và linh hoạt cách thức: Bạn có thể ký kết tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Ngay cả trên máy tính hoặc điện thoại di động,… bằng chữ ký số từ xa.
• Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ: Giúp quy trình lập – chuyển – nhận giấy tờ/ tài liệu/ hồ sơ cho khách hàng, đối tác, cơ quan nhanh chóng và hiệu quả tốt nhất.
• Quy trình nộp thuế đơn giản: Các doanh nghiệp có thể kê khai, nộp thuế online dễ dàng mà không cần phải in các giấy tờ phức tạp hay cần phải đóng dấu.

Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau như thế nào?

Kết luận

Qua bài viết này, hy vọng mọi thắc mắc liên quan đến Chữ ký điện tử là gì? đã được thể hiện một cách rõ ràng nhất đến bạn. Đừng quên theo dõi các nội dung của Tanca mỗi ngày để có cơ hội đọc được những thông tin và kiến thức hữu ích khác.