Với mọi chủ sở hữu doanh nghiệp, việc không đủ thời gian để thực hiện và tuân theo một quy trình tuyển dụng nhất quán luôn là khó khăn chung.

Khi nói đến việc tuyển dụng nhân viên mới, điều quan trọng là phải tuân theo các bước thích hợp để bạn tự tin tuyển dụng và tránh những sai lầm tốn kém của việc tuyển dụng nhân sự kém. Dưới đây là checklist tuyển dụng hiệu quả giúp bạn chuẩn bị trước khi bắt đầu tìm kiếm nhân sự. Hãy nhớ đánh dấu sau khi bạn hoàn thành các bước nhé!

1. Lập kế hoạch tuyển dụng

Hãy bắt đầu quá trình tuyển dụng với việc lập một kế hoạch tuyển dụng tốt. Dành một chút thời gian với công việc này ngay từ ban đầu có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức về sau.

Thực hiện một cuộc họp với trưởng phòng tuyển dụng và những người tham gia vào việc tuyển dụng để thảo luận về quy trình, lấy ý kiến và thống nhất kế hoạch.

2. Xác định các kênh để tìm nguồn ứng viên

Để tìm được các kênh phù hợp, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

Vị trí bạn cần thuộc loại công việc nào (Bán thời gian, toàn thời gian, freelancer, hợp đồng cho thuê, intern,...)?
Ngân sách của công ty như thế nào?
Công ty của bạn có quan hệ đối tác với các tổ chức chuyên về tuyển dụng không, bạn có mối quan hệ với các trường đại học không,...
Những nguồn tuyển dụng nào trong quá khứ đã thể hiện được hiệu quả tốt nhất?
Tìm hiểu về các kênh tuyển dụng mới.

3. Tạo mô tả công việc cụ thể

Tùy vào ngành nghề và thời gian hoạt động của doanh nghiệp, bạn có thể đã có một bản mô tả công việc với từng vị trí cần tuyển dụng. Hãy chắc chắn rằng bạn đã xem xét các chi tiết kỹ lưỡng và đảm bảo không có thông tin lỗi hoặc nhiệm vụ còn thiếu mà nhân viên mới sẽ đảm nhận.

Những điều cần bao gồm trong mô tả công việc là:

Nhiệm vụ mà nhân viên sẽ phải thực hiện.
Các kỹ năng và đặc điểm cần thiết.
Lợi ích về lương thưởng và phúc lợi mà nhân viên mới có thể nhận được.
Địa điểm và thời gian làm việc.

4. Tạo và đăng tin tuyển dụng

Sau khi có bản mô tả công việc và xác định các kênh tuyển dụng, bước tiếp theo bạn cần tạo và đăng tin tuyển dụng.

Tạo tin đăng hiệu quả là cả một nghệ thuật và khoa học. Mô tả công việc là cơ hội đầu tiên của bạn để truyền đạt thương hiệu nhà tuyển dụng và cách viết mô tả công việc của bạn có thể có tác động lớn đến việc ai nộp đơn (và ai không ứng tuyển) cho vị trí đó.

Mẹo để viết một tin tuyển dụng nổi bật:

- Tiêu đề rõ ràng, đơn giản: Bạn cần ngôi sao nhạc rock hay bạn cần những ứng viên có trình độ cao? Một tiêu đề phù hợp sẽ thu hút được những ứng viên phù hợp. Và, nếu bạn muốn những người lao động nghiêm túc, hãy chọn những chức danh công việc nghiêm túc.

- Thêm phần “Giới thiệu về chúng tôi” trong bản tin. Đây là cơ hội để bạn thể hiện văn hóa công ty. Đưa ra mô tả ngắn gọn về công ty của bạn để giải đáp “lý do” tại sao họ sẽ muốn làm việc tại đây?

- Thay các “Yêu cầu” thành “Cách ứng viên sẽ tạo ra ảnh hưởng”: Các mô tả công việc truyền thống có phần “Yêu cầu” để chỉ ra các phẩm chất mà ứng viên cần. Tuy nhiên, các ứng viên trẻ (đặc biệt là Thế hệ Z) sẽ bị thu hút nhiều hơn đến cách họ sẽ tăng thêm giá trị cho công ty của bạn.

5. Làm cho quy trình ứng tuyển trở nên đơn giản

Nghiên cứu cho thấy rằng nếu quá trình nộp đơn của bạn quá dài, lỗi thời hoặc rườm rà, nhiều người tìm việc sẽ chỉ dừng lại và chuyển hướng quan tâm của họ sang nơi khác.

Để nâng cao trải nghiệm của ứng viên, các nhà tuyển dụng đang áp dụng nhiều cách tiếp cận khác nhau, chẳng hạn như loại bỏ thư xin việc để thay thế bằng một loạt câu hỏi trực tuyến nhanh chóng; Làm cho quy trình ứng tuyển của công ty thân thiện với thiết bị di động hoặc sử dụng chatbots.

6. Chọn lọc hồ sơ ứng viên

Bạn có thể có một số lượng lớn hồ sơ để sắp xếp và chọn lọc, vì vậy hãy xác định quy trình sẽ hoạt động như thế nào trước khi bạn bị ngập trong giấy tờ.

Nếu bạn có thời gian việc tự mình xem xét mọi ứng viên là tốt nhất. Tuy nhiên, nếu bộ phận tuyển dụng và người quản lý bị hạn chế về thời gian có thể kêu gọi sự hỗ trợ từ các thành viên đáng tin cậy trong nhóm. Hãy chọn những người với sở trường tìm kiếm người giỏi nhất và thông minh nhất.

Nếu hạn chế về nguồn lực, bạn nên cân nhắc đầu tư vào các giải pháp tìm việc trực tuyến sẽ giúp tự động hóa sắp xếp lịch trình cho bạn. Bạn nên phân công cho một vài thành viên trong nhóm có kinh nghiệm để chọn lọc các ứng viên thông qua các ứng dụng. Khi sử dụng công nghệ, bạn sẽ thấy các công việc sẽ đơn giản hơn nhiều.

Xem thêm: Hệ thống tuyển dụng của Tanca

7. Chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn

Thời gian nhận hồ sơ đã hết. Các hồ sơ đã được chọn lọc. Bây giờ là lúc chuẩn bị cho quá trình phỏng vấn. Cho dù bạn quyết định thực hiện các cuộc phỏng vấn một mình hoặc với một nhóm, bạn nên dành chút thời gian để phát triển các câu hỏi phỏng vấn của mình và chọn nơi sẽ diễn ra cuộc phỏng vấn.

Một ý tưởng tuyệt vời khác là tạo ra một kịch bản nhập vai như là một cuộc phỏng vấn thực sự. Bạn hãy nhờ một thành viên trong nhóm đóng vai là người tuyển dụng và mình ở vị trí đi phỏng vấn, tập làm quen với các câu hỏi, cách trả lời và cách bạn sẽ thu thập thông tin phù hợp để có thể đưa ra quyết định tốt nhất.

Quan trọng nhất, luôn hướng các câu hỏi của bạn tới các mô tả công việc ban đầu và đảm bảo người được phỏng vấn hiểu chính xác vai trò và nhiệm vụ của vị trí này cho doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng những người này muốn làm việc cho bạn - nếu họ hiểu tầm nhìn của bạn và những gì bạn muốn công ty đạt được trong tương lai gần, bạn sẽ thấy cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nhiều.

8. Đưa ra một offer phù hợp

Khi bạn tìm ra được ứng viên ưng ý nhất hãy đưa ra offer phù hợp. Một đề nghị, bao gồm mức lương, ngày bắt đầu làm việc và các điều khoản, điều kiện khác của công ty. Để làm tốt bước này, hãy lưu ý:

Xác định yếu tố nào có thể thương lượng và yếu tố nào không với ứng viên.
Có được sự chấp nhận của ứng viên trong lời đề nghị cuối cùng.
Cho nhân viên mới biết những công việc mà họ cần làm trong ngày đầu tiên.
Ngoài ra, hãy cho ứng viên không được chọn biết kết quả và duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Bạn không bao giờ biết khi nào sẽ có cơ hội khác phù hợp với kỹ năng họ mà bạn sẽ cần.

9. Chuẩn bị tài liệu cần thiết

Trước khi thực sự tuyển một nhân viên, hãy tiến hành thẩm định. Điều này có nghĩa là kiểm tra tất cả các tài liệu tham khảo về thành tích của họ, tiến hành kiểm tra lý lịch hoặc xác minh từ những công ty trước đây nếu cần thiết. Lên lịch cho bất kỳ buổi training hay định hướng nghề nghiệp trong tuần đầu tiên của họ.

Khi mọi thứ đã hoàn thiện, hãy cân nhắc sử dụng khoảng thời gian từ khi nhân viên mới chấp nhận offer đến ngày làm việc đầu tiên để giải quyết các giấy tờ cần thiết, làm thẻ nhân viên, danh thiếp,... Đồng thời hãy chuẩn bị chỗ ngồi và thiết bị cho nhân viên mới.

10. Tiến hành giới thiệu nhân viên mới

Xin chúc mừng! Bạn đã thực hiện thành công quy trình tuyển dụng và có các thành viên mới cho công ty. Bây giờ đã đến lúc giới thiệu họ, một hành động tuy nhỏ nhưng không kém phần quan trọng để thu hút và tạo ra sự thoải mái cho viên mới của bạn.

Vào ngày đầu tiên: Đừng biến nó thành một thủ tục! Hãy tập trung vào các kết nối cá nhân vào ngày đầu tiên, lên lịch ăn trưa với nhóm, giới thiệu họ với một email toàn công ty.

Trong tuần đầu tiên và sau đó: Đảm bảo nhân viên mới gặp đúng người. Thiết lập các cuộc họp với các đại diện chủ chốt của từng bộ phận để nhân viên biết phải liên hệ với ai khi họ có thắc mắc về từng lĩnh vực của doanh nghiệp.

Có kế hoạch 30/60/90 ngày. Cung cấp cho ứng viên một bức tranh cụ thể về những gì họ sẽ làm trong 3 tháng đầu tiên tại công ty bằng cách chuẩn bị kế hoạch 30/60/90 ngày cho họ.

Xem thêm: Top 12+ phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất

Cứ ba nhà tuyển dụng thì có hơn một người cho biết họ không có đủ thời gian để thu hút ứng viên. Bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước mỗi khi tổ chức của bạn thuê một ứng viên mới, bạn sẽ có thể hợp lý hóa các quy trình, đảm bảo quy trình tuyển dụng của bạn có thể cải thiện.