Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Quy trình đào tào nhân viên mới cần xây dựng như thế nào mới hiệu quả? Quy trìnhnày diễn ra tối ưu thì việc phát triển năng lực của nhân viên mới hiệu quả và thúc đẩy quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây Tanca sẽ giới thiệu cho bạn cách để xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả 

1. Tại sao cần có quy trình đào tạo nhân viên mới?

Đa phần khi hỏi cảm nhận của các nhân viên mới về ngày đầu tiên đi làm thì chúng ta thường nhận được nhiều phản hồi tiêu cực hơn là tích cực. 

Họ cảm thấy rất nhàm chán, họ bị “bơi” trong môi trường mới, và bị ngó lơ.

Tại sao lại như vậy?

Vấn đề muôn thuở mà một nhân viên mới khi bắt đầu tiếp xúc với môi trường mới là họ phải ghi nhớ và tìm hiểu quá nhiều thông tin. Trong khi thời gian lại quá ngắn. Điều này gây ra áp lực rất lớn ngay ngày đầu tiên đi làm. Và nếu người hướng dẫn nhân sự không nhiệt tình và doanh nghiệp không có quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả thì sự việc sẽ ngày càng tệ.

Và kết quả của việc nhân viên cứ “bơi” trong đống giấy tờ, kiến thức rối ren ấy cùng với áp lực làm việc không hiệu suất là khả năng bị thôi việc hoặc nghỉ ngang trong vòng một vài ngày, vài tháng đầu làm việc là rất cao.

Để duy trì đội ngũ làm việc lâu dài thì Quy trình đào tạo nhân viên mới là một vấn đề cần mọi doanh nghiệp chú trọng. 

- Xoa dịu sự căng thẳng cho nhân viên mới: Bạn hãy giới thiệu nhân viên với người xung quanh. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Đây là bước đầu giúp nhân viên mới hòa nhịp với doanh nghiệp.

- Định hình công việc cho nhân sự ngay lúc đầu: Điều này sẽ làm nhân viên tăng tốc trong công việc mới. Giống như vậy các chi phí và thời gian đào tạo nhân viên mới cũng được tiết kiệm nhiều.

- Phát huy được năng lực tối ưu của nhân viên: Nếu nhà tuyển dụng xây dựng được cho mình quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả thì có thể phát huy được năng lực tối ưu của đội ngũ nhân viên, nâng cao năng suất làm việc, giữ chân được nhân viên cũng như thoả mãn và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

- Tiết kiệm thời gian cho người hướng dẫn/ quản lý: Nói một cách dễ dàng, khi định hướng tốt ban đầu, người hướng dẫn sẽ không tốn thời gian và công sức để chỉ dẫn cho nhân sự. Người quản lý sẽ chỉ cần củng cố các định nghĩa này, trong cách quản lý nhân viên hiệu quả trong doanh nghiệp.

2. Thế nào là quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả?

Các nhà tuyển dụng hãy tự đặt ra cho mình những câu hỏi nhằm xác định được định hướng quan trọng của một quy trình tuyển dụng nhân viên mới phù hợp với đặc thù kinh doanh và môi trường làm việc của mỗi doanh nghiệp. 

Việc xác định được định hướng trong việc đào tạo các nhân viên mới nhanh chóng hoà nhập với môi trường chung của mỗi doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp xây dựng được quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả và đảm bảo được các yếu tố sau:

1. Nhân viên mới định hướng được công việc ngay từ khi mới bắt đầu

Mỗi nhân sự được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí khác nhau trong công ty với các yêu cầu công việc cụ thể. 

Nếu các chuyên gia nhân sự trong công ty có thể giúp cho nhân viên mới xác định được cụ thể các nhiệm vụ công việc mà mình phải thực hiện sẽ giúp cho họ nhanh chóng tiếp thu công việc mới và tăng tốc, phát huy hiệu quả trong công việc. 

Thực hiện được điều này, thời gian cũng như chi phí dành cho việc đào tạo nhân sự mới của công ty cũng sẽ được tiết giảm rất nhiều.

2. Nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc và văn hoá công ty

Để nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp với hoạt động của doanh nghiệp là điều mà các chuyên gia phát triển nhân lực của công ty cần nên lưu ý và thực hiện hiệu quả. 

Mỗi nhân viên mới cần có sự hiểu biết về lịch sử, giá trị và văn hoá của doanh nghiệp cũng như cách quản trị của cấp quản lý trong doanh nghiệp để họ có thể nhanh chóng hòa nhịp với doanh nghiệp và phát huy được tối ưu năng lực bản thân.

Việc giới thiệu nhân viên mới đến với mọi người trong công ty cũng như có sự động viên và chia sẻ ngay từ khi họ bắt đầu công việc sẽ tạo ra một tâm lý thoải mái, nhẹ nhàng cho nhân viên mới. Thực hiện tốt điều này đồng nghĩa với việc bạn đã có thể thực hiện việc gắn kết và xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên cũ và nhân viên mới, sự hoà nhập nhanh chóng sẽ tạo ra năng suất làm việc hiệu quả.

3. Nhân viên mới tiếp thu và nhanh chóng phát huy hiệu quả trong công việc

Ngoài việc đào tạo được cho nhân viên mới về những định hướng trong công việc cũng như nắm bắt được những thông tin cần thiết để có thể hòa nhập với doanh nghiệp, việc đào tạo các kỹ năng chuyên môn phù hợp đối với từng vị trí cũng như cung cấp đầy đủ các dụng cụ cần thiết cho công việc cũng là một yêu cầu bắt buộc mà quy trình tuyển dụng nhân viên mới cần phải có.

Nắm bắt được kỹ năng làm việc cần thiết, nhân viên mới sẽ nhanh chóng tiếp thu công việc, cảm thấy được năng lực phù hợp với vị trí công việc cũng như xác định được cho mình kế hoạch phát triển cụ thể trong nghề nghiệp. 

Khi động lực làm việc được tạo ra, năng suất làm việc tăng lên và doanh số tạo ra từ nhân viên cũng tăng lên. Đó chính là thành công của việc đào tạo nhân viên mới.

Xem thêm: Mentoring là gì? Cách xây dựng chương trình mentorship cho doanh nghiệp

5 bước đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Mỗi một nhân viên mới hoà nhập được với doanh nghiệp và phát huy được hiệu quả làm việc là một thành công của quy trình đào tạo nhân viên mới. Sau đây là 05 bước mà bạn có thể tham khảo để thực hiện được quy trình đào tạo nhân viên mới hữu hiệu.

Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới

Sau khi đợt tuyển dụng nhân sự kết thúc và doanh nghiệp tìm kiếm được những nhân sự mới tiềm năng và phù hợp, bộ phận phụ trách công tác tuyển dụng cần gửi email đến tất cả các phòng ban liên quan trong công ty để thông báo và chuẩn bị những việc cần thiết.

Việc chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới bao gồm: bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, danh sách điện thoại và email liên hệ,...

Về một quy trình cụ thể, bạn có thể tham khảo quy trình sau:

- Trước ngày làm việc: Gửi trước tài liệu đào tạo nhân viên để giúp nhân viên mới nắm bắt tình hình nhanh hơn.

- Ngày làm việc đầu tiên: Giới thiệu nhân viên mới với team và công ty; Giải đáp những thắc mắc của họ. Điều quan trọng là phải giúp cho không khí trở nên thoải mái nhất có thể. 

- Sau 1 tháng làm việc: Đào tạo nghiệp vụ liên quan; Cho nhân viên tham gia các khóa huấn luyện; Kiểm tra định kỳ các kỹ năng của nhân viên. 

- Sau 3 tháng làm việc: Tiếp tục nâng cao kỹ năng nghề; Tổ chức các hoạt động bên lề; Đánh giá và góp ý.

Bước 2: Chào đón nhân viên mới

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các công cụ làm việc cần thiết cho nhân viên mới, việc chào đón nhân viên mới cũng cần có sự chuẩn bị để tạo cho họ có cảm giác thoải mái và sự thân thiện dễ dàng hoà nhập. Việc chào đón có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:

- Tổ chức một buổi chào đón chung dành cho các nhân viên mới. Một buổi tiệc nhẹ để các nhân viên mới và cũ làm quen với nhau cũng là một cách hay để áp dụng trong việc này.

- Sắp xếp nhân viên chào đón và hướng dẫn họ ngay từ những lúc đầu tiên để nhân sự mới không cảm thấy bỡ ngỡ.

- Sự hướng dẫn về vị trí làm việc cũng như các phòng chức năng trong công ty để nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường mới.

- Văn hoá doanh nghiệp cần được phát huy tối ưu và hiệu quả bằng sự thân thiện chào đón của nhân viên cũ dành cho nhân viên mới.

Bước 3: Có chương trình đào tạo về các thông tin chung và định hướng trong hoạt động của doanh nghiệp

Để nhân viên nhanh chóng nắm bắt được các thông tin chung của doanh nghiệp, cách quản trị của các cấp quản lý cũng như giúp cho nhân viên mới tiếp xúc và hoạch định được kế hoạch cho việc phát triển nghề nghiệp của họ trong tương lai, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp để cung cấp cho nhân viên mới như là:

- Lịch sử thành lập và tổng quan về hoạt động của công ty.

- Mục tiêu hoạt động, bộ máy tổ chức, các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên công ty.

- Quy trình làm việc tại công ty: mô hình và thực tiễn áp dụng tại công ty, giờ giấc làm việc.

- Hệ thống thông tin liên hệ trong công ty (Email, Điện thoại, Web, CRM,…).

- Các tài liệu này có thể chuẩn bị trước bằng cách in các bộ brochure giới thiệu về công ty để gửi đến từng nhân viên mới để họ có thể lưu giữ cũng như tra cứu lại thông tin khi cần.

Bước 4: Đào tạo về kỹ năng chuyên môn

Tuỳ theo từng vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ trải qua đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp để có thể tiếp nhận tốt công việc. Ngoài việc bồi dưỡng thêm kiến thức nghề nghiệp, quá trình đào tạo về kỹ năng chuyên môn còn giúp xây dựng được tác phong làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả để có thể phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công ty nhằm phát huy hiệu quả trong công việc.

Ngoài những kiến thức có liên quan trực tiếp đến công việc của từng nhân viên mới, doanh nghiệp cũng cần cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản của các bộ phận khác có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của họ. Việc này tạo điều kiện cho các nhân viên được học hỏi nhiều công việc khác nhau ngoài nhiệm vụ chính. 

Qua đó giúp nhân viên định hướng được hướng phát triển nghề nghiệp của bản thân trong tương lai cũng như giúp công ty xây dựng được đội ngũ nhân viên có năng lực, duy trì được hoạt động ổn định và phát triển của công ty. 

Các kiến thức cần cung cấp cho nhân viên mới trong quá trình này bao gồm:

- Tổng quan về thị trường, ngành, sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực mà công ty hoạt động.

- Kiến thức cơ bản cho vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ đảm nhiệm.

- Nội dung công việc và các đặc trưng riêng của từng vị trí.

- Kiến thức nâng cao cần phải có hoặc sẽ được đào tạo tại công ty.

- Kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng telemarketing, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề,...

Bước 5: Đánh giá

Sau khi kết thúc quá trình đào tạo cho nhân viên mới, nhà tuyển dụng cần có một buổi nói chuyện cởi mở và thân thiện với các nhân viên để lắng nghe họ nói lên những suy nghĩ của mình.  

Tiếp thu những ý kiến đóng góp tốt cũng như đánh giá được xem các nhân viên mới đã tiếp nhận được những kiến thức gì trong quá trình đào tạo.

Việc đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về năng lực thực tế của nhân viên cũng như xây dựng được hướng phát triển nghề nghiệp theo đúng nhu cầu và nguyện vọng của họ và kế hoạch phát triển cho những nhân viên xuất sắc trong tương lai. Bên cạnh đó, việc đánh giá cũng giúp công ty hoàn thiện hơn về quy trình đào tạo nhân viên mới của mình để phát huy tốt hơn trong các đợt tuyển dụng nhân sự sau.

Các lưu ý trong việc đào tạo nhân viên mới

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết về chính sách, quy định cần phổ biến cũng như các công cụ và thiết bị cần có cho công việc của các nhân viên mới để tránh sự lúng túng, thiếu chuyên nghiệp trong công việc chào đón nhân viên mới.

Cần thể hiện được giá trị văn hoá doanh nghiệp năng động thân thiện và gắn kết để nhân viên mới có cái nhìn ấn tượng, tích cực và có sự hứng thú mong muốn được phát triển trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và nhân văn.

Người quản lý, người hướng dẫn cần có đủ kinh nghiệm và năng lực chuyên môn để có thể đảm đương trọng trách hướng dẫn và truyền đạt thông điệp rõ ràng cho nhân sự mới cũng như tạo được cầu nối giúp gắn kết nhân viên mới với môi trường tập thể mới.

>>> Xem thêm:

Nhân sự là gì? Tất tần tật về các vị trí công việc trong phòng nhân sự

Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược hiệu quả